a.Chứng từ và sổ sách sử dụng: - Hợp đồng, hóa đơn GTGT - Phiếu nhập xuất thẳng - Bảng kê sử dụng vật tư - Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư - Biên bản kiểm kê vật tư - Hồ sơ dự toán
- Bảng tổng hợp và bù chênh lệch vật tư - Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Sổ cái TK 621
b. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 621NNCR – “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công trình Chi nhánh Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Chợ Mới – Cam Ranh”
- Tài khoản liên quan:111, 112, 331, 141…
c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
* Giải thích:
Khi đội thi công gửi giấy yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu vào phòng vật tư. Phòng vật tư thiết bị sẽ xem xét và xử lý. Phòng vật tư tiến hành lập hợp đồng mua bán vật tư gồm 3 liên. Rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Hợp đồng sau khi đã ký sẽ được chuyển cho nhà cung cấp 1 liên, phòng vật tư lưu 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Khi nguyên vật liệu được mua về giao thẳng tới công trường. Căn cứ vào hóa đơn mà nhà cung cấp gửi đến, phòng vật tư tiến hành nhận hàng, kiểm tra số lượng và giao vật tư thẳng cho đội đã yêu cầu tại chân công trường. Đồng thời, phòng vật tư chuyển hóa đơn GTGT cho phòng kế toán. Lúc này, kế toán tổng hợp nhận hóa đơn GTGT cùng với thông tin mà phòng vật tư báo cáo lên là giao thẳng vật tư cho đội tại chân công trường, tiến hành lập phiếu xuất nhập thẳng và ghi sổ theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã xuất dùng cho từng công trình. Sau đó chuyển cho giám đốc ký duyệt, phiếu xuất nhập thẳng cùng hóa đơn GTGT, chừng từ có liên quan khác được lưu theo số tại phòng kế toán
Định kỳ hàng tháng kế toán tổng hợp và phòng vật tư tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng vật tư đã xuất dùng và còn trong kỳ.
Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Giám đốc/ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Phòng vật tư Bắt đầu Đội thi công Phiếu yêu cầu Xử lý Phiếu yêu cầu HĐKT1 HĐKT2 HĐKT3 Duyệt HĐKT1 đã ký HĐKT2 đã ký Phiếu yêu cầu HĐKT3 đã ký N Hóa đơn GTGT Tiến hàng nhận hàng,giao vật tư cho đội tại chân
công trường
Nhập liệu
Lập phiếu NXT,Định
khoản, theo dõi ghi sổ, tập hợp tính giá thành Chứng từ ghi sổ SỔ CT, SC 621 N Kết thúc Phiếu NXT NCC Duyệt Phiếu NXT HĐKT2 đã ký Hóa đơn GTGT 1 1 1 Đội thi công
d. Định khoản:
Căn cứ vào HĐ GTGT 0168724 ngày 01/04/2012, PNXT số 975 mua xi măng của Doanh nghiệp Hoàng Long số tiền 11.800.000 đồng sử dụng thẳng cho hoạt động xây dựng công trình “Chi nhánh Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Chợ Mới – Cam Ranh”, kế toán ghi:
Nợ TK 621NNCR 10.727.272 Nợ TK 1331 1.072.728
Có TK 111 (HL) 11.800.000
Căn cứ vào HĐ 0000245 ngày 03/04/2012 Chi phí mua đá cát thi công Chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT Chợ Mới-Cam Ranh, kế toán ghi:
Nợ TK 621NNCR 15.189.091 Nợ TK 1331 1.518.909
Có TK 331(NT) 16.708.000
Căn cứ vào HĐ 00009348 ngày 04/04/2012 mua đá xây dựng của Công ty CP Á Châu số tiền 16.784.979 đồng sử dụng thẳng cho hoạt động xây dựng công trình “Chi nhánh Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Chợ Mới – Cam Ranh”, kế toán ghi:
Nợ TK 621NNCR 156.784.979 Nợ TK 1331 15.678.498
Có TK 331(AC) 172.463.477
Căn cứ vào HĐ 0000362 ngày 07/04/2012 Chi phí mua vật tư thi công Chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT Chợ Mới-Cam Ranh, kế toán ghi:
Nợ TK 621NNCR 27.972.727 Nợ TK 1331 2.797.273
Căn cứ vào HĐ 0010242 ngày 21/04/2012 Chi phí mua gạch thẻ thi công Chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT Chợ Mới-Cam Ranh, kế toán ghi:
Nợ TK 621NNCR 19.244.605 Nợ TK 1331 1.924.461
Có TK 331(HK) 21.169.066
Căn cứ vào HĐ 0000425 ngày 25/04/2012 Chi phí mua nhôm thi công Chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT Chợ Mới-Cam Ranh, kế toán ghi:
Nợ TK 621NNCR 46.020.000 Nợ TK 1331 4.602.000
Có TK 112(VT) 50.622.000
Căn cứ vào HĐ 0011455 ngày 29/04/2012 Chi phí mua sơn thi công Chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT Chợ Mới-Cam Ranh, kế toán ghi:
Nợ TK 621NNCR 11.486.818 Nợ TK 1331 1.148.682
Có TK 112(PT) 12.635.500
Tổng hợp các chứng từ liên quan tới chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình Chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT Chợ Mới-Cam Ranh tổng số tiền 592.851.025 đồng.
Nợ TK 621NNCR 592.851.025 Có TK 111 10.727.272 Có TK 112 170.824.262 Có TK 331 411.299.491
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho “Chi nhánh Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Chợ Mới – Cam Ranh” để tính giá thành:
Nợ TK 154(NNCR) 592.851.025 Có TK 621(NNCR) 592.851.025
f. Phản ánh vào sơ đồ chữ T 331 621NNCR 154NNCR 411.299.491 592.851.025 111 10.727.272 112 170.824.262 592.851.025 592.851.025
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫusố: 01 GTKT-3LL HD/2012N Liên 2: Giao khách hàng Số: 0168724 Ngày 01 tháng 04 năm 2012
Họ và tên người bán: DNTN HOÀNG LONG
Địa chỉ: Suối Tân- Cam Ranh – Khánh Hòa MST: 4200555729
Họ và tên người mua: Công ty TNHH Xây dựng Quyết Tiến
Địa chỉ:Diên Thạnh, Diên Khánh, Khánh Hòa Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 4200284405 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đvt Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Xi măng Duyên Hà PCB40 tấn 10 1.072.727,27 10.727.272 (Yêu cầu tại công trường)
Cộng tiền hàng 10.727,272
Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 1.072.728
Tổng cộng tiền thanh toán 11.800.000
Bằng chữ: Mười một triệu tám trăm ngàn đồng chẵn./
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Đơn vị: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUYẾT TIẾN Địa chỉ: Diên Thạnh-Diên Khánh– Khánh Hòa
PHIẾU NHẬP XUẤT THẲNG
Ngày 01 tháng 04 năm 2012 Số Phiếu: NXT 975
Họ tên người giao hàng: DNTN HOÀNG LONG
Địa chỉ: Suối Tân- Cam Ranh – Khánh Hòa Chứng từ số: Hóa đơn 0168724 ngày 15/04/2012
Xuất thẳng cho: ông Nguyễn Huy Cường - Công trình Ngân hàng NN&PTNN Chợ Mới- Cam Ranh
Xe 79H1685 vận chuyển Số TT HẠNG MỤC VẬT TƯ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ (Đồng) THÀNH TIỀN A B C 1 2 3 1 Xi măng Duyên Hà PCB40 tấn 10 1.072.727,27 10.727.272 Tổng cộng tiền hàng: 10.727.272
Tiền thuế Giá Trị Gia Tăng 1.072.728
Tổng cộng x x x 11.800.000
Tổng số tiền (Bằng chữ): Mười một triệu tám trăm ngàn đồng chẵn./ Chứng từ gốc kèm theo:
HÓA ĐƠN Mẫusố: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG GL/2012N Liên 2: Giao khách hàng Số: 0009348 Ngày 04 tháng 04 năm 2012
Họ và tên người bán: CÔNG TY CP Á CHÂU
Địa chỉ:25 Lê Lợi–Xuân Huân-Nha Trang- Khánh Hòa MST: 4200284356
Họ và tên người mua: Công ty TNHH Xây dựng Quyết Tiến
Địa chỉ:Diên Thạnh, Diên Khánh, Khánh Hòa Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 4200284405 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đvt Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2 1 Đá xây dựng 1x2 m 3 08 151.818 1.214.544 2 Đá xây dựng 2x4 m 3 07 129.091 903.637 3 Đá xây dựng 4x6 m 3 11 106.364 1.170.007 4 Đá cấp phối DM 37,5M m 3 1.578 97.273 153.496.794 Cộng tiền hàng 156.784.979
Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 15.678.497
Tổng cộng tiền thanh toán 172.463.476
Bằng chữ: Một trăm bảy mươi hai triệu bốn trăm sáu mươi ba ngàn bốn trăm bảy mươi sáu đồng./
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Giao mua qua điện thoại CÔNG TY CP Á
CTY TNHH XD QUYẾT TIẾN
SỔ CHI TIẾT
Đối tượng: NNCR- CN Ngân hàng NN&PTNT Cầu Mới-Cam Ranh Tài khoản: 621 - Chi phí NVL trực tiếp
Tháng 04/2012
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ Phát sinh
Ngày
ghi sổ Số Ngày Diễn giả
TK
đ/ư Nợ Có
01/04 0168724 01/04 Chi phí vật tư mua xi măng thi công CNCR 111HL 10.727.272 03/04 0000245 03/04 Chi phí mua đá cát thi công CNCR 331NT 15.189.091 04/04 0009348 04/04 Chi phí vật tư mua đá thi công CNCR 331AC 156.784.979 07/04 0000362 07/04 Chi phí vật tư mua gạch 4 lỗ thi công CNCR 331HK 27.972.727 21/04 0010242 21/04 Chi phí vật tư mua gạch thẻ thi công CNCR 331HK 19.244.605
25/04 0000425 25/04 Chuyển tiền mua nhôm CT CNCR 112VT 46.020.000
29/04 0011455 29/04 Chuyển tiền mua sơn CT CNCR 112PT 11.486.818
30/04 30/04 Tập hợp CPSX 042012- CNCR 1541 287.425.492
Tổng số phát sinh nợ: 287.425.492 Tổng số phát sinh có: 287.425.492
KẾ TOÁN TRƯỞNG Ngày…tháng…năm…
(Ký, họ tên) Người ghi sổ