Trước tiên, để giảm được khó khăn trong vấn đề vòng quay của vốn do ký quỹ, Công ty nên tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng của mình. Muốn vậy, Công ty phải luôn thực hiện tốt nghĩa vụ của mình đối với ngân hàng: thanh toán vay tiền, trả tiền lãi, trả phí dịch vụ… đầy đủ, đúng hạn. Khi mối quan hệ có tốt thì Công ty mới có thể yêu cầu ngân hàng giảm phí dịch vụ cũng như tiền ký quỹ.
Thứ hai, Công ty phải lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý trên cơ sở dự báo tốt biến động của tỷ giá hối đoái trên thị trường.Hoàn thiện phương thức thanh toán và lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý để giảm bớt những chi phí không cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu. Lựa chọn một phương thức thanh toán đúng để đảm bảo độ an toàn trong quá trình thanh toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán giữa các bên với nhau. Lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý
là một khâu rất quan trọng. Để lựa chọn được phương thức thanh toán hợp lý Công ty phải có dự báo tốt về biến động tỷ giá hối đoái trên thị trường. Trong thương mại quốc tế thường sử dụng ngoại tệ mạnh, ổn định, dễ chuyển đổi nhưng các ngoại tệ đó nhiều chi cũng biến động thất thường.không lường trước được sự biến động của tỷ giá hối đoái luôn là nguy cư rủi ro thường trực của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Chỉ cần tính toán sai lầm đôi chút là có thể gây hậu quả nghiêm trọng gấp nhiều lần tổn thất vật chất khác. Sự biến đổi của tỷ giá hối đoái luôn là mối quan tâm hàng đầucủa các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, có thể mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp này nhưng lại gây bất lợi cho các doanh nghiệp khác và ngược lại.Công ty nên cân nhắc thận trọng chi lựa chọn phương thức thanh toán để giảm ngững rủi ro có thể xảy ra.Có nhiều phương thức thanh toán, mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng tuỳ thuộc từng mối quan hệ với bạn hàng , độ tin cậy, uy tín, sự phát triển của hệ thống ngân hàng và dịch vụ mà hai bên lưạ chọn phương thức thanh toán phù hợp và có lợi nhất.
Khi áp dụng phương thức thanh tín dụng chứng từ có thể thay đổi trình tự một số bước như bước 6 và 7.Trong thanh toán quốc tế bằng L/C thì ở bước 6 ngân hàng sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán và thanh toán ngay cho người xuất khẩu. Sau đó bước 7 là thông báo nợ cho người nhập khẩu và tiến hành đòi tiền người nhập khẩu.Nhưng đối với Công ty có thể trực tiếp kiểm tra, xem xét bộ chứng từ rồi mới ra lệnh thanh toán cho ngân hàng. Như thế sẽ càng tăng thêm độ an toan cho công ty trong công viêc nhập khẩu và tăng sự dảm bảo kiểm tra tính năng kĩ thuật hàng hoá mà không phải ngân hàng nào cũng có đủ trình độ chuyên môn để thực hiện. Mà tìm được phương thức thanh toán hợp lý cho từng hợp đồng đã là quan trọng nhưng việc vận dụng và thực hiện nó như thế nào để đạt được hiệu quả tối đa còn quan trọng hơn. Đôi khi việc hiểu và vận dụng của người thực thi
không đúng với các điều khoản của L/C đã tạo nên việc chậm trễ trong thanh toán gây mất uy tín với đối tác và tạo ra những khoản phạt hợp đồng không đáng có.
Về thời hạn thanh toán nên sử dung thời han thanh toán trả chậm kết hợp với việc sử dụng các điều kiện đảm bảo đi kèm nhằm mục đích có thể tạm thời chiếm dụng vốn kinh doanh cho các hợp đồng khác và tránh các ảnh hưởng của thị trường ngoại hối tao hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.
Đồng tiền thanh toán trong thanh toán quốc tế thường là ngoại tệ mạnh, dễ chuyển đổi.Chính vì vậy đồng tiền trong công tác thanh toán của công ty thường là USD, GBP,FRF…Nhưng trên thực tế ta thấy trong công tác những năm vừa qua do ảnh hưởng của các cuộc khủng hoảng kinh tế nên một số ngoại tệ liên tục mất giá và không ổn định. TECHSIMEX nên linh hoạt hơn trong lựa chọn đồng tiền thanh toán, không nên để “trứng trong cùng một giỏ”.
Thứ ba, Công ty cần lựa chọn loại L/C thích hợp cũng như hạn chế các rủi ro trong quá trình thực hiện. Trên thực tế công ty thường sử dung loại thư tín dụng không huỷ ngang và một số trường hợp theo yêu cầu của người xuất khẩu thì sử dụng thêm loại thư tín dụng xác nhận. Nhưng khi nhập khẩu thanh toán dần thì công ty mỗi lần nhập lại phải làm thủ tục mở L/C dẫn đến viêc tăng chi phí ở công tác thanh toán và kéo dài thời gian, qui trình thanh toán. Do vậy trong những trường hợp như thế công ty nên mở thư tín dụng tuần hoàn (Revolving L/C) hay thư tín dụng thanh toán dần ( Defered) tạo điều kiện thuận tiện cho công tác nhập khẩu và thanh toán, đặc biệt là tránh được việc ứ động vốn không cần thiết và giảm được các chi phí mở L/C và các chi phí khác có liên quan.
Trong suốt quá trình thực hiện hoạt động nhập khẩu của công ty từ trước tới nay khi áp dụng phương pháp điện chuyển tiền (T/T) Công ty chưa
hề để xảy ra bất cứ một trục trặc nào trong khâu thanh toán.Có được kết quả này là do việc nghiên cứu, tìm hiểu của cán bộ thực hiện nghiệp vụ thanh toán về khả năng, uy tín, độ tin cậy của đối tác. Do đó công ty nên phát huy tính tích cực của phương thức này là thủ tục đơn giản và chi phí cho công tác thanh toán thấp với việc kết hợp kinh nghiệm vê phân tích bạn hàng của mình, công ty có thể mở rộng phạm vi áp dụng phương thức thanh toán T/T hơn nữa tạo hiệu quả cho hoạt động thanh toán nói riêng và hoạt động nhập khẩu nói chung .
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nhập khẩu nào cũng vậy, một trong những nhân tố quan trọng nhất là lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế phù hợp với mình nhất. Tuỳ loại khách hàng hay loại hình nhập khẩu…mà lựa chọn loại L/C phù hợp. Lựa chọn ngân hàng phát hành L/C cũng cần được Công ty chú trọng hơn nữa, nên chọn ngân hàng mạnh, lớn, khả năng thanh toán cao, có uy tín… Bên cạnh đó Công ty nên sử dụng nhiều phương thức thanh toán như: phương thức nhờ thu, chuyển tiền…sẽ khắc phục được khó khăn trong từng trường hợp.
Thứ tư, Công ty cần tăng cường công tác phòng ngừa rủi ro.Phương pháp phòng ngừa có thể là hiệu quả hơn cả.TECHSIMEX nên có một bộ phận chuyên về quản lý,dự báo tỷ giá hối đoái. Công ty có thể sử dụng các giải pháp cơ bản sau: điều chỉnh giá hàng bán, thay đổi thị trường, nguồn cung ứng…hoặc TECHSIMEX có thể lập sơ đồ lưu chuyển vốn cho các luồng tìên mà công ty có khả năng thu được hoặc sẽ phải chi bằng cách: lựa chọn đồng tiền thanh toán, chọn điêù kiện đảm bảo ngoại hối, áp dụng thanh toán sớm hoặc muộn. Song điều này phụ thuộc vào việc công ty có quyền chọn như thế nào? Điều này lại cho thấy hoạt động thanh toán quốc tế phụ thuộc nhiều vào hoạt động kinh doanh.
Thứ năm, TECHSIMEX cần lựa chọn đối tác tin cậy trong ký kết hợp đồng. Đó là nhiệm khó khăn và rất quan trọng đối với mọi công ty xuất nhập khẩu. Mọi vướng mắc sẽ dễ giải quyết hơn khi cả hai phía đều trung thực và có thiện chí. Tất cả phương thức thanh toán quốc tế đều có một mức độ rủi ro nhất định chính vì vậy khi TECHSIMEX cần lựa chọn những khách hàng có độ tin cậy cao, hạn chế việc mua bán qua trung gian.Với những khách hàng mới giao dịch lần đầu, TECHSIMEX cần tìm hiểu kỹ thông tin về họ như: tài chính, khả năng hoạt động… Không những vậy công ty cũng cần thường xuyên thu thập thông tin của tất cả khách hàng của mình. Xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, thân thiện là điều tất yếu giúp TECHSIMEX tránh được những đòi hỏi khắt khe trong thanh toán của khách hàng khi công ty có những vi pham nhỏ.
Thứ sáu, TECHSIMEX cần giảm chi phí cho thanh toán theo L/C bằng cách: tạo uy tín tốt trên thị trường; khi ký kết hợp đồng cần nắm rõ kế hoạch, tính toán thời gian hợp lý… Đặc biệt với hợp đồng chuyển tải cần nắm rõ lịch trình của tàu để tránh những phát sinh gây lãng phí. TECHSIMEX cần chuẩn bị tốt kế hoạch sao cho hàng chuẩn bị xong vừa kịp tiến độ giao hàng. Nếu quá trình vận chuyển hàng hoá không dài công ty cần thúc giục nhà xuất khẩu trình bộ chứng từ hàng hoá cho các ngân hàng ngay khi hàng đến cảng giảm thiểu chi phí kho bãi.
Thứ bảy, TECHSIMEX cần chú trọng hơn nữa trong việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thanh toán quốc tế . Thương mại quốc tế ngày một phát triển kéo theo các phương thức thanh toán quốc tế lại ngày một phức tạp, điều này đòi hỏi các cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu luôn luôn trau dồi kiến thức không chỉ về nghiệp vụ thanh toán quốc tế mà cần có kiến thức về mặt hàng TECHSIMEX kinh doanh. Công ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên học hỏi kinh nghiệm, nâng cao hiểu biết qua các cuộc hội thảo, diễn
đàn, tham gia khoá học ngắn hạn….Bên cạnh đó công ty cũng cần khuyến khích, coi trọng những sáng kiến, đề xuất của cán bộ nhân viên. Đặc biệt, TECHSIMEX n việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và trong hoạt động thanh toán nói riêng sẽ đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh.Việc theo dõi các khoản thanh toán trên máy tính cho phaep khai thác thông tin một cách nhanh chóng, có hệ thống và toàn diện.Hơn nữa, với các khoản phải thu và phải trả theo thời hạn, máy cung cấp cho ta số liệu một cách hệ thống theo thứ tự thời gian, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi thanh toán các khoản nợ đúng hạn cũng như thu hồi các khoản nợ đã quá hạn.Các thông tin, số liệu đưa vào máy sẽ được xử lý một cách nhanh chóng hơn nhiều so với xử lý bằng tay. Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm hơn nữa đến việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán bằng cách đáp ứng các yêu cầu về trang thiết bị, yêu cầu về chương trình phần mềm. Đồng thời đào tạo những người thành thạo về vi tính và biết thiết kế phần mềm để đáp ứng được yêu cầu về ứng dụng tin học và làm cho công tác theo dõi và thanh toán hợp đồng dễ dàng và thuận lợi.
Thứ tám, ban lãnh đạo cần có sự phân công công tác hợp lý để có thể rút ngắn thời gian, quá trình thực hiện các khâu thanh toán tại các phòng ban của Công ty hơn nữa. Nên tiết kiệm thời gian cho các công tác nội bộ nhằm tránh việc qua rườm rà dẫn đến việc thanh toán chậm cho đối tác và bị phạt hợp đồng. TECHSIMEX cũng nên hạch toán đủ và đúng các khoản thu chi theo đúng quy định để tạo điều kiện cho những người có chức năng đề ra những thời hạn thanh toán hợp lý với đối tác. Hơn nữa, TECHSIMEX nên có trong nội bộ những qui trình thanh toán, lập chứng từ gốc cho các hoạt động kinh tế, cải tiến các mẫu biểu thanh toán, quy trình thanh toán cho các đơn vị bán và mua hàng của Công ty và giảm nhẹ những yêu cầu không cần thiết trong việc thanh quyết toán các hợp đồng với khách hàng của Công ty.
Tổ chức tốt các mối quan hệ trong nhập khẩu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thanh toán. Muốn vậy trước hết Công ty phải biết lựa chọn các mối quan hệ với bạn hàng sao cho phù hợp và co lợi nhất. Để quản lý có hiệu quả quá trình kinh doanh điều quan trọng là phải thiết lập hợp lý các mối quan hệ kinh tế giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm trao đổi kinh nghiệm về hàng hoá, cách quản lý, học hỏi những bài học có lợi cho Công ty và tìm cách tránh những sai phạm gây thiệt hại nặng nề về kinh tế.
Lựa chọn các mối quan hệ giao dịch tức là lựa chọn đối tượng giao dịch phù hợp, nắm vững tâm lý, phong tục tập quán và thói quen của đối tượng giao dịch là việc hết sức quan trọng, nó có tác động trực tiếp tới quan hệ lam ăn của Công ty với bạn hàng.
Cần hệ thống các mối quna hệ giao dịch và tổ chức các mối quan hệ sao cho hợp lý, thuận tiện cho quá trình giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với mục tiêu vì lợi ích của Công ty.Hợp lý hoá các hình thức mua, bán trong nền kinh tế là nhiệm vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Công việc đầu tiên trong quá trình tổ chức các mối quan hệ gíao dịch nhập khẩu là đơn hàng.Lập đơn hàng là công việc hết sức quan trọng trong quá trình nhập khẩu, bất cứ một sai sót nào trong công tác này đều có thể dẫn đến việc đặt những hàng hoá không phù hợp.
Ngoài ra Công ty cần đa dạng hoá phương thức kinh doanh và mặt hàng kinh doanh.hiện nay Công ty hầu như chỉ áp dụng hình thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, thực tế cho thấy có rất nhiều hình thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, thực tế cho thấy có rất nhiều hình thức nhập khẩu khác sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao như nhập khẩu hàng đổi hàng, nhập khẩu tự doanh …