a. Nguyên nhân chủ quan
3.2.2 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ cho cán bộ tham
tham gia dự thầu, nhằm nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu, tăng khả năng trúng thầu của công ty
Con người là đầu vào quan trọng nhất của quá trình sản xuất và cũng là yếu tố gốc rễ cho mọi sự thành công của doanh nghiệp. Trong công tác đấu thầu thì yếu tố con người là rất quan trọng. Điều này được thể hiện thông qua việc lập Hồ sơ dự thầu, tiên lượng giá thành công trình chính xác, việc đưa ra một bản thuyết trình tổ chức thi công và đưa ra các biện pháp kỹ thuật hợp lý... Để tạo ra một bộ Hồ sơ dự thầu có chất lượng đều do các cán bộ tham gia đấu thầu lập nên. Có thể nói rằng, trình độ năng lực của cán bộ tham gia đấu thầu có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của Hồ sơ dự thầu. Do đó để nâng cao chất lượng của Hồ sơ dự thầu và nâng cao khả năng trúng thầu, công ty phải tăng cường đào tạo bồi dưỡng cho các cán bộ tham gia công tác đấu thầu.
Bên cạnh đó là hiện nay các kiến thức về kinh tế, kế toán tài chính, pháp luật và trình độ ngoại ngữ, tin học của nhiều cán bộ làm công tác đấu thầu còn chưa cao. Trong khi đó yêu cầu đòi hỏi của những gói thầu ngày càng cao. Muốn trúng thầu phải có những cán bộ có kiến thức sâu rộng trong lập Hồ sơ dự thầu và những cán bộ, chuyên viên kỹ thuật giỏi có đủ năng lực chuyên môn tham gia vào ban lập dự án công trình và đảm trách các vị trí quan trọng như thuyết minh giải pháp kỹ thuật, biện pháp thi công và chỉ huy thi công công trình .
Để làm được điều này công ty phải không ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác lập hồ sơ dự thầu.
Để nâng cao năng lực trình độ, nâng cao kiến thức về kinh tế, luật pháp, kỹ năng tin học, ngoại ngữ của cán bộ tham gia đấu thầu theo em công ty nên thực hiện việc bồi dưỡng như sau:
- Gắn trách nhiệm của mỗi người vào từng công việc cụ thể thông qua kế hoạch khoán chỉ tiêu, chế độ khen thưởng và thăng tiến nếu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, ngược lại sẽ có chế độ kỹ luật.
-Kích thích hiệu quả làm việc của nhân viên bằng cách trả thù lao thêm ngoài lương chính cho mỗi công trình trúng thầu.
- Gửi một số cán bộ của phòng tiếp thị đi học các lớp bồi dưỡng về kinh tế tài chính, luật pháp ở các trường đại học hoặc các cơ sở chuyên nghiệp và tạo điều kiện cho họ về thời gian, chi phí học tập. Kế hoạch đào tạo cụ thể như sau :
Bảng 7: Kế hoạch đào tạo nhân sự trong công ty
TT Lĩnh vực đào tạo Đối tượng đào tạo Số lượng
Hình thức đào tạo
1 Marketing Cán bộ phòng KT - KT 1 Cử đi học
2 Kinh tế - Tài chính Cán bộ kỹ thuật làm công tác bóc
tiên lượng 2 Cử đi học
3 Luật Cán bộ chuẩn bị lập hồ sơ dự
thầu và ký kết hợp đồng 2 Cử đi học
4 Quy định về đấu thầu trong nước và quốc tế
Cán bộ nhân viên tham gia
công tác dự thầu 5
Mời về giảng
5 Ngoại ngữ và tin học Cán bộ chuẩn bị lập hồ sơ
dự thầu và lập giá dự thầu 3 Cử đi học
Tuy nhiên các hình thức đào tạo này công ty cần vận dụng đan xen nhau là tốt nhất, để mở rộng được đối tượng đào tạo, đào tạo nhanh và sử dụng kinh phí hợp lý. Ngoài việc bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ tham gia công tác đấu thầu. Công ty cũng cần phải thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng nâng cao tay nghề, bậc thợ cho các công nhân trong công ty để đảm bảo được chất lượng kỹ thuật của công trình đáp ứng tốt nhất yêu cầu của chủ đầu tư.
Các chương trình đào tạo của công ty phải tuân theo các nguyên tắc sau: -Xác định đúng các đối tượng cần được đào tạo.
-Đào tạo lý luận kết hợp với việc thực hành.
-Kết hợp chặt chẽ giữa việc đào tạo với việc nâng cao khả năng tự bồi dưỡng tay nghề.
-Phải đào tạo có hệ thống và liên tục.
Giải pháp này mang lại nhiều hiệu quả cho công ty. Việc đào tạo, bồi dưỡng được thực hiện kịp thời và liên tục sẽ nâng cao trình độ, tay nghề, bậc thợ cho đội ngũ cán bộ quản lý, công nhân trong toàn công ty. Đảm bảo nguồn nhân lực có thể đáp ứng quản lý thi công xây lắp theo yêu cầu của chủ đầu tư.
Bên cạnh đó sau mỗi lần tham gia đấu thầu công ty cũng cần tổ chức các buổi đúc rút kinh nghiệm. Đối với những công trình mà công ty trượt thầu, công ty cần phân tích để tìm ra các nguyên nhân dẩn đến trượt thầu để khắc phục ở những lần đấu thầu sau. Tìm hiểu các ưu thế của nhà thầu đã trúng thầu để học tập. Đối với những công trình đã trúng thầu công ty cũng cần tìm hiểu tại sao lại thắng thầu? để có thể khai thác thế mạnh đó ở các công trình tương tự. Qua đó nâng cao năng lực và kinh nghiệm của cán bộ làm công tác đấu thấu .
3.2.3 Đưa ra giá thầu hợp lý, linh hoạt để tạo điều kiện cạnh tranh đấu thầu
Tâm lý người tiêu dùng khi đi mua hàng bao giờ cũng muốn mua những hàng hoá đạt chất lượng theo yêu cầu của họ và với mức giá thấp nhất có thể. Các chủ đầu tư khi mua các công trình thông qua hoạt động đấu thầu cũng đăc biệt quan tâm tới chất lượng, tiến độ và giá cả công trình. Do đó khi chấm điểm cho một nhà thầu, thì chỉ tiêu giá công trình được chấm thầu với số điểm khá cao.
Một công trình đảm bảo về chất lượng và tiến độ, nhưng có mức giá bỏ thầu cao hơn so với các nhà thầu khác nó sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế cho chủ đầu tư. Vì thế nó sẽ không được chủ đầu tư chấp nhận mua và Hồ sơ dự thầu sẽ bị loại ngay khi mở thầu. Bởi vậy, nhà thầu nào đưa ra giá dự thầu thấp mà vẩn đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư thì khả năng trúng thầu của nhà thầu đó sẽ cao hơn.
Cạnh tranh về giá dự thầu là một trong những phương thức cạnh tranh khá hiệu quả trong đấu thầu. Hơn nữa việc lựa chọn mức giá bỏ thầu của công ty nhiều khi còn quá cứng nhắc. Khi tính toán xong giá dự thầu của mình công ty nên điều chỉnh theo tình hình cạnh tranh trên thị trường. Vì thế công ty phải linh hoạt trong việc định giá dự thầu, để tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao khả năng trúng thầu của công ty khi tham gia đấu thầu .
-Chi phí vật liệu (VL) -Chi phí nhân công (NC) -Chi phí máy xây dựng (M) -Lãi dự kiến (L)
-Thuế doanh thu hoặc VAT (T) - Chi phí chung (C )
Như chúng ta đã biết giá thành xây lắp được tính như sau :
Zxl= VL+ NC+C+M+VAT
Giá dự thầu được tính theo công thức:
Gdt = giá dự toán xây lắp + lợi nhuận mong muốn
Để tăng khả năng thắng thầu thì giá dự thầu của công ty phải thấp hơn giá dự
thầu của các công ty khác mà vẫn đảm bảo chất lượng. Muốn được như vậy thì ta phải giảm các chi phí và đưa ra giá dự thầu hợp lý nhất có thể.
• Giảm chi phí nguyên vật liệu :
Quan hệ tốt với các nhà cung ứng để có thể mua nguyên vật liệu với mức giá ưu đãi. Công ty nên tận dụng việc thi công nhiều công trình một lúc để mua một khối lượng lớn nguyên vật liệu để được hưởng chiết khấu .
Các biện pháp tận dụng vật liệu lãng phí trong quá trình gia công vật liệu hợp lý như: nâng cao độ chính xác của liều lượng pha chế, tận dụng phế liệu, tìm kiếm thử nghiệm và khai thác các phương pháp thi công tiên tiến có tác dụng tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công tác xây lắp.
• Giảm chi phí nhân công :
Công ty nên sử dụng đan xen thợ bậc cao với thợ bậc thấp để làm giảm chi phí tiền lương, giảm chi phí nhân công. Ngoài ra còn nâng cao trình độ tay nghề cho thợ bậc thấp.
Đưa ra các biện pháp thi công làm tăng năng suất lao động, tìm ra các phương pháp thi công dễ dàng nhất có thể để tăng tiến độ hoàn thành công trình hay giảm thời hạn hoàn thành công trình dẫn đến giảm chi phí nhân công.
• Giảm chi phí máy thi công :
Sử dụng máy móc thiết bị sao cho có hiệu quả nhất để sử dụng được hết công suất, tiết kiệm nhiên liệu, năng lượng phục vụ máy thi công.
Tìm kiếm các máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ thay thế có giá cả rẻ hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thi công
Thông thường, chi phí chung gồm: chi phí quản lý công trình và chi phí quản lý cấp công ty. Công ty có thể giảm chi phí chung khi thực hiện cùng một lúc nhiều công trình ở gần nhau. Nhưng thực tế việc giảm chi phí chung thường khó có thể giảm bớt và nó thường chiếm tỷ lệ nhỏ trong giá dự thầu.
Ngoài ra còn tuỳ vào tình hình của Công ty và tình hình của thị trường mà công ty đưa ra mức lợi nhuận dự kiến cao hay thấp để có thể nâng cao khả năng thắng thầu.