*Chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng cho việc ghi chép theo dõi doanh thu bán hàng của công ty bao gồm:
- Hoá đơn GTGT: Là chứng từ bán hàng khi công ty bán hàng tại kho hoặc hàng gửi bán được khách hàng chấp nhận thanh toán theo hợp đồng đã ký kết.
- Phiếu thu: Là chứng từ làm căn cứ khi khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho nhân viên bán hàng của công ty để thủ quỹ và kế toán ghi sổ.
- Giấy báo có ngân hàng: Là chứng từ thông báo số tiền khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty tại ngân hàng.
* Tài khoản sử dụng
Một số tài khoản được sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng vật liệu xây dựng tại công ty:
- TK 511 “Doanh thu và thu nhập khác” - TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp” - TK 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi ngân hàng” - TK 131 “Phải thu khách hàng”
* Trình tự hạch toán và vận dụng sổ sách
Từ số liệu tại phòng kế toán của công ty em xin trích một số nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng 2 quý I năm 2013 nhằm thể hiện trình tự hạch toán và vận dụng sổ sách mà kế toán bán hàng của công ty đã sử dụng.
Ví dụ 1 (Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho): Ngày
12/2/2013 công ty xuất kho 5tấn xi măng trắng ốp lát bán cho công ty Phát Đạt Phú Thọ theo hoá đơn GTGT số 0008590 (Phụ lục 2.4) với tổng giá thanh toán chưa thuế 11.500.000 đ thuế suất 10%, giá xuất kho 10.000.000 đ. Hàng đã giao bên mua thanh toán bằng chuyển khoản.
Căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký với công ty, kế toán lập phiếu xuất kho (Phụ lục 2.3), viết hoá đơn GTGT theo nội dung xuất hàng.
Khi hàng hoá đã xác định tiêu thụ, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi tăng doanh thu, Thuế GTGT phải nộp, tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có (Phụ lục 2.5).
Nợ TK 112 12.650.000đ Có TK 511 11.500.000 đ Có TK 3331 1.150.000 đ
Sau đó kế toán tiến hành vào sổ kế toán:
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán lập chứng từ ghi sổ (Phụ lục 2.6), sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 2.7)
- Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ (Phụ lục 2.8)
- Sau đó vào sổ cái 511 (Phụ lục 2.9), sổ tiền gửi ngân hàng (phụ lục 2.10)
Ví dụ 2 ( Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng): Ngày 20/2/2013 xuất
kho gửi bán cho công ty Hoàng Vân 2 tấn xi măng trắng 1 con gấu, hoá đơn GTGT số 008603 (phụ lục 2.12) giá chưa thuế 6.620.000 đ thuế suất 10%, giá xuất kho 6000.000đ, chi phí vận chuyển giá chưa thuế 300.000đ, thuế GTGT 10% đã trả bằng tiền mặt. Vào cùng ngày công ty Hoàng Vân đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.
Căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký với công ty, kế toán lập phiếu xuất kho (Phụ lục 2.11), viết hoá đơn GTGT theo nội dung xuất hàng.
Khi hàng hoá đã xác định tiêu thụ, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi tăng doanh thu, Thuế GTGT phải nộp, khoản phải thu.
Nợ TK 131 7.282.000 đ Có TK 511 6.620.000
Có TK 3331 662.000 đ
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0009943 kế toán lập phiếu chi thanh toán tiền vận chuyển, ghi:
Nợ TK 641 300.000đ Nợ TK 133 30.000đ
Có TK 111 330.000đ Sau đó kế toán vào sổ kế toán
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán lập chứng từ ghi sổ (Phụ lục 2.13), sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 2.14), sổ chi tiết thanh toán với người mua (Phụ lục 2.15)
- Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ (Phụ lục 2.8)
- Sau đó vào sổ cái 511 (Phụ lục 2.9), Sổ cái TK 131(Phụ lục 2.16)
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT lập phiếu chi rồi vào sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt