Công tác quản lý nhà nƣớc của các bộ cũng nhƣ hoạt động của bất cứ loại hình cơ quan nào, bên cạnh việc thu thập những thông tin từ các nguồn khác, thì công tác thông tin TLLT cũng là yếu tố hết sức quan trọng. Thực chất, công tác thông tin TLLT của một cơ quan, tổ chức là một quá trình tổng hợp từ khâu thu thập, xử lý thông tin (bao gồm phân loại, xác định giá trị), xây dựng công cụ tra tìm và cung cấp thông tin TLLT. Ta có thể dễ dàng nhận thấy, tƣơng ứng với các khâu của công tác thông tin TLLT là các khâu nghiệp vụ của công tác lƣu trữ nhƣ thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu, tổ chức khai thác và sử dụng TLLT... Công tác lƣu trữ và công tác thông tin TLLT có mối quan hệ khá chặt chẽ với nhau. Trong mỗi một khâu của công tác lƣu trữ tồn tại song song hai dạng hoạt động. Thứ nhất là dạng hoạt động mang bản chất lƣu trữ hoàn toàn, tức là coi tài liệu là đối tƣợng xử lý. Thứ hai
là hoạt động mang bản chất thông tin, tức là coi thông tin trên tài liệu là đối tƣợng xử lý, còn tài liệu trở thành vật mang tin của thông tin. Về mục đích, công tác thông tin TLLT và công tác lƣu trữ đều hƣớng tới một mục đích thống nhất là thu thập, lƣu giữ và cung cấp những thông tin có giá trị từ TLLT. Sự khác biệt nhỏ về mục đích ở đây là nếu mục đích của công tác thông tin TLLT là cung cấp thông tin cấp 2 và các thông tin TLLT dƣới dạng số hoá thì mục đích của công tác lƣu trữ là cung cấp nguồn thông tin cấp 1. Nhƣ vậy, xét về mục đích, công tác thông tin TLLT là một nội dung quan trọng của công tác lƣu trữ, nhằm thực hiện mục đích của công tác lƣu trữ. Ngày nay, tại nhiều nƣớc có trình độ phát triển cao về công tác lƣu trữ, đặc biệt là lƣu trữ điện tử, khoảng cách khác biệt giữa hai công tác này ngày càng đƣợc thu hẹp dần.
Nhƣ vậy, nghiên cứu về thực trạng công tác thông tin TLLT tại các bộ chính là nghiên cứu về thực trạng công tác lƣu trữ của các bộ đó. Dƣới góc độ thông tin học, theo chúng tôi, công tác thông tin tài liệu lƣu trữ có thể bao gồm các ba nhóm nội dung hoạt động cơ bản sau đây:
+ Nhóm nội dung thứ nhất là nhóm hoạt động chỉ đạo công tác lưu trữ
nói chung. Hoạt động chỉ đạo của cơ quan đối với công tác lƣu trữ có ảnh hƣởng trực tiếp tới công tác thông tin TLLT. Đây là hoạt động thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đối với công tác lƣu trữ - một yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác lƣu trữ đồng thời ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác thông tin TLLT. Cụ thể bao gồm hoạt động ban hành các văn bản quy định liên quan đến công tác lƣu trữ; bố trí nguồn nhân lực; cấp kinh phí hoạt động cho công tác lƣu trữ...
+ Nhóm nội dung thứ hai là nhóm hoạt động thu thập và xử lý thông tin TLLT. Đây đồng thời chính là khâu tổ chức khoa học TLLT trong công tác lƣu trữ. Chất lƣợng của công tác thông tin TLLT thể hiện qua các khâu nghiệp vụ cụ thể này của công tác lƣu trữ. Làm tốt công tác này cũng có ý nghĩa to lớn trong việc góp phần đảm bảo chất lƣợng thông tin TLLT khi đƣợc phục vụ các nhu cầu sử dụng khác nhau.
+ Nhóm nội dung thứ ba là nhóm hoạt động trực tiếp liên quan đến việc
cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ nhƣ tổ chức sử dụng TLLT, xây dựng hệ thống công cụ tra tìmTLLT... Kết quả của nhóm nội dung thứ hai là đầu vào cho hoạt động của nhóm nội dung thứ ba.
Ý thức đƣợc tầm quan trọng của thông tin TLLT, từ nhiều năm nay, các bộ chủ quản đã chú trọng đến công tác thông tin TLLT. Những kết quả đạt đƣợc là điều đáng ghi nhận, tuy nhiên bên cạnh đó cũng còn rất nhiều điểm bất cập. Dƣới đây là những phân tích của chúng tôi về thực trạng công tác này tại các bộ:
2.2.1. Những kết quả đạt đƣợc.
Công tác lƣu trữ là một mảng nhiệm vụ truyền thống trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nƣớc nói chung và trong hoạt động các bộ nói riêng. Thật vậy, “công tác lƣu trữ ra đời là do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nƣớc Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác này là một mắt xích không thể thiếu đƣợc trong bộ máy
quản lý của mình” [4;15]. Nhƣ chúng tôi đã phân tích ở trên, công tác lƣu trữ và công tác thông tin TLLT có mối quan hệ rất mật thiết với nhau, công tác thông tin TLLT thừa hƣởng kết quả của công tác lƣu trữ. Ở góc độ khác, chính việc đáp ứng các nhu cầu thông tin TLLT khác nhau là yếu tố tác động tích cực đến công tác lƣu trữ.
Trong hơn 5 năm trở lại, công tác thông tin tài liệu lƣu trữ tại các bộ đã có những bƣớc tiến bộ rõ rệt. Đây đƣợc coi là kết quả tất yếu trƣớc sự quan tâm của Nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ. Sự ra đời của những văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhƣ Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001; Chỉ thị 726/TTg của Thủ tƣớng Chính phủ ngày 04 tháng 9 năm 1997 về tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ trong thời gian tới .v.v đã tạo thành hành lang pháp lý quan trọng và đủ mạnh để thúc đẩy công tác thông tin TLLT của các bộ.
2.2.1.1. Công tác chỉ đạo của các bộ đối với công tác lƣu trữ.
Sự chỉ đạo của các bộ đối với công tác lƣu trữ là một trong những yếu tố tác động mạnh mẽ và tích cực nhất tới hiệu quả hoạt động của công tác lƣu trữ. Bên cạnh đó, nó thể hiện sự nhận thức và quan tâm của lãnh đạo các bộ đối với tầm quan trọng của công tác lƣu trữ nói chung và công tác đảm bảo thông tin TLLT nói riêng. Điều này có thể coi là sự khẳng định của lãnh đạo bộ về giá trị của các thông tin chứa đựng trong tài liệu lƣu trữ.
Công tác chỉ đạo của các bộ đối với công tác lƣu trữ biểu hiện dƣới rất nhiều hình thức khác nhau nhƣ ban hành các văn bản quản lý liên quan đến công tác lƣu trữ; thiết lập các đơn vị có chức năng lƣu trữ; bố trí các cán bộ làm công tác lƣu trữ; kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác lƣu trữ; tiến hành công tác sơ kết, tổng kết công tác lƣu trữ.v.v. Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này, chúng tôi chỉ giới hạn khảo sát ở một số hoạt động chỉ đạo của các bộ mang tính tiêu biểu và có tính quyết định. Cụ thể là các hoạt động nhƣ ban hành văn bản; thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí cán bộ phụ trách công tác lƣu trữ của các bộ.
+ Hoạt động ban hành văn bản liên quan đến công tác lưu trữ:Theo tinh thần của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia và Chỉ thị 726/TTg của Thủ tƣớng Chính phủ, các bộ đã nhanh chóng tiến hành xây dựng các văn bản quy định cụ thể về công tác lƣu trữ của Bộ. Ngày 08 tháng 4 năm 2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2002 của Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội. Nghị định ra đời chắc chắn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia đi vào thực tế hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc, trong đó có các bộ. Tuy nhiên, tính đến thời điểm này (tháng 6 năm 2004), chƣa có bộ nào ban hành đƣợc các văn bản quản lý liên quan đến công tác lƣu trữ trên tinh thần của Nghị định 111/2004/NĐ-CP. Các văn bản quản lý của các bộ có hiệu lực đến thời điểm này hầu hết đƣợc ban hành sau Chỉ thị 726/TTg của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ, tức là sau ngày 04 tháng 7
năm 1997. Trƣớc đó, rất ít Bộ ban hành đƣợc các văn bản quản lý liên quan đến công tác lƣu trữ. Số liệu cụ thể nhƣ sau (tính đến thời điểm hiện nay):
STT Tên Bộ Số lượng văn bản
1 Bộ Công nghiệp 07
2 Bộ Văn hoá - Thông tin 02
3 Bộ Y tế 07
4 Bộ Xây dựng 01
5 Bộ Giao thông - Vận tải 04
6 Bộ Khoa học - Công nghệ 03
7 Bộ Lao động - Thƣơng binh - Xã hội 03
8 Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 04
9 Bộ Tài chính 04
10 Bộ Thuỷ sản 01
11 Bộ Giáo dục và Đào tạo 07
12 Bộ Nông nghiệp và Phát triển NT 01 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
13 Bộ Tƣ pháp 01
14 Bộ Thƣơng mại 03
* Số liệu được tổng hợp từ báo cáo của các bộ gửi đến Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2002.
Văn bản do các bộ ban hành thƣờng có hai loại: văn bản quy phạm pháp luật nhƣ các chỉ thị, quyết định do bộ trƣởng ban hành và văn bản hành chính thông thƣờng do chánh văn phòng bộ ban hành. Hầu hết, các bộ đều đã ban hành đƣợc các văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhƣ chỉ thị, quyết định.
Ví dụ: Chỉ thị số 06/CT-BTS ngày 14/9/2001 của Bộ Thuỷ sản về tăng
cƣờng công tác quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ trong ngành thuỷ sản;
+ Quyết định số 72/2002/QĐ-BTC ngày 04/6/2002 về việc ban hành danh mục, thời hạn nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ, chế độ thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu vào lƣu trữ của Bộ Tài chính
Nội dung của các văn bản do bộ trƣởng ban hành chủ yếu mang tính chất chỉ đạo chung toàn ngành làm tốt công tác lƣu trữ, ban hành quy chế về công tác văn thƣ lƣu trữ, hay những quy định chung về công tác lƣu trữ... Các loại
văn bản do văn phòng các bộ ban hành thƣờng đề cập một cách khá cụ thể về các mặt nghiệp vụ của công tác lƣu trữ nhƣ lập hồ sơ, chế độ nộp lƣu tài liệu, thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, các quy định về xử lý và quản lý hồ sơ của các bộ tiền nhiệm... Có thể nói, những văn bản này đã có tác động không nhỏ tới công tác lƣu trữ của các bộ.
+ Thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí biên chế:
Nhằm góp phần nâng cao chất lƣợng phục vụ của công tác lƣu trữ, các bộ đã có sự quan tâm nhất định đến việc thành lập phòng lƣu trữ và bố trí biên chế của phòng. Đây chính là điều kiện cần để có thể làm tốt công tác lƣu trữ của các bộ. Tuy nhiên, những nỗ lực của các bộ trong việc thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí biên chế cũng gặp phải một số khó khăn khách quan. Cụ thể là chủ trƣơng cải cách hành chính với nhiệm vụ tinh giản bộ máy và giảm biên chế của Đảng và Nhà nƣớc đang phát động. Đây là một chủ trƣơng đúng của Đảng và Nhà nƣớc, tuy nhiên nó lại là trở ngại kìm hãm sự phát triển của công tác lƣu trữ tại các bộ, một công tác mà về mặt tổ chức chƣa đƣợc kiện toàn và đƣợc chú ý đúng mức.
Thực hiện chủ trƣơng chung của Đảng và Nhà nƣớc về cải cách hành chính, “trƣớc khi Chỉ thị 726/TTg và Thông tƣ 40/TT-TCCBCP ban hành, ... các cơ quan Trung ƣơng chỉ còn lại 10 cơ quan có phòng Lƣu trữ”[02;02]. Nhiều bộ cũng gặp phải tình trạng này, lƣu trữ đƣợc bố trí thành một bộ phận hoặc tổ chuyên trách thuộc phòng hành chính hoặc đƣợc ghép với bộ phận văn thƣ của văn phòng bộ. Cán bộ lƣu trữ phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác của văn phòng bộ. Điều này đã ảnh hƣởng ít nhiều đến công tác lƣu trữ của các bộ. Tuy nhiên, sau một năm thực hiện Chỉ thị 726/TTg của Thủ tƣớng Chỉnh phủ về tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ, tình hình này đã đƣợc khắc phục. Đến nay, tất cả các bộ đều đã thành lập đƣợc phòng lƣu trữ trực thuộc văn phòng bộ. Phòng lƣu trữ của các bộ nhìn chung có những chức năng, nhiệm vụ cơ bản giống nhau, cụ thể nhƣ sau:
- Giúp chánh văn phòng bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ trong phạm vi Bộ và các cơ quan, các đơn vị thuộc bộ.
+ Nhiệm vụ:
- Biên soạn những văn bản chỉ đạo và văn bản nghiệp vụ công tác lƣu trữ trình bộ trƣởng, chánh văn phòng bộ ban hành.
- Hƣớng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc bộ thực hiện thống nhất các quy định của cơ quan có thẩm quyền về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ.
- Tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả phông lƣu trữ bộ theo đúng quy định.
- Thực hiện định kỳ công tác nộp lƣu tài liệu lƣu trữ của bộ vào Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia theo quy định của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia.
- Tổ chức, thực hiện chế độ thống kê nhà nƣớc và báo cáo khác về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ theo quy định...
Với những chức năng, nhiệm vụ đƣợc quy định rõ ràng, tổ chức phòng lƣu trữ bộ đã góp phần gia tăng hiệu quả và chất lƣợng của công tác lƣu trữ các bộ. Song song với việc thành lập phòng lƣu trữ, các bộ đều đã bố trí cán bộ phụ trách công tác lƣu trữ. Biên chế đƣợc các bộ bố trí tối thiểu là 02 cán bộ. Sự bố trí này đƣợc thực hiện theo đúng tinh thần của Thông tƣ 40/1998/TT-TCCBCP. Tình hình cụ thể và con số cán bộ đƣợc thể hiện qua bảng thống kê sau:
STT Tên Bộ Số lượng cán bộ
1 Bộ Công nghiệp 04
2 Bộ Văn hoá - Thông tin 04
3 Bộ Y tế 04
4 Bộ Xây dựng 04
5 Bộ Giao thông vận tải 03
6 Bộ Khoa học Công nghệ 03
7 Bộ Lao động Thƣơng binh Xã hội 02
8 Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 04
10 Bộ Thuỷ sản 02 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
11 Bộ Giáo dục và Đào tạo 03
12 Bộ Nông nghiệp và phát triển NT 04
13 Bộ Tƣ pháp 03
14 Bộ Thƣơng mại 04
* Số liệu thống kê do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cung cấp
Với cơ cấu tổ chức đƣợc thiết lập và số lƣợng cán bộ đƣợc bố trí, công tác lƣu trữ tại các bộ đã có những biến chuyển đáng kể. Những kết quả đạt đƣợc chúng tôi sẽ trình bày ở phần sau.
2.2.1.2. Công tác thu thập và xử lý thông tin TLLT
Để có thể sử dụng đƣợc tối đa những thông tin chứa trong TLLT thì hai trong nhiều khâu quan trọng là phải tiến hành thu thập và xử lý thông tin TLLT, tƣơng ứng là khâu tổ chức khoa học TLLT trong công tác lƣu trữ. Tổ chức khoa học tài liệu, dƣới góc độ thông tin, cũng có mối liên hệ mật thiết với công tác tổ chức khoa học thông tin. Đối tƣợng của hai hoạt động này là khác nhau, một bên là TLLT, còn một bên là thông tin chứa trong nó. Tuy nhiên, mục đích của hai hoạt động này là tƣơng đối giống nhau, đó là giúp lƣu giữ lại những thông tin có giá trị và tra tìm thông tin tài liệu đƣợc nhanh chóng và thuận lợi nhất. Nhƣ vậy, làm tốt công tác tổ chức khoa học TLLT cũng là góp phần nâng cao chất lƣợng phục vụ các nhu cầu sử dụng thông tin TLLT. Đây là điều kiện đủ để làm tốt công tác thông tin TLLT tại các cơ quan nhà nƣớc nói chung và tại các bộ nói riêng.
Có thể nói, tổ chức khoa học tài liệu là nhiệm vụ quan trọng nhất của