II. các thủ tục kiểm toán trong giai đoạn kết thúc kiểm toán do Công ty Kiểm toán Việt Nam thực hiện tại các
3. Thu thập thư giải trình của Ban giám đốc khách hàng
Đối với công tác kiểm toán, thư giải trình của Ban Giám đốc khách hàng được coi là một dạng bằng chứng kiểm toán, trong đó Ban Giám đốc xác nhận trách nhiệm của mình trong việc lập và trình bày trung thực, hợp lý Báo cáo tài chính, phù hợp với Chuẩn mực kế toán đã ban hành. Bên cạnh đó, thư giải trình có những giải trình đặc biệt như các nghiệp vụ với các bên có liên quan, luật pháp và các quy định hiện hành. Trong suốt quá trình kiểm toán, kiểm toán viên sẽ có được những giải trình từ phía Ban Giám đốc để trả lời cho kiểm toán viên.
trình như là một thông tin để đưa ra bằng miệng hay viết, chính thức hay không chính thức, được đưa ra cho chúng ta về Báo cáo tài chính hay một điểm liên quan đến Báo cáo tài chính”. Tuy nhiên, trong thực hành kiểm toán tại VACO, các kiểm toán viên thu thập Thư giải trình của Ban giám đốc bằng văn bản và thủ tục được áp dụng tuân thủ theo chuẩn mực đã quy định.
Thực tế cho thấy rằng, thư giải trình của Ban giám đốc có thể đưa kiểm toán viên đến lựa chọn loại ý kiến gì trong Báo cáo kiểm toán. Có thể nói thủ tục “Thu thập thư giải trình của Ban giám đốc” là một bước cụ thể hơn của quy trình kiểm toán AS/2 áp dụng vào kết thúc kiểm toán.
Tại VACO, một thư giải trình do Ban giám đốc gửi cho kiểm toán viên thường gồm có các điểm sau:
Không có bất kỳ một sai phạm nào từ Ban giám đốc hay các nhân viên có vai trò quan trọng liên quan đến hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc có thể ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính.
Đơn vị đã chuyển cho công ty kiểm toán xem xét tất cả sổ sách kế toán, các tài liệu chứng từ liên quan và tất cả các Biên bản họp hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.
Ban giám đốc khẳng định là đã cung cấp toàn bộ các thông tin về các bên liên quan.
Ban giám đốc khẳng định là Báo cáo tài chính không có những sai phạm trọng yếu.
Công ty đã tuân thủ tất cả những khoản quan trọng của các hợp đồng có ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính. Không có bất kỳ sự không tuân thủ nào liên quan đến các yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền có thể có ảnh hưởng trọng yếu đến Báo báo tài chính.
Các yếu sau đây đã được ghi nhận một cách đúng đắn và trong trường hợp cần thiết các thông tin thích hợp đã được nêu ra trong phần Thuyết minh báo cáo tài chính như: Số dư và các nghiệp vụ được thực hiện với các bên có liên quan, thua lỗ từ các hợp đồng mua và bán…
Công ty không có bất kỳ một kế hoạch hay dự tính nào đó có thể làm sai lệch đáng kể giá trị kế toán hoặc cách phân loại tài sản và công nợ đã được phản ánh trong Báo cáo tài chính.
có bất kỳ một tài sản nào đang được cầm cố thế chấp hoặc bị cầm giữ. Tất cả các khoản nợ, cam kết vay và các khoản bảo lãnh của công ty với
bên thứ ba đã được công ty hạch toán hoặc giải trình trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán có ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính hoặc phải giải trình trong phần thuyết minh.
Công ty đã hạch toán hoặc đã công bố đầy đủ trong Báo cáo tài chính tất cả các kế hoạch này, các khoản đảm bảo cũng như việc chuyển đổi và các yêu cầu có liên quan.
Các yếu tố trên đây chưa phải là tất cả các vấn đề cần được giải trình mà còn tuỳ thuộc vào từng cuộc kiểm toán cụ thể của từng đơn vị cụ thể, trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên VACO sẽ có những câu hỏi và yêu cầu cụ thể Giám đốc giải trình. Khi các giải trình này có liên quan đến các vấn đề trọng yếu của Báo cáo tài chính thì kiểm toán viên phải:
• Tìm kiếm thu thập bằng chứng kiểm toán có tính chất củng cố các giải trình này từ các nguồn trong và ngoài doanh nghiệp;
• Đánh giá xem các giải trình của các nhà quản lý doanh nghiệp có hợp lý và nhất quán với các bằng chứng kiểm toán khác đã thu thập được hay không, kể cả các giải trình khác ; và
• Cân nhắc xem người lập thư giải trình có biết rõ vấn đề được giải trình hay không.
Nếu giải trình của Ban giám đốc mâu thuẫn với các bằng chứng kiểm toán thì kiểm toán viên phải điều tra xác minh tình hình cụ thể và nếu thấy cần thì xác minh lại độ tin cậy của các bản giải trình khác của Ban giám đốc.
Để minh hoạ cụ thể hơn về thủ tục “Thu thập thư giải trình của Ban giám đốc” chúng ta đi vào xem xét việc thực hiên công việc này tại Công ty Liên doanh A và Công ty Cổ phần B.
Đối với Công ty Liên doanh A, trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên thấy có những trường hợp cần thu thập thư giải trình của Ban giám đốc khách hàng. Sau khi thông báo và giải thích cho doanh nghiệp về lý do và sự cần thiết phải áp dụng thủ tục này, kiểm toán viên yêu cầu Ban giám đốc cung cấp thư giải trình và được chấp thuận. Trong thư giải trình gửi cho kiểm toán viên VACO, Giám đốc Công ty Liên doanh A đã đưa ra những thông tin xác nhận đối với những vấn đề xét thấy có ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính, đây
cũng là cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiến “chấp nhận toàn phần” trong Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính. Cụ thể nội dung thư giải trình của Ban giám đốc Công ty Liên doanh A gửi cho kiểm toán viên VACO như sau:
Bảng số1: Thư giải trình của Ban giám đốc Công ty liên doanh A
c ô n g t y L i ê n d o a n h A
1 5 - Đ ư ờ n g T h a n h N i ê n - Q u ậ n B a Đ ì n h - H à N ộ i Đ i ệ n t h o ạ i : x x x ; F a x : y y y
Hà nội, ngày 10 tháng 4 năm 2003
giải trình của ban giám đốc
Báo cáo tài chính năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2002
Kính gửi: Công ty Kiểm toán Việt Nam Số 8 - Phạm Ngọc Thạch - Hà Nội
Chúng tôi xin gửi tới quý vị Báo cáo này liên quan đến cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính của công ty liên doanh A cho kỳ kế toán từ ngày 01/01/2002 đến ngày 31/12/2002 nhằm đưa ra những ý kiến về tính đúng đắn và trung thực trên mọi khía cạnh trọng yếu của Báo cáo Tài chính kết thúc 31/12/2002 và những kết quả hoạt động của công ty và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kết thúc cùng năm dựa trên hệ thống kế toán Việt Nam và những quy định hiện hành tại Việt Nam.
Chúng tôi xác nhận những điểm sau đây:
1. Đảm bảo Báo cáo tài chính cũng như phần diễn giải các thông tin được trình bày trung thực, tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận.
2. Không có sự bất hợp lý từ phía bộ phận quản lý cũng như nhân viên có trách nhiệm trong hệ thống kiểm soát nội bộ, dẫn tới những ảnh hưởng sai lệch trọng yếu đến Báo cáo tài chính. Không có sự “mâu thuẫn về lợi ích” giữa người phụ trách và nhân viên trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty.
3. Chúng tôi đã cung cấp cho quý vị các sổ sách kế toán, các tài liệu liên quan, kể từ ngày 01/01/2002 cho tới ngày lập báo cáo này.
4. Báo cáo tài chính không có sai sót trọng yếu. Không có những nghiệp vụ nào liên quan đến tài sản hay công nợ trọng yếu phát sinh mà không được ghi chép sổ sách đầy đủ. Công ty đã sử dụng hệ thống sổ sách kế toán được Bộ Tài chính quy định. 5. Chúng tôi đã xác định những hàng tồn kho hư hỏng hoặc không sử dụng. Không có
lượng tồn kho nào được ghi chép vượt quá lượng tồn kho thực tế.
6. Công ty đã thể hiện đầy đủ các tài sản. Các khoản phải thu thể hiện trên giấy báo nợ đối với khách nợ và không bao gồm các khoản mục hàng hóa đã giao và dịch vụ cung cấp sau ngày lập Bảng cân đối kế toán.
làm cơ sở thanh toán cho các bên thứ ba. Tất cả những chi tiêu đều có hóa đơn chứng từ gốc, được lập các chứng từ ghi sổ phản ánh đầy đủ cùng với hoạt động kinh doanh của Công ty.
8. Ngoài những khoản mục đã được diễn giải trong Ghi chú các Báo cáo tài chính, không có nghiệp vụ phát sinh nào diễn ra sau ngày lập Bảng Cân đối tài sản mà cần phải điều chỉnh hay trình bày trong Báo cáo tài chính và các Ghi chú liên quan. 9. Công ty đã phân loại đúng trên Báo cáo tài chính về các khoản tài sản cố định, đầu
tư và các tài sản khác. Không có dự phòng cho hỏng hóc. Ban giám đốc cũng đã đánh giá những khoản đầu tư trong báo cáo tài chính và chi tiết trong ghi chú các Báo cáo tài chính.
10. Chúng tôi có trách nhiệm thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ, nhằm mục đích bảo đảm an toàn đối với tài sản cố định, tránh sự mất mát do việc sử dụng không đúng mục đích.
11. Không có yếu kém trầm trọng trong hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ. Chúng tôi tin rằng chi phí hợp lý đem lại hiệu quả kinh tế cho sản xuất, kinh doanh của Công ty. Trân trọng,
( Chữ ký, đóng dấu ) ___________________
Jong Gil Park Giám đốc
Thư giải trình của Ban Giám đốc công ty liên doanh A là một tài liệu nêu tóm tắt một số những tuyên bố quan trọng có ảnh hưởng đến kết luận của kiểm toán viên, thực hiện trong thời gian thực hành kiểm toán. Thư giải trình này có nội dung liên quan đến toàn bộ Báo cáo tài chính được kiểm tra.
Qua việc đánh giá thư giải trình của Ban Giám đốc cũng như việc soát xét các sự kiện sau ngày khoá sổ kế toán cùng với các bằng chứng kiểm toán đủ để cho kiểm toán viên nêu lên ý kiến của mình trong Báo cáo kiểm toán. Đối với Công ty Liên doanh A, kiểm toán viên đưa ra Báo cáo kiểm toán “chấp nhận toàn bộ”.
Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp khi được kiểm toán viên yêu cầu thì đều cung cấp thư giải trình. Thư giải trình góp phần làm minh bạch trách nhiệm tương ứng của lãnh đạo doanh nghiệp, nếu Ban Giám đốc từ chối gửi cho chúng ta một giải trình có nghĩa là họ thiếu thông tin đó, hoặc họ từ chối hợp tác. Điều này làm giới hạn phạm vi kiểm toán của chúng ta và giới hạn này có thể đủ để biện minh cho ý kiến chấp nhận từng phần trong Báo cáo kiểm toán. Tuy nhiên, trong trường hợp Ban Giám đốc từ chối viết thư giải trình do họ thiếu thông tin thì kiểm toán viên có thể tự viết thư gửi đến cho doanh nghiệp ghi lại các điểm cần giải trình và tất cả các thông tin quan trọng đã thu thập được trong đợt kiểm toán và yêu cầu Ban Giám đốc khẳng định lại các thông tin trên bằng cách ký vào thư giải trình đó. Trong trường hợp họ từ chối hợp tác thì có thể dẫn đến việc phải đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần hoặc từ chối xác nhận.
Như đối với Công ty cổ phần B, khi được kiểm toán viên yêu cầu cung cấp thư giải trình, Ban Giám đốc đã từ chối vì không biết viết như thế nào và cần phải giải trình những nội dung gì. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên VACO đã đề nghị với Công ty để tự mình viết thư này và Ban Giám đốc sẽ xác nhận các nội dung đó.
Dưới đây là thư giải trình mà kiểm toán viên đã cung cấp cho Ban Giám đốc Công ty cổ phần và yêu cầu Ban giám đốc ký xác nhận các thông tin đó.
Công ty Cổ phần B Điện thoại: xxx 22 Trần Nguyên Hãn – Hải Phòng Fax : xxx
Hải Phòng, ngày 31 tháng 3 năm 2003
Thư giải trình của Ban giám đốc
Báo cáo tài chính năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2002
Chúng tôi xin gửi đến quí vị báo cáo này liên quan đến cuộc báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2002 của Công ty cổ phần B nhằm xác nhận về tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính này phù hợp với Chế độ kế toán Việt Nam.
Chúng tôi xin xác nhận những điểm sau đây:
1. Chúng tôi có trách nhiệm đảm bảo báo cáo tài chính cũng như phần diễn giải các thông tin và kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày trung thực, phù hợp với Chế độ Kế toán Việt Nam.
2. Không có sự bất hợp lý từ phía bộ phận quản lý cũng như nhân viên kế toán, dẫn tới nhứng ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. Không có sự “mâu thuẫn về lợi ích” giữa người phụ trách và nhân viên trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Không có các quy định theo luật định mà không phù hợp hoặc khác biệt làm cho các Báo cáo tài chính có những lỗi trọng yếu.
3. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp cho các kiểm toán viên các ghi chép kế toán và số liệu có liên quan và các biên bản họp Ban Điều hành, các chủ đầu tư hoặc các tóm tắc nội dung các phiên họp kể từ đầu năm tài chính cho tới ngày lập báo cáo này.
4. Các báo cáo tài chính không có các sai sót trọng yếu. Công ty cổ phần B áp dụng đúng hệ thống kế toán đã đăng ký đã được Bộ Tài chính phê chấp thuận. Các khoản dự phòng về thuế và các điều chỉnh cho thuế năm trước đã được ghi chép đầu đủ trong sổ sách của công ty.
5. Các thông tin sau đây đã được ghi chép và trình bày đầy đủ trong các báo cáo tài chính và ghi chú báo cáo tài chính:
- Các nghiệp vụ với các bên liên quan, các khoản phải thu phải trả liên quan đến doanh thu, hàng mua, các khoản vay, hợp đồng thuê và các bảo đảm.
- Các thoả thuận về tài chính liên quan tới bồi thường, hoặc các thoả thuận khác liên quan tới giới hạn về luồng tiền, các khoản tín dụng hoặc các thoả thuận khác có tính chất tương tự.
- Các thoả thuận về thế chấp, cầm cố tài sản.
6. Chúng tôi đã lập dự phòng cho bất kỳ một khoản lỗ trọng yếu nào xảy ra do không thực hiện được các cam kết của hợp đồng đó.
7. Công ty cổ phần B được quyền sở hữu toàn bộ những tài sản của mình, không có các tranh chấp về vấn đề tài sản, các tài sản chủ yếu đều hữu dụng trong thời gian hoạt động của công ty, tài sản của công ty không được trưng mua.
8. Không có bất kỳ nghiệp vụ trọng yếu nào không được ghi chép một cách đúng đắn hoặc bị ghi chép thiếu một cách trọng yếu.
9. Chúng tôi không có kế hoạch hay dự định nào làm ảnh hưởng trọng yếu tới việc phân loại tài sản và công nợ phản ánh trên báo cáo tài chính.
10. Chúng tôi đã tiến hành xem xét các cam kết nếu không tuân thủ sẽ có ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính. Không có bất kỳ một sự không tuân thủ nào đối với các quy định theo luận định có ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính.
11. Không có những tranh chấp hay bồi hoàn tranh chấp hoặc bất kỳ một quy định nào