III. Các giải pháp ERP cho doanh nghiêp.
5. Giải pháp tài sản cố định
Trình độ trang thiết bị TSCĐ quyết định năng lực sản xuất lao động, chi phí giá thành, chất lượng sản phẩm cũng như khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường. Nếu doanh nghiệp nào trang bị máy móc, thiết bị hiện đại, áp dụng quy trình công nghệ tiên tiến sẽ giảm được mức tiêu hao nguyên vật liệu và cho ra những sản phẩm chất lượng tốt và có sức hút cao đối với khách hàng.
5.2 Chi tiết giải pháp
a. Quản lý Hệ thống danh mục
• Khai báo mã số tự tăng: Chức năng cho phép người dùng khai báo hệ thống đánh mã số tự động được sử dụng trong tất cả các chức năng khác của phần mềm, mà không cần phải bận tâm tới thông tin liên quan đến mã số.
• Đơn vị: Quản lý toàn bộ thông tin của đơn vị và các đơn vị trực thuộc.
• Phân loại TS: Danh mục nhóm tài sản được phân giúp đễ dàng quản lí tài sản theo từng nhóm, từng phòng ban
b. Quản lý tài sản
• Cập nhật tài sản: Cho phép người dùng cập nhật mới, chỉnh sửa và quản lý toàn bộ thông tin tài sản hiện có của đơn vị, các chức năng người dùng có thể thực hiện bao gồm:
- Thêm mới tài sản
- Chỉnh sửa thông tin tài sản - Xóa thông tin tài sản - Xem lịch sử của tài sản
- Tìm kiếm và xem thông tin tài sản
• Lưu trữ thông tin Phiếu bảo hành sửa chữa: Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chữa và bên thực hiện việc sửa chữa. Biên bản này là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa TSCĐ
• Kiểm kê TSCĐ tự động: nhằm xác nhận số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, thừa thiếu của đơn vị so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý TSCĐ, làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ kế toán số chênh lệch.
• Khai báo tăng giảm nguyên giá: Chức năng Khai báo tăng giảm nguyên giá cho phép người dùng nhập các thông tin biến động liên quan đến việc tăng, giảm một phần giá trị, diện tích của các tài sản nhà nước: Nhà, ô tô và các tài sản khác.
• Tính hao mòn: Chức năng này giúp người dùng thực hiện việc tính hao mòn tự động cho các tài sản tăng mới năm tài chính hiện hành và tính tiếp hao mòn cho những tài sản được chuyển từ năm tài chính trước.
• Phiếu thanh lý tài sản: Cho phép người dùng ghi giảm tài sản cố định như: Thanh lý, báo mất, hỏng, hay chuyển nhượng,… Biên bản thanh lý TSCĐ
nhằm xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán.
c. Đồng bộ dữ liệu
• Đồng bộ hệ thống danh mục: Thực hiện đồng bộ dữ liệu của hệ thống Danh mục từ đơn vị cấp trên cho các đơn vị trực thuộc.
• Đồng bộ thông tin tài sản: Đồng bộ dữ liệu thông tin tài sản của các đơn vị trực thuộc lên đơn vị cấp trên.