Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc kể trên, công tác thông tin TLLT của các bộ vẫn còn những hạn chế nhất định. Những hạn chế này tồn tại do nhiều nguyên nhân gây ra. Việc nhận dạng những tồn tại và nguyên nhân của tồn tại sẽ giúp các bộ đƣa ra đƣợc các giải pháp tối ƣu nhằm khắc phục tình trạng trên.
2.2.2.1. Công tác chỉ đạo
11 Bộ Giáo dục và Đào tạo 3200
12 Bộ Nông nghiệp và phát triển NT 200-250
13 Bộ Tƣ pháp Chƣa thống kê
Tính đến nay, các bộ đã ban hành đƣợc một số những văn bản mang tính chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ cần thiết cho công tác lƣu trữ. Những văn bản này, nhìn chung về mặt nội dung, có thể góp phần cải thiện đƣợc tình hình công tác lƣu trữ của các bộ nếu đƣợc thực thi một cách nghiêm túc bởi các đối tƣợng thi hành. Tuy nhiên, trên thực tế, việc thực thi các văn bản này không thu đƣợc kết quả nhƣ mong muốn. Những văn bản đƣợc ban hành ít đƣợc các đối tƣợng thi hành, ở đây là các đơn vị chức năng, thực thi một cách nghiêm túc. Điển hình là việc thực hiện các quy định về lập hồ sơ hiện hành đối với các cán bộ, chuyên viên; về nộp lƣu tài liệu của các đơn vị chức năng.. Nhƣ vậy, nhìn chung những văn bản dù có đƣợc Bộ ban hành ra nhƣng việc thực thi chƣa triệt để. Hay nói cách khác, hiệu quả của những văn bản này trong thực tế đem lại không cao. Mặt khác, công tác tuyên truyền, vận động, đặc biệt là khâu thanh tra, kiểm tra của Bộ về việc thực hiện các văn bản chƣa thực sự phát huy hiệu quả. Đó là điều kiện “kích thích” các đơn vị chức năng trong việc tiếp tục làm trái với các quy định của Bộ liên quan đến công tác lƣu trữ. Điều này đã ảnh hƣởng không nhỏ tới công tác tổ chức khoa học tài liệu sau này, đặc biệt là công tác thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý hiện hành tại các bộ.
Về việc thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí cán bộ, hiện nay, tất cả các bộ đã thành lập đƣợc Phòng Lƣu trữ và bố trí cán bộ biên chế phụ trách công tác lƣu trữ. Một số Bộ nhƣ Bộ Lao động Thƣơng binh Xã hội, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tƣ pháp, Bộ Tài chính đến năm 2003, phòng lƣu trữ Bộ mới đƣợc thiết lập. Trƣớc đó, các bộ này chỉ tổ chức bộ phận lƣu trữ trực thuộc Phòng Hành chính. Điều này có ảnh hƣởng rất lớn tới chức năng quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của các bộ trong những năm vừa qua. Thật vậy, với hình thức tổ chức kiểu nhƣ vậy, việc tham mƣu sẽ gặp nhiều khó khăn, phải trải qua nhiều tầng, nhiều nấc khác nhau. Mặt khác, những hoạt động khác thuộc chức năng, nhiệm vụ nhƣ hƣớng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, nhắc nhở làm tốt công tác lƣu trữ... khó có thể nhận đƣợc sự hƣởng ứng nhiệt tình từ các đơn
vị chức năng khác trực thuộc Bộ. Điều này đã để lại những hậu quả nhất định đối với công tác lƣu trữ của các bộ trên.
Trên thực tế hoạt động của các phòng lƣu trữ hiện nay rất khó có thể hoàn thành đƣợc khối lƣợng nhiệm vụ đƣợc giao. Thực tế này xuất phát từ tình trạng đội ngũ cán bộ lƣu trữ. Nhƣ chúng tôi đã thống kê ở trên, hầu hết các bộ đều đã bố trí đƣợc ít nhất 02 cán bộ chuyên trách công tác lƣu trữ. Tuy nhiên, với tốc độ sản sinh tài liệu nhƣ hiện nay của các bộ thì đội ngũ cán bộ lƣu trữ không thể đảm nhận hết công việc đƣợc giao. Nhiều bộ, các cán bộ lƣu trữ còn phải kiêm nhiệm nhiều công tác khác. Mặt khác, chế độ đãi ngộ, phụ cấp độc hại cho cán bộ lƣu trữ ít đƣợc lãnh đạo bộ quan tâm thực hiện, điều này đã gián tiếp làm suy giảm sự nhiệt tình với ngành nghề của các cán bộ lƣu trữ, ảnh hƣởng tới chất lƣợng của công tác lƣu trữ. Ở khía cạnh khác, tình trạng thiếu cán bộ cộng với trình độ cán bộ còn hạn chế đã làm công tác lƣu trữ bộ thêm khó khăn. Dƣới đây là một số thông tin về trình độ cán bộ lƣu trữ của các bộ:
Trình độ cán bộ
STT Tên Bộ Đại học Trung cấp
LT K LT K
1 Bộ Công nghiệp 01 01 01 01
2 Bộ Văn hoá Thông tin 03 01
3 Bộ Y tế 03 01
4 Bộ Xây dựng 02 02
5 Bộ Giao thông-Vận tải 01 02
6 Bộ Khoa học-Công nghệ 01 02
7 Bộ Lao động-Thƣơng binh-Xã hội 01 01
8 Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 03 01
9 Bộ Tài chính 01 03
10 Bộ Thuỷ sản 02
11 Bộ Giáo dục và Đào tạo 01 02
12 Bộ Nông nghiệp và Phát triển NT 02 01 01
13 Bộ Tƣ pháp 01 01 01
14 Bộ Thƣơng mại 02 01 01
Chú thích: LT: tốt nghiệp chuyên ngành lƣu trữ K: tốt nghiệp chuyên ngành khác
* Số liệu do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cung cấp
Nhƣ vậy, các bộ đều có cán bộ tốt nghiệp đại học hoặc trung cấp chuyên ngành lƣu trữ, trừ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Các bộ vẫn còn tồn tại tình trạng bố trí cán bộ làm công tác lƣu trữ không đúng chuyên ngành đƣợc đào tạo. Số lƣợng cán bộ của 14 bộ không đƣợc đào tạo chuyên ngành lƣu trữ là 19 cán bộ trên tổng số 48 cán bộ, chiếm 42%. Đối tƣợng cán bộ này chiếm tỷ lệ khá cao trong cơ cấu cán bộ lƣu trữ của các bộ. Đây lại là những cán bộ thƣờng xuyên làm công tác nghiệp vụ cụ thể của công tác lƣu trữ. Các cán bộ có trình độ đào tạo lƣu trữ thƣờng đƣợc bố trí ở các cƣơng vị lãnh đạo nhƣ Trƣởng hay Phó phòng, việc tiếp xúc với chuyên môn là hạn chế. Tình hình này vô hình trung đã làm ảnh hƣởng tới chất lƣợng của công tác lƣu trữ. Hơn thế nữa, những cán bộ làm trái ngành, lòng nhiệt huyết và yêu nghề chắc chắn sẽ không
bằng những cán bộ đƣợc đào tạo một cách bài bản. Đây là nguyên nhân gián tiếp ảnh hƣởng tới hiệu quả của công tác lƣu trữ của các bộ, đặc biệt là công tác thông tin tài liệu lƣu trữ.
Bên cạnh đó, có một nghịch lý đang xảy ra tại các bộ. Đó là những nỗ lực của các bộ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ với trình độ tin học của các bộ. Mặc dù, các bộ đều tiến hành bồi dƣỡng trình độ tin học cho các cán bộ, nhƣng trình độ tin học của phần lớn các cán bộ nói chung, các cán bộ lƣu trữ nói riêng chỉ dừng lại ở việc soạn thảo văn bản... Điều này ảnh hƣởng ít nhiều đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2.2. Công tác thu thập và xử lý thông tin TLLT
Công tác này là một trong hai nguyên nhân ảnh hƣởng trực tiếp tới công tác thông tin tài liệu lƣu trữ. Trên thực tế, đây có lẽ là mảng yếu nhất hiện nay của các lƣu trữ bộ. Điều này xuất phát từ rất nhiều nguyên nhân. Nguyên nhân đầu tiên phải kể đến là từ công tác thu thập tài liệu. Các bộ đã ban hành rất nhiều văn bản quy định về nộp lƣu tài liệu nhƣ thời hạn nộp lƣu, chế độ nộp lƣu... nhƣng rất ít đơn vị thực thi đƣợc. Tình trạng chung là tài liệu khi giao nộp vào các lƣu trữ bộ đều trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không đƣợc lập hồ sơ hoàn chỉnh. Thời hạn nộp lƣu không đƣợc tuân thủ một cách nghiêm chỉnh.
Việc thu tài liệu của một số đơn vị chức năng nhƣ Vụ Tổ chức Cán bộ, Vụ Tài chính Kế toán, Thanh tra Bộ... là một việc hết sức khó khăn. Tài liệu của các vụ này đƣợc bảo quản một cách biệt lập nhƣ “một thế giới riêng”. Tài liệu thu đƣợc về lƣu trữ bộ hầu hết là tài liệu của văn phòng bộ. Văn phòng các bộ đồng thời là đơn vị thực hiện quy định nộp lƣu một cách nghiêm túc nhất. Các đơn vị khác thƣờng nộp lƣu tài liệu không đúng thời hạn hoặc chỉ nộp lƣu tài liệu khi có sự thay đổi về mặt nhân sự hay tổ chức bộ máy nhƣ chuyển công tác, về hƣu, tách, sát nhập các đơn vị... Những thay đổi này đã “giúp ích” rất nhiều cho các lƣu trữ bộ trong việc thu thập tài liệu của đơn vị trực thuộc cũng nhƣ các đồng chí chuyên viên. Do chậm trễ trong việc thu tài liệu của các đơn
vị chức năng kể trên, rất nhiều tài liệu thu về đều là những tài liệu hết hoặc rất ít giá trị phục vụ hiện hành. Những thông tin trong tài liệu thu về này ít có khả năng phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ. Mặt khác, tình trạng này ảnh hƣởng đến tính hoàn chỉnh của phông lƣu trữ bộ cũng nhƣ ảnh hƣởng đến công tác thông tin TLLT.
Những năm gần đây, việc thu thập tài liệu của các lƣu trữ bộ đã đƣợc tiến hành thƣờng xuyên hơn, ý thức nộp lƣu của các đơn vị đã có chuyển biến nhất định (một phần do không có diện tích chứa tài liệu). Tuy nhiên, tình trạng tài liệu nộp lƣu không đƣợc lập hồ sơ vẫn không đƣợc cải thiện. Điều này lại trở thành một gánh nặng không nhỏ đối với công tác chỉnh lý tài liệu. Do vậy, khối lƣợng tài liệu đƣợc chỉnh lý của các bộ hiện nay so với tổng số tài liệu thu đƣợc và chƣa thu đƣợc còn rất khiêm tốn. Thậm chí có bộ đến nay tài liệu vẫn chƣa chỉnh lý nhƣ Bộ Tƣ pháp, hoặc tài liệu đã chỉnh lý nhƣng khối lƣợng còn ít nhƣ Bộ Thuỷ sản..., hoặc tài liệu mới chỉ dừng lại ở khâu chỉnh lý sơ bộ nhƣ Bộ Tài chính.. Mặc dù, lƣu trữ các bộ đã rất cố gắng và bằng nhiều biện pháp nhƣ cấp kinh phí thuê cán bộ Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, các Trung tâm lƣu trữ chỉnh lý, đón sinh viên thực tập... nhƣng tính đến tháng 6 năm 2002, 14 Bộ đã chỉnh lý đƣợc 6723 mét giá tài liệu, chiếm 73% khối tài liệu hành chính đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ các bộ. Hàng năm, các lƣu trữ bộ vẫn tiếp tục tiến hành thu thập tài liệu trong tình trạng không lập hồ sơ từ các đơn vị chức năng khiến khối lƣợng tài liệu chƣa chỉnh lý ngày càng gia tăng. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hƣởng tới chất lƣợng của công tác lƣu trữ. Chỉ khi, các bộ cải thiện đƣợc tình hình nộp lƣu tài liệu thì tình trạng này mới đƣợc khắc phục một cách triệt để nhất.
Với những phân tích ở trên, chúng ta có thể khẳng định rằng: công tác thu thập và xử lý thông tin TLLT tại các bộ chƣa hoàn thành đƣợc nhiệm vụ. Những điều kiện đảm bảo chƣa đƣợc đáp ứng là yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thông tin TLLT, cũng nhƣ công tác thông tin.
Đây là khâu trực tiếp ảnh hƣởng tới công tác thông tin TLLT. Nếu công tác tổ chức khoa học TLLT có nhiệm vụ đáp ứng các yêu cầu về chất lƣợng thông tin thì công tác xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu đáp ứng các yêu cầu về cung cấp thông tin. Đây là 2 khâu nghiệp vụ của công tác lƣu trữ, đồng thời cũng là 2 nội dung quan trọng của công tác thông tin TLLT. Tuy nhiên, hiện nay, công tác này tại các bộ đang còn rất nhiều hạn chế.
Về hệ thống công cụ tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ, hiện nay công cụ tra tìm phổ biến nhất tại các lƣu trữ bộ là mục lục hồ sơ. Đây là công cụ tra cứu cơ bản cung cấp thông tin cấp 2 của TLLT. Ƣu điểm lớn nhất của công cụ tra cứu này là thể hiện đƣợc đầy đủ nhất mối liên hệ của tài liệu trong một phông, tƣơng đối dễ dàng trong việc sử dụng , giúp các nhà quản lý thống kê đƣợc toàn bộ tài liệu lƣu trữ trong một phông... Nhƣợc điểm của nó chính là không có khả năng giới thiệu đầy đủ, tổng hợp các thông tin phản ánh trong tài liệu, mất thời gian tra tìm thông tin ngƣời sử dụng cần, mức độ phản ánh chi tiết về thông tin thấp... Điều này gây rất nhiều trở ngại đối với ngƣời khai thác. Khi cần tra tìm và sử dụng thông tin hay văn bản trong tình huống cấp bách, ngƣời khai thác có thể phải đọc cả cuốn mục lục tổng hợp để tìm kiếm. Nhiều khi tìm thấy nội dung văn bản cần tìm, ngƣời khai thác vẫn có cảm giác nghi ngờ rằng không biết liệu đây có phải là văn bản mình cần hay không? Sở dĩ ngƣời khai thác có cảm giác này vì lƣợng thông tin cung cấp trong mục lục hồ sơ thiếu chi tiết. Nhƣợc điểm cố hữu này ảnh hƣởng rất lớn tới công tác thông tin tài liệu lƣu trữ.
Đó là những nhƣợc điểm đối với các mục lục hồ sơ toàn phông mang tính tổng hợp. Tuy nhiên trên thực tế, có rất ít bộ lập đƣợc bảng mục lục hồ sơ tổng hợp mà chỉ lập đƣợc mục lục hồ sơ từng phần (lập theo khối tài liệu của từng vụ chức năng, hoặc khối tài liệu của từng chuyên viên khi họ nộp lƣu). Lập mục lục kiểu này không đáp ứng đƣợc nhu cầu tra cứu rộng rãi cho mọi đối tƣợng khai thác. Bắt nguồn của tình trạng này nằm ở khâu thu thập và chỉnh lý tài liệu. Lƣu trữ bộ rất ít khi thu thập đƣợc tất cả tài liệu của các đơn vị thuộc
nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ bộ. Việc thu thập không tập trung mà mang tính dàn trải. Vì vậy, sau khi tiến hành chỉnh lý, xây dựng mục lục hồ sơ, cán bộ lƣu trữ không thể xây dựng đƣợc mục lục tổng hợp toàn phông. Đây là hậu quả tất yếu sẽ xảy ra.
Bên cạnh đó, các bộ không quan tâm đến việc đa dạng các công cụ tra cứu khoa học TLLT khác nhƣ bộ thẻ chuyên đề, bộ thẻ hệ thống.. nhằm tạo sự tiện dụng cho các đối tƣợng sử dụng. Việc xây dựng những công cụ này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, sự nhiệt tình, thời gian... của các cán bộ lƣu trữ, đặc biệt là trình độ cán bộ. Đây có lẽ là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng rất ít bộ xây dựng đƣợc các công cụ tra cứu thông tin TLLT khác ngoài mục lục hồ sơ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ, đặc biệt coi công nghệ thông tin là một giải pháp hữu hiệu trong việc xây dựng các công cụ tra cứu thông tin TLLT hiện đại, cũng nhận đƣợc sự quan tâm của các bộ. Tuy nhiên, đến nay, chỉ có một số bộ xây dựng đƣợc phần mềm chuyên dùng phục vụ việc quản lý và tra tìm TLLT của bộ mình. Đối với các bộ chƣa xây dựng phần mềm, lƣu trữ bộ vẫn dừng lại ở việc sử dụng máy vi tính nhƣ một công cụ đánh máy và lƣu giữ mục lục hồ sơ. Những phần mềm lƣu trữ, những trang thiết bị của các bộ nhìn chung đều đáp ứng đƣợc yêu cầu rút ngắn thời gian tra tìm một tài liệu hay hồ sơ. Tuy nhiên, tính tiện dụng của các phần mềm này chƣa cao nhƣ khả năng tìm kiếm hạn chế, cơ chế bảo mật thấp..., các thiết bị phần cứng không đáp ứng đƣợc yêu cầu do dung lƣợng bộ nhớ thấp... Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, nguyên nhân xuất phát từ quy trình xây dựng phần mềm. Việc thiết kế phần mềm đƣợc các bộ giao cho các công ty phầm mềm. Những phần mềm này có thể về mặt kỹ thuật, công nghệ là đảm bảo, tuy nhiên chƣa có câu trả lời chính xác rằng nó có phù hợp với công tác tra tìm tài liệu lƣu trữ hay không? Vì những kỹ sƣ thiết kế phần mềm không có sự am hiểu về công tác lƣu trữ, cũng nhƣ tài liệu lƣu trữ. Mặt khác, việc không tham khảo ý kiến từ các