Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tiền lương, tiền thưởng Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương
1.2.4. Sổ sách và báo cáo kế toán
1.2.4.1. Sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán được mở từ khi bắt đầu niên độ kế toán và khóa sổ khi kết thúc niên độ kế toán. Sổ kế toán được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dựa vào đó để cung cấp thông tin cho người quản lý. Hiện nay có 4 hình thức ghi sổ kế toán đó là:
Hình thức Nhật ký chung
Nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
Cơ sở và phương pháp ghi sổ Nhật ký chung:
Căn cứ vào bảng thanh toán lương toàn doanh nghiệp. Căn cứ vào bảng phân bổ lương, BHXH toàn doanh nghiệp.
Căn cứ vào một số chứng từ khác kế toán tiến hành lập sổ Nhật ký chung Các sổ dùng cho hình thức Nhật ký chung:
Sổ cái TK 334:
Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán liên quan đến Tài khoản 334
Cơ sở lập:
Căn cứ vào bảng thanh toán lương và một số chứng từ khác, kế toán tiến hành lập sổ cái TK 334.
Phương pháp lập:
Số dư đầu kỳ chuyển từ số dư cuối kỳ của tháng trước chuyển sang. Mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi vào một dòng riêng.
Sổ cái TK 338:
Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán liên quan đến TK 338
Cơ sở lập:
Căn cứ vào các tài khoản trích theo lương cho cán bộ, nhân viên trong công ty. Phương pháp lập:
Số dư đầu kỳ chuyển từ số dư cuối kỳ tháng trước chuyển sang. Mỗi nghiệp vụ ghi vào một dòng.
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – số phát sinh giảm.
Ngoài ra các sổ chi tiết TK 3341, 3342, 3382, 3383, 3384, 3389
Căn cứ vào các chứng từ để ghi sổ chi tiết các tài khoản Hình thức Nhật ký- sổ cái
Sổ kế toán tổng hợp của hình thức kế toán Nhật ký- sổ cái chỉ có một quyển sổ duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ cái căn cứ vào TK mà doanh nghiệp ghi vào các tài khoản có liên quan.
Hình thức chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Căn cứ vào vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ Cái và các sổ , thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Hình thức Nhật ký- chứng từ
Sổ sách, chứng từ dùng cho hình thức Nhật ký- chứng từ.
Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 7
Nhật ký- chứng từ số 1( Mẫu số S04a1-DN) dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt” (phần chi) đối ứng với nợ các TK có liên quan
Nhật ký- chứng từ số 2 ( Mẫu số S04a2- DN) dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng” đối ứng với nợ các Tk có liên quan.
Nhật ký- chứng từ số 7 (Mẫu số S04a7- DN) dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh liên quan đến TK 334, TK 338, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627.
Bảng kê số 4, số 5 và số 6
Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4- DN) : Dùng để tổng hợp số phát sinh có của các TK 142, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627,
631 đối ứng với Nợ các TK 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ.
Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5- DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 142, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 351, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng với Nợ các TK 641, 642, 241.
Bảng kê số 6: (Mẫu số S04b6- DN): Dùng để phản ánh chi phí phải trả và chi phí trả trước ngắn hạn, chi phí trả trước dài hạn (TK 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”, TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn”, TK 335 “Chi phí phải trả”, TK 352 “Dự phòng phải trả”
+ Các sổ kế toán chi tiết
Hình thức kế toán trên máy vi tính: Tùy theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán được thiết kế phù hợp với hình thức kế toán đó.
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và loại hình doanh nghiệp mà các doanh nghiệp ứng dụng hình thức nào cho phù hợp.
1.2.4.2. Báo cáo kế toán
Báo cáo tai nạn lao động 6 tháng.
Báo cáo định kỳ về tình hình lao động và thu nhập tháng.
Báo cáo tình hình tăng giảm lao động trong năm và nhu cầu lao động năm sau.
CHƯƠNG II: