Chi phí sản xuất chung là những chi phí quản lý, phục vụ sản xuất và những chi phí ngoài hai khoản vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp, phát sinh ở các doanh nghiệp sản xuất. Nội dung chi phí sản xuất chung ở công ty bao gồm: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác dùng cho phân xưởng.
Chứng từ kế toán: Khoản mục chi phí sản xuất chung bao gồm rất nhiều các
yếu tố chi phí. Chính vì vậy, có rất nhiều chứng từ liên quan và cần thiết cho việc hạch toán khoản mục này. Chứng từ sử dụng bao gồm: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Phiếu xuất kho vật tư, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Hóa đơn các chi phí dịch vụ mua ngoài (Hóa đơn GTGT), Phiếu chi tiền mặt…
Vận dụng tài khoản kế toán
Tài khoản sử dụng: Để phản ánh chi phí sản xuất chung, kế toán theo dõi trên TK
627. TK 627 được mở 6 TK cấp 2 để theo dõi phản ánh riêng từng nội dung chi phí TK 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng:
TK 6272: Chi phí nguyên vật liệu phụ dùng cho phân xưởng TK 6273: Chi phí công cụ dụng cụ cho phân xưởng
TK 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ cho phân xưởng TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài cho phân xưởng TK 6278: Chi phí bằng tiền khác cho phân xưởng
Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất theo tiêu thức giá trị nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho mỗi phân xưởng.
Chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng phân xưởng :
Giá trị phân bổ = % tính phân bổ x NVLTT dùng cho phân xưởng % tính phân bổ = Tổng chi phí phân bổ
Tổng chi phí NVLTT toàn công ty
Công ty trả lương cho nhân viên quản lý phân xưởng theo hình thức lương thời gian. Lương thời gian được xác định dựa trên mức lương tối thiểu và hệ số lương bậc. Ngoài ra nhân viên quản lý còn được hưởng các khoản ăn ca, phụ cấp chức vụ và lương mềm theo chức vụ, trình độ chuyên môn của từng người mà Công ty quy định.
Tiền lương cơ bản và tiền ăn ca của nhân viên phân xưởng được tính như công nhân trực tiếp sản xuất; Tiền phụ cấp chức vụ và lương mềm được tính theo công thức:
Phụ cấp chức vụ = Hệ số phụ cấp x 1.200.000
Lương mềm = Hệ số lương mềm x 1.200.000/22 x Số ngày công làm trong kỳ Trong đó hệ số phụ cấp và hệ số tính lương mềm do công ty quy định và tính riêng cho từng nhân viên quản lý.
Ví dụ: Nhân viên quản lý phân xưởng xẻ Lê Hữu Lộc tháng 3 năm 2013 thực hiện
được 23 ngày công, nhân viên này có hệ số lương theo 205CP là 4,29; hệ số lương phụ cấp chức vụ 0,6; hệ số tính lương mềm 4,0. Lương của nhân viên này được tính như sau: Lương cơ bản: 4,29 x 1.050.000/22 x 23 = 4.709.250đ Lương phụ cấp chức vụ : 0,6 x 1.200.000/22 x 23 = 450.000đ Lương mềm: 4,0 x 1.200.000/22 x 23 = 3.136.364đ CP ăn ca: 23 x 20.000 = 460.000đ Các khoản giảm trừ: BHXH, BHYT: 4,29 x 1.050.000 x 8,5% = 382.883đ BHTN: 4,29 x 1.050.000 x 1% = 45.045đ
Số tiền thực lĩnh của Lê Hữu Lộc là:
4.709.250+ 450.000+ 3.136.364+ 460.000 - 382.883 - 45.045 = 8.327.686đ Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng cũng được hạch toán từ các chứng từ gốc là Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương tương tự như công nhân sản xuất trực tiếp.
Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2013, tại phân xưởng xẻ căn cứ vào Bảng chấm
công (Biểu số 09) kế toán tiến hành tính lương cho các nhân viên quản lý ở phân xưởng xẻ sau đó lập Bảng thanh toán tiền lương (Biểu số 10). Tháng 03 năm 2013 phân xưởng xẻ của công ty phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng 13.545.132đ,
các khoản trích theo lương là 1.990.803đ. Kế toán tập hợp và hạch toán chi phí này vào chi phí sản xuất chung cho phân xưởng xẻ. Kế toán ghi:
Nợ TK 6271-xẻ: 15.535.935 Có TK 334: 13.545.132 Có TK 338: 1.990.803
đồng thời vào Nhật ký chung (Biểu số 05) và lên Sổ chi tiết (Biểu số 14) và Sổ cái cho TK 627 (Biểu số 23).
Tổng chi phí nhân viên phân xưởng toàn công ty tháng 3/2013 kế toán hạch toán ghi: Nợ TK 6271: 35.092.935
Có TK 334: 30.590.154 Có TK 338: 4.502.781
• Kế toán chi phí nguyên vật liệu phân xưởng
Dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu phụ phát sinh dưới dạng phân xưởng sản xuất bao gồm: dầu để bảo dưỡng máy móc, vỏ hộp, tem nhãn mác, thùng catton ... Công tác theo dõi và tập hợp chi phí NVL phục vụ sản xuất chung của phân xưởng được tiến hành như đối với hạch toán chi phí NVL trực tiếp dùng trong sản xuất.
Trong tháng 3/2013 không có nghiệp vụ phát sinh liên quan tới nguyên vật liệu xuất dùng cho phân xưởng.
• Kế toán chi phí công cụ dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng
Công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất ở phân xưởng bao gồm: đá mài, đá cắt, phớt ráp, phớt đánh bóng, máy mài cầm tay, bàn xoay, dao, bay xây… CCDC ở công ty thường có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn nên giá trị công cụ xuất dùng đều được phân bổ một lần vào chi phí sản xuất mà không phân bổ dần vào TK 142 “Chi phí trả trước”. Giá trị CCDC cũng như nguyên vật liệu xuất dùng cho phân xưởng đều tính theo phương pháp đích danh.
Để hạch toán chi phí CCDC, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất CCDC cho phân xưởng sản xuất ghi Nợ TK 6273 và đối ứng ghi Có TK 153. Cuối tháng kết chuyển chi phí CCDC để tính giá thành, kế toán ghi Nợ TK 154 và ghi Có TK 6273. Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động lên Sổ nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 6273, và Sổ cái TK 627
Ví dụ: Ngày 10 tháng 03 năm 2013 xuất kho 2 bàn xoay, 2 bay xây, 1 dao cho phân
Căn cứ vào phiếu xuất kho (Biểu số 15), kế toán vào Sổ nhật ký chung (Biểu số 05), Sổ chi tiết TK 6273 (Biểu số 16).
Tháng 3/2013 tổng chi phí CCDC dùng cho phân xưởng của công ty kế toán định khoản: Nợ TK 6272: 35.642.000
Có TK 153: 35.642.000
• Kế toán chi phí khấu hao TSCĐ phân xưởng sản xuất
Hiện nay Công ty đang thực hiện trích khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Chi phí khấu hao được tập hợp trực tiếp cho từng phân xưởng, trong nội bộ phân xưởng chi phí khấu hao này lại được phân bổ cho từng loại sản phẩm theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng loại.
Để phục vụ công tác kế toán chi phí khấu hao TSCĐ, công ty dùng sổ TSCĐ theo từng phân xưởng được lập trên cơ sở phiếu nhập, phiếu xuất và thẻ TSCĐ. Căn cứ vào Sổ TSCĐ, số năm trích khấu hao theo quy định kế toán tiến hành trích khấu hao cho từng phân xưởng và lập Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Bảng tính và phân bổ khấu hao là căn cứ để vào Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 6274 và Sổ cái TK 627.
Ví dụ: Cuối tháng 2/2013 phân xưởng công ty mua 1 dây chuyền công nghệ
trị giá 1.125.000.000đ được sử dụng trong 7 năm.Thanh lý một phương tiện vận tải trị giá 200.400.000đ với thời gian sử dụng 5 năm.
Tháng 3/2013 căn cứ vào Sổ TSCĐ kế toán thực hiện trích khấu hao: Số khấu hao trong tháng =1.125.000.000/7/12 = 11.718.750đ Số khấu hao giảm trong tháng = 816.000/8/12 = 3.340.000đ Số khấu hao tháng trước: 68.491.666đ
Số khấu hao tháng này: 68.491.666 + 11.718.750 - 3.340.000 = 76.870.416đ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 3/2013 được lập như Biểu số17 và là căn cứ để vào Sổ nhật ký chung (Biểu 05) lên Sổ chi tiết TK 6274 (Biểu số 18) và Sổ cái Tk 627 (Biểu số 23) theo định khoản:
Nợ TK 6274: 76.870.416 Có TK 214: 76.870.416
• Kế toán chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác
Để phục vụ công việc sản xuất kinh doanh, công ty phải mua ngoài một số dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất như: tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại…
Ngoài ra trong quá trình sản xuất ở phân xưởng công ty còn phát sinh các khoản chi phí bằng tiền khác như: Chi phí bỗi dưỡng công nhân viên ngoài giờ, chi phí mua chè, thuốc, giấy… phục vụ sản xuất trong phân xưởng.
Khi phát sinh các khoản chi phí này kế toán căn cứ vào giấy báo Nợ, Phiếu chi tiền mặt, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 19), Giấy thanh toán tạm ứng để hạch toán và phân bổ chính xác các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ từng phân xưởng và vào Sổ nhật ký chung (Biểu 05), Sổ chi tiết TK 6277 (Biểu số 18), sổ chi tiết TK 6278 (Biểu số 20) và Sổ cái TK 627 (Biểu số 23).
Trong tháng 3 năm 2013, Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền khác của Công ty phát sinh được hạch toán:
Nợ TK 6277: 32.816.000 Nợ TK 6278: 16.744.200
Có TK 111: 49.560.200
Sổ kế toán: Kế toán sử dụng tiếp Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 627, Sổ cái
TK 627...để phản ánh chi phí sản xuất chung.