Trờn cơ sở phõn tớch chiến lược và cỏc yếu tố bờn trong cũng như bờn ngoài cú ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, việc thiết kế bộ mỏy quản lý cỏc doanh nghiệp phải đảm bảo yờu cầu sau:
-Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp,thực hiện đầy đủ, toàn diện cỏc chức năng quản lý.
-Phải đảm bảo thực hiện nghiờm tỳc chếđộ một thủ trưởng, chếđộ trỏch nhiệm cỏ nhõn trờn cơ sởđảm bảo và phỏt huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp.
-Phải phự hợp với quy mụ sản xuất thớch ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật. -Phải đảm bảo tớnh gọn nhẹ và cú hiệu lực.
Những quyết định mang tớnh nguyờn tỏc trờn sẽ cho phộp xỏc định mụ hỡnh tổng quỏt của cơ cấu. Đú là cơ sở để xõy dựng cơ cấu cụ thể cho tổ chức.
1.3.2 Chuyờn mụn húa (hay phõn chia cụng việc)
Kết quả của giai đoạn này là danh mục cỏc chức năng, nhiệm vụ cụng việc cần thiết để thực hiện mục tiờu chiến lược.
1.3.3 Xõy dựng cỏc bộ phận và phõn hệ của cơ cấu Phõn tớch cỏc mục tiờu chiến lược Phõn tớch chức năng hoạt động Phõn tớch cụng việc
Cỏc bộ phận và phõn hệ của cơ cấu lại được hỡnh thành thụng qua quỏ trỡnh tổng hợp húa cỏc cụng việc.
Trờn cơ sở của cỏc quyết định mang tớnh nguyờn tắc về tiờu chuẩn hợp nhúm cỏc hoạt động, cỏc mối quan hệ quyền hạn, tầm quản lý và mức độ phõn quyền, trong giai đoạn này cần tiến hành những cụng việc sau
1. Bộ phận húa cỏc cụng việc. Họp nhúm cỏc cụng việc cú mối quan hệ gần gũi theo cỏch hợp lý nhất để tạo nờn cỏc bộ phận.
2. Hỡnh thành cấp bậc quản lý. Cỏc cấp quản lý trung gian được hỡnh thành căn cứ
vào quyết định về tầm quản lý và tiờu chớ hợp nhúm của bộ phận
3. Giao quyền hạn. Xỏc định ai cú quyền quyết định cho ai và ai sẽ phải bỏo cỏo cho ai trong tổ chức. Giao quyền hạn cần thiết cho những người đứng đầu cỏc nhúm để tiến hành quan lý cỏc hoạt động.
4. Phối hợp. Xõy dựng cơ chế phối hợp hoạt động của cỏc bộ phận và cơ chế giỏm sỏt kết quả của sự phối hợp đú.
1.3.4 Thể chế húa cơ cấu tổ chức
Cho dự cơ cấu tổ chức được xõy dựng cú tốt đến đõu cũng cần được thể chế húa một cỏch rừ ràng mọi người đều cú thể hiểu và làm cho nú trở nờn cú hiệu lực. Cỏc cụng cụ như sơ đồ tổ chức, mụ tả vị trớ cụng tỏc và sơ đồ giao quyền quyết định thường được sử dụng để thực hiện mục tiờu trờn.
a, Sơđồ tổ chức
Mỗi cơ cấu tổ chức dều cú thểđược biểu diễn bằng sơđồ, trong đú xỏc định cỏc bộ
phận, cỏc vị trớ quản lý quan trọng của cơ cấu và mối quan hệ giữa cỏc vị trớ, cỏc bộ
phận đú theo tuyến quyền hạn chủ yếu. Sơ đồ chỉ cho biết cỏc mối quan hệ quyền lức chớnh thức mà khụng núi được nhiều về cỏc mối quan hệ khụng chớnh thức. Nú cũng chỉ thể hiện cỏc mối quan hệ trực tuyến chủ yếu mà khụng cho biết cú bao nhiờu quyền hạn tồn tại ở cỏc vị trớ khỏc nhau của cơ cấu.
Mụ tả vị trớ là tài liệu xỏc định cỏ vị trớ trong cơ cấu tổ chức với nhiệm vụ, quyền hạn, trỏch nhiệm, điều kiện làm việc và những yờu cầu đặc trưng đối với nhõn sự đảm nhiệm cỏc vị trớ đú. Bảng 1: Bảng mụ tả vị trớ quản đốc phõn xưởng của cụng ty cổ phần bỏnh mứt kẹo Hà Nội Vị trớ: Quản đốc phõn xưởng Đơn vị: Cụng ty cổ phần bỏnh mứt kẹo Hà Nội
Trỏch nhiệm bỏo cỏo tới: Tổng/Phú tổng giỏm đốc Cụng ty
Người được ủy quyền khi vắng mặt: Một nhõn viờn trong phũng
Năng lực:
- Trỡnh độ chuyờn mụn: Đại học húa thực phẩm - Kinh nghiệm cụng tỏc: 5 năm
Nhiệm vụ, quyền hạn và trỏch nhiệm:
- Xỏc định mục tiờu và nguồn lực để thực hiện mục tiờu. Giỏm sỏt những tiến bộ trong việc thực hiện mục tiờu và điều chỉnh kế hoỏch đểđảm bảo mục tiờu, phõn bổ nguồn lực theo kế hoach. Tổ chức triển khai, kiểm soỏt thực hiện kế hoạch sản xuất và cỏc cụng tỏc đó được Cụng ty giao cho Phõn xưởng; đảm bảo sản lượng và định mức đó được giao.
- Bố trớ hợp lý và quản lý số lao động đó được Cụng ty giao cho Phõn xưởng; đảm bảo sự tuõn thủ cỏc quy chế bảo hộ lao động, kỷ luật, vệ sinh an toàn thực phẩm và bảo vệ
mụi trường.
-Giỏm sỏt cụng việc của cụng nhõn dưới quyền; cung cấp và giải thớch cỏc chỉ dẫn cho cụng nhõn khi giao nhiệm vụ; lập kế hoạch tiến độ sản xuất và giao kế hoạch cho cụng nhõn; giỏm sỏt kết quả thực hiện của cụng nhõn đểđảm bảo thực hiện mục tiờu.
- Phỏt triển đội ngũ cụng nhõn thụng qua mối quan hệ phản hồi và hướng dẫn nõng cao tay nghề; đỏnh giỏ kết quả thực hiện; khen ngợi và đề nghị chếđộ khen thưởng cho cụng nhõn; khiển trỏch khi họ khụng hoàn thành nhiệm vụ.
-Đảm bảo chếđộ bỏo cỏo; tiến hành cụng tỏc giấy tờ theo cơ sở thời gian một cỏch chi tiết; thể chế húa những quyết định và hành động quan trọng.
-Phối hợp với những người và bộ phận khỏc để sử dụng tối ưu cỏc nguồn lực của doanh nghiệp; giữ vững mối quan hệ cụng tỏc với đồng nghiệp của cỏc bộ phận khỏc; đại diện cho phõn xưởng trong cỏc cuộc họp của đơn vị và cụng ty.
Yờu cầu của cụng việc:
- Cú khả năng thực hiện cỏc nguyờn tắc và kỹ thuật quản lý tỏc nghiệp. - Cú khả năng lập kế hoạch và tổ chức cỏc hoạt động.
- Cú kiến thức về nguyờn tắc và kỹ thuật giỏm sỏt.
- Cú khả năng dẫn dắt cỏc nhúm và cỏ nhõn để thực hiện nhiệm vụ
- Cú khả năng thể hiện phong cỏch lónh đạo để thực hiện mục tiờu.
- Cú khả năng thể hiện rừ ràng cỏc ý tưởng trong quan hệ truyền thụng núi và viết.
Những mụ tả như vậy cú thể giỳp ớch nhiều cho cụng tỏc tổ chức. Khi vị trớ được phõn tớch, nhiệm vụ và trỏch nhiệm được làm rừ thỡ những cụng việc chồng chộo lờn nhau hay bị bỏ sút sẽđược phỏt hiện. Lợi ớch sõu xa của việc mụ tả vị trớ nằm ở sự
hướng dẫn dành cho cụng tỏc bồi dưỡng những nhà quản lý mới. c, Sơđồ quyền hạn quyết định
Một biện phỏp tổ chức khỏc là đưa ra sơđồ quyền hạn quyết định trong đú xỏc định cỏc nhiệm vụ và quyền ra quyết định của cỏc nhà quản lý trong việc thực hiện cỏc nhiệm vụđú. Bảng 2 Sơ đồ phõn bổ quyền hạn quyết định Quyền hạn của cỏc vị trớ quản lý Nhiệm vụ Trưởng bộ phận Trưởng phũng nhõn sự Giỏm đốc 1.Quản lý nhõn sự 1.1 Tuyển nhõn viờn - Chọn người được tham gia -Quyết định danh sỏch trỳng tuyển -Phờ chuẩn quyết định tuyển 1.2 Tăng lương - Đề nghị danh sỏch được tăng
-Quyết đinh danh sỏch tăng lương
-Phờ chuẩn quyết
định tăng lương
Từ sơđồ trờn ta thấy cỏc mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức rất rừ ràng và mạch lạc, ta cũng thấy được ai cú quyền ký duyệt cỏc quyết định cú liờn quan đến việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận rất chi tiết, vỡ vậy việc quy trỏch nhiệm rất rừ.
►TIỂU KẾT:
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý cú vai trũ vụ cựng quan trọng trong việc nõng cao hiệu quả kinh tế- xó hội. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn cú hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải được thụng suốt đồng bộ, thống nhất thỡ vấn đề quan tõm trước hết là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của doanh
nghiệp giữ một vị trớ then chốt đối với sự thành cụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cú cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ thỳc đẩy sản xuất kinh doanh phỏt triển, cũn ngược lại thỡ hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kộm thậm chớ sẽ dẫn đến doanh nghiệp phỏ sản. Chớnh vỡ vậy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thật sự là cần thiết. Một số doanh nghiệp trong nước thoỏt khỏi tỡnh trạng phỏ sản, làm ăn cú lói sau khi thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý như cụng ty điện cơ 91, phớch nước Rạng
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN Lí TẠI CễNG TY CỔ PHẦN BÁNH MỨT KẸO HÀ NỘI 2.1 TỔNG QUAN VỀ CễNG TY CỔ PHẦN BÁNH MỨT KẸO HÀ NỘI 2.1.1 Giới thiệu về cụng ty a, Giai đoạn là Xớ nghiệp
Cụng ty Cổ phần Bỏnh Mứt Kẹo Hà Nội - Hanobaco là một doanh nghiệp hạch toỏn độc lập, trực thuộc Liờn hiệp thực phẩm Vi sinh Hà Nội. Được thành lập từ năm 1964 theo Quyết định số 642/NTTC ngày 30/9/1964 của UBND Thành phố
Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Cụng ty là sản xuất cỏc loại bỏnh mứt kẹo, đặc biệt là bỏnh Trung thu và bỏnh mứt kẹo Tết. Trước năm 1964 từ cỏc nhà
đầu tư cú tiếng trong ngành sản xuất bỏnh kẹo ở Hà Nội theo chủ trương của Chớnh phủ về cụng tư hợp doanh đó thành lập ra Xớ nghiệp Bỏnh Mứt Kẹo Hà Nội. Họđó gúp nhà xưởng, vốn liếng, kỹ thuật để xõy dựng lờn Cụng ty, vỡ thế cho đến trước năm 1994 và hiện nay Cụng ty Cổ phần Bỏnh Mứt Kẹo Hà Nội - Hanobaco cú rất nhiều cửa hàng và điểm sản xuất ở cỏc trung tõm buụn bỏn lớn của Hà Nội như 28 60 Hàng Chiếu, 36 - 71 Bỏt Đàn, 3 - 19 Chả Cỏ. Điều này tạo cho Cụng ty rất nhiều thuận lợi trong việc tiếp cận thị trường tiờu thụ và phỏt triển kinh doanh. Từ khi thành lập cho đến năm 1988 Cụng ty Cổ phần Bỏnh Mứt Kẹo Hà Nội - Hanobaco chịu sự lónh đạo trực tiếp của Sở thương nghiệp Hà Nội. Trong thời gian này sản xuất theo kế hoạch của Nhà nước và được bao cấp.
Năm 1998 Nhà nước xúa bao cấp, nền kinh tế chuyển từ sản xuất tập trung theo kế hoạch sang nền kinh tế thị trường, việc sản xuất kinh doanh bắt đầu gặp khú khăn. Cụng ty Cổ phần Bỏnh Mứt Kẹo Hà Nội - Hanobaco đó tỡnh nguyện gia nhập Liờn hiệp thực phẩm Vi sinh Hà Nội và vẫn giữ nguyờn tờn gọi cũ. Để cú thể tiến hành sản xuất kinh doanh cú hiệu quả hơn. Cụng ty đó được cấp giấy phộp thành lập
doanh nghiệp theo thụng bỏo số 1199/CNN - TCND của Bộ Cụng nghiệp nhẹ và Quyết định số 3239/QĐ - TN của UBND Thành phố Hà Nội ký. Trong thời gian này, Cụng ty đó tiến hành xõy dựng, cải tạo phõn xưởng 19 Chả Cỏ và chuyển trụ sở
giao dịch chớnh từ 82 Hàng Gà về 19 Chả Cỏ. Đến năm 1994 nhận thấy việc hoạt
động sản xuất phõn tỏn ở nhiều địa điểm rất bất lợi và để tiện cho việc phỏt triển sản xuất, Cụng ty đó chuyển trụ sở giao dịch chớnh và toàn bộ cỏc phõn xưởng về số 5 Lỏng Trung - Quận Đống Đa. Đõy là một cơ ngơi khang trang rộng 3751m2 với cỏc cụng trỡnh hiện đại phục vụ sản xuất và khối nhà xưởng văn phũng thoỏng đóng.
Đồng thời với việc di chuyển địa điểm giao dịch và sản xuất, cỏc địa điểm sản xuất phõn tỏn khỏc cũng đó chuyển thành cửa hàng kinh doanh thờm cỏc mặt hàng cụng nghệ phẩm, quần ỏo hoặc cho thuờ, xõy dựng thành một số nhà hàng, khỏch sạn để
tăng thu nhập cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của Cụng ty. Đõy là một sự thay đổi hợp lý phự hợp với tỡnh hỡnh thị trường và đặc điểm địa lý của cỏc địa điểm (nằm rải rỏc ở
cỏc trục đường chớnh, cỏc trung tõm buụn bỏn của Hà Nội như Hàng Ngang, Hàng
Đào, Hàng Chiếu, Bà Triệu, Hàng Gà, Bỏt Đàn, Chả Cỏ…). b, Giai đoạn là cụng ty cổ phần
Thực hiện quyết định số 5482 QĐ-UB ngày 12/09/2003 của UBND Thành Phố Hà Nội, Xớ nghiệp đó tiến hành cổ phẩn húa và nhanh chúng hoàn tất nhiệm vụ được giao trong năm 2004.
Ngày 08-12-2004, tại Quyết định số 8943/QĐ-UB của ủy ban nhõn dõn Thành phố Hà nội, Xớ nghiệp bỏnh mứt kẹo Hà nội đó được chuyển đổi thành Cụng ty cổ phần bỏnh mứt kẹo Hà nội (tờn gọi tắt là Hanobaco)
Năm 2003 cụng ty chuyển sang cổ phần húa. Sau khi xúa bỏ bao cấp và chuyển sang cơ chế thị trường tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty đó gặp nhiều khú khăn, bỏnh kẹo ngoại mẫu mó đẹp, chủng loại phong phỳ tràn ngập thị
trường làm cho sản phẩm của Cụng ty sản xuất ra khụng tiờu thụ được dẫn đến làm
những thay đổi hiệu quả như thay đổi cơ cấu quản lý (chuyển từ Sở thương nghiệp Hà Nội sang Liờn hiệp Thực phẩm Vi sinh và xin thành lập doanh nghiệp), tập trung sản xuất chủ yếu những sản phẩm cú thế mạnh truyền thống như bỏnh nướng, bỏnh dẻo Trung Thu, mứt Tết cỏc loại, mở rộng mặt hàng kinh doanh, tận dụng hiệu quả
cỏc mặt hàng cú sẵn (cho thuờ cỏc địa điểm bỏn hàng khụng đem lại hiệu quả, khoỏn doanh thu cho cỏn bộ của Cụng ty thuờ lại cửa hàng của Cụng ty để tự do kinh doanh, liờn doanh với cỏc đơn vị khỏc hoặc tư nhõn xõy dựng nhà hàng, khỏch sạn). Chớnh sự thay đổi hợp lý này đó làm cho tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty ngày càng phỏt triển và tăng được nguồn vốn sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Song song với việc tăng nguồn vốn kinh doanh Cụng ty đó mở rộng được thị trường tiờu thụ từ bú hẹp trong phạm vi thành phốđến mở rộng ra cỏc Tỉnh, vựng lõn cận và cả
nước. Hiện nay sản phẩm của Cụng ty đó đến với bà con Việt kiều tại cỏc nước Chõu Âu và được người tiờu dựng chấp nhận.
Để phự hợp với tỡnh hỡnh phỏt triển của cụng ty, thỏng 04/2010 cụng ty đó chuyển về khu cụng nghiệp Thạch Thất – Quốc Oai, văn phũng đại diện của cụng ty chuyển về Ngụy Như KonTum, Thanh Xuõn, Hà Nội, và 54 Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Từ khi đi vào hoạt động đến nay, nhỡn chung kết quả sản xuất kinh doanh của cụng ty đạt được rất khả quan, năm sau cao hơn năm trước. Mặc dự hiện này kinh tếđang khủng hoảng, nhưng tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty cũng khỏ tốt.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
- Chức năng:
+ Sản xuất cỏc loại bỏnh khụ như bỏnh sampa, xốp vừng, xốp dừa
+ Sản xuất cỏc loại bỏnh trung thu: Bỏnh dẻo, bỏnh nướng, cỏc loại bỏnh ướt như
bỏnh chả, bỏnh khảo, bỏnh nướng cắt, bỏnh dẻo cắt, dẻo chuối. + Sản xuất, đúng gúi cỏc loại mứt Tết
+ Ngoài ra cũn kinh doanh khỏch sạn, văn phũng phẩm... - Nhiệm vụ của cụng ty:
+ Đạt hiệu quả kinh tế, đúng gúp vào ngõn sỏch của Nhà nước.
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn nhõn lực, nguồn vốn, đảm bảo hạch toỏn kinh tếđầy đủ, kịp thời.
+ Tuõn thủ phỏp luật của Nhà nước, cỏc chủ trương chớnh sỏch quy đớch chếđộ nộp ngõn sỏch Nhà nước. Thực hiện nghiờm chỉnh cỏc hợp đồng mua – bỏn, hợp đồng kinh tế mà doanh nghiệp đó kớ với khỏch hàng.
+ Tỡm hiểu nghiờn cứu thị trường cũng như thường xuyờn chỳ trọng cụng tỏc bồi dưỡng cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty về mọi mặt.
+ Chăm lo đời sống cụng nhõn viờn, thực hiện đầy đủ cỏc chớnh sỏch chếđộ, chếđộ
an toàn lao động, chếđộ bảo hiểm lao động, bảo hiểm thất nghiệp...
+ Sản xuất cỏc loại bỏnh mứt nhất là bỏnh Trung thu mang đậm đà hương vị truyền