2.2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương việc tập hợp chi phí bán hàng do kế toán chi phí kiêm kế toán tổng hợp đảm nhiệm. Chi phí bán hàng là chi phí tổng hợp cho cả hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Chứng từ sử dụng
Chi phí bán hàng bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau: chi phí mua công cụ dụng cụ, chi phí cho TSCĐ, chi phí lương nhân viên bán hàng… tương ứng với mỗi loại chi phí sẽ có các chứng từ sử dụng tương đương như sau:
- Phiếu chi kèm các loại chứng từ gốc như: hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ vận tải, hóa đơn lệ phí cầu đường phà, biển bản kiểm kê hàng, chứng từ công tác phí.
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội..
- Bảng phân bổ vật liệu dụng cụ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Quy trình luân chuyển chứng từ và thủ tục kế toán:
Để quản lý và theo dõi tình hình sử dụng chi phí bán hàng, ngoài các phần hành được phân bổ theo từng tháng như tiền lương, vật liệu, khấu hao tài sản cố định. Công ty còn sử dụng bộ luân chuyển chứng từ Chi gồm một số loại:
- Chứng từ xin chi, tùy từng nghiệp vụ mà được lập khác nhau: giấy tạm ứng để thực hiện vận chuyển hàng hóa, đi lại; giấy xin vay quỹ tiền mặt của công ty
để thực hiện hợp đồng bán hàng. Người nhận tiền lập chứng từ xin chi (chứng từ phải nêu rõ nội dung chi, mục đích chi, số tiền và cam kết thanh toán như thế nào).
- Chứng từ lệnh chi, sau khi lập chứng từ xin chi, Người lập phải xin lệnh chi từ cấp trên có thể bằng một văn bản độc lập nếu số tiền là lớn hoặc phải có sự ký duyệt vào chứng từ xin chi theo thẩm quyền quản lý tài chính (thường là Kế toán trưởng hoặc Giám đốc).
- Sau khi có đầy đủ chứng từ xin chi và lệnh chi của kế toán trưởng thì kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi gồm có 3 liên
Liên 1: Lưu tại quyển
Liên 2: Giao cho người nhận tiền
Liên 3: Dùng luân chuyển trong công ty.
Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng; số chứng từ, người nhận tiền, đỉa chỉ; số tiền, kèm theo chứng từ gốc và có đầy đủ chứ ký.
Sau đó người nhận tiền gặp thủ quỹ làm thủ tục nhận tiền. Thủ quỹ làm thủ tục chi tiền: kiểm tra các loại chứng từ có hợp lý, hợp lệ hay không, nếu hợp lý, hợp lệ thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ sau đó đếm tiền và yêu cầu người nhận kiểm tiền và ký nhận vào phiếu đã nhận đủ tiền. Sau đó chứng từ phiếu chi, kèm chứng từ gốc, kèm lệnh chi… bàn giao cho kế toán ghi sổ và hoàn tất nội dung còn lại của chứng từ chi và luân chuyển để ghi sổ theo nghiệp vụ chi cho Bán hàng. Nghiệp vụ chi phí cho bán hàng có thể được luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau đây
Sơ đồ 2 - 9: Quy trình luân chuyển nghiệp vụ chi tiền cho Bán Hàng.
Người nhận tiền Giám đốc/K T trưởng g KT tiền mặt Thủ quỹ KT tiền mặt ghi sổ Bảo quản, lưu dữ Đề nghị chi Xin lệnh chi Lập phiếu chi Kiểm tra và xuất Luân chuyển ghi sổ Bảo quản, lưu và
Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán tập hợp các chi phí liên quan đến bán hàng ngoài chi phí trực tiếp bằng tiền mặt còn có các khoản chi phí bàn hàng: tiền lương qua bảng phân bổ tiền lương, khấu hao tài sản cố định qua bảng phân bổ khấu hao TSCĐ và phân bổ công cụ dụng cụ theo các bảng phân bổ được các kế toán từng phần hành tập hợp. Trưởng phòng kế toán sẽ dựa trên các bảng phân bổ kể trên tập hợp toàn bộ chi phí có liên quan đến bán hàng và kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ.
Cụ thể em xin trích bảng biểu như sau:
Biểu 2 - 5: Phiếu chi
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương Địa chỉ: Tổ 21- Trần Phú – Hoàng Mai – Hà Nội
PHIẾU CHINgày 16 tháng 03 năm 2010