quan trọng nhất hiện nay.
1.3. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC CỦA CÁC BỘ NHÀ NƢỚC CỦA CÁC BỘ
Hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ nói chung là hoạt động có mối liên hệ hữu cơ với việc ra các quyết định chiến lƣợc, những quyết định mà hiệu lực thi hành của nó có ảnh hƣởng rất lớn tới sự phát triển của một ngành, một lĩnh vực hay của cả xã hội. Một quyết định có đi vào thực tiễn hay không, có đƣợc áp dụng triệt để hay không phụ thuộc rất nhiều vào khâu thu thập và xử lý thông tin. Bởi vì, “thực chất của lãnh đạo, quản lý là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau từ những cơ sở thông tin đã đƣợc xử lý. Quyết định của lãnh đạo là sự cô đặc thông tin, sự tổng hợp thông tin về các sự kiện, hiện tƣợng đã, đang và sẽ diễn trong hoạt động của đời sống xã hội”. 30;82-83. Nhu cầu sử dụng thông tin là một nhu cầu thƣờng trực trong đời sống quản lý, trong đó một phần lớn nhu cầu là sử dụng thông tin trong các TLLT.
Nhìn chung, công tác thông tin TLLT của các bộ trong những năm qua đã đáp ứng đƣợc một phần các nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, chất lƣợng và hiệu quả của công tác này còn rất nhiều hạn chế. Chúng tôi sẽ phân tích kỹ hơn những hạn chế này ở chƣơng 2. Xây dựng hệ thống thông tin đồng nghĩa với việc xác định đƣợc mục đích tồn tại của hệ thống, hệ thống thông tin TLLT đã và đang đóng một vai trò quan trọng. Những đóng góp này khẳng định tính cần thiết trong việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ. Cụ thể những đóng góp đó nhƣ sau:
Thứ nhất, hệ thống thông tin TLLT góp phần xử lý một cách khoa học nguồn thông tin dồi dào và đa dạng trong tài liệu lưu trữ của các bộ. Thông tin hình thành trong hoạt động của các bộ rất phức tạp và đan xen lẫn nhau. Các luồng thông tin hình thành chủ yếu dựa trên mối quan hệ công tác của các bộ nhƣ quan hệ trên - dƣới, quan hệ ngang cấp... Điều này đƣợc thể hiện một cách
rõ nét nhất trong thành phần và nội dung củaTLLT. Với những quan hệ đa dạng đƣợc phản ánh trong nội dung, nguồn thông tin TLLT rất cần đƣợc xử lý một cách khoa học. Đây là việc làm có ý nghĩa to lớn. Nếu các lƣu trữ bộ chỉ dừng lại việc bảo quản, tổ chức khoa học TLLT, ít chú trọng đến khâu xử lý và tổ chức sử dụng chúng thì vô hình trung đã làm giảm đi giá trị của công tác lƣu trữ cũng nhƣ giá trị của một nguồn thông tin quan trọng. Nhƣ vậy, không những chúng ta đã để lãng phí nguồn thông tin cấp 1 đặc biệt này mà còn góp phần kích thích những phản ứng tiêu cực trong nhận thức của xã hội nói chung và của các cán bộ nói riêng đối với công tác lƣu trữ. Xử lý thông tin TLLT chính là chất xúc tác quan trọng trong việc sử dụng TLLT trong hoạt động của các bộ.
Xử lý thông tin là “quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu đã xác định. Xử lý thông tin là công việc bắt buộc, nhằm nâng cao chất lƣợng nghiên cứu của lãnh đạo, nó tránh đƣợc sự quá tải, gây nhiễu thông tin”[30; 91]. Nhƣ vậy, mục đích của xử lý thông tin là nhằm cung cấp đƣợc cho các đối tƣợng sử dụng những thông tin chính xác và cơ bản nhất. Nó làm giảm tình trạng khủng hoảng thừa thông tin vô ích và thiếu thông tin có ích của các đối tƣợng dùng tin. Xử lý thông tin bao gồm các khâu chủ yếu sau: kiểm tra độ tin cậy của thông tin nhận đƣợc; phân tích, tổng hợp thông tin... Đây là quy trình chung, phần lớn các khâu nghiệp vụ của công tác lƣu trữ đều làm nhiệm vụ xử lý thông tin TLLT, nhƣ kiểm tra độ tin cậy của thông tin; phân loại thông tin...
Nguồn thông tin TLLT là nguồn thông tin đã đƣợc lựa chọn (tức là đã qua xử lý sơ bộ) thông qua các khâu nghiệp vụ của công tác văn thƣ lƣu trữ nhƣ lập hồ sơ, thu thập và bổ sung, xác định giá trị tài liệu. Tuy nhiên, giá trị sử dụng của nó mới chỉ dừng lại ở diện tiềm năng. Cán bộ lƣu trữ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của bộ và nội dung thông tin để đi đến quyết định giữ lại hay loại huỷ một tài liệu. Đứng trƣớc một tài liệu, cán bộ lƣu trữ chƣa trả lời câu hỏi tài liệu này sẽ cần cho ai, hay đối tƣợng nào sẽ sử dụng tài liệu này và sử
dụng vào mục đích gì? Vì vậy, những TLLT đƣợc giữ lại luôn ở trong tình trạng vừa thừa lại vừa thiếu. Tức là tài liệu luôn trong tình trạng sẵn sàng phục vụ nhƣng các đối tƣợng sử dụng TLLT trong bộ nhƣ lãnh đạo bộ, các vụ trƣởng, các chuyên viên.. lại không tiếp cận đƣợc, thậm chí không biết có tài liệu lƣu trữ đó. Trong khi đó, thông tin chỉ trở nên hữu ích khi nó đến đúng địa chỉ, phục vụ đúng mục đích, tức là đƣợc sử dụng đúng chỗ, đúng đối tƣợng cần thông tin.
Hệ thống thông tin TLLT có chức năng xử lý thông tin dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại. Trải qua quá trình xử lý thông tin, thông tin TLLT sẽ thoát khỏi trạng thái “tiềm năng” để phục vụ mọi nhu cầu sử dụng. Căn cứ vào mục đích sử dụng của các nhu cầu dùng tin trong hoạt động của mình, hệ thống thông tin TLLT xác định đƣợc các nội dung thông tin, mức độ tổng hợp thông tin cần cung cấp. Đặc biệt với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, những thông tin trong TLLT sẽ đƣợc xử lý và tổng hợp theo nhiều tiêu chí nhằm có thể đáp ứng một cách tốt nhất sự đa dạng trong nhu cầu sử dụng. Ví dụ: Một Nghị định về công tác lƣu trữ vừa có thể nằm trong tập hợp tin về chuyên đề quản lý lƣu trữ, vừa có thể nằm trong tập tin bao gồm các văn bản là Nghị định... Mặt khác, căn cứ vào đối tƣợng sử dụng, thông tin có thể ở dạng toàn văn, có thể ở dạng tóm tắt... Tuy nhiên, công nghệ thông tin chỉ là yếu tố phụ trong quá trình xử lý thông tin. Yếu tố quan trọng nhất chính là con ngƣời, trong đó có vai trò của ngƣời thiết kế hệ thống và ngƣời sử dụng những sản phẩm của hệ thống. Cụ thể là những cán bộ lƣu trữ, cán bộ làm công tác thông tin và các đối tƣợng sử dụng TLLT. Đây là yếu tố đóng vai trò tích cực, chủ động trong việc xử lý nguồn thông tin đa dạng của TLLT theo cách họ muốn. Sự tham gia của công nghệ thông tin đã biến những ý tƣởng của con ngƣời trở thành hiện thực. Tóm lại, chức năng xử lý thông tin đƣợc thiết kế trong hệ thống chủ yếu căn cứ vào các nhu cầu sử dụng thông tin, vì vậy giảm thiểu tối đa tình trạng cung cấp thông tin không cần thiết hoặc không đáp ứng đƣợc nhu cầu về mức độ tổng hợp.
Thứ hai, hệ thống thông tin TLLT đáp ứng một cách hữu hiệu nhất các nhu cầu sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ của bộ. Với những ƣu điểm nổi bật, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT trong các bộ là rất lớn. Đối tƣợng đến khai thác TLLT tại các bộ chủ yếu là các cán bộ làm việc tại các đơn vị trực thuộc bộ. Cụ thể bao gồm các nhóm nhƣ lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các vụ, các chuyên viên.. Mỗi nhóm đối tƣợng đều có các yêu cầu những nội dung thông tin khác nhau, mức độ chi tiết và tổng hợp khác nhau. Đây là một yêu cầu tất yếu nhất thiết phải tính đến trong việc thực hiện nhiệm vụ đảm bảo thông tin TLLT nói riêng và các thông tin nói chung phục vụ hoạt động quản lý. Tuy nhiên, việc thực hiện điều này thực sự không phải là điều đơn giản.
Nghiên cứu các nhu cầu sử dụng nhƣ vậy là một yêu cầu đối với việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT nói riêng và hệ thống thông tin nói chung. Sự nghiên cứu này đảm bảo tính hữu dụng cao của một hệ thống. Thật vậy, nó sẽ góp phần cung cấp các thông số quan trọng trong việc xác định nội dung thông tin cần cung cấp, mức độ chi tiết, thậm chí là cách thức truyền đạt thông tin thích hợp. Mặt khác, một hệ thống thống thông tin đƣợc thiết kế thƣờng để giải quyết các bài toán do chính những ngƣời sử dụng thông tin đƣa ra. Điều này có nghĩa là vai trò của ngƣời dùng tin hoàn toàn chủ động. Họ đƣa ra bài toán rằng: họ cần những thông tin gì? nội dung nhƣ thế nào? mức độ tổng hợp đến đâu?... Các nhà thông tin căn cứ vào đó để xây dựng hệ thống thông tin thích hợp. Vì vậy, khả năng đáp ứng các yêu cầu chính là chỉ số quan trọng trong việc đánh giá về chất lƣợng hoạt động của một hệ thống.
Dựa trên kết quả xử lý thông tin TLLT hoàn hảo, hệ thống giúp cung cấp cho các đối tƣợng dùng tin những thông tin đạt chất lƣợng cao. Mặt khác, sự thiết lập mạng lƣới máy tính kết nối nội bộ (mạng LAN..) đã tạo điều kiện cho việc tiếp cận với các thông tin TLLT đã qua xử lý. Các đối tƣợng sử dụng có thể tìm kiếm những thông tin lƣu trữ cần thiết ngay tại phòng làm việc của mình mà không cần di chuyển đến phòng lƣu trữ bộ. Nếu đối tƣợng sử dụng
cần tra tìm văn bản một cách nguyên gốc, hệ thống cũng có khả năng hỗ trợ tra tìm tài liệu. Hay nói cách khác, nếu muốn kiểm chứng tính xác thực của thông tin, hệ thống thông tin cũng có khả năng phục vụ. Hệ thống thông tin vừa đóng vai trò là truyền tải thông tinTLLT, vừa đóng vai trò là công cụ tra tìm tài liệu. Hơn thế nữa, những cơ sở dữ liệu về thông tin TLLT đƣợc thiết kế một cách “thân thiện” đối với các nhu cầu sử dụng. Đây thực sự là một điều tiện ích rất lớn đối với các ngƣời sử dụng tài liệu lƣu trữ. Điều này kéo theo một phản ứng dây chuyền là góp phần gia tăng nhu cầu sử dụng TLLT trong mọi hoạt động tác nghiệp của các bộ, từ khâu quản lý điều hành đến các khâu tác nghiệp cụ thể.
Nhƣ vậy, khẳng định về tính hữu hiệu của hệ thống thông tin TLLT trong việc đáp ứng các nhu cầu sử dụng thông tin quá khứ của bộ, tức là muốn khẳng định hai yếu tố. Đó là khẳng định về chất lƣợng thông tin đƣợc cung cấp và cách thức truyền thông tin. Trong khuôn khổ luận văn này, chúng tôi sẽ chủ yếu đề cập đến yếu tố chất lƣợng thông tin TLLT.Về cách thức truyền tin - một vấn đề thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin - nên chúng tôi không đề cập sâu trong luận văn này. Chúng tôi hy vọng sẽ trở lại vấn đề này trong các bài viết khác.
Thứ ba, hệ thống thông tin TLLT góp phần lưu giữ một khối lượng lớn thông tin trong tài liệu lưu trữ bộ. Nếu xét theo khái niệm về TLLT thì đây là những tài liệu có nhiều ý nghĩa quan trọng. Những ý nghĩa này thực chất là ý nghĩa của thông tin chứa trong từng TLLT (hay nói cách khác là ý nghĩa của nội dung tài liệu). Đứng trên một góc độ khác, việc sử dụng TLLT thực chất là việc sử dụng thông tin của nó. Chính vì vậy, để có thể phục vụ các nhu cầu sử dụng, thông tin TLLT nhất thiết phải đƣợc lƣu trữ bằng cách này hay cách khác. Cách lƣu giữ truyền thống là bảo quản TLLT nhƣ cách mà các lƣu trữ bộ, cũng nhƣ các lƣu trữ khác đang làm. Cách thức này quy đồng bảo quản TLLT với bảo quản thông tin của nó. Và việc sử dụng thông tin chủ yếu dựa vào các công cụ tra tìm truyền thống. Tuy nhiên, cách thức này có nhiều điểm bất cập,
nhất là trong giai đoạn hiện nay khi tài liệu gia tăng một cách chóng mặt. Nhiều khi, các chuyên viên không biết trong lƣu trữ của bộ mình lƣu giữ những tài liệu gì. Điều này còn khó khăn hơn đối với những ngƣời có nhu cầu sử dụng. Mặc dù vậy, phƣơng pháp lƣu trữ truyền thống không phải vì thế mà có thể mất đi, nó vẫn giữ nguyên giá trị.
Cách thức lƣu giữ thông tin của hệ thống thông tin là cách thức lƣu trữ thông tin không đi kèm với nguyên gốc TLLT. Thông tin TLLT cũng có “đời sống” riêng của nó. Nó trở thành những thông tin đƣợc số hoá. Ngƣời ta có thể sử dụng đƣợc thông tin TLLT mà không cần thiết phải đọc trực tiếp TLLT. Đây cũng là một trong những chức năng quan trọng của hệ thống thông tin TLLT. Việc lƣu trữ thông tin tài liệu không đồng nghĩa với việc lƣu giữ bản thân tài liệu. Nhƣ vậy, những hạn chế về mặt không gian trong việc lƣu trữ tài liệu đã biến mất. Không gian số hoá đƣợc mở rộng một cách vô tận, cộng với nó là một diện tích khổng lồ để lƣu trữ các thông tin chứa trong TLLT. Tất nhiên, kể cả khả năng lƣu trữ này cũng phải có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Mặt khác, không phải tất cả các thông tin chứa trong TLLT đều đƣợc xuất hiện trong hệ thống thông tin. Chỉ có những thông tin thực sự có ích với hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ mới đƣợc lƣu lại. Đây cũng là kết quả của quá trình xử lý thông tin trong hệ thống.
Việc lƣu trữ thông tin không đi kèm với bản gốc của TLLT là điều sớm muộn cũng sẽ xảy ra đối với lƣu trữ bộ. Theo quy định của Nhà nƣớc, các bộ là nguồn nộp lƣu tài liệu quan trọng vào Trung tâm lƣu trữ Quốc gia. Lƣu trữ bộ chỉ đóng vai trò là lƣu trữ hiện hành trong cả quá trình hình thành của TLLT. Tuy nhiên, kể cả đến khi nộp lƣu vào các lƣu trữ lịch sử, nhiều thông tin chứa trong TLLT vẫn có giá trị hiện hành. Và vì vậy, nó vẫn còn nguyên giá trị sử dụng thực tiễn. Nhƣ vậy, khi cần sử dụng các thông tin của TLLT đã nộp lƣu vào lƣu trữ cố định, các đối tƣợng sử dụng trong các bộ không cần phải tốn thời gian đi tìm lại tài liệu. Thực tế này đã không ít lần xảy ra trong đời sống quản lý của các bộ. Hệ thống thông tin TLLT đã thực hiện việc lƣu giữ lại những
thông tin cần thiết này. Thông qua hệ thống, mà cụ thể là thông qua các thiết bị lƣu trữ hiện đại, các thông tin TLLT vẫn tiếp tục đƣợc sử dụng hiệu quả.
Ta có thể nhận thấy sự ƣu việt của hệ thống thông tin TLLT. Tuy nhiên, nhƣ chúng tôi đã khẳng định ở trên, khả năng lƣu trữ thông tin của hệ thống không hoàn toàn phủ nhận vai trò của công tác bảo quản TLLT truyền thống. Hơn thế nữa, chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Những TLLT đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ chính là cơ sở pháp lý cho việc đăng tải những thông tin tài liệu đã đƣợc số hoá. Hay nói cách khác, thông tin TLLT là những thông tin đƣợc kiểm chứng tính xác thực bằng TLLT bản gốc. Đây là một thực tế đồng thời là sự khác biệt giữa hệ thống thông tin TLLT và các hệ thống thông tin khác. Nhiều khi những thông tin rất cần đƣợc kiểm chứng một cách rõ ràng trƣớc khi đƣợc sử dụng. Đối với những trƣờng hợp này, việc tìm lại bản gốc của TLLT là một việc làm cần thiết và quan trọng. Nhƣ vậy, tính bằng chứng, khả năng xác thực độ tin cậy của thông tin... là những ƣu điểm tuyệt đối khiến công tác bảo quản TLLT nói riêng, công tác lƣu trữ nói chung không bao giờ mất đi giá trị.
Trên đây là nhu cầu của các bộ trong việc sử dụng thông tin TLLT và vai