Tài liệu lƣu trữ là “tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác đƣợc bảo quản trong các phòng, kho lƣu trữ”[4,6]. Nhƣ vậy, TLLT chính là sản phẩm trực tiếp ghi lại hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quá khứ. Ý nghĩa mà TLLT đem lại rất thiết
thực. Đây là nơi chứa đựng những kinh nghiệm phong phú đƣợc tích luỹ liên tục trong quá trình hoạt động của các thế hệ nối tiếp nhau, là nguồn thông tin xác thực phản ánh một cách toàn diện nhiều mặt hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng nhƣ của toàn xã hội nói chung. Các thông tin chứa đựng trong TLLT là một nguồn tài nguyên đặc biệt, không bao giờ cạn kiệt mà luôn đƣợc liên tục bổ sung ngày càng phong phú. Nếu tổ chức khai thác tốt nguồn tài nguyên này sẽ mang lại những hiệu quả xã hội và kinh tế hết sức to lớn.
Đứng dƣới góc độ thông tin học, thông tin trong TLLT là một trong những thành phần quan trọng của nguồn thông tin nhân tạo (hay còn gọi là thông tin xã hội), mà cụ thể ở đây là thành phần của nguồn thông tin hành chính (thông tin hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc). Tài liệu lƣu trữ có những đóng góp to lớn trong việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính. Xây dựng công cụ xử lý tài liệu lƣu trữ chính là góp phần thúc đẩy hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý hành chính. Trên cơ sở khái niệm hệ thống thông tin, chúng ta có thể hiểu hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ là tập hợp các yếu tố có tác động lẫn nhau nhằm xử lý và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ cho các nhu cầu sử dụng khác nhau. Về mặt kết cấu, hệ thống thông tin TLLT cũng bao gồm các thành phần nhƣ một hệ thống thông tin. Điều khác biệt duy nhất chính là dữ liệu đầu vào của hệ thống, đối với hệ thống thông tin TLLT dữ liệu đầu vào là tài liệu lƣu trữ.
Hệ thống thông tin TLLT là một thành phần (phân hệ) của hệ thống thông tin nói chung. Cùng với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu sử dụng thông tin nói chung và thông tin TLLT nói riêng phục vụ các hoạt động của xã hội ngày càng gia tăng. Điều này đƣợc biểu hiện rõ nét nhất trong hoạt động quản lý hành chính. Với đặc tính ƣu việt của mình, TLLT đã và đang trở thành một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vụ hoạt động quản lý. Hơn lúc nào hết, việc xử lý và cung thông tin TLLT đã và đang trở thành một nhu cầu cấp bách. Xét trên phạm vi quốc gia, xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT nằm trong chiến lƣợc chung của việc hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia. Xét trong phạm vi
một cơ quan, mục đích chính của việc xây dựng phân hệ thông tin TLLT cũng nhƣ các phân hệ khác, là nhằm tối ƣu hoá thành phần, nội dung thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan.
Nếu căn cứ vào đặc trƣng phân loại hệ thống, hệ thống thông tin TLLT là hệ thống thông tin ứng dụng. Đây là hệ thống cung cấp và phục vụ những nhu cầu sử dụng thông tin theo các lĩnh vực. Xét trong phạm vi hệ thống thông tin toàn thể, hệ thống thông tin TLLT lại trở thành nguyên vật liệu của các hệ thống thông tin chức năng (phục vụ các hoạt động tác nghiệp, quản lý hay điều hành). Ta có thể biểu diễn thành sơ đồ sau:
Thông tin TLLT Tài chính Cán bộ ...
Thông tin
Hệ tác nghiệp
Thông tin
Hệ thông tin quản lý
Thông tin Hệ hỗ trợ quyết định
Chú thích: Mô hình hệ thống thông tin tổng thể
Trong sơ đồ trên, các hệ thống thông tin ứng dụng bao gồm hệ thống TLLT, thông tin tài chính, cán bộ...; các hệ thống thông tin chức năng bao gồm hệ thống xử lý tác nghiệp, hệ thông tin quản lý, hệ hỗ trợ ra quyết định.. Mỗi hệ thông thông tin ứng dụng thƣờng đƣợc sử dụng ở tất cả các hệ thống thông tin chức năng.
Trong các hệ thống thông tin ứng dụng kể trên, hệ thống thông tin TLLT là một trong những hệ thống thành phần quan trọng. Cùng với sự gia tăng nhận thức về giá trị của TLLT, công tác thông tin lƣu trữ đã có những đóng góp nhất định đối với hoạt động của đời sống xã hội. Biểu hiện rõ nét nhất của sự đóng góp này là trong hoạt động quản lý nhà nƣớc. Ở phần sau, chúng ta sẽ tìm hiểu
vai trò của hệ thống thông tin TLLT trong hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ - cấp quản lý quan trọng của bộ máy hành chính nhà nƣớc.
1.2. NHU CẦU SỬ DỤNG THÔNG TIN TLLT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC CỦA CÁC BỘ
Xét theo thứ bậc hành chính của nhà nƣớc ta, các bộ là đơn vị trực thuộc sự quản lý của Chính phủ, thay mặt Nhà nƣớc quản lý các mặt hoạt động thiết yếu của xã hội. Trong quá trình hoạt động của mình, các bộ đã sản sinh ra một khối lƣợng tài liệu rất lớn, với nội dung hết sức đa dạng. Nó không chỉ đơn thuần phản ánh hoạt động của khối các cơ quan này mà còn phản ánh sự phát triển của cả một xã hội, một quốc gia. Với những ƣu điểm nổi bật về tính xác thực và độ tin cậy, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT của các bộ là rất lớn. Trong những năm gần đây, nhu cầu sử dụng này ngày càng gia tăng. Một yêu cầu đặt ra đối với công tác thông tin TLLT là phải có những giải pháp nhằm đáp ứng một cách hiệu quả nhất các nhu cầu sử dụng thông tin TLLT của các bộ, cụ thể là của các cán bộ trong bộ. Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu.
Nghiên cứu về nhu cầu sử dụng thông tin TLLT của một hay một khối các cơ quan trƣớc tiên chúng ta cần phải nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các cơ quan ấy. Từ đó, chúng ta có đƣợc những đánh giá khách quan về vị trí của khối cơ quan đó, về tầm quan trọng của việc đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin TLLT của các cấp lãnh đạo. Đây chính là quan điểm xuất phát của chúng tôi khi đi sâu nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ.
+ Chức năng:
Có thể nói, các bộ chính là cánh tay đắc lực của Chính phủ, cơ quan hành chính Nhà nƣớc cao nhất, chia sẻ cùng Chính phủ trong chức năng quản lý vĩ mô đối với mọi hoạt động của xã hội. Trong tiến trình hoàn thiện nguyên lý tổ chức nhà nƣớc của các quốc gia trên thế giới, hƣớng cải cách trao quyền một cách tối đa cho các bộ đang ngày càng đƣợc chú trọng, góp phần làm giảm đầu
mối quản lý cho chính phủ. Đây là một hƣớng đi đúng đắn và đặc biệt có ý nghĩa trong công cuộc cải cách hành chính ở nƣớc ta hiện nay. Chính vì vậy, trong Luật Tổ chức Chính phủ mới đƣợc Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 25.12.2001, quy định về chức năng của các bộ đã có sự chuyển biến rõ nét theo hƣớng gia tăng quyền hạn cho những cơ quan này.
Điều 22, chƣơng IV của Luật Tổ chức Chính phủ quy định: “Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định của pháp luật” [21;30-31].
Bộ quản lý ngành là những cơ quan nhà nƣớc chịu trách nhiệm quản lý theo những ngành kinh tế - kỹ thuật, văn hoá, xã hội nhƣ nông nghiệp, công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, thƣơng mại, văn hoá, giáo dục, y tế.
Bộ quản lý theo lĩnh vực là cơ quan nhà nƣớc thực hiện sự quản lý theo từng lĩnh vực lớn nhƣ kế hoạch, tài chính, khoa học, công nghệ, lao động, giá, an ninh, ngoại giao...
Chức năng của các bộ theo quy định mới này đã đƣợc mở rộng khá nhiều. Nhiều chức năng trƣớc đây do Chính phủ đảm nhận nay do bộ quản lý. Đây là cơ hội đồng thời cũng tạo ra nhiều thách thức mới đối với hoạt động quản lý của các bộ.
+ Nhiệm vụ
Hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ đƣợc cụ thể hoá thành các nhiệm vụ quy định trong Luật Tổ chức Chính phủ.
Các bộ hoạt động theo chế độ thủ trƣởng. Bộ trƣởng, Thủ trƣởng các cơ quan ngang bộ chịu trách nhiệm trƣớc Chính phủ và Quốc hội về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao phụ trách. Theo quy định của điều 23 của Luật Tổ chức Chính phủ, những nhiệm vụ chủ yếu của Bộ trƣởng nhƣ sau:
- Trình Chính phủ chiến lƣợc, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn. năm năm và hàng năm, các công trình quan trọng của ngành, lĩnh vực; tổ chức và chỉ đạo thực hiện khi đƣợc phê duyệt;
- Chuẩn bị các dự án luật, pháp lệnh và các dự án khác theo sự phân công của Chính phủ;
- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ;
Quyết định các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành thuộc thẩm quyền;
- Trình Chính phủ việc ký kết, gia nhập, phê duyệt các Điều ƣớc quốc tế thuộc ngành, lĩnh vực; tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế, Điều ƣớc quốc tế theo quy định của Chính phủ;
- Tổ chức bộ máy quản lý ngành, lĩnh vực theo quy định của Chính phủ; trình Chính phủ quyết định phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc cho Uỷ ban nhân dân địa phƣơng về nội dung quản lý ngành, lĩnh vực.
Đề nghị Thủ tƣớng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Thứ trƣởng và chức vụ tƣơng đƣơng.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Vụ trƣởng, Phó Vụ trƣởng và các chức vụ tƣơng đƣơng; tổ chức thực hiện công tác đào tạo, tuyển dụng, sử dụng, chế độ tiền lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật, nghỉ hƣu và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của mình;
- Quản lý nhà nƣớc các tổ chức sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nƣớc thuộc ngành, lĩnh vực, đảm bảo quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các cơ sở theo quy định cuả pháp luật; đảm bảo sử dụng có hiệu quả tài sản thuộc sở hữu toàn dân do ngành, lĩnh vực mình phụ trách; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định của pháp luật;
- Quản lý nhà nƣớc các tổ chức kinh tế, sự nghiệp và hoạt động của các hội, tổ chức phi chính phủ thuộc ngành, lĩnh vực;
- Quản lý và tổ chức thực hiện ngân sách đƣợc phân bổ;
- Trình bày trƣớc Quốc hội, Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội báo cáo của Bộ, cơ quan ngang Bộ theo yêu cầu của Quốc hội, Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội; trả lời chất vấn của đại biểu quốc hội và kiến nghị của cử tri; gửi các văn bản quy định pháp luật do mình ban hành đến Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội theo lĩnh vực của Hội đồng dân tộc, Uỷ ban phụ trách;
- Tổ chức và chỉ đạo việc chống tham nhũng, lãng phí và mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền trong ngành, lĩnh vực mình phụ trách;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ tƣởng uỷ nhiệm.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ trƣởng phụ trách một số công tác do Chính phủ quy định [21;31-33]
Nhìn chung, nhiệm vụ của các bộ bao gồm ba nhóm nhiệm vụ lớn nhƣ sau:
+ Các bộ có nhiệm vụ xây dựng các chiến lƣợc, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, các dự án luật, dự án pháp lệnh trình Chính phủ, báo cáo hoạt động thƣờng niên trình Quốc hội thuộc ngành hay lĩnh vực Bộ mình quản lý.
+ Quản lý nhà nƣớc các tổ chức sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nƣớc thuộc ngành, lĩnh vực theo quy định của Chính phủ; quản lý nhà nƣớc các tổ chức kinh tế, sự nghiệp và hoạt động của các hội, tổ chức phi chính phủ thuộc ngành, lĩnh vực; quản lý và tổ chức thực hiện ngân sách đƣợc phân bổ.
+ Tổ chức và chỉ đạo thực hiện các dự án đƣợc Chính phủ phê duyệt; kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ vào ngành hay lĩnh vực của mình phụ trách; các kế hoạch hợp tác quốc tế, điều ƣớc quốc tế thuộc ngành, lĩnh vực mình phụ trách theo quy định của Chính phủ; tổ chức bộ máy quản lý ngành, lĩnh vực theo quy định của Chính phủ; tổ chức và chỉ đạo thực hiện việc chống tham nhũng, lãng phí và mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền trong ngành, lĩnh vực mình phụ trách...
Cùng với sự phân cấp mạnh mẽ của Chính phủ cho các bộ, khối lƣợng công việc của các bộ ngày càng gia tăng. Một số công việc trƣớc đây thuộc
chức năng của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ nay đƣợc phân cấp cho các bộ nhƣ công việc hoạch định chính sách, xây dựng thể chế; thẩm định và cấp giấy phép đầu tƣ (kinh doanh) các dự án thuộc nhóm B,C của các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài, các doanh nghiệp nhà nƣớc; thành lập các hội, tổ chức phi chính phủ... Việc gia tăng khối lƣợng công việc đồng thời là nguyên nhân của việc gia tăng về khối lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của các bộ, trong đó có TLLT. Mặt khác, do yêu cầu công việc, nhu cầu sử dụng thông tin nói chung và thông tin TLLT nói riêng tại các bộ cũng gia tăng. Vì vậy, công tác lƣu trữ bộ nói chung, công tác thông tin TLLT nói riêng cần phải có những bƣớc phát triển mạnh hơn nữa, để có thể xứng đáng là một trong những địa chỉ tin cậy trong việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý.
+ Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức một cơ quan phản ánh rõ nét sự tổ chức, phân công lao động và các mảng hoạt động của cơ quan ấy. Sự phản ánh này đƣợc thể hiện trực tiếp thông qua hệ thống các văn bản đƣợc hình thành ở các đơn vị, tổ chức này.Vì vậy, việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức giúp những nhà lƣu trữ có đƣợc cái nhìn toàn cảnh về khối tài liệu đƣợc sản sinh của các bộ.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của các bộ đều có những điểm tƣơng đồng nhất định. Sự khác nhau nếu có thì chỉ là ở chỗ chức năng giúp việc của một số đơn vị thuộc bộ, lý giải điều này là do đặc thù mỗi ngành hay lĩnh vực mà Bộ đó quản lý. Cơ cấu tổ chức của các bộ nhƣ sau:
+ Các đơn vị tham mƣu, giúp việc của các bộ bao gồm các đơn vị sau đây:
Các vụ chức năng: Bên cạnh những vụ không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất cứ bộ nào nhƣ Vụ Tổ chức Cán bộ, Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Hợp tác quốc tế..., thì mỗi bộ đều có những vụ mang tính đặc thù riêng của ngành hay lĩnh vực mà bộ đó quản lý nhƣ Vụ Quản lý thị trƣờng, Vụ Chính sách thị trƣờng miền núi, Vụ Chính sách thị trƣờng đô thị và Nông thôn... (Bộ Thƣơng mại), Vụ Chính sách và Phát triển nông thôn (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)...
Các phòng, ban: văn phòng bộ, thanh tra bộ..., đây là những đơn vị cố định trong cơ cấu tổ chức của các bộ.
Chức năng của các đơn vị này là giúp bộ trƣởng thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc theo từng lĩnh vực đƣợc giao quản lý nhƣ kế hoạch, tổ chức