Sơ đồ 2.2. Quy trình mua bán hàng hóa
Bước1: Đặt hàng Bước 2: Mua hàng Bướ c 4: Chào hàng Bước 3: Báo giá Bước 5: Ký hợp đồng Bướ c 6: Giao hàng
Bước 8: Bảo hành bảo trì Bước 7: Thanh lý hợp đồng
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Mô tả cụ thể trong quy trình hoạt động kinh doanh của công ty:
Bước 1: Công ty gửi cho người bán các thông số kỹ thuật và các tình năng,yêu
cầu về chủng loại thiết bị, hàng hóa cho người bán hàng. Người bán sau khi xem xét thấy có thể đáp ứng được hàng cho công ty Comtec sẽ đưa ra giá cả cho máy móc thiết bị đó và một số thông tin về thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, thời gian thanh toán, bảo hành bảo trì cho hàng hóa… Khi hai bên nhất trí, bên bán sẽ đồng ý cấp hàng hoặc sản xuất hàng hóa cho công ty Comtec.
Bước 2: Sau khi đặt hàng xong hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán hàng
hóa. Các điều khoản trong hợp đồng sẽ làm căn cứ pháp lý sau này nếu xay ra chuyện gì do lỗi của các bên sẽ tùy theo từng trường hợp sẽ bị phạt vì vi phạm hợp đồng.
Bước 3: Sau khi mua hàng xong có thể đã thanh toán hết tiền cho khách hàng
hay còn nợ tiền của người bán (tùy theo điều khoản hợp đồng đã ký giữa hai bên). Công ty Comtec sẽ tiến hành chào hàng cho khách hàng của mình về mẫu hàng, giá cả,
tính năng kỹ thuật hàng hóa,…
Bước 4: Sau khi chào hàng xong công ty Comtec sẽ báo giá cho khách hàng
cùng các điều khoản sơ lược về số lượng, số tiền, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng, bảo hành hàng hóa và thời hạn hiệu lực của báo giá. Nếu quá thời hạn báo giá mà người mua không ký hợp đồng mua hàng thì báo giá không còn giá trị (Lúc đó hàng hóa có thể hết hoặc giá cả có thể thay đổi). Khi hai bên đồng ý sẽ có công văn chấp thuận báo giá và tiến hành thương thảo hợp đồng và ký hợp đồng.
Bước 5: Hai bên tiến hành ký hợp đồng mua bán hàng hóa trên cơ sở đã thương
lượng từ trước.
Bước 6: Đến hạn giao hàng trong hợp đồng, Công ty Comtec sẽ giao đủ số
lượng hàng hóa cho khách hàng theo đúng chủng loại mẫu mã đã thông nhất và tiến 24
hành ký biên bản giao hàng hóa. Sau khi bên mua kiểm tra về kỹ thuật và chạy thử (nếu có) sẽ tiến hành ký biên bản bàn giao kỹ thuật.
Bước 7: Sau khi hai bên đã giao hàng và thanh toán đầy đủ tiền cho nhau theo
đúng hợp đồng sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng.
Bước 8: Sau khi nhận hàng xong và thanh toán cho công ty Comtec xong, trong
thời gian bảo hành nếu thiết bị hàng hóa bị hỏng hoặc lỗi trong quá trình sử dụng mà lỗi này do nhà sản xuất thì công ty Comtec sẽ sửa lỗi hoặc thay mới miễn phí cho
người mua. Nếu lỗi do người sử dụng gây ra sẽ không được bảo hành. Sau thời gian bảo hành nếu hàng hóa bị lỗi công ty sẽ sửa chữa hoặc thay thế cho người mua mất phí.
2.1.5. Khái quát tình hình tài chính của Công ty TNHH Công nghệ và Truyền thông
Comtec