Định nghĩa
- Phản hồi là một trong những kỹ năng giao tiếp và trao đổi thông tin có tính đáp ứng một sự trao đổi thông tin đã xảy ra trước đó. Kỹ năng này tạo điều kiện cho thông tin giao tiếp hai chiều.
- Trong tập huấn, phản hồi có thể hiểu là các câu hỏi hoặc câu trả lời học viên trước một vấn đề, một nội dung nào đó, cũng như phần trả lời, hướng dẫn tiếp theo của tập huấn viên khi được yêu cầu. Trong tập huấn cho tập huấn viên, nội dung xây dựng, đóng góp ý kiến lẫn nhau cũng có thể hiểu theo nghĩa phản hồi.
- Phản hồi chỉ liên hệ đến một số hành động cụ thể, không phải là sự đánh giá tổng quát về cả con người.
- Phản hồi chịu ảnh hưởng của bối cảnh, thời gian, hành động và vấn đề cụ thể.
Phát triển kỹ năng cho phản hồi hiệu quả
- Số lượng ý kiến vừa phải (2-3 ý kiến), đề cập từng ý một, không tổng hợp một lúc.
- Nên đưa ý phản hồi tích cực trước, ý tiêu cực sau.
- Phân chia trọng tâm phản hồi.
- Thăm dò nhu cầu và tâm lý của người nhận phản hồi.
- Phản hồi cụ thể, rõ ràng: thông tin trung thực, chính xác
- Thái độ thẳng thắn, cởi mở, chân tình.
- Phản hồi là đóng góp xây dựng, không phải là phán xét.
- Sử dụng ngôn ngữ, có thái độ đúng mực.
- Gợi ý cho người phản hồi để họ tự đánh giá.
Phát triển kỹ năng nhận phản hồi hiệu quả
- Cám ơn trước họăc sau khi nhận phản hồi
- Lắng nghe để nắm được ý kiến phản hồi chuẩn xác, không ngắt lời nếu không thật sự cần thiết.
- Có thể hỏi thêm ý kiến phản hồi của những người khác
- Chú ý nếu nhiều ý kiến phản hồi gần giống nhau để có đáp ứng phù hợp.
- Hỏi lại khi chưa hiểu rõ và giúp người cho phản hồi đưa ra những ý kiến phản hồi rõ ràng, đúng trọng tâm.
- Thái độ đúng mực, không khó chịu, giận dỗi, lãnh đạm hay tranh cãi.
- Xử lý thông tin, ghi nhận hoặc giải trình.
- Đưa tiêu chí để nhận những phản hồi rõ ràng và cụ thể.
- Nhận thức được “nhân vô thập toàn”, nhận thức phản hồi là thiện chí.
Lưu ý khi cho phản hồi
- Chú trọng vào hành động - không phải cá nhân nhận phản hồi.
- Mô tả sự kiện - không phải là phán xét.
- Chia sẻ ý kiến - không phải là ra lệnh.
- Có lợi cho người nhận - không phải để thoả mãn người cho phản hồi
- Cụ thể và rõ ràng - không mơ hồ, trừu tượng, hoặc tổng quát.
- Theo yêu cầu thực tế - không có ý áp đặt.
- Việc cho phản hồi đúng phương pháp sẽ giúp người nhận phản hồi hiểu thêm và dễ dàng tiếp thu các ý kiến phản hồi.