Dƣới góc độ tiếp cận với khái niệm thông tin mà chúng tôi đã trình bày ở trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy tính vô định là một trong những đặc điểm cốt yếu của thông tin. Thật vậy, nhà kinh tế học ngƣời Nga I.Trerniak đã nhận xét rằng “Thông tin không phải là vật chất mà là một phạm trù của tƣ tƣởng”[12;8]. Đặc tính này trở thành một thách thức không nhỏ cho các nhu cầu sử dụng thông tin, đặc biệt là trong hoạt động quản lý. Một yêu cầu tất yếu đặt ra là thông tin cần phải trải qua quá trình xử lý trƣớc khi đi vào sử dụng. Mặt khác, thông tin tồn tại ở rất nhiều dạng thức, tản mạn ở rất nhiều nguồn khác nhau, nội dung thông tin thì phong phú và có sự đan xen, liên kết phức tạp. Trong khi đó, con ngƣời chỉ cần những thông tin thoả mãn nhu cầu sử dụng của họ. Nếu không trải qua khâu xử lý thông tin, con ngƣời thực sự giống nhƣ “đứng trƣớc dãy Hy Mã Lạp Sơn sách vở mà ở đó việc tìm kiếm những thông tin cần thiết khó nhƣ ngƣời đi tìm một hạt vàng nhỏ bé trong biển cả cát mênh mông” (VaVilôv V.I). Để thực hiện nhiệm vụ khó khăn này, con ngƣời cần có một công cụ hữu hiệu. Khái niệm về hệ thống thông tin với chức năng xử lý thông tin ra đời từ đây.
Xung quanh khái niệm này, hiện nay đang tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau. Để đi tìm cách hiểu chính xác nhất của khái niệm này, trƣớc hết ta cần hiểu rõ khái niệm hệ thống. Hệ thống đƣợc hiểu là “tập hợp các phần tử có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể, bảo đảm thực hiện những chức năng nhất định”[31; 96]. Qua định nghĩa này, ta dễ dàng nhận thấy một số đặc điểm nhận dạng quan trọng của khái niệm hệ thống:
+ Những phần tử trong cùng hệ thống có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau một cách có quy luật.
+ Hệ thống luôn hƣớng tới thực hiện một mục tiêu hay chức năng nhất định. Những mục tiêu này chính là lý do tồn tại của hệ thống.
Với những đặc điểm nhƣ trên, chúng ta nhận thấy rằng xung quanh hoạt động của con ngƣời tồn tại rất nhiều hệ thống. Chẳng hạn, một cơ quan hay một ngành muốn tồn tại và phát triển cần thiết lập một hệ thống tổ chức thích hợp với mình. Hệ thống tổ chức bao gồm rất nhiều những bộ phận có chức năng khác nhau nhƣng lại có mối liên hệ khăng khít với nhau nhằm duy trì sự phát triển của tổ chức. Đối với các ngành khoa học, yếu tố không thể thiếu khi hình thành là xây dựng một hệ thống lý luận riêng. Một ví dụ điển hình khác, đó chính là con ngƣời. Bản thân con ngƣời cũng là một hệ thống lớn bao gồm rất nhiều hệ thống con bên trong nhƣ hệ thống thần kinh, hệ thống tuần hoàn, hệ thống miễn dịch, hệ thống tiêu hoá... Các hệ thống con chung sống một cách “hoà bình” trong cơ thể con ngƣời và đem lại sức khoẻ cho con ngƣời. Mục đích của các hệ thống con là duy trì sự tồn tại của con ngƣời. Ngoài ra còn rất nhiều các hệ thống khác, trong đó có hệ thống thông tin.
Nhƣ vậy, kết hợp với khái niệm thông tin, ta có thể đƣa ra đƣợc định nghĩa về hệ thống thông tin. Đó là “tập hợp các yếu tố có mối liên hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau một cách có quy luật nhằm thực hiện các chức năng nhƣ thu thập, xử lý, lƣu giữ và cung cấp thông tin”[29;14]. Điều quan trọng nhất trong việc xác định khái niệm hệ thống thông tin chính là ở chỗ xác định đƣợc các thành phần, các phần tử trong hệ thống. Trả lời đƣợc câu hỏi này tức là chúng ta đã có đƣợc cái nhìn khá cụ thể về một hệ thống thông tin. Tuy nhiên, giữa các nhà thông tin học đang tồn tại rất nhiều đáp án cho câu hỏi trên.
Trường phái thứ nhất cho rằng “thành phần của hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị có khả năng xử lý và truyền dẫn thông tin, các phương tiện dùng để lưu trữ thông tin và các phương thức thu nhận, xử lý và kết xuất thông tin”[29; 15]. Nhƣ vậy, nền tảng quan trọng nhất trong hệ thống thông tin
này là hệ thống xử lý thông tin hiện đại, cụ thể là hệ thống máy tính điện tử. Đây là cách hiểu tuyệt đối hoá vai trò của công nghệ thông tin. Điều này có nghĩa là nếu không có máy tính và phần mềm thì hệ thống thông tin không tồn tại. Hay nói cách khác, hệ thống thông tin chỉ đƣợc thiết lập trên cơ sở của máy tính và các phần mềm xử lý thông tin hiện đại. Trên thực tế, “loài ngƣời trƣớc khi có máy tính tự mình đã có hệ thống thông tin, vì họ cần có nhu cầu liên lạc thông tin, xử lý dữ liệu và ra quyết định”[18;14]. Những máy móc, thiết bị xử lý thông tin hiện đại là cần thiết trong hệ thống thông tin nhƣng không phải là duy nhất.
Trường phái thứ hai cho rằng: hệ thống thông tin là “một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin. Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quá trình và dữ kiện”[18;23]. Cụ thể, nó bao gồm “các thiết bị (phần cứng, phần mềm ..), con ngƣời (ngƣời chuyên môn về hệ thống thông tin, nhà quản lý..), dữ liệu và thông tin, các thủ tục quản lý và tổ chức nhằm cung cấp thông tin”[18;24]. Hệ thống thông tin đƣợc xây dựng trên cơ sở kết hợp của rất nhiều yếu tố. Dƣới góc độ tiếp cận theo hệ thống, đây là một quan niệm khá toàn diện và đầy đủ về hệ thống thông tin. Qua đây, ta có thể dễ dàng nhận thấy nhiệm vụ cụ thể của từng thành phần trong hệ thống thông tin là:
+ Dữ liệu: đây là thông tin thô chƣa qua khâu xử lý, là đầu vào của hệ thống thông tin. Dữ liệu đầu vào thƣờng rất đa dạng, phong phú. Đó có thể là tin tức, thông báo, số liệu, tín hiệu, mật mã... tồn tại trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, trong các loại sổ sách, văn bản, bảng biểu thống kê, sơ đồ, tài liệu lƣu trữ...
+ Các thiết bị: đây là phƣơng tiện để xử lý dữ liệu theo yêu cầu của ngƣời vận hành hệ thống thông tin.
+ Con người: đây là một trong những thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin. Con ngƣời trong hệ thống thông tin tồn tại với ba tƣ cách. Tƣ cách thứ nhất là ngƣời cung cấp thông tin ( là ngƣời tham gia các hoạt động nghiệp vụ thông tin và xử lý thông tin tiền máy) hay chủ sở hữu nguồn tin. Tƣ
cách thứ hai là ngƣời tham gia vận hành hệ thống thông tin. Và tƣ cách thứ ba là ngƣời đƣa ra yêu cầu sử dụng thông tin, hay nói cách khác là ngƣời sử dụng thông tin. Với tƣ cách thứ nhất, con ngƣời cụ thể ở đây chính là các chuyên viên, nhân viên văn thƣ, nhân viên phòng lƣu trữ, bộ phận tƣ liệu cơ quan... Con ngƣời đóng vai trò là ngƣời vận hành hệ thống thông tin chính là các chuyên gia máy tính, công nghệ thông tin, lập trình viên... Các nhà quản lý là một trong những ngƣời sử dụng thông tin một cách phổ biến. Tuy nhiên, con ngƣời không bị “đóng khung” một cách xơ xứng trong cả ba tƣ cách trên. Có ngƣời vừa đóng vai trò là ngƣời sở hữu nguồn tin, vừa đóng vai trò là ngƣời có nhu cầu sử dụng thông tin và ngƣợc lại... Hay nói cách khác, ba tƣ cách trên không tách bạch với nhau, mà thƣờng xuyên có mối quan hệ mật thiết với nhau.
+ Các thủ tục quản lý và tổ chức: đây là yếu tố quan trọng của hệ thống thông tin. Cách thức và quy chế làm việc, sự phân công nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ quan...góp phần quan trọng trong việc xác định đích đến của các thông tin trong hệ thống. Đây là yếu tố mang tính pháp lý quan trọng khi thiết kế các phần mềm xử lý dữ liệu trong hệ thống.
+ Thông tin: đây là đầu ra của hệ thống thông tin. Con ngƣời vận hành các thiết bị để xử lý dữ liệu thô, trên nguyên tắc tuân thủ chặt chẽ các quá trình, thủ tục quản lý nhất định và tạo ra sản phẩm là thông tin.
Xét trong phạm vi của hệ thống thông tin, vai trò của dữ liệu – thông tin, các thủ tục quản lý và con ngƣời là những thành phần quan trọng nhất, quyết định đến tính chất, quy mô.. của cả hệ thống. Các thiết bị kỹ thuật chỉ đóng vai trò là phƣơng tiện, công cụ hữu hiệu phục vụ cho hoạt động của hệ thống.