7. Kết cấu của khóa luận
3.3. Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến vấn đề nghiên cứu
3.3.1. Các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài
Nhân tố thuộc môi trường chính trị – pháp luật trong và ngoài nước.
Chế độ chính sách,pháp luật là các yếu tố mà các doanh nghiệp kinh doanh phải nắm chắc và tuân theo một cách vô điều kiện. Một hợp đồng nhập khẩu được tiến hành giữa các chủ thể khác nhau bởi vậy nó chịu tác động của chính sách, chế độ pháp luật của quốc gia đó đồng thời cũng phải tuân theo những quy định thông lệ thói quen và tập quán quốc tế.
Những biến động của chính trị thế giới sẽ ảnh hưởng tới thị trường nhập khẩu. Còn tình hình chính trị trong nước sẽ ảnh hưởng tới các hoạt động kinh doanh nói chung cũng như hoạt động nhập khẩu nói riêng. Và mối quan hệ giữa chúng với nhau sẽ tác động qua lại tới việc ưu tiên hay hạn chế mặt hàng, số lượng nhập khẩu (quota).
Môi trường luật pháp sẽ tác động trực tiếp tới hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp bằng các công cụ thuế quan hạn ngạch, phi hạn ngạch, mặt hàng nhập khẩu, thủ
tục hành chính. Hoạt động nhập khẩu còn liên quan tới hệ thống luật pháp quốc tế như tập quán quốc tế, điều ước quốc tế, hiệp định song phương và đa phương nó sẽ ảnh hưởng tới chế độ ưu tiên, đãi ngộ hay hạn chế hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp.
- Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu.
Tỷ giá hối đoái có tác động mạnh mẽ đến hoạt động nhập khẩu vì hoạt động nhập khẩu phải dùng đến ngoại tệ để thanh toán. Tỷ giá hối đoái tăng sẽ khuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu và ngược lại.
- Hệ thống tài chính ngân hàng.
Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong quản lý, cung cấp vốn và thanh toán nên nó có tác động tới các hoạt động liên quan nhập khẩu nếu hệ thống ngân hàng mạnh có uy tín có mối quan hệ với các ngân hàng khác trên thế giới sẽ thuận tiện cho việc thanh toán nhanh của các doanh nghiệp.
- Biến động của thị trường trong nước và ngoái nước.
Khi có sự thay đổi trong giá cả, nhu cầu thị trường về một mặt hàng nào đó ở thị trường trong nước thì ngay lập tức có sự thay đổi lượng hàng nhập khẩu. Cũng như vậy thị trường nước ngoài quyết định sự thỏa mãn nhu cầu trong nước. Với sự thay đổi của một trong hai thị trường cũng đều ảnh hưởng tới việc nhập khẩu có thể tăng giảm về số lượng, mặt hàng và do đó ảnh hưởng tới hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp.
- Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc.
Nhập khẩu sẽ không được thực hiện nếu không có sự vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia. Trong hoạt động nhập khẩu thì vận tải biển chiếm tới 80% nếu vận chuyển hàng hóa nhanh sẽ giảm được thời gian vận chuyển tăng mức lưu thông hàng hóa và sự đảm bảo an toàn cho hàng hóa là hết sức quan trọng. Với một hệ thống thông tin liên lạc nhanh chính xác sẽ tạ điều kiện cho doanh nghiệp tận dụng thời cơ nắm bắt cơ hội kinh doanh, giảm các chi phí và rủi ro góp phần nâng cao hiêu quả kinh doanh nhập khẩu.
3.3.2. Các nhân tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp
- Trình độ quản lý tổ chức của doanh nghiệp.
Con người là chủ thể trong mọi hoạt động kinh doanh, là nhân tố quyết định thành công. Trong công ty nếu có đội ngũ cán bộ lãnh đạo có tinh thần trách nhiệm cao, biết tổ chức sắp xếp một cách khoa học thì sẽ phát huy được trình độ, năng lực của từng người, bộ máy tinh giảm gọn nhẹ nhưng hoạt động vẫn hiệu quả, năng suất lao động cao do đó hiệu quả nhập khẩu vẫn cao.
- Nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Ngày nay sự phát triển khoa học kỹ thuật mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế tri thức đòi hỏi hàm lượng khoa học công nghệ kết tinh trong sản phẩm (dịch vụ) rất cao. Do đó đòi hỏi lực lượng lao động trong doanh nghiệp phải có trình độ khoa học kỹ thuật nghiệp vụ thành thạo để có thể đáp ứng được yêu cầu mới. hiện nay công ty có nguồn nhân lực dồi dào với tổng số nhân lực 240 người trong đó số nhân lực có trình độ đại học đạt 90 người, 25 người có trình độ thạc sỹ. Đội ngũ cán bộ, chuyên viên xuất nhập khẩu của công ty là những nhân lực được đào tạo từ các trường đại học khối kinh tế ngoại thương do đó nắm vững các kỹ năng đàm phán quốc tế, luật pháp quốc tế hiểu rõ tập quán thương mại của các đối tác…đó là những lợi thế của công ty.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp.
Việc ứng dụng công nghệ khoa học, đầu tư trang thiết bị hiện đại vào kinh doanh là việc hết sức cần thiết để nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp nào được trang bị cơ sở vật chất hiện đại, mức độ tự động hóa cao sử dụng hết công dụng của chúng thì doanh nghiệp đó sẽ có hiệu quả cao trong việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. công ty có cơ sở hạ tầng khá tốt trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng, máy tính kết nối Internet, hệ thống phương tiện vận tải…đảm bảo điều kiện cơ bản cho các cán bộ công nhân viên của công ty thực hiện công việc.
CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG ỦY THÁC NHẬP KHẨU NGUYÊN PHỤ LIỆU PHỤC VỤ SẢN XUẤT HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY SG
CORPORATION 4.1. Kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
4.1.1. Kết quả đạt được
Với nỗ lực của các nhân viên, các nhà quản lý phòng XNK, cùng với sự hỗ trợ thiết thực từ nhiều phía trong một thời gian dài nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng ủy thác nhập khẩu, SG đã đạt được những kết quả đáng kể trong việc phát triển và chuyên môn hóa hoạt động XNK nói chung và NK nói riêng.
- Về việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng.
Một là, việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng và xác định nhu cầu nhập khẩu nguyên phụ liệu may mặc của công ty là rõ ràng ở tất cả các khâu và là cơ sở để thực hiện tốt các khâu tổ chức thực hiện và giám sát quy trình.
Hai là công ty luôn giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng. Do vậy việc giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng thường diễn ra khá nhanh chóng và đơn giản dựa trên sự tin cậy lẫn nhau. Ngoài việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp cũ công ty cũng đang cố gắng trong việc tìm kiếm và tạo mối quan hệ làm ăn với các nhà cung cấp mới để đa dạng được nguồn cung cấp tạo lợi thế cho công ty trong lựa chọn nhà cung cấp có lợi nhất.
- Về việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty SG.
Một là việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu có quy trình bài bản, những nội dung trong hợp đồng nhập khẩu do SG thực hiện đều được tiến hành thuận lợi và khá nhanh chóng. Mọi thủ tục giấy tờ đều được phía công ty và bạn hàng cố gắng đơn giản hóa tới mức tối đa giúp cho việc thực hiện hợp đồng được diễn ra nhanh gọn giảm được chi phí nhập khẩu cho công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hai là trong quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu của công ty các khâu đã được thực hiện theo kế hoạch được phê duyệt rất rõ ràng và khoa học. Hoạt động nhập khẩu của công ty luôn đạt được kết quả cao đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu sản xuất của công ty, không làm chậm tiến độ sản xuất.
- Về việc giám sát điều hành nhập khẩu ủy thác tại công ty Hưng Long.
Một là, việc giám sát đã được thực hiện chặt chẽ ở tất cả các khâu của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mà công ty Hưng Long phải thực hiện. Hưng Long là một đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động nhập khẩu do đó những khâu mà SG ủy thác Hưng Long đều thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên không vì thế mà SG lơ là trong việc giám sát và điều hành. Những khâu mà SG ủy thác cho Hưng Long thực hiện thay mình là những khâu thường xuyên gặp phải những khó khăn như : làm thủ tục hải quan, nhận hàng và giao hàng, vận chuyển nội địa. Do tính chất của những khâu này liên quan đến nhiều loại giấy tờ và phải làm việc nhiều với các cơ quan chức năng do đó trong quá trình thực hiện không tránh phải những sai sót. Do đó sự giám sát chặt chẽ là vô cùng cần thiết để giảm thiểu tối đa những vấn đề phát sinh gây khó khăn cho việc nhập khẩu nguyên phụ liệu của công ty.
Hai là, do có sự giám sát chặt chẽ như vậy mà Hưng Long đã cố gắng hết sức thục hiện để không gặp phải bất kì vướng mắc nào cũng như làm cho mối quan hệ giữa hai bên được tốt đẹp.
4.1.2. Tồn tại và nguyên nhân
- Trong công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty với các đối tác nước ngoài việc thanh toán bằng L/C tuy hạn chế được nhiều rủi ro bảo đảm độ an toàn cho cả hai bên nhưng thủ tục thanh toán và nhận tin rườm rà nếu thay đổi bất kỳ nộ dung nào trong hợp đồng đều phải làm thủ tục sửa đổi L/C và phải chịu khoản phí sửa đổi L/C cho ngân hàng. Mặt khác trong quá trình mở L/C, nhiều khi mở L/C không đúng hợp đồng dẫn đến sai sót làm cho bên đối tác không chấp nhận giao hàng cho công ty dẫn đến công ty phải trả một khoản lệ phí tốn kém cho ngân hàng do việc
kéo dài thời gian mở L/C và ảnh hưởng đến tiến độ của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Chính vì vậy ít nhiều đã ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Về thủ tục hải quan: thủ tục hải quan là khâu mà SG đã ủy thác cho Hưng Long thực hiện mặc dù đã ủy thác cho Hưng Long nhưng SG cũng giám sát rất chặt chẽ tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những sai sót. Đây là khâu gặp nhiều khó khăn. Trường hợp hàng hóa kê khai không đúng với quy cách, chủng loại hàng hóa. Lý do một phần là khẳ năng hiểu biết nghiệp vụ của cán bộ nhập khẩu về những điều kiện của hàng hóa còn hạn chế. Có những trường hợp cán bộ đi làm thủ tục hải quan còn mang giấy tờ thiếu dẫn đến việc tiến hành công việc bị chậm lại. Những lý do trên khiến cho việc làm thủ tục hải quan bị gián đoạn hàng hóa không luân chuyển kịp thời, tăng chi phí lưu kho lưu bãi.
- Công tác nhận và kiểm tra hàng hóa cũng chưa thật sự đạt hiệu quả tối ưu. Nhiều khi việc kiểm tra chỉ mang tính chất đại diện nếu thấy chất lượng không có gì đáng nghi ngờ thì đánh giá cả lô hàng là tốt. Do hàng hóa có số lượng quá lớn lại khó kiểm tra tổng thể nên dẫn đến tình trạng này. Điều này một phần do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của cả bên Hưng Long cũng như của bên SG chưa thật cẩn thận vì khi nhận và kiểm tra hàng có cả cán bộ của hai bên cùng kiểm tra. Đối với công ty chỉ cần một sơ suất nhỏ trong công tác kiểm tra hàng hóa là có thể làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty, lợi nhuận bị giảm xuống, kéo theo uy tín của công ty.
Ta có thể tóm tắt một số tồn tại dẫn đến việc không thực hiện được hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu hoặc có nhiều hợp đồng sai sót qua bảng sau:
Bảng 4.1 : Tóm tắt tình hình thực hiện hợp đồng ủy thác nhập khẩu nguyên phụ liệu của công ty
Năm Số hợp đồng đã ký Số hợp đồng thực hiện Số hợp đồng không thực hiện được Số hợp đồng có sai sót 2009 35 25 4 6 2010 35 28 3 4 20011 41 35 3 3
Căn cứ vào bảng số liệu trên ta thấy trong ba năm từ 2009 đến năm 2011 năm nào công ty cũng có những hợp đồng sai sót hoặc không thực hiện được.
Năm 2009 có tới 4 hợp đồng không thực hiện được và 6 hợp đồng có sai sót thì trong đó có tới 4 hợp đồng gặp sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan và nhận, kiểm tra hàng. Các hợp đồng không thực hiện được đều do phía công ty do công tác mở L/C hoặc do một số những nguyên nhân khác. Ví dụ: như một hợp đồng nhập khẩu vải lót của Trung Quốc do công ty mở L.C quá muộn đã gây ra những khó khăn trong việc giao hàng của bên đối tác dẫn đến quá trình nhập khẩu hàng của công ty không thực hiện được và công ty đã bị phạt 600 USD.
Năm 2010 có 3 hợp đồng không thực hiện được thì trong đó cũng có 2 hợp đồng không thực hiện được là do phía công ty chưa có khả năng dự báo những biên động trên thị trường như tỷ giá ngoại tệ, sự biến động của thị trường… chỉ có một hợp đồng xuất phát từ phía đối tác hủy hợp đồng và có 4 hợp đồng gặp sai sót trong những khâu như kiểm tra hàng hóa, vận chuyển nội địa hoặc xảy ra khiếu nại.
Năm 2011 những hợp đồng không thực hiện được đã giảm xuống tuy nhiên thì những hợp đồng xảy ra sai sót thì vẫn còn, nguyên nhân là từ cả SG và Hưng Long.
4.2. Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu của công ty trong thời gian tới
- Mở rộng thị trường nhập khẩu.
Với những thị trường bạn hàng quen thuộc mà công ty đã làm ăn lâu năm có uy tín công ty sẽ vẫn tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Những thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là Trung Quốc, Hàn Quốc, Italia. Tuy nhiên trong tương lai công ty sẽ mở rộng thị trường nhập khẩu sang nhiều quốc gia khác như Đài Loan, nga, Ấn Độ…để lựa chọn thị trường nào có giá cả và chất lượng hàng hóa nhập khẩu phù hợp nhất với tình hình sản xuất của công ty. Công ty luôn luôn tìm kiếm thị trường tiềm năng, những thị trường mới mà nơi đó sẽ thực hiện được tốt việc tăng trưởng phát triển sản xuất của công ty trong thời gian tới. Hơn thế nữa việc mở rộng thị trường nhập khẩu giúp cho công ty có nhiều sự lựa chọn hơn và
có quyền lực thương lượng hơn đối với các nhà cung ứng tránh tình trạng bị phụ thuộc vào một số nhà cung ứng nhất định.
- Nâng cao kim ngạch xuất khẩu từ đó nâng cao kim ngạch nhập khẩu. Hoạt động xuất khẩu là hoạt động chính của công ty. Để hoạt động này ngày càng phát triển và thu hút được nhiều khách hàng hơn nữa công ty cần phải cải tiến kỹ thuật đa dạng hóa các mặt hàng, chào hàng với giá phải chăng. Bên cạnh đó công ty phải đầu tư hơn nữa vào việc nghiên cứu thị trường để hỗ trợ cho công tác xúc tiến đẩy mạnh xuất khẩu từ đó đẩy mạnh nhập khẩu phục vụ sản xuất.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách trong hoạt động nhập khẩu.
Công ty chú trọng vào công tác quản lý và bố trí sắp xếp lại đội ngũ cán bộ công nhân viên trong hoạt động nhập khẩu, bổ sung thêm người, nâng cao trình độ chuyên môn để thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu tốt hơn hạn chế sai sót. Có đội ngũ giới thiệu sản phẩm bán hàng tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại. Tăng cường hơn