- Ph ương pháp hạch toán các nghiệp vụ chi tiền mặt
f) Ví dụ minh họa thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại công ty
1) Ngày 11/02/2011, căn cứ vào Báo cáo bán hàng của cửa hàng xăng dầu Tân Chánh Hiệp với tổng số tiền 128.585.100 đ. Kế toán lập phiếu thu số 349/02, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 1111: 128.585.100
Có TK 131CK: 128.585.100 + Nhận xét:
Ở công ty dù khách hàng mua trong cửa hàng xăng dầu bán lẻ trả bằng tiền mặt thì kế toán vẫn hạch toán vào phải thu của khách hàng. TK 131CK là tài khoản chi tiết phải thu của cửa hàng xăng dầu Tân Chánh Hiệp, tiền sau khi bán hàng mỗi ngày của cửa hàng sẽ giao công ty và được hạch toán vào TK này. Ở công ty, kế toán hạch toán chi tiết cho từng cửa hàng.
+ Kiến nghị: Kế toán nên ghi: Nợ TK 1111:
Có TK 5111: doanh thu tiền hàng chưa thuế + phí xăng dầu Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra
- Sự bắt đầu hay kết thúc lưu đồ.
- Chỉ ra các dữ liệu hay thông tin được bắt đầu từ đâu hay chuyển tới
Thực hiện công việc thủ công Chứng từ
Sổ kế toán
Đưa dữ liệu qua hệ thống bàn phím Lưu hồ sơ bằng giấy tờ
Điểm nối
Chú thích:
Kế toán liên quan như: Kế toán hàng hóa, kế toán lương, kế toán công nợ
2) Ngày 11/02/2011, căn cứ vào Biên lai thu tiền phí, lệ phí của Cục Thuế TP.HCM và Giấy đề nghị thanh toán của phòng Tổ chức – hành chính, kế toán lập phiếu chi số 186/02 chi tiền phí kiểm định cấp giấy chứng nhận các cửa hàng xăng dầu với tổng số tiền 900.000 đ, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 6427A: 900.000
Có TK 1111: 900.000
3) Ngày 11/02/2011, căn cứ vào Hóa đơn dịch vụ Đăng kiểm, kế toán lập phiếu chi số 187/02 chi tiền lệ phí xét xe, lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng kiểm, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 6427A: 277.273 Nợ TK 1331A: 22.727
Có TK 1111: 300.000 Trong đó:
Tổng cộng tiền thanh toán = Lệ phí xét xe + Lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng kiểm + Tiền thuế GTGT
= 227.273 + 50.000 + 22.727 = 300.000
4) Ngày 11/02/2011, căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán của phòng Tổ chức – hành chánh, kế toán lập phiếu chi số 188/02 chi tiền thăm ông Nguyễn Văn Hưng bị ốm theo Thỏa ước lao động tập thể với tổng số tiền 500.000 đ, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 3532: 500.000
Có TK 1111: 500.000
5) Ngày 11/02/2011, kế toán lập phiếu chi số 192/02 chi tiền mua nguyên vật liệu, hàng hóa, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 1521: 1.067.000 Nợ TK 1561: 154.000
Có TK 1111: 1.221.000
6) Ngày 11/02/2011, căn cứ vào Giấy nộp tiền vào Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Hóc Môn, kế toán lập phiếu chi số 193/02 với tổng số tiền chi nộp vào Ngân hàng là 889.800.000 đ, kế toán ghi nhận:
7) Ngày 16/02/2011, kế toán lập phiếu chi 210/02 chi tiền xăng công tác, kế toán ghi nhận: Nợ TK 6418B: 1.710.000 Nợ TK 1331A: 159.600 Có TK 1111: 1.869.600 Trong đó:
Tổng cộng tiền thanh toán = Tiền xăng + Phí xăng dầu + Thuế GTGT = 1.596.000 + 114 * 1000 + 1.596.000 * 10% = 1.869.600
Nhận xét:
- Công ty luôn dự trữ một lượng tiền nhất định và hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi bằng tiền gửi Ngân hàng).
- Công ty tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã tách biệt công việc giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ.
- Các phiếu thu, phiếu chi được đánh số liên tục nhằm đảm bảo ghi chép chính xác và đầy đủ số tiền phát sinh, giúp cho việc giám sát quản lý thu chi một cách hiệu quả và trên thực tế công ty hạn chế tối đa sự gian lận trong quá trình ghi chép và lưu chuyển chứng từ.
- Ở các cửa hàng xăng dầu, cửa hàng ăn uống…khách hàng thường thanh toán
bằng tiền mặt. Nhưng công ty hạch toán quá trình bán hàng không phân biệt đã thu tiền hay bán chịu đều phản ánh vào TK 131 (chi tiết cho từng cửa hàng). Việc này làm cho số phát sinh trên TK 131 không phản ánh trung thực tình hình theo dõi nợ phải thu.
Hình 4.3. SơĐồ Hạch Toán Tiền Mặt Tại Quỹ TK 1111 TK 6427A 900.000 900.000 300.000 TK 11211A 889.800.000 889.800.000 TK 3532 500.000 500.000 TK 131CK 128.585.100 128.585.100 TK 1521 1.221.000 1.067.000 TK 1561 154.000 TK 6427A 277.273 22.727 TK 1331A TK 1331A 159.600 1.869.600 1.710.000 TK 6418B
4.1.2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng:
- Phạm vi hoạt động của công ty cũng khá rộng do đó các hình thức thanh toán không thể thực hiện trực tiếp bằng tiền mặt mà phải thông qua Ngân hàng. Điều này vừa đáp ứng được yêu cầu thanh toán, hạn chế rủi ro, thuận lợi cho khách hàng vừa đảm bảo thực hiện nghiêm chỉnh những quy định của chế độ quản lý.
- Theo điều 12 Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12 quy định để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.
- Hiện nay, công ty đang duy trì tài khoản tiền gửi Ngân hàng tại các Ngân hàng như Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Hóc Môn, Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín chi nhánh Hóc Môn…