Các bước lựa chon công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài lao động
Bước 1: Xác định mục đích
Đây là bước cơ bản, làm nền tảng cho các hoạt động Outsourcing sau đó. Trong bước này cần xác định qui trình, dịch vụ hay sản phẩm nào cần gia công bên ngoài và mục đích thuê gia công là gì. Để xác định được mục đích cần trả lời các câu hỏi dưới đây:
Bạn muốn thuê gia công phần phần nào trong công việc? Bạn đang tìm loại thỏa thuận gia công nào?
Bạn quan tâm đến các địa điểm gia công ở nước ngoài nào? Mục tiêu gia công của bạn là gì?
Bạn mong muốn nơi gia công đó sẽ cung cấp cho bạn các dịch vụ nào? Chi phí dự đoán cho hoạt động gia công?
Những rủi ro sẽ gặp khi thực hiện hoạt động gia công
Quan trọng nhất là cần xác định được trình độ bên thực hiện gia công mà bạn mong muốn và nội dung cần gia công (lĩnh vực kĩ thuật hay lĩnh vực hoạt động sản xuất)
Bước 2: Tìm hiểu thông tin, lập bảng RFI
RFI là bảng yêu cầu thông tin (Request for Information). Bảng này sẽ được gửi đến những bên thực hiện gia công phù hợp với mục đích của bạn.
Bảng RFI gồm các những vấn đề bạn muốn biết về bên gia công như: Nguồn thiết bị và dịch vụ cần thiết cho gia công
Chi phí phải trả 1 lần và định kì.
Các yếu tố khác biệt giữa hàng hoá, dịch vụ đề xuất và dịch vụ tương tự từ các bên gia công khác.
Bước 3: Chuẩn bị bảng RFP
Sau khi thu thập bản RFI, loại ra những nơi gia công không phù hợp, sẽ tiến hành lập bảng RFP và tiếp tục gửi đến các bên gia công còn lại sau bước loại bỏ.
RFP là bảng yêu cầu đề xuất (Request for Proposal) với nội dung: phác thảo các yêu cầu kỹ năng có liên quan, kỹ năng ngôn ngữ, bảo vệ sở hữu trí tuệ, cơ sở hạ tầng, và chứng nhận chất lượng. Đồng thời cũng cung cấp cho các cơ sở gia công tiềm năng các thông tin cần thiết để chuẩn bị một giá thầu.
Sau khi thu thập RFP, là giai đoạn thẩm định. Thông thường, các nhà cung cấp gia công đề xuất các chiến lược khác nhau trong RFP. Họ có thể đề nghị một bên gia công duy nhất, hai bên, hoặc nhiều bên cùng gia công, mà trong đó các bên này cùng cung cấp dịch vụ cho công ty. Bất kể cấu trúc, nếu đề nghị đáp ứng các yêu cầu đã nêu, mỗi nhà cung cấp sau đó phải trải qua một cuộc đánh giá thẩm định.
Các vấn đề cần thẩm định: Hồ sơ công ty, chiến lược, nhiệm vụ, và danh tiếng đánh giá tình hình tài chính; tham khảo khách hàng trước đó; chuyên môn, phương pháp, tính hiệu quả; công nghệ và cơ sở hạ tầng ổn định; kiểm soát an ninh; tuân thủ quy định và pháp lý…
Bạn nên đánh giá dự án của nhà cung cấp, mức độ thành công đạt được, chất lượng và tiêu chuẩn theo công việc, tuân thủ các điều khoản hợp đồng, và quá trình thông tin liên lạc…
Bước 5: Kiểm tra dự án
Là bước không bắt buộc. Một số công ty có thể tiến hành các dự án thử nghiệm để đảm bảo một sự phù hợp tốt giữa công ty và các nhà cung cấp gia công. Những thử nghiệm này giúp các công ty xem xét quy trình quản lý dự án của nhà cung cấp có hiệu quả hay không.
Bước 6: Lựa chọn
Cuối cùng, bước lớn nhất trong quá trình lựa chọn được chọn một nhà cung cấp dịch vụ để quản lý các quy trình kinh doanh và các ứng dụng. Quyết định cuối cùng có nghĩa là ký hợp đồng xác định rõ các biện pháp thực hiện, kích thước nhóm, các thành viên trong nhóm, chính sách giá cả, kế hoạch kinh doanh liên tục, và tổng thể chất lượng tiêu chuẩn làm việc.