- Kế toán tổng hợp:
a) Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu - Phiếu chi - Biên lai thu tiền - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Bảng kê vàng bạc đá quý - Bảng kiểm kê quỹ b) Quy trình kế toán
Phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập thành 3 liên, phải đặt giấy than lên viết 1 lần (với mẫu in sẵn), hoặc in liên tục (với mẫu in từ máy tính).
Sau khi ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trưởng duyệt (và cả thủ trưởng đơn vị duyệt – đối với phiếu chi).
Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ. Sau khi thực hiện thu chi tiền mặt, thủ quỹ sẽ ký tên đóng dấu vào các chứng từ đó “đã thu tiền” hoặc “đã chi tiền”. Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi Sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp (hoặc người
nhận tiền), 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu, chi được thủ quỹ
chuyển về cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu chi quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc
đá quý và tính ra số tồn quỹ tiền mặt ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng 1 sổ sau khi làm thủ tục về cân, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lượng và niêm phong có xác nhận của bên ký gửi.
Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế
toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý chênh lệnh.