bảo quản tài liệu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam
Hiện nay, khoa học và công nghệ trong và ngoài nước đang phát triển mạnh mẽ và đạt được những thành tựu to lớn đó vừa là điều kiện thuận lợi vừa là thách thức đối với vấn đề nghiên cứu áp dụng những thành tựu đó vào công tác bảo quản tài liệu.
Đối với Thư viện Quốc gia hiện nay, cần đẩy mạnh vấn đề nghiên cứu áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ mới trong bảo quản tài liệu ở các lĩnh vực:
- Phối hợp, tác động với các cơ quan có trách nhiệm trong việc sử dụng giấy, mực đạt chuẩn đối với tài liệu in nhằm hạn chế tối đa quá trình axit hóa của tài liệu như sử dụng giấy vĩnh cửu ISO 9708.
- Nghiên cứu thiết bị, cách thức bảo quản dự phòng như: khử axit, côn trùng trước khi đưa sách mới lên giá. Trên thế giới nhiều thư viện đã áp dụng phương pháp này.
- Nghiên cứu các nguyên vật liệu trong nước với giá thành rẻ hơn mà vẫn đảm bảo được chất lượng thay thế cho những nguyên vật liệu thư viện đang đặt mua từ nước ngoài như: giấy sử dụng trong bảo quản, các hóa chất khử axit, các loại keo hồ không chứa axit, chỉ khâu sách,…
- Nghiên cứu các tiêu chuẩn và vật liệu, phương tiện chống cháy cho tài liệu giấy. Các nhà nghiên cứu khoa học khuyên rằng, hệ thống vòi phun sương là biện pháp hữu hiệu để chữa cháy cho tài liệu hơn là bình bột.
- Nghiên cứu các phương pháp và phương tiện khắc phục các tài liệu bị ướt. - Nghiên cứu các phương tiện chiếu sáng trong kho và phân phối lượng ánh sáng hợp lý hơn. Bóng đèn huỳnh quang và đèn halogen đang được sử dụng vẫn
phát ra nhiều tia cực tím gây ảnh hưởng xấu đến tài liệu. Các nhà nghiên cứu khuyến cáo thư viện nên sử dụng loại đèn tròn, có ánh sáng màu vàng được chiếu sáng ở mức độ thích hợp thì tốt hơn.
- Nghiên cứu các phương tiện và phương pháp ổn định môi trường bảo quản trong các kho lưu trữ với nhiệt độ và độ ẩm phù hợp với tài liệu. Khắc phục tình trạng chênh lệch nhiệt độ do nguồn điện bị ngắt sau giờ làm việc như: hệ thống thông gió tự nhiên, sử dụng các thiết bị thay thế ít tốn điện năng hơn so với điều hòa nhiệt độ.
- Nghiên cứu thiết bị mới sử dụng trong quy trình tráng rửa vi phim, đầu tư các thiết bị đảm bảo được môi trường bảo quản và sử dụng vi phim hợp lý.
- Nghiên cứu áp dụng thiết bị, máy móc hiện đại hơn trong quy trình số hóa tài liệu tại thư viện. Điển hình là Thư viện Quốc gia đang sử dụng các loại máy quét phẳng trong số hóa tài liệu. Hiện nay, đã có nhiều thế hệ máy quét (scanner) ra đời với tính năng vượt trội và là phương tiện số hoá chuyên dụng. Đơn cử một trong số đó là máy scanner được tích hợp công nghệ lật giở trang tự động - APT (Automatic Page Tunner) của hãng Kirtas. Sản phẩm nổi bật của hãng này đang có mặt tại Việt Nam là Kirtas – APT 1200 và Kirtas – APT 2400.
Máy Kirtas – APT 1200
Ưu điểm lớn của loại máy scan này là: tốc độ quét nhanh, chính xác, sắc nét, tự động lật trang, không cần phải dỡ bỏ đóng tập…
Kirtas – APT 2400 là bước phát triển mới của Kirtas – APT 1200. Loại máy scan này có tốc độ quét lên tới 2.400 trang/giờ (không phân biệt trang màu hay đen trắng) cùng với nhiều tính năng ưu việt khác được cải tiến và nâng cấp từ Kirtas – APT 1200 và Kirtas – APT 1600.
Nếu Thư viện Quốc gia Việt Nam muốn tự mình số hoá hết nguồn tài liệu giấy khổng lồ của mình thì không thể chỉ sử dụng những máy scanner flatbed khổ A4, A3, A2 như hiện nay. Để làm được điều đó, cần phải có những máy scan chuyên dụng như Kirtas – APT 1200, Kirtas – APT 2400…
Phầm mềm quản lý tài liệu số hóa đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản nguồn tài liệu này. Phần mềm DLIB được sử dụng tài Thư viện Quốc gia được coi là chưa thực sự đáp ứng được. Để quản lý được các bộ sưu tập lớn, thư viện quôc gia cần đầu tư các giải pháp quản trị thư viện, các phầm mềm quản trị dữ liệu số mạnh, bảo mật, khả năng tích hợp các nguồn dữ liệu khác, đồng thời có khả năng phục vụ cũng như bảo quản lâu dài như: Hệ thống quản lý tài sản số - DigiTool, Hệ thống thư viện tích hợp ALEPH 500, MetaLib,…Đảm bảo các yêu cầu cơ bản:
Có các phân hệ quản trị mạnh: hỗ trợ cho các hoạt động chính là: tiếp nhận dữ liệu, biên tập siêu dữ liệu, quản lý bộ sưu tập và quản trị hệ thống.
Có phân hệ phát hiện tài nguyên thông tin, có khả năng tùy biến cao.
Có thể trao quyền cho bạn đọc bằng việc tạo cho họ điều kiện tìm kiếm siêu dữ liệu thư mục hoặc phần toàn văn của tài liệu, cũng như di chuyển qua những bộ sưu tập tích hợp trong thư viện, mở xem các đối tượng số và tận dụng những dịch vụ cá nhân như là các công cụ quản lý bộ sưu tập, đảm bảo tính bảo mật đối với tài sản số và gắn với quyền truy xuất dữ liệu bằng việc cho phép thư viện xác lập và kiểm soát việc truy cập đến những đối tượng số.
Hoạt động trong nhiều môi trường, cung cấp kho dữ liệu tích hợp duy nhất để mọi bộ phận, mọi đơn vị có thể truy cập và sử dụng, mang tính mở để các đơn vị thành viên tham gia có thể tự tạo bộ sưu tập cho riêng mình, có thể quản lý và kiểm soát riêng chỉ trong 1 kho dữ liệu với chỉ một phân hệ duy nhất. Người dùng tin có thể tìm kiếm trên trên tất cả các bộ sưu tập thông qua một giao diện duy nhất, nhưng vẫn phản ánh được những đặc điểm riêng biệt từng bộ sưu tập của từng thành viên.
Có khả năng lưu trữ lớn và quản lý nhều đối tượng số trong cùng một biểu ghi thư mục như: hình ảnh, âm thanh, văn bản, video…với siêu dữ liệu gắn kết được bảo mật cao.
- Nghiên cứu đầu tư các thiết bị vệ sinh đối với tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử như: máy làm sạch băng đĩa, cassettes, đầu từ, CD,…
- Nghiên cứu xây dựng các dự án bảo quản tài liệu toàn thư viện bao gồm: tài liệu giấy, tài liệu vi phim và tài liệu số.