chiến lược đa dạng hóa sản phẩm, đa dạng hóa thị trường, mở rộng liên doanh liên kết và mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh thì cơ cấu tổ chức phải thay đổi sử dụng cơ cấu chức năng kết hợp với cơ cấu theo thị trường.
• Hợp nhóm lại công việc theo chức năng
Hình thành bộ phận chuyên môn hóa với các nhóm công việc. Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp khá gọn gàng nhưng phòng kinh doanh của công ty lại kiêm quá nhiều chức năng. Do vậy, việc cần thiết phải giảm gánh nặng cho bộ phận này, qua đó tăng được hiệu quả hoạt động của phòng. Việc làm này có thể thực
81
hiện được bằng cách tách thành các bộ phận riêng. Khi tách phòng kinh doanh, thứ nhất phải xác định rõ việc tách phòng ra không nhằm làm cồng kềnh bộ máy quản lý mà đó là điều tất yếu để nâng hiệu quả hoạt động của công tác tiêu thụ đồng thời nâng cao doanh thu và lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được. Khi tách thành các bộ phận trong phòng đòi hỏi trình độ cán bộ nhân viên của phòng kinh doanh phải được nâng cao.
+ Bộ phận Marketing: nghiên cứu thị trường, xác định vấn đề cung – cầu sản phẩm, tổ chức thực hiện hoạt động tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm. Trực tiếp quản lý, điều hành, giám sát các hoạt động marketing và phát triển thị trường Bộ phận Marketing sẽ giúp mở rộng thị trường để khẳng định và phát triển vị trí của mình, vươn xa hơn thị trường các nước. Nó là vũ khí sắc bén giúp doanh nghiệp cạnh tranh có hiệu quả. Qua việc phân tích thị trường, qua hoạt động quảng cáo, xúc tiến bán hàng, phòng Marketing giúp cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, cạnh tranh về giá cả, tạo khách hàng cho doanh nghiệp từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bộ phận kinh doanh: Theo dõi hoạt động của các đại lý tiêu thụ sản phẩm của công ty. Triển khai đơn hàng, theo dõi đơn hàng, hoạt động bán hàng. Tham mưu giúp cho giám đốc công ty xây dựng và triển khai thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh, các ngành nghề theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty nhằm phù hợp với yêu cầu thị trường. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận marrkting và Phòng kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến công việc được giao. Tổng hợp và báo cáo bán hàng. Theo dõi, quản lý thông tin khách hàng của công ty. Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, tiếp thu và phát hiện các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm của công ty, xây dựng các chương trình triển khai bán hàng và tiêu thụ sản phẩm, các hoạt động trước và sau bán hàng.
82
+ Bộ phận vật tư: Tổ chức cung ứng vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị cho sản xuất. Theo dõi các nhà cung ứng vật tư, nguyên nhiên vật liệu. Mua nguyên nhiên vật liệu, vật tư sản xuất. Báo cáo tình hình vật tư, nguyên liệu và các hoạt động khác của phòng khi được yêu cầu. Chịu trách nhiệm với các bộ phận có liên quan lập kế hoạch và triển khai thu mua, khai thác nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất đảm bảo số lượng, chất lượng, tiến độ và giá cả hợp lý. Khi tách như thế, công ty sẽ thu được những lợi ích sau:
+ Thứ nhất công ty sẽ nắm thị trường sâu sắc hơn, giúp cho công việc lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch huy động vốn sát với yêu cầu thực tế, tránh tình trạng quá thừa, hoặc quá thiếu trong cung cấp sản phẩm ra thị trường.
+ Thứ hai, công ty nắm bắt nhu cầu khách hàng, sức mua tăng giảm của từng loại sản phẩm, sức mua theo mùa vụ, để có thể tìm sản phẩm mới thay thế sản phẩm cũ và lập kế hoạch sản xuất từng mặt hàng cho phù hợp.
+ Công ty có thể hiểu rõ hơn về đối thủ cạnh tranh, so sánh các chính sách giá, chất lượng sản phẩm và chính sách hỗ trợ bán hàng của họ với công ty của mình, từ đó công ty có thể đề ra các chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn so với đối thủ cạnh tranh.
+ Giúp công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh, có thái độ phù hợp trên từng khu vực thị trường, từng đối tượng khách hàng và linh động theo từng thời điểm biến động của môi trường sản xuất kinh doanh.
+ Giúp công ty giải quyết đầu vào đầu ra một cách nhịp nhàng, nhanh chóng giảm tồn kho và đặc biệt tăng cường kinh doanh những mặt hàng có hiệu quả, tạo điều kiện cho công ty tăng cường hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
83
• Kết hợp tổ chức theo chức năng và theo sản phẩm
Tổ chức cơ cấu quản lý chức năng kết hợp với sản phẩm để tăng tính linh hoạt. Quản đốc phân xưởng chuyển thành quản lý phân xưởng, sản xuất và cửa hàng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Như vậy tính năng động tăng lên rất nhiều. Khi cửa hàng bán hàng thì cần các sản phẩm gì bên khối sản xuất sẽ đáp ứng được một cách nhanh nhất sản phẩm đó theo nhu cầu cầu của thị trường và của khách hàng. Để làm được như vậy thì cần nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ. Năng lực của họ không chỉ dừng lại ở chức năng chuyên môn mà được đào tạo cả chức năng quản lý bên khối sản xuất và kinh tế, họ sẽ tự hoạch toán cho phân xưởng như một quy mô công ty nhỏ trong công ty. Tăng trao quyền và ủy quyền như vậy khi quyết định một vấn đề sẽ nhanh hơn và linh hoạt hơn, không phải nhìn vấn đề một cách phiến diện chỉ trong chức năng nghiên cứu.
Cùng với việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới của công ty như sơ đồ dưới, đi kèm cùng với nó là vấn đề tổ chức hoạt động dịch vụ trước và sau bán hàng phải tốt. Đối với mỗi doanh nghiệp việc tổ chức những dịch vụ đi kèm khi bán sản phẩm tạo nên thế mạnh riêng và sự khác biệt của sản phẩm so với những sản phẩm cùng loại trên thị trường. Mặt khác, nó tạo được tiếng nói riêng của doanh nghiệp so với những doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cùng loại. Tại công ty, việc tổ chức những dịch vụ đối với sản phẩm của mình chủ yếu là dịch vụ giao nhận hàng cho khách hàng. Đối với bạn hàng chỉ cần yêu cầu số lượng, thời gian, địa điểm sẽ có nhân viên của công ty giao nhận đúng theo yêu cầu không tính cước vận chuyển. Đối với đại lý, cửa hàng khi sản phẩm không tiêu thụ hết nếu thông báo trước 3 ngày công ty sẽ thu hồi sản phẩm, hoặc nếu hàng tồn kho quá lâu nhưng vẫn còn hạn sử dụng công ty sẽ tiến hành đổi sản phẩm mới thay thế cho sản phẩm tồn kho. Thêm vào đó tăng cường các hoạt động quảng cáo và kích thích tiêu thụ sản phẩm, ví dụ kích thích các cửa hàng đại lý, các cửa hàng đại lý là một khâu trong quá trình chuyển sản phẩm từ nhà sản xuất tới người tiêu dùng và là nơi đối thoại trực tiếp với người
84
tiêu dùng để nắm bắt nhu cầu của thị trường. Khuyến khích, tạo điều kiện cho họ phát triển và có nhiều lợi nhuận không những chỉ là công việc của phòng mà còn là công tác quan trọng trong chính sách xúc tiến bán hàng của công ty.
Các hình thức tiến hành:
- Sau đợt tiêu thụ sẽ tiến hành bình xét 3 đại lý cửa hàng có ý thức trang trí gian hàng đẹp, phong cách bán hàng chuyên nghiệp nhất sẽ được thưởng 5trđ/một đại lý.
- Các cửa hàng sẽ tiến hành bình chọn “người bán hàng xuất sắc nhất” trong năm, sẽ được thưởng 20 triệu đồng.
- Đối với một số khu vực công ty chưa có hoặc mới có ít đại lý, khuyến khích các nhân viên của công ty giới thiệu người thân quen để mở các cửa hàng, đại lý sản phẩm của công ty, có sự ưu tiên tiền đặt cọc để mở các cửa hàng khi những người đó có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, có vậy công ty mới có khả năng thâm nhập phát triển thị trường tốt.
- Đối với các ý kiến thu thập, góp ý đối với công ty về sản phẩm đang bán, về đối thủ cạnh tranh, về nhu cầu của người tiêu dùng mà được công ty áp dụng mang lại hiệu quả kinh tế đều được xét thưởng.
Từ những tồn tại của cơ cấu tổ chức quản lý cũ của công ty, em xin đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty để giảm thiểu những tồn tại.
85 Tổng Giám Đốc