II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ CỦA CÔNG TY CỔ
3. hạch toán tình hình biến động TSCĐ tại công ty
a) Hạch toán tăng TSCĐ
TSCĐ của công ty do nhiều nguyên nhân khác nhau như: được cấp trên cấp, do mua sắm bằng nguồn vốn tự bổ sung của đơn vị hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do chuyển công cụ dụng cụng thành TSCĐ. Nhìn chung TSCĐ của công ty hiện nay tăng chủ yếu là do mua sắm, xậy dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung và nguồn vốn do công ty vay. TSCĐ khi về đến công ty đều được công ty nghiệm thu.
• Hạch toán tăng TSCĐ do mua sắm
Việc mua TSCĐ tại công ty xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, được căn cứ vào kế hoạch đầu tư, triển khai các tiến bộ khoa học kỹ thuật và yêu cầu đổi mới trên công nghệ tiên tiến vào sản xuất. Sau khi kế hoạch mua sắm được duyệt công ty ký hợp đồng mua TSCĐ vói nhà cung cấp. Sau khi ký hợp đồng kinh tế hai bên tiến hành bàn giao TSCĐ, sau đó kế toán làm các thủ tục thanh toán cho bên bán. Khi hợp đồng hoàn thành hai bên thanh lý hợp đồng, công ty lập biên bản nghiệm thu và đưa TSCĐ vào sử dụng.
Chứng từ liên quan đến việc mua sắm TSCĐ bao gồm: - Giấy đề nghị của bộ phận có yêu cầu
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn bán hang, hóa đơn chi phí
- Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng
Các chứng từ này là căn cứ cho việc hạch toán chi phí và hạch toán tổng hợp hoặc tăng TSCĐ, sau đó được lưu vào hồ sơ.
Nhìn chung, TSCĐ của công ty hiện nay chủ yếu là do mua sắm.
VD: Năm 2001 công ty dự án đầu tư máy móc thiết bị phục vụ thi công bằng nguồn vốn vay. Công ty đã ký kết hợp đồng 84/HĐKT mua 1 silô trạm trộn công suất 20 tấn/h với nhà máy kết cấu thép cơ khí Đông Anh. Quá trình mua bán hoàn thành sau khi có biên bản nghiệm thu và biên bản bàn giao thiết bị.
Cụ thể là:
- Hợp đồng kinh tế.
- Biên bản thanh lý hợp đồng. - Biên bản bàn giao máy. - Biên bản bàn giao TSCĐ.
Tổng công ty XD công nghiệp việt nam Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam N/M kết cấu thép cơ khí đông anh Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số 84 -/HĐKT
Hợp đồng kinh tế
• Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của hội đồng nhà nước công bố ngày 29/09/1989.
• Căn cứ nghị định số 17 và 18/HĐKT ngày 16/01/1990 của HĐBT quy định về thực hiện pháp lệnh hợp đồng
Hôm nay ngày 05/07/2013 Chúng tôi gồm:
Đại diện bên A: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang
Do ông: Đào Tiến Dũng. Chức vụ: Phó giám đốc
Địa chỉ: Tầng 7 tòa nhà VVT, số 93B Tổ 26 phường Phương Liên, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Số tài khoản: 7310 – 00784 Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội
Đại diện bên B: Nhà máy kết cấu thép Đông Anh
Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh – Hà Nội Điện thoại: 8834977. Fax: 8834975. Mã số thuế: 4600100162 – 9019
Số tài khoản: 7310 – 0105 K tại ngân hàng đầu tư và phát triển Đông Anh Hà Nội
Hai bên kí kết HĐKT với các điề khoản sau:
Điều 1: Nhiệm vụ và trách nhiệm của bên B
Chế tạo một Silô chứa xi măng 20 tấn theo bảng vẽ bên A cấp.
Chất lượng kết cấu cơ khí nói chung phải đạt được các yêu cầu kỹ thuật chất lượng của bên A
Bên B phải đảm bảo tính bản quyền sản phẩm của bên A, chỉ được sử dụng các tài liệu kỹ thuật, các bản vẽ chế tạo khi được bên A đồng ý bằng văn bản Giao hàng đúng hạn
Điều 2: Nhiệm vụ và trách nhiệm của bên A
Chịu trách nhiệm cung cấp bản vẽ và các chi tiết của phần kết cấu cơ khí cho bên B chế tạo.
Thông báo tiến độ nhận hàng để bên B có kế hoạch chế tạo. Cử cán bộ giám sát kỹ thuật.
Chuyển tiền đúng hạn.
Điều 3: Điều kiện giao, nhận hàng
Sản phẩm được nghiệm thu tại mặt bằng xưởng của nhà máy kết cấu thép Đông Anh – Hà Nội
Sauk hi hi bên đồng ý giao, nhận hàng, bên B có trách nhiệm giao toàn bộ sản phẩm có liên quan như đã thỏa thuận và kèm theo hóa đơn đặt hàng.
Do ông: Trần Đức Y. Chức vụ: Phó giám đốc
Sở xây dựng hà nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩ việt nam
Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang Độc lập – tự do – hạnh phúc
Biên bản thanh lý hợp đồng
Căn cứ hợp đồng số 84/HĐKT ngày 05/07/2001 được ký giữa hai công ty cổ phần đầu tư và Xây Dựng Đại quang và nhà máy kết cấu thép cơ khí đông anh.
Hôm nay ngày 30/10/2013 tại Hà Nội, chúng tôi gồm: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại quang ( bên A):
Địa chỉ: Tầng 7 tòa nhà VVT, số 93B Tổ 26 phường Phương Liên, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Số tài khoản: 7310 – 00784 Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội Mã số thuế: 0100105045 – 1
Nhà máy kết cấu thép cơ khí Đông Anh( bên B): Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh – Hà Nội
Mã số thuế: 4600100162 – 091 - 1
Số tài khoản: 7310 – 0105 K tại ngân hàng đầu tư và phát triển Đông Anh Hà Nội
Người đại diện: Ông Trần Đức Y – Phó giám đốc
Theo biên bản kiểm tra bàn giao máy ngày 25/10/2001 hai bên cùng nhau thống nhất thanh lý hợp đồng số 84/ HĐKT ký ngày 05/07/2001 cụ thể là:
1. Về yêu cầu kỹ thuật
Nhà máy kết cấu thép cơ khi Đông Anh đã bàn giao cho công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang 01 silô chứa si măng 20 tấn. Silô hoạt động tốt, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật. Trong quá trình thực hiện hợp đồng hai bên không có vướng mắc, tranh chấp cũng như phát sinh, thay đổi gì.
2. Về giá trị hợp đồng
Tổng số tiền bên A phải trả cho bên B là: 40.596.000 đồng Bên A đã tạm ứng cho bên B là: 20.000.000 đồng
Số tiền còn lại bên A phải trả là: 20.596.000 đồng
Bên A có trách nhiệm thanh toán hết số tiền cho bên B sau 30 ngày kể từ ngày thanh lý hợp đồng.
Biên bản thanh lý hợp đồng này được lập thành 4 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 2 bản.
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – tự do – hạnh phúc
Biên bản bàn giao máy
Hôm nay ngày 25/10/2001 chúng tôi gồm:
• Biên giao (bên B) nhà máy kết cấu thép cơ khí Đông Anh Đại diện ông (bà): Trần Đức Y
Chức vụ: Phó giám đốc
• Bên nhận (bên A) công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang Đại diện ông (bà): Đông minh tiến
Chức vụ: xưởng trưởng xưởng sản xuất gạch Block
Hai bên tiến hành bàn giao silô chứa xi măng gồm các phần sau: - Thùng chứa 20 tấn hoạt động tốt.
- Hệ thống lọc van an toàn hoạt động tốt - Vít lại cung cấp xi măng hoạt động tốt Kết luận:
Bên B bàn giao cho bên A 1 Silô chứa xi măng công suất 20 tấn do nhà máy kết cấu thép cơ khí Đông Anh chế tạo. Hiện tại Silô trên hoạt động bình thường, các hệ thống đầy đủ và đảm bảo hoạt động tốt. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang (bên A) nhận, bàn giao, quản lý và đưa vào sử dụng.
Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang
Biên bản giao nhận TSCĐ Số: 357
Căn cứ theo hợp đồng số 84/HĐKT ngày 5/5/2001 của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang và nhà máy kết cấu thép Đông Anh.
Hôm nay ngày 25/10/2001 tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang.
Địa chỉ: Tầng 7 tòa nhà VVT, số 93B Tổ 26 phường Phương Liên, Quận Đống Đa, Hà Nội.
đã nhận TSCĐ ( Máy Silô trạm trộn). Bên giao: Nhà máy kết cấu thép Đông Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh – Hà Nội
Đại diện Ông: Trần Đức Y – Chức vụ: Phó giám đốc Bên nhận: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Quang Ông: Mai Qung Lực – Giám đốc
Địa chỉ: Tầng 7 tòa nhà VVT, số 93B Tổ 26 phường Phương Liên, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Hai bên đã tiến hành giao nhận TSCĐ, xác nhận việc giao TSCĐ như sau :
TT Tên ký mã hiệu quy cách Số hiệ u TS C Đ Nư ớc Sả n xuấ t Nă m SX Năm đưa vào sử dụng Công suất Tính nguyên giá TSCĐ Tỷ giá hao mòn Tài liệu kỹ thuật kèm theo Giá mua Cướ c vận chuy ển Chi phí chạy thử Nguyên giá TSCĐ A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Silô trạm trộn Việ t Na m 40.59 6.000 5.783. 650 46.379.6 50 Cộn g x x x x x x
Sau khi bàn giao xong, kế toán thanh toán cho bên bán hàng bằng chuyển khoản. Khi việc mua bán, thanh toán hoàn tất, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan bao gồm : Giấy đề nghị của bộ phận ; Quyết định của giám đốc công ty ; hợp đồng kinh tế ; hóa đơn bán hàng ; hóa đơn chi phí liên quan ; biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng từ đó xác định nguyên giá cho TSCĐ.
• Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán ghi sổ chi tiết và cuối tháng lập bảng kê chi tiết TSCĐ tăng trong tháng. Căn cứ vào bảng kê này định khoản và vào sổ cái tài khoản 211 theo định khoản :
Phản ánh vào sổ theo định khoản : + Nợ TK 211 : 46.379.650
Có TK 112 : 46.379.650 +Nợ TK 414 : 46.379.650 Có TK 411 : 46.379.650
• Hạch toán tăng do XDCB hoàn thành bàn giao
Tháng 12/2000 Công ty xây dựng thêm một Hội trường phòng họp nên tầng 3, trên nền cải tạo nóc nhà làm việc cũ. Gía trị công trình là 300 triệu đồng.
Ngày 20/12/2000 công trình hoàn thành, nghiệm thu bàn giao và đưa vào sử dụng. Theo quyết toán của công trình là 310 triệu đồng, các chi phí khác về tiền mặt, nguồn vốn dùng để xây dựng là nguồn vốn đầu tư XDCB.
+Kế toán tập hợp toàn bộ các chi phí có liên quan tới công trình Bảng tổng hợp quyết toán
Công trình: Cải tạo nhà làm việc
Hạng mục: Hội trường phòng họp – tầng 3
Khoản chi phí phát sinh Phần chính Phần phát sinh - Chi phí vật liệu 155.614.447 15.536.304 A - Chi phí nhân công 38.949.296 18.817.546 B
- Chi phí máy 2.578.960 9.727 C
Nợ. TK 241(2): 322.000.000 Có: TK 311: 310.000.000 Có: TK 111: 12.000.000
Nợ: TK 211: 322.000.000 Có: TK 241: 322.000.000 +Kết chuyển nguồn vốn Nợ: TK 411: 322.000.000 Có: TK 411: 322.000.000
Trên cơ sở đó kế toán sẽ phản ánh vào sổ TSCĐ định kỳ tính khấu hao, ghi vào sổ cái TK 211.
*Hạch toán tăng do đánh giá lại tài sản
Hàng kỳ, theo quy định của Bộ tài chính nhà máy tiến hành đánh giá lại TSCĐ đẻ xác định chính xác giá trị TSCĐ hiện có của DN mình, ở Công ty đầu tư xây dựng Hà Nội, TSCĐ tăng do đánh giá lại nhà xưởng.
*Đánh giá lại nhà xưởng:
Trong tháng 11/2000 căn cứ vào thực trạng của nhà xưởng kiểm kê năm 2000 và căn cứ theo giá xây dựng của Bộ xây dựng ban hành, kế toán đánh giá lại nhà xưởng như sau:
Tên tài sản Nguyên giá Nguyên giá theo đánh giá lại Chênh lệch Nhà tầng 1 166.061.526 148.581.526 32.520.000 Nhà VH tầng 1 65.454.164 91.167.164 24.713.000 Cộng 181.515.690 238.798.690 57.233.000 Bảng trên được lập trên cơ sở các biên bản đánh giá tại TSCĐ.
Kế toán ghi tăng TSCĐ như sau: Nợ: TK 211: 57.233.000 Có: TK 412: 57.233.000
Trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào sổ theo dõi TSCĐ định kỳ vào nhật ký công ty và vào sổ cái TK 211.
b, Hạch toán giảm TSCĐ
TSCĐ của công ty giảm nhiều do nhiều nguyên nhân khác nhau: do thanh lý, nhượng, bán, do chuyển thành CCDC, giảm do phát hiện thiếu qua kiểm kê.
Nhưng TSCĐ của công ty giảm chủ yếu do thanh lý, nhượng, bán.
Đối với TSCĐ phải tập hợp đầy đủ chứng từ, hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ giảm TSCĐ gồm: Đơn xin thanh lý TSCĐ, biên bản thanh lý(nhượng, bán TSCĐ)
*. TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán:
Khi có TSCĐ nào cần thanh lý, nhượng bán đơn vị sử dụng TSCĐ chủ động làm trình để xin thanh lý nhượng, bán. Khi có quyết định thanh lý, nhượng, bán của giám đốc mới được phép thanh lý TSCĐ.
Hội đồng thanh lý gồm có: - Phòng tài chính
- Đơn vị sử dụng TSCĐ.
Hội đồng thanh lý chịu trách nhiệm tổ chức việc thanh lý, nhượng, bán TSCĐ và lập biên bản thanh lý theo mẫu quy định. Biên bản thanh lý, nhượng, bán TSCĐ được lập thành 3 bản, 1 bản được giao cho phòng tài vụ để theo dõi, ghi sổ, 1 bản giao cho phòng kế hoạch để lập hồ sơ kỹ thuật, 1 bản giao cho công ty.
Sauk hi đã làm đầy đủ mọi thủ tục thanh lý, kế toán ghi hủy thẻ TSCĐ vào sổ TSCĐ. Các chứng từ liên quan tới việc thanh lý gồm:
-Bảng kê thiết bị không cần dùng. -Bảng kê thiết bị xin thanh lý.
-Bảng quyết định cho phép thanh lý. -Biên bảng thanh lý TSCĐ.
Cụ thể quý IV năm 2000 sau khi nhận quyết định của công ty cho phép nhượng, bán, công ty đã tiến hành nhượng, bán xe ô tô MAZDA.
Các chứng từ gồm:
-Danh mục thiết bị vật tư cần thanh lý. -Bảng kiểm kê ô tô, xe máy.
-Biên bản giao xe.
Sau khi làm đầy thủ tục thanh lý, căn cứ vào biên bản nhượng, bán 30/12 và các chứng từ có liên quan kế toán lập bảng kê phân loại ghi giảm TSCĐ
+Nợ: TK 214: 182.992.570 +Nợ: TK 821: 65.507.403
Có: TK 211: 248.500.000
+Số tiền thu do nhượng, bán TSCĐ kế toán ghi: +Nợ: TK 111: 70.000.000
+Có: TK 721: 70.000.000
Trên cơ sở đó kế toán sẽ phản ánh tình hình trên sổ sách: Sổ chi tiết TSCĐ(ghi giảm) định kỳ vào sổ nhật ký công ty, sổ cái TK 211, TK 214.
Ngày 31/12/2000 công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ và phát hiện còn thiếu một máy hàn điện tử. Nguyên giá là 5.500.000 đồng đã khấu hao 2.395.250 đồng và gúa trị còn lại là : 3.104.750 đồng. Hội đồng kiểm kê đã lập biên bản kiểm kê số 315 ngày 31/12/2000 và quy trách nhiệm vật chất cho người trực tiếp quản lý tài sản ( phần giá trị còn lại ), biên bản đã được giám đốc thông qua.
Kế toán dựa trên biên bản TSCĐ như sau: Nợ TK 214: 2.395.250
Nợ TK 138: 3.104.750 Có TK 211: 5.500.000
Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại quang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Phòng kế hoạch kinh doanh Độc lập – tự do – hạnh phúc
Hà nội, ngày 10 tháng 11 năm 2013
Danh mục thiết bị vật tư đề nghị thanh lý
Căn cứ vào đề nghị của phòng hành chính quản trị công ty về việc xin thanh lý xe ô tô Mazda 29H – 8483 và các vật tư tồn kho tại kho Nhân Chính.
Sau khi kiểm tra và đánh giá sơ bộ tình trạng hiện tại của các thiết bị vật tư xin thanh lý, phòng kế hoạch kinh doanh đề nghị Hội đồng thanh lý và định giá tài sản vật tư thiết bị vật tư của công ty xem xét và cho nhượng, bán các thiết bị có trong danh mục sau:
TT Tên vật tư thiết bị
Năm sử dụn g Đơn vị Số lượng Tình trạng kỹ thuật hiện tại Giá trị còn lại theo sổ sách tính đến 10/2000 (%) Dự kiến giá trị