Chi phớ bỏn hàng và QLDN của Cụng ty bao gồm cỏc khoản chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn hàng và cỏc chi phớ liờn quan đến toàn bộ hoạt động quản lý chung của Cụng ty chi về cụng tỏc phớ, phớ thu nợ, chi tiếp khỏch, lương nhõn viờn, BHXH, BHYT, tiền ăn
giữa ca, chi phớ vận chuyển, chi phớ bảo quản, chi phớ cụng cụ dụng cụ, hoa hồng bỏn hàng,…
Phương thức tập hợp, phõn bổ chi phớ
Theo qui định chung của Tổng cụng ty về hạch toỏn chi phớ, cỏc khoản chi phớ phỏt sinh được tập hợp theo cỏc loại hỡnh kinh doanh và khoản mục chi phớ theo nguyờn tắc:
- Chi phớ bỏn hàng liờn quan trực tiếp đến loại hỡnh kinh doanh nào phải hạch toỏn trực tiếp vào loại hỡnh kinh doanh đú theo cỏc khoản mục chi phớ.
- Đối với chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp khụng thể phõn biệt để tập hợp trực tiếp theo loại hỡnh kinh doanh thỡ tập hợp chung vào tài khoản 6419 “Chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp chung”, cuối kỳ phõn bổ cho cỏc loại hỡnh kinh doanh liờn quan theo tiờu thức phự hợp và kết chuyển sang tài khoản 911 để xỏc định kết quả kinh doanh.
Tiờu thức được cụng ty sử dụng để phõn bổ chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp là doanh thu, dựa vào cụng thức:
Chi phớ BH&QLDN phõn bổ cho từng loại
hỡnh kinh doanh
Chi phớ BH&QLDN chung * Doanh thu cloại hỡnh kinh doanh ủa từng =
Tổng doanh thu bỏn hàng
Cỏch phõn bổ trờn cũng được cụng ty sử dụng để phõn bổ chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp cho từng cửa hàng và cho từng loại sản phẩm.
Hàng ngày, khi nhận được cỏc chứng từ gốc, húa đơn cú liờn quan đến bộ phận văn phũng và bỏn hàng, kế toỏn tiến hành phản ỏnh lờn tài khoản chi phớ BH&QLDN theo từng loại hỡnh kinh doanh, đồng thời lập phiếu chi và theo dừi tài khoản này trờn sổ chi tiết. Kế toỏn chỉ cần nhập liệu, mọi bỳt toỏn phõn bổ, kết chuyển vào sổ chi tiết và sổ cỏi đều do mỏy tự tớnh toỏn và kết chuyển.
Cuối kỳ, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ, phiếu chi, sổ chi tiết và sổ cỏi đểđối chiếu, kiểm tra xem cú phự hợp và đầy đủ hay khụng. Sau đú, kế toỏn tiến hành kết chuyển toàn bộ chi phớ BH&QLDN này vào tài khoản 911 để xỏc định KQKD trong kỳ.
Tài khoản sử dụng
Do đặc điểm tổ chức kinh doanh của Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam, Văn phũng Tồng cụng ty là đầu mối duy nhất chịu trỏch nhiệm tạo nguồn hàng hoỏ xăng dầu thụng qua nhập khẩu, hoặc khai thỏc từ cỏc nguồn khỏc và giao hàng cho cỏc đơn vị bỏn ra theo phương thức bỏn nội bộ. Cỏc đơn vị khụng được tự ý khai thỏc nguồn hàng xăng bờn ngoài để bỏn. Nờn xột tổng thể, doanh thu kinh doanh xăng dầu toàn Tồng cụng ty chỉ phỏt sinh đối với lượng xăng dầu bỏn ra xó hội qua hệ thống bỏn hàng tại cỏc cụng ty, một phần qua Tổng cụng ty bỏn tỏi xuất, chuyển khẩu. Chi phớ liờn quan đến việc tạo nguồn hàng (chi phớ mua hàng) phỏt sinh trong khõu nhập khẩu hoặc nhập mua nội địa của cỏc đơn vị ngoài hệ thống Tổng cụng ty (chủ yếu phỏt sinh tại Văn phũng Tổng cụng ty) được hạch toỏn vào giỏ vốn hàng bỏn theo chuẩn mực số 02-Hàng tồn kho. Chi phớ phỏt sinh trong việc đưa
hàng đến cụng ty, chi nhỏnh, xớ nghiệp, đơn vị trực thuộc và hệ thống cửa hàng bỏn lẻ để bỏn là chi phớ bỏn hàng của Tổng cụng ty và được Tổng cụng ty giao cho cỏc cụng ty trong kế hoạch Tài chớnh hàng năm.
Tại cỏc Cụng ty xăng dầu, Văn phũng Cụng ty, Chi nhỏnh, Xớ nghiệp, đơn vị trực thuộc và hệ thống cửa hàng bỏn lẻ thực hiện nhiệm vụ bỏn hàng cho cỏc đối tượng tiờu dựng. Chi phớ phỏt sinh tại cỏc đơn vị chủ yếu là chi phớ để thực hiện nhiệm vụ bỏn hàng.
Xuất phỏt từđặc điểm trờn, Tổng cụng ty qui định việc hạch toỏn chi phớ như sau: - Tập hợp chung chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp thành “Chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp”, sử dụng tài khoản 641 “Chi phớ bỏn hàng” để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, khụng sử dụng tài khoản 642 “Chi phớ quản lý doanh nghiệp”. - Chi phớ liờn quan đến việc tạo nguồn hàng của Tổng cụng ty: chi phớ mua hàng, chi phớ nhập khẩu như chi phớ vận chuyển, bảo hiểm...hạch toỏn vào giỏ gốc hàng húa theo qui định của chuẩn mực 02-Hàng tồn kho.
- Chi phớ liờn quan đến việc bỏn hàng cho cỏc Cụng ty của Văn phũng Tổng cụng ty, chi phớ tạo nguồn hàng cho cỏc Cụng ty: bốc xếp, vận chuyển... và chi phớ liờn quan đến việc bỏn hàng tại cỏc Cụng ty hạch toỏn vào chi phớ bỏn hàng.
Tài khoản 641_Chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp cú cỏc tài khoản chi tiết: 6411_Hàng húa
64111_Xăng dầu 64112_Dầu mỡ nhờn
64118_Hàng húa khỏc
641181_Xe mỏy VMEP
641182_Vật tư tổng hợp 641183_Vật tư chuyờn dựng
Chứng từ sử dụng:
Chủ yếu là phiếu chi, ngoài ra cũn cú cỏc chứng từ kốm theo để theo dừi tỡnh hỡnh chi như húa đơn tiền nước, tiền điện, điện thoại và cỏc chứng từ tự lập,…
Căn cứ vào húa đơn tiền điện số 45782, kế toỏn tiến hành lập phiếu chi với số tiền là 3.455.677 đồng, đồng thời ghi nhận nghiệp vụ bằng bỳt toỏn:
Nợ TK 641 3.141.525 Nợ TK 33311 314.152 Cú TK 1111 3.455.677
Trong quý I/2009, chi phớ khấu hao tài sản cố định ở hệ thống cửa hàng là 1.023.224.586 đồng, kế toỏn tiến hành ghi nhận vào chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp của hệ thống cửa hàng.
Nợ TK 641 1.023.224.586
Cú TK 2141 1.023.224.586
Năm 2009, chi phớ BH&QLDN phỏt sinh ở hệ thống cửa hàng là 18.138.622.508 đồng, trong đú, chi phớ BH&QLDN phõn bổ cho cỏc mặt hàng xăng dầu là 14.764.838.722 đồng, chi phớ BH&QLDN chung phõn bổ cho hệ thống cửa hàng xăng dầu là 3.854.548.056 đồng. Như vậy, tổng chi phớ BH&QLDN của xăng dầu ở hệ thống cửa hàng là 18.619.386.778 đồng. Chi phớ này sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 để xỏc định kết quả kinh doanh cuối kỳ của xăng dầu ở hệ thống cửa hàng.
Bỳt toỏn kết chuyển:
Nợ TK 91111 18.619.386.778
Cú TK 64111 18.619.386.778
ắ Mẫu sổ chi tiết Chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp cho hoạt động bỏn lẻ
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BH & QLDN NĂM 2009 1014_KDXD phương thức bỏn lẻ TấN KHOẢN MỤC PHÍ MÃ KM PHÍ S(ỐĐỒ TING) ỀN Tổng chi phí 0 18.138.622.508 Chi phớ tiền lương 01 6.793.444.297 Tiền lương trả CNV 011 6.793.444.297 Chi phớ BHXH, BHYT, KPCĐ 02 756.194.506 Bảo hiểm xó hội 021 539.109.567 Bảo hiểm y tế 022 93.764.971 Kinh phớ cụng đoàn 023 123.319.969
Chi phí công cụ, dụng cụ vμ bao bì 03 243.859.654
Công cụ,dụng cụ 031 243.859.654
Chi phớ khấu hao TSCĐ 04 5.515.800.243
KH TSCĐ hữu hỡnh 041 5.295.168.233
KH TSCĐ vụ hỡnh 043 220.632.010
Chi phí sửa chữa TSCĐ 05 452.939.379
Chi phí sửa chữa TSCD thuê ngoμi 051 344.027.379
Chi phí sữa chữa TSCD tự lμm 052 108.912.000
Chi phí nguyên liệu vật liệu 06 417.602.721
Chi phí xăm lốp, bình điện 062 41.320.000
Chi phí nhiên liệu 063 376.282.721
Chi phí vận chuyển 08 504.042.017
Chi phí vận chuyển thuê ngoμi 081 504.042.017
Chi phí bảo hiểm 09 332.199.400
Bảo hiểm hoả hoạn 091 332.199.400
Chi phí đμo tạo, tuyển dụng 11 112.250.000
Chi phí đμo tạo 111 112.250.000
Chi phí dịch vụ mua ngoμi 12 1.588.985.626
Tiền điện nớc 121 1.338.784.200
Chi phí điện thoại, viễn thông, fax 122 250.201.426
CP văn phòng vμ công tác phí 13 420.494.825
Chi phí văn phòng 131 263.918.547
Chi phí công tác phí 132 67.766.005
Chi phí quản lý khác 134 88.810.273
Chi phí theo chế độ cho ngời lao động 15 284.996.455
Chi trợ cấp thôi việc, mất việc lμm 152 23.140.800
Chi phí khám sức khoẻ 154 12.666.000
Chi bảo hộ lao động 155 245.630.655
Chi khác cho ngời lao động 156 3.559.000
Chi phí quảng cáo, tiếp thị vμ giao dịch 16 404.779.999
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại 161 244.612.000
Chi phí tiếp khác, hội nghị, giao dịch 162 146.015.999
Chi phí khác 163 14.152.000
Chi phí thuế, phí vμ lệ phí 17 311.033.386
Chi phí thuế 171 41.897.418
Tiền thuê đất, thuê kho bãi, cầu cảng 172 229.940.604