1.5.1. Khái niệm
Hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng là việc thu thập chứng từ có liên quan để tiến hành tính toán và phân bổ chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cho các đối tƣợng bộ phận sử dụng sức lao động.
1.5.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 334 – phải trả ngƣời lao động
Bên nợ:
- Các khoản phải trả cho ngƣời lao động, đã ứng cho ngƣời lao động. - Các khoản khấu trừ vào lƣơng ngƣời lao động
Bên có:
- Các khoản phải trả cho ngƣời lao động (tiền lƣơng, tiền thƣởng, BHXH,…)
- Tiền lƣơng, tiền thƣởng và các khoản khác còn phải trả cho ngƣời lao động. TK này có thể có số dƣ nợ, phản ánh số tiền đã chi trả quá số phải trả cho CBCNV.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3341: Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền thƣởng có tính chất lƣơng, BHXH và các khoản phải trả thuộc về thu nhập của công nhân viên.
+ Tài khoản 3348: Phải trả ngƣời lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thƣởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của ngƣời lao động.
- Chứng từ sử dụng:
+ Bảng chấm công: phán ánh ngày công thực tế của ngƣời lao động trong mỗi bộ phận
+ Phiếu báo làm thêm giờ + Hợp đồng giao khoán
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lƣợng công việc hoàn thành
622, 627, 641, 642
141, 1388, 3388, 3335 334 635, 811, 241, 353 Các khoản tạm ứng khác Tính lƣơng, thƣởng và các khoản
Khấu trừ vào lƣơng phải trả ngƣời lao động
111,112
338 (3383)
Tạm ứng lƣơng / thanh toán lƣơng, và Tính BHXH phải trả cho CNV các khoản phải trả 338 (3383, 3384, 3389) BHXH, BHYT, BHTN khấu trừ vào lƣơng
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tiền lƣơng phải trả ngƣời lao động. 1.6 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG
1.6.1 Nội dung
Các khoản trích theo lƣơng gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp.
1.6.1.1 Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Bảo hiểm xã hội là một trong những nội dung quan trọng của chính sách xã hội mà nhà nƣớc đảm bảo trƣớc pháp luật cho ngƣời dân nói chung và ngƣời lao động nói riêng. BHXH là sự đảm bảo về mặt vật chất cho ngƣời lao động thông qua chế độ BHXH nhằm ổn định đời sống của ngƣời lao động và gia đình họ. BHXH là một hoạt động mang tính chất xã hội rất cao. Trên cơ sở tham gia, đóng góp của ngƣời lao động, ngƣời sử dụng lao động và sự quản lý bảo hộ của Nhà nƣớc. BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo khi ngƣời lao động và gia đình họ gặp rủi ro nhƣ đau ốm, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hƣu trí và tử tuất.
- Quỹ BHXH đƣợc hình thành bằng sự đóng góp có tính chất bắt buộc theo quy định pháp luật dựa trên tỷ lệ phần trăm trên tiền lƣơng phải thanh toán cho ngƣời lao động. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp phải trích nộp BHXH theo tỷ lệ 24% trên tiền lƣơng trích BHXH, trong đó:
+ Doanh nghiệp phải chịu 17% (tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp) + Ngƣời lao động phải chịu 7% (trừ vào thu nhập của ngƣời lao động)
Tổng mức đóng góp vào quỹ BHXH bắt buộc của cả ngƣời lao động và ngƣời sử dụng lao động là 24% (Trong đó: 3% đóng góp vào quỹ ốm đau, thai sản, 1% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và 20% vào quỹ hƣu trí, tử tuất).
1.6.1.2 Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Đƣợc sử dụng để chi trả tiền khám chữa bệnh, tiền viện phí tiền thuốc men…. cho ngƣời lao động trong thời gian bị ốm đau, thai sản. Quỹ này đƣợc hình thành bằng cách trích 4,5% trên tổng lƣơng của doanh nghiệp trong tháng, trong đó:
+ Doanh nghiệp phải chịu 3% (tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp) + Ngƣời lao động phải chịu 1,5% (trừ vào thu nhập của ngƣời lao động)
- Theo chế độ hiện hành toàn bộ quỹ bảo hiểm y tế sẽ đƣợc nộp lên cho cơ quan chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho ngƣời lao động thông qua mạng lƣới y tế.
1.6.1.3 Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
- Kinh phí công đoàn đƣợc trích 2% trên tổng lƣơng thực tế phải chi trả ngƣời lao động trong tháng và hạch toán hết vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Kinh phí công đoàn đƣợc sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn và 1% nộp lên cho công đoàn cấp trên, 1% giữ lại cho đơn vị để chi dùng cho các hoạt động, phong trào nhƣ văn hóa, thể thao, tuyên truyền giáo dục, đại hội….
1.6.1.4 Bảo hiểm thất nghiệp(BHTN)
- Là quỹ tiền tệ đƣợc hình thành chủ yếu từ đóng góp của ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động, dùng để hỗ trợ ngƣời lao động có tham giá đóng góp quỹ khi họ bị nghỉ việc ngoài ý muốn, gồm: trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề, hỗ trợ tìm việc làm.
- Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải trích quỹ BHTN 2% trên tổng quỹ lƣơng của doanh nghiệp, trong đó:
+ Doanh nghiệp phải chịu 1% (tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp) + Ngƣời lao động phải chịu 1% (trừ vào thu nhập của ngƣời lao động)
1.6.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác phản ánh tình hình lập và phân phối BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan Nhà nƣớc. - Khoản BHXH phải trả cho công nhân viên. - Các khoản chi về kinh phí công đoàn.
Bên có:
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào lƣơng công nhân viên
- Giá trị tài sản thừa chờ sử lý.
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đƣợc cấp bù. - Các khoản phải trả khác.
Số dƣ có:
- Số tiền phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Tài khoản này có thế có số dƣ nợ. Số dƣ nợ phản ánh số đã trả đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi cho cán bộ công nhân viên chƣa đƣợc thanh toán và KPCĐ vƣợt chi chƣa đƣợc cấp bù.
Tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp 2, trong đó:
+ Tài khoản 3382: KPCĐ, phán ánh tình hình và thanh toán KPCĐ ở đơn vị. + Tài khoản 3383: BHXH, phán ánh tình hình trích và thanh toán BHXH. + Tài khoản 3384: BHYT, phán ánh tình hình trích và thanh toán BHYT. + Tài khoản 3389: BHTN, phán ánh tình hình và thanh toán BHTN ở đơn vị.
1.6.3 Trình tự hạch toán
111, 112 338 (2,3,4,9) 622, 627, 641, 642 Nộp BHXH, BHYT, BHTN Trích BHXH, BHYT,
KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ BHTN, KPCĐ vào CP
Chi cho hoạt động công đoàn 334 đơn vị BHXH, BHYT, BHTN trừ lƣơng 334 111, 112 BHXH phải trả cho CNV
Nhận BHXH từ cơ quan quản lý quỹ
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lƣơng.
1.7 KẾ TOÁN TRÍCH TIỀN LƢƠNG NGHỈ PHÉP CHO CÔNG NHÂN SẢN XUẤT 1.7.1 Nội dung 1.7.1 Nội dung
Chi phí trả trƣớc là những chi phí mà do tính chất của nó hoặc yêu cầu quản lý đã đƣợc trích vào chi phí sản xuất, kinh doanh cho các đối tƣợng chịu chi phí và phải trả chi phí thực tế phát sinh.
Các chi phí phải trả gồm:
- Chi phí tiền lƣơng nghỉ phép phải trả cho CNSX
- Chi phí trong thời gian DN ngừng SX theo mùa, vụ đã đƣợc tính trƣớc. - Lãi tiền vay đến kỳ tính lãi.
1.7.2 Nguyên tắc hạch toán
Theo quy định hiện hành, mỗi ngƣời lao động trong danh sách lao động của doanh nghiệp đƣợc nghỉ 12 ngày phép vẫn hƣởng đủ lƣơng. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc bố trí ngày nghỉ không thể điều đặn giữa các tháng trong năm, nên khoản tiền những ngày nghỉ phép hàng năm của đối tƣợng này thƣờng phải đƣợc trích theo kế hoạch để tính vào chi phí từng kỳ nhằm làm cho chi phí sản xuất và giá thành không bị biến động đột biến.
Phƣơng pháp trích trƣớc tiền lƣơng của công nhân sản xuất tính vào chi phí của kỳ kế hoạch nhƣ sau:
Mức trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép của CNSX theo kế hoạch = tiền lƣơng chính phải trả cho CNSX trong tháng * tỷ lệ trích trƣớc
Tỷ lệ trích trƣớc = tổng tiền lƣơng nghỉ phép theo kế hoạch trong năm của CNSX / tổng tiền lƣơng chính theo kế hoạch trong năm của CNSX * 100%
Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trƣớc theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lƣơng nghỉ phép để phản ánh đúng số thực tế chi phí tiền lƣơng vào chi phí sản xuất.
1.7.3 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 335 – chi phí phải trả.
Bên nợ:
- Các chi phí thực tế phát sinh thuộc chi phí phải trả.
- Chênh lệch chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế phát sinh đƣợc ghi giảm chi phí
- Chi phí phải trả dự tính trƣớc đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Số dƣ có:
- Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất kinh doanh nhƣng thực tế chƣa phát sinh.
1.7.4 Trình tự hạch toán
338 622, 627, 641, 642
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính trên tiền lƣơng nghỉ phép phải trả
335 334
Số trích trƣớc TL nghỉ phép TIền lƣơng nghỉ phép phải trả
của CNSX hàng tháng
cho công nhân sản xuất
622
Cuối niên độ KT điều chỉnh số
Hoàn nhập chênh lệch cho CP
chênh lệch TL nghỉ phép thực tế PS trích trƣớc TL nghỉ phép lớn lớn hơn chi phí đã trích
hơn TL nghỉ phép thực tế PS
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép cho công nhân sản xuất.
CHƢƠNG 2:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN H&T
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN H&T
2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cồ phần H&T là một công ty tƣ nhân, thực hiện chế độ hạch toán độc lập có đầy đủ tƣ cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng. Công ty đƣợc thành lập vào ngày 01/08/2000 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 3702000034 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ tỉnh Khánh Hòa cấp với :
- Tên giao dịch: Công ty cổ phần H&T
- Tên giao dịch quốc tế: H&T Limited Company.
- Trụ sở và địa điểm sản xuất: 326/10 Lê Hồng Phong, Nha Trang, Khánh Hòa. - Điện thoại: (058)3.885.153 – 3.885.154 – 3.883.357
- Fax: (0583). 885.153
Khi mới thành lập vốn điều lệ của công ty chỉ có 1,5 tỷ đồng nhƣng đến nay là 6 tỷ đồng (trong đó tỷ lệ bán cổ phần cho ngƣời lao động trong công ty là 100%).
Cuối những năm 90 chính sách khuyến khích sản xuất của nhà nƣớc đã tạo cơ hội cho rất nhiều doanh nghiệp ra đời, trong đó có công ty cổ phần H&T. Ban lãnh đạo công ty đã nhận thấy thị trƣờng cà phê Việt nam rất có triển vọng phát triển, cùng với sự am hiểu về lĩnh vực cơ khí chế tạo, công ty đã đầu tƣ vào ngành chế tạo máy móc phục vụ cho việc chế biến cà phê, nông sản sau thu hoạch nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng.
Ngày thành lập công ty nguồn vốn còn ít ỏi (1,5 tỷ) , mặt bằng sản xuất còn chật hẹp (1.000 m2, nhà xƣởng) lực lƣợng cán bộ kỹ thuật –công nhân có tay nghề cơ khí chƣa đáp ứng đủ nhu cầu thiết kế, sản xuất chế tạo (2 kỹ sƣ, 40 công nhân có tay nghề). Nhƣng tất cả mọi thành viên trong công ty : từ giám đốc đến đội ngũ cán
bộ kỹ thuật, ngƣời lao động gián tiếp hay trực tiếp đều có chung một quyết tâm nỗ lực, tự lực khắc phục mọi khó khăn, thiếu thốn để phấn đấu thiết kế, chế tạo những máy móc thiết bị phục vụ sản xuất. Đến nay, sau hơn 10 năm phát triển nguồn vốn công ty tăng lên 6 tỷ đồng, nhà xƣởng mở rộng lên 2000m2, đội ngũ công nhân tăng lên 60 ngƣời.
Những thành tựu mà công ty H&T đạt đƣợc sau những năm hoạt động: - Ba năm liên tiếp nhận bằng khen xuất sắc trong công tác sản xuất kinh doanh, chấp hành tốt pháp luật Nhà Nƣớc do Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa khen tặng từ năm 2002 – 2004.
- Trong năm 2003, công ty nhận đƣợc bằng khen xuất sắc trong xây dựng và phát triển hợp tác xã do Liên minh Hợp tác xã Việt Nam khen tặng. Nhận đƣợc bằng khen hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế của tổng cục thuế.
- Năm 2007-2008, đạt thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua lao động giỏi.
2.1.1.2 Chức năng
- Chuyên thiết kế, chế tạo, sản xuất, mua bán các loại máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế cho nghành công nghiệp.
- Chế tạo dân dụng và gia công cơ khí.
- Cho thuê phƣơng tiện vận tải đƣờng bộ và các loại thiết bị nghành cơ khí.
2.1.1.3 Nhiệm vụ
- Xây dựng, tổ chức và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất sản phẩm, cung cấp sản phẩm đủ tiêu chuẩn, hƣớng tới việc nâng cao chất lƣợng với giá cả hợp lý.
- Đảm bảo việc hạch toán kế toán và sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, tuân thủ các chế độ chính sách quản lý kinh tế của Nhà Nƣớc.
- Thực hiện nghiêm túc chính sách và chế độ quản lý tài sản, quản lý quy trình công nghệ sản xuất, đảm bảo an toàn lao động.
- Sử dụng và trả lƣơng cho lao động theo đúng pháp lệnh, hợp đồng lao động. Thƣờng xuyên đào tạo bồi dƣỡng trình độ văn hóa nghiệp vụ cho nhân viên.
- Hoàn thành các mục tiêu của công ty đồng thời gắn liền với lợi ích của cộng đồng và xã hội.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất tại công ty
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty.
Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo Quan hệ đối chiếu
Đại Hội Đồng Cổ Đông
Ban giám đốc Phân xƣởng sản xuất Phòng kế toán tài vụ Phòng tổng hợp
Ban kiểm soát Hội Đồng Quản Trị
Phòng kỹ thuật
Chức năng và nhiệm vụ:
+ Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có quyền cao nhất, quyết định cơ cấu tổ chức, thời hạn hoạt động hoặc giải thể của công ty. Quyết định các kế hoạch đầu tƣ dài hạn và chiến lƣợc phát triển, cơ cấu vốn, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát của công ty.
+ Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty (trừ những vấn đề thuộc thầm quyền của đại hội đồng cổ đông) . Định hƣớng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông, ra quyết định hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, bổ nhiệm ban giám đốc.
+ Ban kiểm soát: gồm có ba thành viên, hoạt động độc lập với hội động quản trị và ban giám đốc, có nhiệm vụ kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và trung thực.
+ Ban giám đốc:
- Giám đốc: là ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty. Có nhiệm vụ tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày theo những chiến lƣợc và kế hoạch đã đƣợc đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị thông