7. Kết cấu của khóa luận
3.2.2. Thực trạng quy trình thực hiện các nội dung trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu của
nhập khẩu của bên ủy thác
3.2.2.1. Mở L/C
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu của công ty đều thanh theo hình thức L/C trả ngay không hủy ngang chiếm 95% và chỉ có khoảng 5% hợp đồng nhập khẩu theo hình thức L/C trả chậm.
Với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, thì bước đầu tiên bắt buộc công ty phải tiến hành là mở L/C. Ngân hàng mở L/C mà công ty chọn là chi nhánh ngân hàng Shinhanvina Hàn Quốc tại Việt Nam . Đây là một chi nhánh ngân hàng lớn của Hàn Quốc, có giao dịch với nhiều ngân hàng trên thế giới, thuận tiện cho công ty trong quá trình đàm phán và ký hợp đồng. Để mở L/C tại ngân hàng, công ty phải viết đơn xin mở L/C theo mẫu mà ngân hàng quy định, trong đơn này công ty phải nêu rõ những chứng từ mà người bán phải xuất trình khi yêu cầu thanh toán. Sau khi nhận được đơn xin mở L/C của công ty, ngân hàng tiến hành xem xét và mở một L/C theo đúng yêu cầu của công ty, đồng thời thông báo cho công ty biết việc mở L/C, sau đó phát hành L/C tới ngân hàng thông báo ở nước người bán, nhờ ngân hàng này chuyển bản gốc L/C tới người xuất khẩu sau khi nhận được L/C từ ngân hàng thông báo, bên bán tiến hành kiểm tra L/C xem nội dung có phù hợp với hợp đồng không. Nếu thấy phù hợp người bán sẽ thông báo cho công ty là hàng chuẩn bị được giao để công ty có kế hoạch tiếp nhận. Ngược lại khi không chấp nhận nội dung trong L/C thì bên bán có quyền yêu cầu công ty và ngân hàng mở L/C sửa đổi cho phù hợp.
Nhìn chung việc mở L/C của công ty được thực hiện ở mức trung bình , trong công tác mở L/C công ty cũng gặp phải một số khó khăn, cụ thể:
- Công ty chưa có một cán bộ nghiệp vụ hiểu biết chuyên làm, nên thực tế đã xảy ra những lỗi không đáng có như: viết sai lỗi chính tả hoặc phải sửa lại do sai sót về nội dung, thực hiện các thủ tục còn lúng túng dẫn đến L/C bị mở chậm, phải chỉnh sửa. Khi đó công ty sẽ phải mất phí để sửa L/C làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.
- Nghiệp vụ thực hiện các thủ tục còn lúng túng đẫn đến tình trạng thời điểm mở L/C không hợp lý gây ảnh hưởng xấu đến thời gian và kinh phí của công ty. Trong một trường hợp do mở L/C quá chậm đã gây ra những khó khăn trong việc giao hàng của bên đối tác dẫn đến quá trình nhập khẩu hàng của công ty bị chậm trễ. Điều này gây ảnh hưởng đến uy tín cũng như ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.
3.2.2.2. Làm thủ tục thanh toán
Công ty thường sử dụng hai phương thức thanh toán đó là thanh toán bằng L/C và thanh toán bằng phương thức chuyển tiền T/T. Trong đó, thanh toán bằng L/C là phương thức mà công ty thường sử dụng.
Khi nhận được bộ chứng từ cùng với hối phiếu đòi tiền được chuyển từ ngân hàng của nước người bán sang chi nhánh ngân hàng Shinhanvina Hàn Quốc tại Việt Nam, nếu kiểm tra bộ chứng từ phù hợp với quy định trong L/C, chi nhánh ngân hàng Shinhanvina Hàn Quốc tại Việt Nam sẽ tiến hành thanh toán bằng cách chuyển tiền sang ngân hàng của nước người bán. Nếu chi nhánh ngân hàng Shinhanvina Hàn Quốc tại Việt Nam kiểm tra thấy không phù hợp sẽ từ chối thanh toán và trả lại bộ chứng từ cho nước xuất khẩu.
Nhìn chung, công ty SG ít xảy ra các trường hợp như vậy bởi vì các bạn hàng của công ty là những người nhiều kinh nghiệm nên họ rất cẩn thận trong quá trình lập bộ chứng từ này. Tuy vậy cũng đã gặp phải những trường hợp như: các chứng từ mà bên bán gửi sang chưa được đầy đủ về nội dung như điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms năm nào vì hay có nhiều sửa đổi trong Incoterms các năm hoặc trong các chứng từ gửi sang có nhiều chỗ còn sai lỗi chính tả ngữ pháp, tên hàng.
Ví dụ: Trong hợp đồng với một đối tác của Trung Quốc thì trong bộ chứng từ đã không ghi rõ điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms năm nào, đây là một phần do phía đối tác còn thiếu kinh nghiệm và một phần do phía công ty đã không xem xét kỹ các điều khoản của hợp đồng làm cho quá trình thực hiện hợp đồng đã bị hoãn lại để sửa lại bộ chứng từ. Nếu không có sự thỏa thuận lại sẽ gây ra hiểu nhầm cho hai bên vì vậy sẽ gây bất lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Một ví dụ nữa: Trong hợp đồng với một đối tác của Hàn Quốc đã có sự nhầm lẫn do bộ chứng từ không ghi rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms nào và về phía công ty thì hiểu là Incoterms 1990 còn phía đối tác thì ngầm áp dụng Incoterms 2000 cho nên trong điều kiện DEQ bên đối tác ngầm hiểu là phía công ty phải làm thủ tục thông quan nhập khẩu trong khi đó công ty lại cho rằng phía đối tác làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Do không có sự thỏa thuận cụ thể giữa hai bên đã làm cho hợp đồng bị hoãn lại một thời gian khá dài làm phát sinh nhiều chi phí trong quá trình thực hiện và đám phán cũng như sửa lại bộ chứng từ.
Trong các trường hợp như vậy, khi ngân hàng mở L/C nhận được các bộ chứng từ do bên bán cung cấp họ sẽ tiến hành kiểm tra nội dung khi phát hiện có những sai sót trên họ sẽ thông báo ngay cho công ty. Nếu như công ty nhận thấy những lỗi sai đó không ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu thì sẽ thông báo cho ngân hàng của mình là chấp nhận nội dung đó và ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán. Ngược lại khi không chấp nhận thì ngân hàng sẽ yêu cầu bên bán phải tiến hành sửa đổi kịp thời để chuẩn bị cho việc giao nhận hàng được nhanh chóng.
3.2.2.3. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trường hợp hàng nhập về không đúng so với hợp đồng và được phát hiện trong khi giám định mở kiện hàng tại hiện trường kiểm tra. Công ty và bên có thẩm quyền (hải quan) sẽ kiểm tra những sai sót đó và lập biên bản cụ thể với chữ ký của cả hai bên. Tùy từng trường hợp mà công ty xác định đối tượng khiếu nại:
- Nếu hàng có chất lượng và số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm thì công ty khiếu nại người bán. Ví dụ: Trong một hợp đồng nhập khẩu vải lót với một đối tác Trung Quốc khi nhận hàng thì công ty phát hiện hàng giao thiếu 500m vải lót công ty đã tiến hành việc khiếu nại đối tác của Trung Quốc. Việc khiếu nại giữa công ty và người bán có thể giải quyết khác nhau, thường bằng phương pháp thương lượng nhằm đưa ra giải pháp, dễ giải quyết nhằm thõa mãn nhu cầu của nhau. Nếu hàng thiếu về số lượng thì tùy theo yêu cầu của công ty mà người bán có thể giải quyết bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc thường thì bên bán sẽ bồi thường bằng
tiền cho công ty tương đương với số hàng thiếu đó. Tuy nhiên không phải lúc nào khiếu nại cũng được thương lượng và giải quyết. Đây cũng là một trong những điểm yếu mà công ty thường bị thiệt hại. Ví dụ: Trong hợp đồng với một đối tác của Italia khi nhận hàng và kiểm tra hàng công ty đã thấy thiếu hàng công ty đã khiếu nại đòi bồi thường hàng thiếu nhưng phía đối tác đã từ chối bồi thường và cũng không giao bổ sung vì cho rằng hàng khi lập hợp đồng thì trong điều khoản về số lượng có quy định dung sai là +/- 10% số lượng hợp đồng nhưng không quy định rõ là quyền lựa chọn dung sai là do bên nào, nên khi giao hàng bên Italia đã giao hàng với khối lượng tối thiểu trong giới hạn cho phép. Trong trương hợp này công ty đã bị tổn thất không nhỏ.
- Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất do lỗi của người vận tải gây nên thì công ty vẫn khiếu nại người bán khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm trong trường hợp người bán là người thuê phương tiện vận tải.
- Nếu hàng bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ 3 gây nên thì những rủi ro này đã được mua bảo hiểm thì công ty khiếu nại công ty bảo hiểm.
Nhìn chung công tác khiếu nại và giải quyết các khiếu nại của công ty còn nhiểu khó khăn đòi hỏi công ty phải đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên môn cao có nhiều kinh nghiệm để có thể giải quyết tốt nhiều trường hợp tránh cho công ty những tổn thất, rủi ro.
3.2.2.4. Thanh lý hợp đồng
Sau khi các nghiệp vụ trong hợp đồng nhập khẩu hoàn thành cũng là lúc bên nhận ủy thác hoàn thành nghĩa vụ của mình. Khi đó công ty có nghĩa vụ thanh toán phí ủy thác cho đơn vị nhận ủy thác là công ty Hưng Long. Nếu chậm thanh toán thì được tính theo lãi suất liên ngân hàng hoặc một ngân hàng uy tín do công ty SG và bên nhận ủy thác lựa chọn.
Bên ủy thác sẽ thỏa thuận ngày, giờ, địa điểm với bên ủy thác để cùng nhau ký vào biên bản thanh lý hợp đồng. Nội dung biên bản thanh lý hợp đồng bao gồm:
- Tên và địa chỉ của bên giao và bên nhận ủy thác - Hàng hóa (như trong hợp đồng đã ký)
- Thanh toán ( ghi rõ các khoản tiền mà bên giao đã chuyển) - Các khoản mục khác
Nhìn chung bước thanh lý hợp đồng này công ty thực hiện tốt, không có khó khăn gì và ít gặp vướng mắc do hình thức ủy thác mà công ty ủy thác cho công ty Hưng Long là hình thức ủy thác bộ phận tức là chỉ ủy thác cho Hưng Long một vài khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình nên sự rằng buộc giữa hai bên là rất ít giải quyết rất nhanh gọn. Không những thế mối quan hệ làm ăn lâu năm giữa công ty và công ty Hưng Long cũng giúp cho nghiệp vụ thanh lý hợp đồng diễn ra thuận tiện và suôn sẻ.