III- XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU ISO 22000:2005 ÁP DỤNG CHO DÂY
3.2.Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT-02)
3.2.1. Mục đích:
Quy trình kiểm soát hồ sơ được thiết lập để đưa ra bằng chứng phù hợp đối với các yêu cầu và bằng chứng hoạt động hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
3.2.2. Phạm vi:
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các hồ sơ liên quan đến Hệ thống Quản lý chất lượng của Nhà máỵ
3.2.3. Các định nghĩa:
Hồ sơ chất lượng: Là bằng chứng của các công việc đã được thực hiện hay những
kết quả thu được.
Người giữ hồ sơ: Nhân viên được chỉ định hoặc nhân viên của bộ phận được chỉ
định chịu trách nhiệm giữ gìn các hồ sơ.
3.2.4. Tài liệu tham khảo:
ISO 22000:2005.
3.2.5. Nội dung:
Bảng 12: Sơđồ quá trình kiểm soát hồ sơ
Trách nhiệm Nội dung Tài liệu liên quan
Phụ trách đơn vị BM-QT-02-01
Cán bộ liên quan
Người giữ hồ sơ
Người giữ hồ sơ
Xác định hồ sơ cần lưu trữ
Rà soát
Lập biên bản hủy
Sắp xếp lưu trữ hồ sơ theo quy định
Sinh viên: Hoàng Đức Sinh -65- Lớp CNTP2-K50
- Xác định các hồ sơ cần lưu trữ:
+ Các hồ sơ được quy định trong BM-QT-02-01.
+ Các hồ sơ khác được nêu trong mục Lưu hồ sơ của các quy trình, hướng dẫn.
- Sắp xếp, bảo quản hồ sơ:
+ Người lưu trữ hồ sơ có trách nhiệm sắp xếp, lưu trữ và bảo quản các hồ sơ trong thời gian quy định.
+ Các hồ sơ cần phải được bảo quản, bảo vệ nơi khô ráo, thoáng mát, tránh mối mọt, thất lạc, mất mát, hư hỏng.
+ Trưởng ban ATTP hoặc trưởng bộ phận của người giữ hồ sơ sẽ quyết định phương thức hủy bỏ các hồ sơ nào có thời hạn lưu giữ vượt hạn mức thời hạn quy định.
- Hủy hồ sơ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Các hồ sơ sau khi hết thời gian lưu giữ như quy định trong từng tài liệu tương ứng sẽ được xem xét huỷ bỏ.
+ Việc rà soát, huỷ bỏ hồ sơ được tiến hành vào tháng 12 hàng năm. + Biên bản huỷ hồ sơ chất lượng theo biểu mẫu BM-QT-02-02.
- Lưu hồ sơ:
Bảng 13: Hồ sơ theo dõi kiểm soát hồ sơ
STT Ký hiệu hồ sơ Tên hồ sơ Thời gian lưu Nơi lưu
1 BM-QT-02-01 Danh mục hồ sơ Bản mới nhất Các bộ phận
Sinh viên: Hoàng Đức Sinh -66- Lớp CNTP2-K50