Bảo quản phục chế tài liệu là công đoạn bảo quản phức tạp, tốn nhiều thời gian, công sức và kinh phí nhất trong công tác bảo quản tài liệu thư viện. Việc phục hồi lại nguyên trạng những tài liệu hư hỏng do nhiều nguyên nhân khác nhau đòi hỏi cán bộ bảo quản phải lần tìm nguyên nhân hư hỏng của tài liệu để có những phương pháp phục chế phù hợp. Thư viện Quốc gia Việt Nam đã xây dựng được quy trình để thực hiện bảo quản phục chế tài liệu thư viện.
Những tài liệu trong diện phục chế sẽ được chuyển từ kho lưu giữ đến phòng xử lý bảo quản. Bộ phận nghiên cứu sẽ tiến hành báo cáo tình trạng, phân tích độ pH và độ hòa tan của mực để đưa ra các giải pháp xử lý bảo quản cho các tài liệu hư hại. Sau đó tài liệu và báo cáo tình trạng cùng với phương án xử lý sẽ được chuyển cho bộ phận phục chế.
Ở đây cùng với báo cáo tình trạng và thông qua quan sát bằng kinh nghiệm, phụ thuộc vào tình trạng của tài liệu, cán bộ phục chế sẽ thực hiện các công việc sau: tháo gỡ ghim kẹp và bóc tách băng keo kết dính, vệ sinh bề mặt tài liệu, tẩy vết ố bẩn, khử axit, bồi nền bằng phương pháp leafcasting, tôn nền, sửa chữa thủ công và đưa vào ép phẳng bằng hơi nóng hoặc bằng tấm thấm chuyên dụng.. Sau đó tài liệu được thu thập dưới dạng tờ rời sẽ được số hóa để đưa lại hình ảnh rõ ràng nhất. Sau khi hoàn thành một bản sao số hóa để phục vụ bạn đọc, tài liệu gốc sẽ được chuyển lại bộ phận phục chế đóng lại và làm hộp bảo quản. Báo cáo tình trạng và phương án xử lý sẽ được hoàn thiện và đưa vào dữ liệu xử lý bảo quản trong máy tính để kiểm tra và quản lý.
Thư viện Quốc gia Việt Nam đã sử dụng hàng loạt các thành tựu của khoa học và công nghệ cho công tác bảo quản phục chế:
01.Dụng cụ đo độ dày tài liệu (thickness gauges)
Máy đo dộ dày của tài liệu được sử dụng để đo độ dày của tài liệu gốc. Trong quá trình phục chế tài liệu bị hư hỏng, cán bộ bảo quản sẽ dựa trên thông số mà máy đo độ dày cung cấp nhằm tìm ra một loại giấy có độ dày tương tự, hoặc pha bột giấy bồi nền để tài liệu sau khi được bồi nền sẽ có độ dày dày giống với tài liệu gốc.
Thư viện đang sử dụng máy đo dộ dày của giấy bằng kỹ thuật số với mức độ chuẩn ban đầu bằng 0. Máy 985 – 1319 b là máy đo bỏ túi mặt tròn 19mm khả năng đo 0 -10mm, độ chính xác 0.01mm.
02 . Máy đo độ pH trên giấy
Trong công tác bảo quản, nắm được thông số về độ axit trong giấy là rất quan trọng, nó giúp cho cán bộ bảo quản biết được độ nhiễm axit của tài liệu, trong trường hợp những trang sách hay màu của bức ảnh bị phai thì tiến hành thử hoặc khi cán bộ bảo quản nghi ngờ trong giấy có axit thì dùng máy đo độ pH trên để kiểm tra.
Thư viện Quốc gia sử dụng máy đo độ pH metrer, là sản phẩm của hãng PEL. Máy gồm 2 bộ phận chính, một đầu là màn hình điện tử để đọc chỉ số nồng
độ axit, đầu còn lại giống như một chiếc bút nối với nhau bằng một đoạn dây điện, khi tiến hành đo độ pH trên giấy cán bộ thư viện dùng bút chấm vào một dung dịch hóa học đã được pha chế trước đó, rồi đặt lên trang giấy, độ pH của giấy sẽ hiện lên màn hình điện tử ở đầu bên kia của máy. Máy được thiết kế để đo độ pH trên giấy, vải và các mặt phẳng khác. Sau khi có được thông số về độ pH của tài liệu, cùng với chất liệu giấy và tình trạng hiện tại của tài liệu, cán bộ phục chế sẽ đưa ra phương án khử axit phù hợp.
03. Bộ bóc tách tài liệu dính
Tài liệu thư viện, đặt biệt đối với những tài liệu được xuất bản cách đây vài chục năm, bị cũ, rách trong quá trình sử dụng và cán bộ thư viện thời bấy giờ khôi phục chúng bằng cách dán băng dính thông thường, một số khác do bị ẩm ướt các trang giấy sẽ dính bết lại với nhau, điều đó cũng xảy ra với các bức ảnh đã có từ lâu trong thư viện mà chưa được bảo quản trong điều kiện tốt. Để hỗ trợ cán bộ thư viện phục chế các loại tài liệu nêu trên Thư viện Quốc gia trang bị bộ bóc tách tài liệu dính.Thiết bị này cung cấp một vòi phun không khí ẩm (hoặc khô) từ nhiệt độ xung quanh cho tới 100 độ C và được dùng để bóc bỏ nhựa dán, hồ thông, nhãn cũ, tách các lớp giấy, kích hoạt băng dính và emzyme, làm lỏng phần dán tài liệu và vệ sinh. Không khí ẩm tạo ra từ các máy hút ẩm được làm nóng bằng bộ bóc tách tời một nhiệt độ mong muốn đã đặt trước và giữ liên tục ở một mức cố định.
Cách thức hoạt động của bộ bóc tài liệu là không khí ẩm tạo ra từ máy hút ẩm siêu âm được làm nóng bằng cách xoay bộ phận điều khiển tới mức nhiệt độ thực tế được hiển thị qua bảng hiện số. Nhiệt độ được điều chỉnh máy đọc và hiển thị nhiệt độ thực tế. Dải nhiệt bắt đầu từ nhiệt động xung quanh cho tới 100 độ C, người dùng nhận thấy việc sử dụng nhiệt độ thấp rất hữu ích, đặc biệt là cho vệ sinh bằng enzyme. Chức năng phun khí khô đặc biệt hữu hiệu đối với băng dính nhiệt độ thấp như beva 371 sử dụng trong bảo tồn tranh sơn dầu.
04. Dao tách đa dạng
Dao tách đa dạng là một bộ bao gồm nhiều dụng cụ như những chiếc dao với nhiều kích cỡ và hình dáng khác nhau. Rất phù hợp cho và tiện lợi cho cán bộ kỹ thuật làm công tác phục chế các tài liệu bị hư hỏng. Giúp cho công việc được dễ dàng và chính xác trong mọi định dạng của tài liệu cần phục chế.
05. Máy vệ sinh tài liệu
Tài liệu trong diện phục chế thường cũ, nhiều bụi bám trong đó có cả nấm mốc và vi khuẩn gây ảnh hướng xấu đến sức khỏe của cán bộ bảo quản. Để tiết kiệm thời gian, công sức, bảo vệ sức khỏe cho cán bộ bảo quản và bảo vệ môi trường xung quanh Thư viện Quốc gia đã sử dụng máy vệ sinh tài liệu. Máy có khung thép uốn nguội vững chắc được mạ bằng bột ê –bô – xy chống ăn mòn, có màu trắng ral : 9003. Bánh xe bằng nhựa đường kính 80mm có hãm và tay nâng chống kẹp kèm theo. Được trang bị lọc hạt sơ bộ hiệu suất 92% với hạt cỡ 5 micron và màng lọc hepa hiệu suất 99,99% với hạt cỡ 0,3 micron để bảo quản tối đa.
Với Model chuẩn – thiết bị đã được kiểm chứng là hiệu quả vô giá khi vệ sinh những sách lưu trong kho chật hẹp, thường chứa nấm mindiu cần được khử một cách an toàn để giảm nguy cơ lây lan hoặc ảnh hưởng tới sức khỏe của cán bộ bảo quản, những người làm công việc vệ sinh những cuốn sách này trước khi đưa vào kho bảo quản. Khi thực hiện vệ sinh tài liệu, cán bộ bảo quản cho tài liệu vào một máy, dùng chổi chuyên dụng quét bụi bẩn bám trêm tài liệu, không khí được hút từ khu vực xung quanh bề mặt hoạt động của máy. Những dòng khí này tạo ra một luồng không khí hút theo bất kỳ hạt nào xuất hiện trong các công đoạn bảo quản. Các hạt vụn lớn hơn sẽ rơi xuống một khay bụi dễ tháo rời để vệ sinh thường xuyên. Do đó, bụi bẩn sẽ không bay tự do trong không khí là ô nhiễm môi trường. Máy hoàn toàn cơ động và có thể đẩy tới nơi cần vệ sinh.
Khi phục chế sách Đông Dương cán bộ thư viện thường sử dụng máy này, đối với sách Hán Nôm do giấy mỏng nên thường vệ sinh chung cả quyển bằng phương thức thủ công.
06. Bộ bàn chải chuyên dụng
Bộ bàn chải này trông như những bàn chải quét sơn, là chổi dưới nhiều kích cỡ và hình dáng khác nhau như: hình tròn, hình chiếc bút, tùy vào tính chất công việc mà cán bộ bảo quản có thể sử dụng từng dụng cụ phù hợp, dùng cho các chức năng bảo quản từ quét bụi, phết keo, quét sơn, đánh véc ni, vệ sinh, tút lại đồ vật, giặt giũ và nhiều tính năng khác.
Thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng bộ chải hiệu Craftsmando, lông bàn chải được làm từ vật liệu tự nhiên như: lông ngựa, lông heo, lông dê trắng. lông bàn chải được pha đồng và bạc của Đức. Cán bộ bảo quản sử dụng bộ chổi này cho nhiều công việc khác nhau như: vệ sinh tài liệu, quét hồ, quét keo,…Mỗi loại hồ, keo dán khác nhau thì dùng loại chổi có chất liệu lông bàn chải khác nhau. Kích cỡ đầu chổi khác nhau giúp cho cán bộ phục chế thực hiện thao tác thuận tiện hơn: quét keo bồi nền cho tài liệu khổ lớn thì dùng chổi có đầu bàn chải rộng, quét keo ở gáy sách thì dùng bàn chải có đầu chổi nhỏ, dễ luồn lách, dễ di chuyển,…
07.Bút chì chuyên dụng.
Cấu tạo của bút chì chuyên dụng giống như bút chì thông thường, có một đầu chì và một đầu tẩy. Điểm khác biệt giữa chúng là chất liệu của lõi chì và tẩy, lõi chì được chế tạo sao cho đánh dấu được lên các trang tài liệu và khi tẩy đi thì không để lại vết hằn, đối với đầu tẩy được chế tạo để có thể làm sạch các vết bẩn trên mặt giấy dễ dàng mà không làm rách giấy. Mặt khác, bút chì chuyên dụng có nhiều kiểu dáng khác nhau tạo thuận lợi trong quá trình sử dụng.
Cán bộ bảo quản tại Thư viện Quốc gia sử dụng bút chì chuyên dụng để đánh dấu các trang tài liệu trong quá trình làm việc, và tẩy những vết bút chì hay vết bẩn trên trang tài liệu.
08. Máy khử axit hàng loạt
Máy khử acid hiệu Neschen C 900 – 2, dùng để bảo quản giấy lưu trữ hiện đại, không dùng một dung môi nào nên không gây ảnh hưởng đến môi trường, đây là một hệ thống kết hợp kết quả tối ưu với việc chỉnh lại kết quả của tài liệu bằng metyl xenluzo.
Máy khử axit nhỏ C900-2 được thiết kế cho việc lắp đặt cơ động tại các vị trí khác nhau theo yêu cầu của khách hàng và giảm chi phí khử axit xuống chỉ chiếm một phần nhỏ chi phí của các hệ thống khác.
Máy có kích thước nhỏ (chiều dài 3m, cao 1,5m, rộng 1m) nên có thế lắp đặt được trong phòng có diện tích bình thường. Cần có điện 380v, đường ống nước và bồn rửa.
Công suất của máy này là xấp xỉ 400 tài liệu khổ a4 trong một giờ; giấy mỏng có thể chạy nhanh hơn, giấy dày chậm hơn một chút. Máy có thể xử lý cả báo, bản đồ và sơ đồ.
Máy vận hành 4 tờ giấy khổ a4 một lúc. Tài liệu được chuyển qua bồn khử axit với sự trợ giúp của hai tấm kim loại. Tài liệu được ngâm trong bồn khoảng 3,5 phút. Trong suốt thời gian này tài liệu sẽ được khử axit, dung dịch đệm có chất kiềm được đưa vào tiếp theo là quá trình chỉnh kích thước gia cố giấy và làm cho nó trở lại độ mềm. Trong quá trình này có sử dụng thuốc hãm màu loại tốt nhằm ngăn cản màu và mực bị nhòe hoặc chảy trong khi ngâm nước.
Tuy nhiên, máy khử axit hàng loạt phù hợp để dùng cho tài liệu lưu trữ, bản rời và chỉ có một bản, Thư viện Quốc gia hiện đang phục chế tài liệu Hán Nôm và tài liệu Đông Dương, chủ yếu là sách nên các máy khử axit hàng loại trong giai đoạn này ít được sử dụng.
09. Bàn kính đèn chiếu
Đây là công cụ hỗ trợ cho phương pháp sửa chữa thủ công sử dụng trong xử lý phục chế tài liệu. Bàn kính đèn chiếu rọi trực tiếp vào tài liệu có tác dụng
kiểm tra cấu trúc giấy, khoảng cách của vết hư hại làm cho chúng có thể nhìn thấy được để sửa chữa. Cán bộ bảo quản sẽ nhìn vào đó để tổ khuôn vết rách và gắn vá vào để các vết sửa chữa khó nhận thấy được. Phương pháp này mang lại hiệu quả thẩm mỹ cao trong công tác bảo tồn vốn tài liệu.
Bàn kính đèn chiếu có cấu tạo nhỏ, gọn trông đơn giản nhưng đã giúp ích rất nhiều cho cán bộ phục chế tại Thư viện Quốc gia trong việc phục chế thủ công tài liệu bị hư hỏng ở dạng: rách, mất góc, rách đường chỉ giữa 2 trang tài liệu, ….
10. Hóa chất ngâm khử axit
Tài liệu cần phục chế phần lớn đều bị axit hóa, độ pH đo được trong tài liệu cao, ngâm khử axit là một bước quan trọng trong quy trình phục chế tài liệu, đảm bảo cho tài liệu sau khi được phục chế có giá trị pH là trung tính hoặc kiềm, sau đó được bảo vệ trong môi trường có nhiệt độ và độ ẩm thích hợp thì tài liệu đó sẽ kéo dài được tuổi thọ của nó.
Trước đây việc sử dụng hợp chất hóa học thích hợp đã được trộn sẵn trong quá trình khử axit thường phải mua từ nước ngoài. Giá thành rất đắt. Hiện nay, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã đặt mua trong nước, áp dụng chất canxi – hidroxit – thường gọi là vôi tôi cho quá trình khử axit được cho là kinh tế và hiệu quả. Nó an toàn và không ảnh hưởng đến sức khỏe của người làm trực tiếp. Sau khi khử axit, giấy sẽ mang giá trị pH là trung tính hoặc kiềm, điều này phụ thuộc vào độ nhiễm axit của giấy trước khi khử.
11. Máy trộn hóa chất
Thư viện Quốc gia sử dụng Máy trộn hóa chất Stert Pro. Máy trộn hóa chất được sử dụng để trộn hóa chất trong công đoạn khử axit tài liệu, với cơ chế hoạt động tự động, giúp cán bộ thư viện bớt vất vả và không tiếp xúc nhiều với hóa chất trong việc chuẩn bị hóa chất ngâm khử axit, đồng thời cho ra một hỗn hợp đạt tiêu chuẩn.
12. Máy bồi nền
Thư viện Quốc gia sử dụng máy bồi nền MSC để bồi nền cho những tài liệu bị côn trùng gặm nhấm tạo thành những lỗ nhỏ như kim châm hoặc to hơn, tài liệu bị rách mép hoặc các lý do khác.
Quy trình làm việc của máy bồi nền là sau khi giấy được cho vào máy nghiền, ta sẽ có một hỗn hợp nước và giấy. Tài liệu cần được bồi vá sẽ được xếp vào máy bồi nền trên một mặt phẳng, cho nước trong máy dâng lên và đổ hỗn hợp trên vào, khua đều tay để những bột giấy lấp đầy vào các lỗ châm kim trên bề mặt tài liệu, cho nước rút, phơi khô tài liệu và thực hiện các bước tiếp theo.
13. Máy nghiền bột giấy
Máy nghiền bột giấy là thiết bị nghiền giấy sử dụng cho việc bồi nền tài liệu. Thư viện Quốc gia sử dụng máy nghiền bột giấy Hamition Beach, phương thức hoạt động của nó gần giống như một chiếc máy xay sinh tố. Giấy dùng cho bồi nền, nước và keo chuyên dụng được cho vào máy theo một lượng đã được tính toán sẵn tùy theo tài liệu cần bồi nền, sau đó khi máy hoạt động ta sẽ được một hỗn hợp nguyên liệu dùng cho bồi nền. Cán bộ phục chế gần như sử dụng thường xuyên máy bồi nền và máy nghiền bột giấy trong quá trình phục chế tài liệu tại thư viện.
14. Nguyên liệu giấy dùng cho bảo quản
- Giấy tôn nền cho tài liệu 1 mặt:
Giấy dạng tấm được làm từ 100% Kozo thường được các nhà bảo quản sử dụng trong đóng gáy sách, làm tấm đệm cho tài liệu hoặc bản đồ…đặc biệt phù hợp cho tài liệu khổ lớn vì nó hơi nặng hơn hầu hết các giấy khác của Nhật.
- Giấy tôn nền cho tài liệu 2 mặt:
Giấy này được sản xuất theo công nghệ cao của Nhật từ bột mịn sun –