Chuyển dạng và nhân bản tài liệu được thực hiện trong hai trường hợp chủ yếu. Thư viện thực hiện chuyển từ tài liệu giấy sang tài liệu số ( số hóa tài liệu) đối với tài liệu sau khi được phục chế dạng tờ rời; việc chuyển dạng tài liệu từ dạng vi thể sang dạng giấy được thực hiện dựa trên yêu cầu của bạn đọc.
2.2.3.1. Nhân bản
Vấn đề nhân bản tài liệu tại Thư viện Quốc gia là rất hạn chế, đặt biệt đối với tài liệu quý hiếm. Việc nhân bản được tiến hành theo hai cách. Một là thư viện nhân bản bằng máy photocopy, hai là nhân bản bằng máy in, sau khi tài liệu được số hóa.
2.2.3.2.Vi thể hóa
Chụp vi phim là một trong những biện pháp chuyển dạng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao, nhất là đối với các tài liệu quý hiếm. Trước năm 1975 việc sao chụp tráng rửa được tiến hành bằng phương pháp thủ công, sau năm 1976 công việc này mới được tiến hành nhờ các trang thiết bị hiện đại do Cộng hòa dân chủ Đức giúp đỡ.
Bộ phận sao chụp microfilm của Thư viện Quốc gia Việt Nam được thành lập vào cuối năm 1995 do trung tâm nghiên cứu Thư viện Quốc hội Mỹ tài trợ, đến
tháng 7/2007 bàn giao về phòng Bảo quản tài liệu. Bộ phận này có chức năng, nhiệm vụ là:
- Chuyển dạng tài liệu từ giấy sang bảo quản tài liệu trên film.
- Chịu trách nhiệm chụp, in, tráng, bảo quản film và in dương bản phục vụ bạn đọc.
2.2.3.2.1. Quy trình chụp microfilm:
Bước 1:
Nhận báo từ phòng Báo tạp chí về kiểm tra sau đó chế bản nêu những thông tin về báo như:
- Tên báo - Năm xuất bản - Tên tổng biên tập - Nơi lưu nguyên bản - Nơi lưu âm bản - Cơ quan chụp Bước 2:
Tiến hành chụp: mỗi kiểu film chụp được 2 trang báo, 1 cuộn miếng chụp được 24 kiểu film, mỗi cuộn dài 30,5m chụp được 720 kiểu film, một cuộn film chụp được 1300 trang báo, sau khi chụp xong, film sẽ được tráng.
Bước 3: sau khi hoàn tất công việc.
- Âm bản 1: được lưu giữ và bảo quản tại bộ phận sao chụp microfilm, chế độ bảo quản luôn ở nhiệt độ 20oC, độ ẩm là 40%.
- Âm bản 2: gửi sang trung tâm nghiên cứu thư viện quốc hội Mỹ. - Dương bản: chuyển sang phòng báo tạp chí phục vụ bạn đọc.
Để thực hiện quy trình nêu trên, Thư viện Quốc gia được trang bị một dây chuyền máy móc chuyên dụng:
Thư viện Quốc gia được trang bị một dây chuyền rửa phim hiện đại từ trung tâm nghiên cứu thư viện Quốc hội Mỹ và cộng hòa Liên bang Đức bao gồm:
- Máy chụp vi film:
Chụp lại hình ảnh của tài liệu trên những thước phim là công đoạn đầu tiên của quá trình phim hóa tài liệu giấy, để thực hiện công đoạn này Thư viện Quốc gia sử dụng máy chụp vi phim của hãng Zeuchej của Đức và máy chụp Hirakawa của Nhật, dùng để chụp phim cỡ 35mm.
- Máy tráng phim:
Sau khi tài liệu được chụp, phim chụp sẽ qua công đoạn tráng, thư viện sử dụng máy tráng phim Kodak Prostar II hãng Professor của Mỹ cùng với hóa chất để tráng phim là thuốc hiện deverloper và thuốc hãm fixer của hãng Kodak.
- Máy kiểm tra chất lượng phim:
Sau khi tráng phim thư viện sẽ thưc hiện kiểm tra chất lượng và thông số của phim bằng máy Densitomter Model TCX. Ngoài ra, để kiểm tra chất lượng phim thư viện còn sử dụng máy kiểm tra phim bằng kính hiển vi.
- Máy nối phim:
Thư viện sử dụng máy nối phim của Metric Splicer & film Company để nối phim trong trường hợp dung lượng của một cuộn phim không chứa được nội dung trọn vẹn của tài liệu, mà một phần của nó được sử dụng trong cuộn phim khác.
- Máy in:
Máy in trong quá trình phim hóa tài liệu được sử dụng để sao các âm bản và dương bản để lưu trữ hoặc sử dụng, Thư viện Quốc gia sử dụng máy in Extek/ Silver film Duplication 2101.
Nhìn chung, hầu hết thiết bị trong dây chuyền sao chụp vi phim tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đều được tài trợ từ một dự án của Mỹ vào năm 1996, cho đến nay các thiết bị này đã trở nên cũ, lỗi thời. Tuy nhiên chúng vẫn là những công cụ chính để phim hóa vốn tài liệu thư viện.
2.2.3.2.2. Bảo quản tài liệu vi phim tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Như trên đã nêu, tài liệu vi phim được lưu giữ ở 02 bộ phận. Âm bản 1 được lưu giữ và bảo quản tại bộ phận sao chụp microfilm thuộc phòng bảo quản, dương bản được lưu giữ và bảo quản để phục vụ tại phòng báo tạp chí.
Đến nay, kho vi phim đã được bảo quản trong phòng điều hòa chế độ luôn là 20 độ C, độ ẩm 40%, được trang bị một máy hút ẩm và một máy kiểm soát nhiệt độ và đổ ẩm như các kho tài liệu khác.
Để khắc phục tình trạng oxy hóa của các hộp đựng phim bằng nhôm và kéo dài được tối đa tuổi thọ của loại tài liệu vi dạng này, Thư viện Quốc gia đã làm hộp chứa Microfilm được làm bằng giấy hoặc bằng nhựa không chứa axit mang nhãn hiệu ACID - FREE century box 35mm loại hộp này đồng thời cũng không chứa chất Lignin và Kodak Imagelink 35mm.
2.2.3.3. Số hóa
Số hóa tài liệu là khâu quan trọng trong việc bảo quản bản tài liệu gốc, đây là công việc phức tạp không chỉ đòi hỏi đầu tư về trang thiết bị máy móc, trình độ của người thực hiện việc số hóa tài liệu mà nó còn liên quan đến vấn đề quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên này của thư viện. Nhìn từ một góc độ khác thì công tác này là điển hình của việc ứng dụng nhiều thành tựu khoa học và công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin trong bảo quản tài liệu thư viện.
Số hóa tài liệu tại Thư viện Quốc gia được tiến hành ở 03 bộ phận là tại phòng bảo quản và tại phòng tin học và phòng báo tạp chí của thư viện. phòng bảo quản và phòng báo tạp chí số hóa tài liệu dạng thô, phòng tin học vừa thực hiện sao chụp tài liệu dạng số và xử lý toàn bộ tài liệu được số hóa của thư viện, quản lý chúng về mặt lưu trữ, bảo quản và phục vụ bạn đọc.
2.2.3.3.1. Tạo lập các bộ sưu tập số:
- Lựa chọn thông tin đưa vào số hóa: Thư viện Quốc gia Việt Nam lựa chọn những tài liệu quý hiếm, tài liệu có giá trị, tai liệu có nguy cơ bị mất vĩnh viễn do hư hỏng… hiện nay bộ sưu tập số của Thư viện Quốc gia gồm những tài liệu quý hiếm được số hóa từ kho Đông Dương, tài liệu Hán Nôm, luận án tiến sĩ,…
- Định dạng tập tin cho tài liệu số: không có quy định nào cụ thể về việc lựa chọn định dạng tập tin của tài liệu số. Tuy nhiên vẫn có một số vấn đề cần xem xét khi quyết định lựa chọn định dạng cho tập tin như: tính phổ biến, tính ổn định, có hỗ trợ siêu dữ liệu và tính xác thực. dựa vào các đặc điểm trên, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã thống nhất lựa chọn định dạng cho tài liệu số hóa như sau
- Ảnh số chủ (ảnh gốc) lưu dưới dạng ảnh TIFF.
TIF / TIFF (Tag Image File Format) được phổ biến rộng rãi và được sử dụng rộng rãi trong tất cả các hệ điều hành như Mac, Windows, Unix…
- Các phần mềm thông dụng như Paint, Microsoft Office Picture Manager, Picasa… hay phần mềm chuyên dụng như Adobe Photoshop đều cho phép hiển thị và hỗ trợ định dạng này.
- Ảnh TIFF có một nhược điểm là dung lượng lớn nhưng có thể chứa dạng file lên đến 64 bit màu, dùng được với các chuẩn RGB, CMYK, LAB. Do vậy, nó rất thuận tiện trong việc sử dụng một hình ảnh trong nhiều bộ phận làm việc mà vẫn luôn đảm bảo chất lượng chính xác lúc in ra.
Các ảnh phái sinh được di trú từ file ảnh gốc thường ở một vài định dạng phổ biến như:
- GIF: Chỉ sử dụng để tạo ảnh thu nhỏ minh họa 1 bit đen – trắng. - JPEG: Sử dụng để phổ biến ảnh có độ phân giải cao trên Internet. - PDF: Duyệt và in ấn tài liệu dễ dàng.
- DjVu: Có khả năng nén tốt hơn PDF và rất dễ dàng trong xoay ảnh, in ấn. Để đọc được định dạng này, người sử dụng phải cài đặt một ứng dụng hỗ trợ (plug-in) được hỗ trợ miễn phí từ LizardTech.
- MrSID: Sử dụng cho ảnh có kích cỡ lớn như bản đồ, tranh ảnh… Định dạng này cho phép người dùng có thể phóng to/thu nhỏ ảnh nhưng vẫn duy trì được độ phân giải cao. [7, tr.26 - 30 ]
Hiện tại, Thư viện Quốc gia Việt Nam đang dùng 2 định dạng ảnh phái sinh chủ yếu là JPG và DjVu.
2.2.3.3.2. Bảo quản tài liệu số hóa.
Bảo quản tài liệu số là một trong những khâu rất quan trọng trong việc tổ chức, quản lý tài liệu số hóa. Công việc này hiện nay chưa được quan tâm một cách đúng mức ở Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng và ở Việt Nam nói chung.
Bảo quản tài liệu số (Digital preservation), là một thuật ngữ thư viện khá mới trong kỷ nguyên thông tin như hiện nay. Khác với cách bảo quản tài liệu in ấn, bảo quản tài liệu số không chỉ liên quan đến việc quản lý tài liệu số mà còn phải đảm bảo khả năng truy cập thông tin liên tục phù hợp với các công nghệ tiên tiến của thời đại. Bảo quản tài liệu số có thể hiểu là hình thức lưu trữ tài liệu số hay các tài liệu đã được số hóa nhằm đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và duy trì khả năng truy cập liên tục của tài liệu, có thể duy trì khả năng truy cập vào nội dung số trong tương lai.
Các biện pháp bảo quản tài liệu số hóa thực hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện nay:
- Bảo quản về mặt vật lý:
Một khi phương tiện lưu trữ bị hư hỏng thì dữ liệu sẽ mất đi, tùy thuộc mức độ hư hỏng nặng hay nhẹ. Vì vậy, trong thời gian qua, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ nhằm giảm thiểu hư hỏng về mặt vật lý đối với những dạng lưu trữ khác nhau của tài liệu số:
+ Nhiệt độ, độ ẩm, bụi
Thư viện Quốc gia Việt Nam đã lắp đặt hệ thống làm mát bằng điều hòa nhiệt độ cho phòng server và đảm bảo hệ thống này hoạt động liên tục
24giờ/ngày; 7ngày/tuần. Đồng thời kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống máy chủ và máy tính trong toàn thư viện theo định kỳ 4 tháng một lần.
+ Ánh sáng mặt trời
Để hạn chế sự tác động của ánh sáng mặt trời đối với đĩa CD, DVD, DVD Thư viện Quốc gia đã trang bị tốt về cơ sở vật chất kỹ thuật cho phòng lưu trữ chúng: kính chắn sáng cho các cửa sổ là kính màu, có khả năng hấp thụ tia cực tím, có tấm nhựa lọc UV (màng nhựa hoặc tấm phủ) thường có chất axetate hoặc chứa axit acrylic, riđô với các chất liệu là vải hoặc nhựa có màu xanh hoặc vàng. Tường cũng được phủ màu sáng để giảm lượng UV.
+ Con người sử dụng không đúng cách
Trong quá trình sử dụng, con người ít nhiều đã tác động và làm giảm tuổi thọ của các phương tiện lưu trữ. Thư viện Quốc gia đã đưa ra một số lưu ý sau giúp hạn chế những tác động xấu đến tuổi thọ và chất lượng của tài liệu:
o Đeo găng tay không có chất xơ khi tiếp xúc để hạn chế bụi bám vào đĩa.
o Không chạm vào bề mặt đĩa.
o Không bẻ cong, uốn đĩa CD, DVD.
o Lấy tài liệu ra ngay khỏi đầu đọc khi sử dụng xong và để vào nơi lưu trữ ngay sau khi sử dụng.
o Không ghi nhãn tùy tiện lên đĩa mà phải sử dụng bút chuyên dụng để ghi nhãn trước khi dán lên tài liệu và chỉ được dán lên những nơi cho phép dán.
- Đảm bảo sự toàn vẹn của thông tin và khả năng truy cập tới thông tin khi cần thiết.
+ Sao lưu dữ liệu (Backup data)
Mất dữ liệu có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Dù mất mát do nguyên nhân nào đi chăng nữa thì việc phục hồi dữ liệu rất phức tạp. Một trong những biện pháp giúp giảm tối đa số lần phục hồi dữ liệu là sao lưu dữ liệu
(Backup data). Sao lưu dữ liệu giúp phát hiện những sai sót và khắc phục kịp thời tránh gây ảnh hưởng đến việc truy cập của bạn đọc.
Có nhiều hình thức sao lưu dữ liệu:
o Full Database Backups : Copy tất cả các file trong một cơ sở dữ liệu.
o Differential Database Backups : Copy những thay đổi trong tất cả các file dữ liệu kể từ lần full backup gần nhất.
o File or File Group Backups : Copy một file đơn hay một nhóm file. o Differential File or File Group Backups : Tương tự như differential
database backup nhưng chỉ copy những thay đổi trong file đơn hay một nhóm file.
o Transaction Log Backups : Ghi nhận một cách thứ tự tất cả các transactions chứa trong transaction log file kể từ lần transaction log backup gần nhất. Loại backup này cho phép ta phục hồi dữ liệu trở ngược lại vào một thời điểm nào đó trong quá khứ mà vẫn đảm bảo tính đồng nhất (consistent).
Các phần mềm quản trị giúp giảm thời gian sao lưu dữ liệu của cán bộ thư viện. Hiện tại, Thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng phần mềm thư viện số DLIB của công ty CMC. Phần mềm hỗ trợ tốt các hình thức sao lưu dữ liệu trên. Trong quá trình sử dụng phần mềm, chưa có sự cố mất dữ đáng tiếc nào xảy ra do lỗi phần mềm quản trị.
+ Làm mới dữ liệu (Refreshing)
Làm mới dữ liệu là việc chuyển các file dữ liệu sang một phương tiện lưu trữ mới. Phương tiện lưu trữ mới có thể cùng loại hoặc khác loại. Bản chất của việc làm mới dữ liệu là chuyển đổi phương tiện lưu trữ nhằm mục đích hạn chế khả năng mất dữ liệu do phương tiện lưu trữ bị lỗi thời hay hư hỏng vật lí.
Chuyển dữ liệu từ đĩa mềm 5,25 inch sang đĩa mềm 3,5 inch
Chuyển dữ liệu từ đĩa mềm sang CD
Chuyển dữ liệu từ CD cũ sang CD mới.
Vì vậy, để bảo vệ dữ liệu khỏi những hư hỏng vật lí, các cá nhân và tổ chức cần xây dựng chế độ làm mới dữ liệu định kỳ; thường xuyên kiểm tra, phát hiện những dấu hiệu hư hỏng để khắc phục kịp thời. Đồng thời, sử dụng các phương tiện lưu trữ bền và ổn định cũng góp phần hạn chế tối đa số lần làm mới dữ liệu, giảm mất mát dữ liệu trong quá trình sao chép.
Từ năm 1998, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chú trọng đến công tác làm mới dữ liệu. Lúc đó, Thư viện đã sao lưu định kỳ các cơ sở dữ liệu thư mục ra CD. Do hạn chế về công nghệ và kinh phí nên việc sao lưu này còn có ý nghĩa là tạo ra các bản sao dự phòng để dùng khi cơ sở dữ liệu thư mục (được xây dựng trên CDS/ISIS) có vấn đề.
Các file ảnh chủ của tài liệu số hoá được lưu trữ trên đĩa DVD. Do dữ liệu mới được tạo ra từ những năm 2006 nên việc sao lưu chưa được tiến hành. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn cho dữ liệu lưu trên các đĩa DVD, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã đầu tư hệ thống két chống cháy, đề phòng trường hợp xấu nhất có thể xảy ra, đảm bảo an toàn dữ liệu.
+ Di trú dữ liệu (Migration)
Di trú dữ liệu là việc chuyển file dữ liệu từ định dạng (format) này sang định dạng khác.