của các bộ
Nhu cầu sử dụng thông tin TLLT xuất phát từ khả năng phục vụ hoạt động thực tiễn và hoạt động nghiên cứu khoa học của TLLT. Đây đồng thời là hai yếu tố quan trọng cấu thành nên giá trị của một TLLT hay một hồ sơ lƣu trữ. Theo các nhà lƣu trữ học phƣơng Tây, một tài liệu từ khi ra đời đến khi đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ có ít nhất là 3 giá trị khác nhau. Giá trị hiện hành (active) ứng với thời gian tài liệu mới đƣợc ban hành. Giá trị tiền lƣu trữ (post - active) ứng với giai đoạn lƣu trữ hiện hành tại cơ quan, tài liệu vẫn đƣợc sử dụng nhƣng ở mức độ ít đi. Giá trị nghiên cứu lịch sử (non - active) ứng với giai đoạn đƣợc bảo quản trong các lƣu trữ cố định. Theo một cách hiểu khác, giá trị của tài liệu gồm hai giá trị, đó là giá trị thực tiễn (chính là giá trị hiện hành, giá trị tiền lƣu trữ) và giá trị lịch sử. Tuy nhiên, hoàn toàn không có sự phân biệt rạch ròi giữa giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu. Trong các lƣu trữ hiện hành, trong đó có các lƣu trữ bộ, nhu cầu sử dụng TLLT phục vụ các hoạt động thực tiễn là nhu cầu quan trọng nhất. Hay nói cách khác, thông tin TLLT đƣợc sử dụng nhiều nhất là để phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ. Nhu cầu sử dụng thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ rất đa dạng. Đây đồng thời là những đóng góp của chính TLLT. Dƣới đây là một số nhu cầu sử dụng thông tin TLLT phục vụ một số mục đích quan trọng trong hoạt động của bộ:
Thứ nhất, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT như một nguồn thông tin pháp lý quan trọng làm cơ sở cho hoạt động quản lý nhà nước của các bộ.
Thực thi các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc liên quan đến ngành hay lĩnh vực mà bộ phụ trách là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ. Đây đồng thời là các căn cứ pháp lý quan trọng đối với hoạt động của các bộ. Những kế hoạch, biện pháp thực
hiện, thông tƣ hƣớng dẫn... của các bộ khi ban hành nhất thiết phải căn cứ vào nội dung của các chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc. Nguyên tắc này chính là yêu cầu đảm bảo tính hợp pháp cho quyết định quản lý của các bộ.
Hầu hết, nội dung các chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc đều đƣợc thể hiện bằng hình thức văn bản. Đây đồng thời là những tài liệu lƣu trữ quan trọng hàng đầu của các lƣu trữ bộ. Trong khi tiến hành các hoạt động quản lý nhà nƣớc của mình, các bộ cần phải nghiên cứu thông tin khối TLLT này nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho các quyết định quản lý của bộ mình.
Ví dụ: + Khi tiến hành sắp xếp các doanh nghiệp nhà nƣớc thuộc ngành hay lĩnh vực mình phụ trách, các bộ cần tiến hành nghiên cứu các văn bản hiện đang có hiệu lực của Đảng liên quan đến việc phát triển doanh nghiệp nhà nƣớc, Luật Doanh nghiệp của Quốc hội và các Nghị định quy định chi tiết của Chính phủ... Những văn bản này nay đƣợc lƣu giữ trong các lƣu trữ bộ.
+ Khi tiến hành các biện pháp nhằm hạ giá thành các sản phẩm thuốc nhập ngoại, Bộ Y tế cần căn cứ vào các TLLT liên quan đến chính sách xuất, nhập khẩu các nhóm hàng đặc biệt, chính sách thuế ... của Nhà nƣớc. Trên cơ sở nghiên cứu những văn bản nhƣ vậy, Bộ Y tế đề ra các giải pháp và các bƣớc đi thích hợp.
Thứ hai, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT để tiến hành các hoạt động rà soát VBQPPL liên quan đến ngành hay lĩnh vực bộ quản lý.
Rà soát VBQPPL là một trong những nội dung quan trọng trong công cuộc cải hành chính ở các cơ quan nhà nƣớc hiện nay, đặc biệt là tại các bộ. Thông qua việc nghiên cứu và hệ thống hoá các thông tin tài liệu lƣu trữ là các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến ngành hay lĩnh vực quản lý, các bộ dễ dàng phát hiện ra những văn bản không đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý, những văn bản chồng chéo hoặc văn bản đã hết hiệu lực trong ngành, lĩnh vực mình quản lý… Trên cơ sở những phát hiện này, các bộ tiến hành sửa đổi, ban hành văn bản thay thế hay tiến hành bổ khuyết một cách kịp thời. Ngoài ra, đối với những văn bản bị chồng chéo có thể tiến hành loại bỏ… Đây là một nhiệm
vụ quan trọng của công cuộc cải cách thể chế hành chính nói riêng và cải cách hành chính nói chung. Việc nghiên cứu một cách có hệ thống các TLLT là VBQPPL giúp các bộ có đƣợc một cái nhìn tổng quan nhất, hoàn chỉnh nhất về các văn bản quy phạm pháp luật trong ngành hay lĩnh vực mình quản lý. Điều quan trọng hơn là thông qua TLLT các bộ có thể đánh giá về hiệu quả thi hành các VBQPPL trong ngành. Từ đó rút ra đƣợc những kinh nghiệm quý báu cho hoạt động ban hành và thực thi các văn bản quy phạm pháp luật của ngành mình trong thực tiễn. Nhu cầu sử dụng này đặc biệt hữu ích đối với hoạt động của các bộ trong giai đoạn hiện nay.
Ví dụ: Bộ Nội vụ có thể tiến hành rà soát các tài liệu lƣu trữ là các VBQPPL liên quan đến công tác lƣu trữ ban hành từ trƣớc đến nay. Qua đó, Bộ Nội vụ có kế hoạch sửa đổi, bổ sung hay thay thế những VBQPPL cũ hoặc không còn tính khả thi. Qua khối TLLT này, Bộ Nội vụ sẽ phát hiện ra những vấn đề mà VBQPPL liên quan đến công tác lƣu trữ chƣa đề cập tới một cách cụ thể nhƣ vấn đề công bố TLLT; vấn đề sở hữu của Nhà nƣớc đối với TLLT của các doanh nghiệp tƣ nhân, doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài…
Thứ ba, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT để tìm hiểu những kinh nghiệm quý báu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước hiện hành của các bộ.
Hoạt động quản lý nhà nƣớc nói riêng và hoạt động quản lý nói chung thực chất là quá trình “vận dụng các quy luật khách quan một cách phù hợp và có hiệu quả. Thực chất đây là giải quyết mối quan hệ giữa chủ quan và khách quan, chủ quan càng phù hợp với khách quan chừng nào thì càng có kết quả chừng đó”[16;67]. Nhƣ vậy, hoạt động quản lý nói chung phụ thuộc rất nhiều vào thực tế khách quan. Tuy nhiên, thực tế khách quan luôn vận động và biến đổi một cách nhanh chóng, đây là một thách thức rất lớn đối với hoạt động quản lý, đặc biệt là hoạt động quản lý nhà nƣớc. Vì vậy, việc thu thập và xử lý thông tin từ thực tế khách quan rất quan trọng, nó giúp hoạt động quản lý bắt nhịp đƣợc với sự biến động của thực tế. TLLT đóng vai trò là nguồn thông tin thể hiện sự biến động của thực tế khách quan trong quá khứ. Đồng thời, nó
cũng thể hiện một cách sinh động nhất quá trình ứng biến của chủ quan với khách quan trong quá khứ, cụ thể là của chủ thể quản lý đối với các đối tƣợng quản lý. Mặt khác, một trong những đặc tính của khách quan là dù biến động nhƣng bao giờ cũng mang tính quy luật. Thông qua việc nghiên cứu các TLLT, các nhà quản lý có thể đúc kết thành những quy luật phát sinh, phát triển của các sự việc, hiện tƣợng hình thành trong đời sống quản lý, đặc biệt là quản lý nhà nƣớc của các bộ. Đây chính là những bài học kinh nghiệm quý báu về quản lý, góp phần đắc lực cho các chủ thể quản lý, các bộ trong việc giải quyết các công việc hiện hành. Những điều hữu ích này ta có thể chứng kiến rất nhiều trong hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ.
Ví dụ: + Khi tiến hành phổ cập giáo dục cấp trung học cơ sở, Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể tham khảo về các bƣớc thực hiện, những khó khăn, thuận lợi của đơn vị thực hiện... trong khối tài liệu lƣu trữ của Bộ hình thành trong quá trình tiến hành phổ cập tiểu học trên phạm vi cả nƣớc.
+ Bộ Thƣơng mại và Bộ Thuỷ sản có thể rút ra đƣợc rất nhiều bài học bổ ích từ những tài liệu lƣu trữ liên quan đến vụ kiện bán phá giá cá tra, cá ba sa của một số nhà cung cấp thuỷ sản Mỹ năm 2002 khi tham gia vụ kiện tƣơng tự về sản phẩm tôm Việt Nam.
+ Bộ Công nghiệp và các bộ liên quan khi tiến hành thiết kế xây dựng Nhà máy thuỷ điện Sơn La có thể tìm đƣợc rất nhiều thông tin hữu ích trong khối tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình xây dựng một số nhà máy thuỷ điện gần đây nhƣ kết quả khảo sát địa chất, địa hình kinh nghiệm thiết kế thi công, các bài học về di dân giải phóng mặt bằng v.v.
Nhìn chung, trƣớc khi ban hành hay thực hiện một chủ trƣơng, chính sách nào, các bộ đều có nhu cầu sử dụng các thông tin hữu ích từ các tài liệu lƣu trữ hiện đang bảo quản tại các lƣu trữ. Bên cạnh đó, tại các bộ, thông tin TLLT còn có khả năng phục vụ nhiều mục đích sử dụng khác nhƣ nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của một ngành hay lĩnh vực... Với những ƣu thế mà các nguồn thông tin khác không có, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT