7. Kết cấu của khóa luận
4.3.1. xuất giải pháp
Một số giải pháp về phía công ty .
Ngày nay chúng ta đang sống trong một môi trường thế giới luôn luôn thay đổi, nguồn thông tin tràn ngập và trong đó có sự phát triển kinh tế kéo theo cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày một khốc liệt hơn. Vì vậy công ty cần hoàn thiện mình hơn nếu không sẽ bị tụt hậu không đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của thị trường sẽ bị đào thải. Do đó việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là yêu cầu cấp bách mà công ty phải tiến hành.
Việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty phải mang tính khả thi đem lại thành công và lợi ích cho công ty. Muốn vậy công ty
phải căn cứ vào tình hình thực tế của các thị trương nhập khẩu của mình để hoàn thiện các bước trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Như đã phân tích ở trên trong phần thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty cũng mắc phải một số sai sót trong khâu mở L/C hoặc do bên nhận ủy thác sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan, nhận hàng và kiểm tra hàng nhập… Do vậy em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hạn chế những sai sót trên.
Hoàn thiện quy trình thanh toán
Mặc dù tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán có ưu điểm nhưng đây là một nghiệp vụ khó nó đòi hỏi cán bộ trong công ty phải có trình độ nghiệp vụ cao có khả năng giải quyết các tình huống phức tạp. Vì vậy trong những năm qua mặc dù có nhiều cố gắng nhưng tỷ lệ sai sót này vẫn ở mức khá cao. Vì vậy khi sử dụng phương thức thanh toán này công ty nên lưu ý một số vấn đề sau:
- Khi bên bán giục mở L/C công ty không nên mở quá sớm vì công ty sẽ bị đọng vốn, còn mở L/C quá muộn cũng sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên bán ảnh hưởng đến việc nhập khẩu của công ty. Do đó công ty nên đàm phán với phía đối tác để xác định thời gian mở L/C cho hợp lý từ đó cho hiệu quả cao nhất.
- Trong trường hợp hai bên buôn bán có quan hệ lâu dài tin cậy lẫn nhau thì việc áp dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng này sẽ rất cứng nhắc và mất nhiều thời gian cũng như tốn kém thêm một khoản chi phí mở L/C của công ty. Do đó đối với những khách hàng tin cậy thì công ty nên thương lượng để công ty có thể áp dụng phương thức chuyển tiền.
- Công ty cũng cần bố trí và đào tạo các cán bộ chuyên trách trong việc mở L/C, trong việc thanh toán. Vì hiện nay trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm của các cán bộ trong công ty về lĩnh vực này còn yếu.
- Công ty cũng cần phải tìm hiểu kỹ về thực tế của người cung cấp hàng xem họ có đáng tin cậy thực sự hay không để tránh trường hợp phát sinh chi phí khi làm thủ tục thanh toán nhưng đối tác hủy hợp đồng hoặc gặp phải một số đối tác là những công ty “ma”
- Khi xảy ra hiệ tượng hàng hóa không đúng với hợp đồng mua bán thì công ty phải nhanh chóng thương lượng với người bán để hai bên cùng giải quyết càng nhanh càng tốt.
Tăng cường hoạt động giám sát đối với bên nhận ủy thác
Công ty phải xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm đối với bên nhận ủy thác là công ty Hưng Long. Thực tế cho thấy mặc dù công ty đã giám sát rất chặt chẽ những hoạt động của bên nhận ủy thác tuy nhên những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng còn nhiều. vì vậy công ty cần phải có những giải pháp mang tính thiết thực hơn để giảm thiểu những sai sót không đáng có.
- Giám sát chặt chẽ hơn nữa những hoạt động của bên ủy thác để tránh tình trạng đã xảy ra sai sót rồi công ty mới được biết và giải quyết. Công ty nên yêu cầu Hưng Long phải báo cáo tình hình một cách chi tiết cụ thể hơn hoặc có thể sử dụng các phiếu giám sát hợp đồng liêt kê các sự việc xảy ra xung quanh việc thực hiện hợp đồng và phải báo cáo vơi công ty thường xuyên.
- Đối với khâu nhận hàng và kiểm tra hàng hóa công ty phải cùng phối hợp với bên Hưng Long để thực hiện cho tốt. Công ty nên cử các chuyên gia giỏi có nghiệp vụ cao cũng như có hiểu biết vè chất lượng hàng hóa để cùng Hưng Long phối hợp trong khâu kiểm tra hàng hóa, không nên để Hưng Long tự thực hiện rất dễ xảy ra sai sót.
- Trong hợp đồng nội (hợp đồng ủy thác) công ty cần phải quy định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và những vấn đề thưởng phạt trong quá trình thực hiện hợp đồng, quy định rõ những ràng buộc giữa hai bên để bên nhận ủy thác ý thức được tầm quan trọng của vấn đề từ đó sẽ có ý thức và trách nhiệm hơn trong công việc.
Nâng cao hoạt động khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Đây là một khâu còn xảy ra nhiều sai sót của công ty. Để tránh xảy ra các tổn thất thì một trong những biện pháp mà công ty nên tiến hành là khi soạn thảo hợp đồng với các đối tác phải thật chi tiết cụ thể để khi có khiếu nại hay tranh chấp thì có cơ sở
pháp lý. Quy định rõ tên các cơ quan, tổ chức hòa giải, trọng tài, tòa án…hay các chi phí phát sinh sẽ do bên nào chịu…Và một điều quan trọng là công ty phải luôn đi sâu tìm hiểu phong tục tập quán thông lệ hay luật pháp của các nước đối tác để khi có mâu thuẫn phát sinh xảy ra thì ta có hiểu biết để theo kiện. Và công ty cũng nên đào tạo các cán bộ chuyên trách có hiểu biết về pháp luật cũng như các kiến thức nghiệp vụ trong lĩnh vực này. Có như thế công ty mới hạn chế tối đa các mâu thuẫn phat sinh không cần thiết và tránh bị các đối tác lợi dụng.
Tăng cường bồi dưỡng nguồn nhân lực
- Hoạch định lại cơ cấu nguồn nhân lực sắp xếp một cách khoa học, phải sử dụng đúng người đúng việc. Hiện nay đội ngũ nhân lực của công ty trong hoạt động nhập khẩu vẫn còn nhiều hạn chế. Việc tuyển chọn phải qua hình thức thi tuyển, phỏng vấn, chọn người có năng lực, trình độ nhất.
- Thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ trình độ ngoại ngữ bằng cách cho đi học các lớp ngắn hạn ngoài giờ hành chính, nâng cao trình độ cán bộ quản lý một số cử đi học ở nước ngoài. Ngoài ra hàng tháng thuê chuyên gia về các lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực hoạt động nhập khẩu về giảng dạy trao đổi qua đó trình độ của cán bộ công nhân viên sẽ tăng lên để hoàn thành tốt công việc được giao.
Tăng cường thực hiện giảm chi phí
- Tận dụng triệt để các đối tác truyền thống quen thuộc qua những đối tác trên ta có thể cắt giảm được các khoản chi phí cũng như rút ngắn thời gian để thực hiện hợp đồng vì đó là đối tác đã thường xuyên do có sự tin cậy lẫn nhau nên có nhu cầu mặt hàng nào đó thì có thể gọi điện hoặc fax trực tiếp hoặc Email ta cũng có được câu trả lời ngay khi đó trong các trường hợp cần hàng gấp thì ta có thể nhanh chóng nhập khẩu được hàng. Còn về việc thanh toán thì công ty có thể thương lượng để áp dụng các biện pháp thanh toán theo hình thức L/C giáp lưng, trả chậm hay điện chuyển tiền với cách thức trên ta sẽ giảm các khâu trung gian từ đó đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng .
- Áp dụng thương mại điện tử vào trong quá trình thực hiện hợp đồng trao đổi thông tin với đối tác các cơ quan chức năng và khách hàng, làm thủ hải quan qua cổng hải quan điện tử…nó sẽ rút ngắn thời gian mà chi phí lại thấp. Tiến hành thiết lập trang
web của công ty để hệ thống mạng internet của công ty được kết nối và khai thác nó cho hiệu quả triệt để.
Xây dựng chiến lược nhập khẩu
Căn cứ vào nhu cầu cụ thể về nguồn nguyên liệu mà công ty cần nhập khẩu để phục vụ cho việc sản xuất của công ty thì công ty phải xây dựng cho mình một chiến lược phù hợp tính toán để việc thực hiện quy trình thực hiện hợp đồng được nhanh nhất. Để làm được điều đó thì công ty phải xác định cụ thể nhu cầu nhập khẩu trong từng tháng, quý, năm hay trong dài hạn. Phân tích khả năng của các nhà cung ứng tốt, uy tín. Nếu thực hiện được điều đó sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ của quá trình thực hiện hợp đồng vì với mỗi một mặt hàng thì công ty đã có nhà cung ứng truyền thống, các hợp đồng sau có thể căn cứ theo các điều khoản của hợp đồng ban đầu các khâu trung gian cũng được giảm bớt.