Dựa vào nội dung và giá trị hợp đồng thì sau khi kí kết hợp đồng với nhà xuất khẩu, Công ty tiến hành các thủ tục cần thiết để mua ngoại tệ, mở L/C thanh toán vơí nhà cung cấp . Quá trình thanh toán sẽ được tiến hành khi ngân hàng người xuất khẩu gửi đi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng bên mua và yêu cầu công ty ký hậu thanh toán theo quy định . Công ty thường tiến hành thanh toán ngay 100% giá trị của L/C cho người bán ngay sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ từ phía người xuất khẩu . Khi thanh toán theo phương thức này, Công ty sẽ được yên tâm hơn về chất lượng, quy cách, thời gian giao hàng …Còn nhà xuất khẩu cũng đảm bảo về khả năng thanh toán.
Thông thường, bộ chứng từ sẽ gồm : Bộ vận đơn, hoá đơn thương mại đã kí, phiếu đóng gói chi tiết, chứng chỉ kiểm tra chất lượng do người sản
xuất cấp, chứng chỉ xuất xứ do phòng thương mại người xuất khẩu cấp ( 1 bản gốc và 2 bản copy đã ký) , hợp đồng hoặc chứng chỉ bảo hiểm .
Khi có sự bất đồng giữa Công ty và người xuất khẩu về việc thanh toán thì phán xét của trọng tài kinh tế là quyết định cuối cùng . Cơ quan tài chính kinh tế đứng ra giải quyết tranh chấp là cơ quan được các bên chỉ định khi ký kết hợp đồng tương ứng .
Trị giá thanh toán L/C với một số nhà cung cấp chủ yếu:
Đơn vị: USD Công ty 2003 2004 2005 2006 SUMITOMO 521.327 700.125 800.548 900.000 TOYOTA 500.120 654.365 700.000 800.356 HEGO 421.215 500.000 354.000 621.140 MACROBARS& WIRES 214.136 521.148 570.143 700.000
nguồn: Công ty TECHSIMEX
Ví dụ về quy trình thanh toán theo phương thức L/C của Công ty:
Ngày 18/7/2003, Công ty nhập khẩu nhôm thỏi theo hợp đồng thương mại số 010603/TECH-TTSPL từ công ty T0Y0TA TSUSHU với tổng khối lượng50 tấn(+/ - 50%), tổng giá trị hợp đồng 75.000 USD(-+ ). Công ty sẽ thanh toán theo phương thức L/C.
Các nghiệp vụ Công ty đã thực hiện như sau:
Xin mở L/C: nhân viên phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại toàn bộ hợp đồng cũng như tình hình tài chính của Công ty, sau đó mở tài khoản ngoại tệ tại Vietcombank và trình hồ sơ xin mở L/C do ngân hàng quy định. Khi được ngân hàng chấp nhận, Công ty nộp phí mở L/C là 225USD (tương đương 0,3% giá trị hợp đồng)và 20USD phụ phí.
Kiểm tra L/C: khi nhận được bản Fax L/C của ngân hàng phù hợp với hợp đồng về loại L/C, ngày và địa điểm hết hạn của L/Công ty, thời hạn giao hàng,loại tiền và số tiền, cách thức giao hàng, cách thức vận tải (được chuyển tải), chứng tứ hàng hoá…Công ty chấp nhận mở L/C này.
Ngân hàng Vietcombank được Công ty chấp nhận L/C, thông báo cho công ty TOYOTA TSUSHO thông qua ngân hàngUSJ BANK LIMITED- SINGAPORE BANCH.
Kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá:khi nhà xuất khẩu đồng ý với L/C và chấp nhận giao hàng, họ đã lập bộ chứng từ gửi cho Công ty.
Trong hợp đồng quy định: 7 ngày làm việc sau khi TOYOTA TSUSHO giao hàng, TECHSIMEX sẽ nhận được bộ chứng từ đường biển gửi bằng DHL. TECHSIMEX nhận được bộ chứng từ này, kiểm tra thấy hợp lệ đã chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng: tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán…
Thanh toán tại ngân hàng: TOYOTA TSUSHO xuất trình bộ chứng từ tới UFJ BANK LIMITED- SINGAPORE và ngân hàng đã chuyển bộ chứng từ này tới Vietcombank. Vietcombank kiểm tra, thấy không có gì sai sót đã thanh toán cho TOYOTA TSUSHO. Vietcombank chuyển bộ chứng từ này cho TECHSIMEX, Công ty kiểm tra thấy hợp lệ đã thanh toán phần còn lại cho ngân hàng.