- Ghi chép đầy đủ khối lượng thành phẩm hàng hóa dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn khối lượng, giá trị sổ sách hàng hóa dịch vụ bán ra, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu;
- Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận và tỷ lệ thanh toán, làm tròn nghĩa vụ với nhà nước;
- Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về tình hình doanh thu, tiêu thụ, công nợ; - Quản lý, đôn đốc hoàn thành nghĩa vụ nợ đối với khách hàng.
c. Thủ quỹ
- Hằng ngày phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế so với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt;
- Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt;
- Tiếp nhận, kiểm chứng chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi theo đúng quy định về chứng từ gốc do Nhà nước ban hành.
2.1.4.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính;
- Kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01/01 đến kết thúc ngày 31/12); - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng;
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung (kế toán Excel);
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; - Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ;
- Khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng;
- Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam 2.1.4.3. Trình tự ghi sổ kế toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiểu, kiểm tra:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan;
- Trường hợp đơn vị có mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 … ngày) hoặc cuối tháng tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có);
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh;
- Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính; - Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam 2.2. Chuyên đề kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam
2.2.1. Kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam 2.2.1.1. Kế toán tiền mặt 2.2.1.1. Kế toán tiền mặt
2.2.1.1.1. Khái quát về tiền mặt tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam
- Công ty chỉ sử dụng tiền Đồng Việt Nam để giao dịch, không sử dụng ngoại tệ. Việc quản lý tiền mặt và phản ánh tình hình biến động của tiền mặt được thực hiện bởi thủ quỹ công ty thuộc phòng kế toán;
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng tiền mặt tại quỹ chủ yếu là các khoản thu công nợ khách hàng, hoàn nhập tạm ứng chi phí cho nhân viên công ty, rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt hay các khoản tiền thu do cung cấp dịch vụ vận chuyển cho khách hàng cá nhân hoặc khách hàng là doanh nghiệp nhưng ít phát sinh giao dịch và giá trị đơn hàng thấp;
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm tiền mặt tại quỹ chủ yếu là các khoản chi tiền tạm ứng cho nhân viên; thanh toán các khoản chi phí đầu vào như: văn phòng phẩm, tiền điện thoại, xăng, chi phí bao bì, chi phí vận chuyển hàng hóa từ bên cung cấp dịch vụ trung gian, các khoản phí, lệ phí đường bộ,…; chi tiền mặt trả lương nhân viên;
- Các khoản thu và chi trên đây chiếm một phần lớn trong tổng số các giao dịch làm tăng hoặc giảm các khoản tiền mặt tại quỹ, tuy nhiên chúng phát sinh với số lượng lớn nhưng giá trị các khoản thu hay các khoản chi không cao nên không làm cho tiền mặt tại quỹ biến động mạnh.
2.2.1.1.2. Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ
- Đối với tiền mặt, thủ quỹ tại công ty sử dụng các chứng từ sau đây để tiến hành làm căn cứ ghi sổ:
+ Phiếu thu; + Phiếu chi;
+ Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng.
Sơ đồ luân chuyển phiếu chi cụ thể phiếu chi như sau:
Giấy đề nghị tạm ứng, yêu cầu chi tiền của doanh nghiệp Kế toán xác nhận Phiếu chi Ghi sổ kế toán Lưu CT Giám đốc xác nhận Thủ quỹ lập phiếu chi
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam
- Mẫu phiếu thu sử dụng tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN VIẾT NAM
417/15 Đường TA28, Khu phố 2 – Phường Thới An, Quận 12, TP. HCM
Mẫu số 01 – TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của bộtrưởng BTC) Quyển số: ... Số: ... Nợ: ... Có: ... Có:... PHIẾU THU Ngày ….. tháng ….. năm ….. Họtên người nộp tiền: ... Địa chỉ: ... Lý do nộp: ... Số tiền: ... (Viết bằng chữ): ... Kèm theo: ... chứng từ gốc số: ... ngày ... Ngày …… tháng …… năm …… Giám đốc (Ký, đóng dấu) Kếtoán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
- Mẫu phiếu chi sử dụng tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN VIẾT NAM
417/15 Đường TA28, Khu phố 2 – Phường Thới An, Quận 12, TP. HCM
Mẫu số 02– TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của bộtrưởng BTC) Quyển số: ... Số: ... Nợ: ... Có: ... Có: ... PHIẾU CHI Ngày ….. tháng ….. năm ….. Họtên người nhận tiền: ... Địa chỉ: ... Lý do chi: ... Số tiền: ... (Viết bằng chữ): ... Kèm theo: ... chứng từ gốc số: ... ngày ... Ngày …… tháng …… năm …… Giám đốc (Ký, đóng dấu) Kếtoán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam 2.2.1.1.3. Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ nhật ký thu tiền – Mẫu số: S03a1-DNN; - Sổ nhật ký chi tiền – Mẫu số: S03a2-DNN; - Sổ quỹ tiền mặt – Mẫu số: S05a-DNN; - Sổ cái tài khoản 111 – Mẫu số: S03b-DNN.
2.2.1.1.4. Tài khoản sử dụng
- Kế toán tại công ty sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt” để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt của công ty;
- Kế toán mở tài khoản chi tiết 1111 để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ của tiền mặt (tiền Đồng Việt Nam) tại doanh nghiệp.
2.2.1.1.5. Quy trình ghi sổ của chứng từ
2.2.1.1.6. Thực tế phát sinh tại công ty a. Nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt a. Nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt
VD1: Phiếu thu số 0015 ngày 04/12/2013 về việc thu công nợ của Công ty Cao Cu Việt Nam số tiền 1.988.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 1.988.000
Có TK 131: 1.988.000 (xem phụ lục 111.1.PT0015)
VD2: Phiếu thu số 0025 ngày 05/12/2013 về việc thu công nợ tháng 10/2013 của công ty TNHH TM và DV Phú Sỹ số tiền 13.450.000 (sau khi trừ chênh lệch thiệt hại). Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 13.450.000
Có TK 131: 13.450.000 (xem phụ lục 111.2.PT0025; 111.2.HD1492)
VD3: Phiếu thu số 0049 ngày 07/12/2013 về việc thu hoàn nhập tạm ứng phiếu chi 0103, 0108, 0115 của nhân viên Lê Công Danh, số tiền 6.000.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 6.000.000
Có TK 141: 6.000.000 (xem phụ lục 111.3.PT0049)
VD4: Phiếu thu số 0108 ngày 17/12/2013 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt số tiền 5.000.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 5.000.000
Có TK 1121: 5.000.000 (xem phụ lục 111.4.PT0108)
VD5: Phiếu thu số 0112 ngày 17/12/2013 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt số tiền 21.000.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 21.000.000 Có TK 1121: 21.000.000 (xem phụ lục 111.5.PT0112) Chứng từ gốc (hóa đơn GTGT mua, bán hàng,…) Phiếu Thu Phiếu Chi Nhật ký đặc biệt - Nhật ký thu tiền; - Nhật ký chi tiền. Sổ Cái TK 111
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH TM và GN Viết Nam b. Nghiệp vụ phát sinh giảm tiền mặt
VD6: Phiếu chi số 0187 ngày 09/12/2013 về việc chi tạm ứng nhân viên Nguyễn Thị Loan, số tiền 3.275.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 141: 3.275.000
Có TK 1111: 3.275.000 (xem phụ lục 111.6.PC0187)
VD7: Phiếu chi số 0202 ngày 10/12/2013 về việc chi thanh toán lương nhân viên Hà Minh Trung, số tiền 9.630.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 334: 9.630.000
Có TK 1111: 9.630.000 (xem phụ lục 111.7.PT0202)
VD8: Phiếu chi số 0231 ngày 12/12/2013 về việc thanh toán tiền xăng tháng 11/2013, số tiền 15.000.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6422: 15.000.000
Có TK 1111: 15.000.000 (xem phụ lục 111.8.PT0231)
VD9: Phiếu chi số 0245 ngày 13/12/2013 về việc chi tạm ứng nhân viên Nguyễn Thị Loan số tiền 5.200.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 141: 5.200.000
Có TK 1111: 5.200.000 (xem phụ lục 111.9.PT0245)
VD10: Phiếu chi số 0332 ngày 20/12/2013 về việc thanh toán tiền mua bao bì cho cửa hàng bao bì Việt Tiến, số tiền 1.500.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6422: 1.500.000
Có TK 1111: 1.500.000 (xem phụ lục 111.10.PT0332; 111.10.HDBaoBi)