Số dư cuối tháng 125.216.446
2.2.2. Kế toán các khoản phải thu tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam 2.2.2.1. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng 2.2.2.1. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng
2.2.2..1. Khái quát về các khoản phải thu của khách hàng tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam
- Do đặc thù hoạt động cung cấp dịch vụ chuyển phát hàng hóa tại công ty, các khoản phải thu của khách hàng phát sinh với số lượng nhiều nhưng giá trị chủ yếu là vừa và nhỏ, nên sẽ được theo dõi và lên công nợ vào cuối tháng. Cuối tháng kế toán gửi bảng kê chi tiết công nợ kèm hóa đơn GTGT tới khách hàng nhằm đối chiếu kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ và sau đó tiến hành thực hiện các nghĩa vụ tài chính giữa các bên;
- Phát sinh tăng khoản phải thu của khách hàng tại công ty mang tính chất ổn định, ít biến động và thường tập trung số lượng nhiều vào cuối mỗi tháng, sau khi xuất hóa đơn GTGT thông báo công nợ với khách hàng, kế toán tiến hành định khoản ghi
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam
nhận khoản phải thu cho từng khách hàng cụ thể (đối với khách hàng phát sinh công nợ lớn và có mở tài khoản chi tiết để theo dõi);
- Một số khách hàng lớn của công ty có mở tài khoản chi tiết để theo dõi: Công ty CP May Nhà Bè, Công ty Hợp Tác Kinh Doanh Việt Tiến – Tungshing, Công ty TNHH Thời Trang Minh Nguyễn,…
- Các nghiệp vụ kinh tế làm giảm khoản phải thu của khách hàng phát sinh chủ yếu từ hoạt động thu công nợ của những khách hàng trong công ty, hoặc cấn trừ công nợ đối với những khách hàng vừa phát sinh khoản phải thu, vừa phát sinh khoản phải trả;
- Ngoài những khách hàng thanh toán tiền mặt ngay khi nhận cung cấp dịch vụ. Thông thường công nợ của khách hàng sẽ thu hồi được trong thời gian từ 1 đến 2 tháng kế tiếp sau khi xuất hóa đơn thông báo bằng tiền gửi Ngân hàng.
2.2.2.1.2. Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ
- Đối với các khoản phải thu của khách hàng, kế toán tại công ty sử dụng các chứng từ sau đây để tiến hành làm căn cứ ghi sổ:
+ Hóa đơn GTGT;
+ Bảng kê chi tiết công nợ; + Phiếu thu;
+ Giấy báo Có.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ cụ thể như sau:
2.2.2.1.3. Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua – Mẫu số: S31-DNN; - Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua;
- Sổ nhật ký chung – Mẫu số: S03a-DNN; - Sổ cái tài khoản 131 – Mẫu số: S03b-DNN.
2.2.2.1.4. Tài khoản sử dụng
- Kế toán tại công ty sử dụng tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng với doanh nghiệp;
- Kế toán mở tài khoản chi tiết 131… cho một số khách hàng lớn, khối lượng giao dịch phát sinh nhiều và có giá trị lớn, những khách hàng còn lại hạch toán chung vào tài khoản tổng hợp. Một số tài khoản chi tiết khách hàng:
+ 1311: Công ty CP May Nhà Bè; Hoá đơn giá trị gia tăng Bảng kê công nợ Ghi sổ kế toán Lưu CT Phiếu thu, giấy báo
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam
+ 1312: Công ty TNHH Thời Trang Minh Nguyễn; + 1313: Công ty HTKD Việt Tiến – Tungshing; + 1314: Công ty CP Thế Giới Phụ Nữ.
2.2.2.1.5. Quy trình ghi sổ của chứng từ
2.2.2.1.6. Thực tế phát sinh tại công ty
a. Nghiệp vụ phát sinh tăng khoản phải thu khách hàng
VD1: Hóa đơn GTGT số 0001729 ngày 02/12/2013 cước chuyển phát công ty CP Dược Phẩm BV Pharma, số tiền đã bao gồm thuế GTGT 10% 32.632.500. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 131: 32.632.500 Có TK 511: 29.665.909
Có TK 3331: 2.966.591 (xem phụ lục 131.1.HD1729)
VD2: Hóa đơn GTGT số 0001730 ngày 02/12/2013 cước chuyển phát công ty TNHH Thời Trang Minh Nguyễn, số tiền đã bao gồm thuế GTGT 10% 189.448.930. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1312: 189.448.930 Có TK 511: 172.226.300 Có TK 3331: 17.222.630
VD3: Hóa đơn GTGT số 0001785 ngày 10/12/2013 cước chuyển phát công ty CP May Nhà Bè, số tiền đã bao gồm thuế GTGT 10% 4.235.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1311: 4.235.000 Có TK 511: 3.850.000
Có TK 3331: 385.000 (xem phụ lục 131.3.HD1785)
VD4: Hóa đơn GTGT số 0001793 ngày 12/12/2013 công nợ tháng 11/2013 công ty CP Thế Giới Phụ Nữ, số tiền đã bao gồm thuế GTGT 10% 8.815.180. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1314: 8.815.180 Có TK 511: 8.013.800
Có TK 3331: 801.380 (xem phụ lục 131.4.HD1793)
VD5: Hóa đơn GTGT số 0001816 ngày 18/12/2013 cước chuyển phát tháng 11/2013 của công ty TNHH Thời Trang Minh Nguyễn, số tiền đã bao gồm thuế GTGT 10% 11.235.747. Kế toán hạch toán: Nợ TK 1312: 11.235.747 Có TK 511: 10.214.315 Có TK 3331: 1.021.432 (xem phụ lục 131.5.HD1816) Sổ chi tiết thanh toán với người mua Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với
người mua Chứng từ
gốc (hóa đơn GTGT, bảng kê chi tiết công nợ, …) Phiếu thu Giấy báo Có Ngân hàng Nhật ký chung Sổ Cái TK 131
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam b. Nghiệp vụ phát sinh giảm khoản phải thu khách hàng
VD6: Thu công nợ công ty CP May Nhà Bè. Phiếu thu 0033 ngày 06/12/2013, số tiền 15.440.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 15.440.000 Có TK 1311: 15.440.000
VD7: Thu công nợ tháng 11/2013 công ty TNHH Thời Trang Hoàng Minh Châu theo hóa đơn GTGT 0001763 ngày 07/12/2013, phiếu thu 0054 ngày 09/12/2013, số tiền 4.570.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 4.570.000
Có TK 131: 4.570.000 (xem phụ lục 131.7.PT0054; 131.7.HD1763; 131.7.PCHMC)
VD8: Thu công nợ công ty CP Thời Trang Minh Nguyễn tháng 10/2013 theo hóa đơn GTGT 0001658 ngày 14/11/2013, phiếu thu 0083 ngày 12/12/2013, số tiền 13.322.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 13.322.000
Có TK 1312: 13.322.000 (xem phụ lục 131.8.PT0083; 131.8.HD1658)
VD9: Nhận được giấy báo Có số 167750090358660.010001 ngày 04/12/2013 về việc thu công nợ công ty TNHH Bất Động Sản Nam Long tháng 10/2013, theo hóa đơn GTGT 0001841 ngày 29/12/2013, số tiền 6.148.500. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1121: 6.148.500
Có TK 131: 6.148.500 (xem phụ lục 131.9.BC8660; 131.9.HD1841)
VD10: Nhận được giấy báo Có số 167760938337755.020001 ngày 05/12/2013 về việc thu công nợ công ty CP May Nhà Bè, số tiền 10.362.693. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1121: 10.362.693 Có TK 1311: 10.362.693