III. Các giải pháp ERP cho doanh nghiêp.
3. Giải pháp kho
3.2 Chi tiết giải pháp
Quản lý kho hàng trong ERP bao gồm từ việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa đến quản lý những giao dịch phát sinh, hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ. Quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của hệ thống ERP. Các doanh nghiệp triển khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý kho hàng giúp họ quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn.
Giải pháp ERP về quản trị kho phải đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:
a) Kiểm soát barcode, thông tin hàng hóa
Đó là các thông tin về đơn vị tính, khối lượng, kích thước dài rộng cao, mã barcode quản lý, ngày sản xuất, nước sản xuất, thời hạn sử dụng, không gian lưu trữ trong kho, thời gian lưu kho…. Các thông tin này rất cần thiết trong quản lý.
Hiện nay các công ty ở Việt Nam rất quan tâm đến kiểm soát hàng hoá bán ra tại hệ thống phân phối của mình. Vì vậy nên mã số mã vạch được đánh cho mỗi loại hàng hoá rất nhanh chóng và thuận tiện, giúp đễ àng quản lí, thanh thoán và giao dịch hàng hóa.
b) Phân nhóm hàng hóa
Do doanh nghiệp thường muốn chuyển tải thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê vào bộ mã, gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với hệ thống ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm. Ví dụ, cùng một mặt hàng, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh phân theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân theo góc độ của qui trình sản xuất. Với ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng.
Đơn vị tính của hàng hóa khi nhập kho khác với khi xuất kho là điều bình thường. Vì thế, hệ thống ERP cho phép người sử dụng tự định nghĩa các đơn vị tính và công thức qui đổi giữa chúng.
d) Tính toán tồn kho
Tại mỗi thời điểm hệ thống sẽ đưa ra được giá trị tồn kho của mỗi vật tư tại mỗi kho và tại toàn công ty. Điều đó giúp cho công ty lập được kế hoạch sản xuất và kinh doanh đồng thời chủ động trong các đơn hàng của mình, chủ động được đầu vào sản xuất, và đầu ra cho hệ thống phân phối. Hệ thống ERP cung cấp nhiều cách kiểm soát vật tư, hàng hóa: quản lý phiên bản (nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng); quản lý theo lô (lô vật tư, ngày hàng hóa nhập kho, theo đơn hàng nào, nhà cung cấp nào); quản lý theo số serial; quản lý vị trí trong kho.
e) Quản trị các giao dịch.
Khi nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa thông tin từ đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, DN cũng thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.
Tính chính xác trong giao dịch kho thể hiện ở chỗ nếu việc ghi nhận nhập xuất sai thì người sử dụng chỉ có thể làm giao dịch điều chỉnh mà không được sửa đè lên dữ liệu cũ. Điều này giúp lãnh đạo có thể tin vào số liệu tồn kho của mình.
Tất cả mọi giao dịch sẽ được hệ thống lưu trữ lại
- Hệ thống tính toán giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và chuyển các bút toán sang sổ cái của kế toán tổng hợp xử lý.
- Các bút toán xuất nhập đều được tự động điều chuyển vào sổ cái của kế toán
g) Các báo cáo quản trị
Hệ thống ERP có các báo cáo chi tiết và tổng hợp phục vụ các nghiệp vụ và quản trị tại từng kho và theo tổng công ty tại từng thời điểm: Báo cáo chi tiết nhập vật tư; Báo cáo tổng hợp nhập vật tư; Báo cáo chi tiết xuất vật tư; Báo cáo tổng hợp nhập vật tư; Báo cáo chi tiết xuất nhập tồn vật tư; Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn vật tư; Báo cáo tồn vật tư; Báo cáo sửa chữa bảo dưỡng vật tư; Hoá đơn xuất nhập vật tư chi tiết; Báo cáo chi tiết kết chuyển vật tư sang sổ cái kế toán…