I. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư VILEXIM
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty VILEXIM
2.2 Cơ cấu tổ chức quản lí của công ty
TỔ CHỨC BỘ MÁY
- Đại hội đồng cổ đông
- Hội đồng Quản trị: Chủ tịch Hội đồng Quản trị và 4 thành viên - Ban Giám đốc: Giám đốc Điều hành và các Phó Giám đốc - Các đơn vị trực thuộc: Các Phòng, Ban, Chi nhánh, Đại diện…
1. Phòng Tổng hợp & Marketing
3. Phòng Tài chính Kế toán
4. Phòng Xuất – Nhập khẩu 1, 2, 3, 4,5…
5. Trung tâm Xuất khẩu lao động 139 Lò Đúc
6. Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác Đầu tư VILEXIM tại Hải Phòng
7. Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác Đầu tư VILEXIM tại TP. Hồ Chí Minh
8. Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác Đầu tư VILEXIM tại Hà Tây
9. Đại diện Công ty tại Viêng Chăn – Lào
10.Các kho hàng hoá thuộc Phòng Tổ chức Hành chính: 11. Phòng Kiến thiết Xây dựng đề án Phát triển Doanh nghiệp
Lãnh đạo các đơn vị Phòng có: 01 Trưởng phòng; 01 Phó phòng Chi nhánh có: 01 Giám đốc; 01 Phó Giám đốc
Văn phòng Đại diện có: Trưởng Đại diện
Các đơn vị thuộc phòng như Ban, Đội, Kho hàng có: Trưởng, Phó CNVC trong mỗi đơn vị được biên chế từ 05 – 20 người
Ban lãnh đạo là bộ phận đứng đầu công ty. Trong đó ban Giám Ðốc do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm trực tiếp điều hành công ty theo chế độ một thủ trưởng toàn quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả và chịu trách nhiệm về mọi mặt trước Bộ trưởng Bộ Thương mại và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty về các quyết định của mình.
Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc. Các phó giám đốc do giám đốc đề nghị và được Bộ trưởng Bộ thương mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Phó giám đốc công ty được phân một hoặc một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm với giám đốc những lĩnh vực mà mình đảm nhiệm. Trong phó giám đốc có một phó giám đốc thứ nhất thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt. Dưói giám đốc và phó giám đốc là các phòng ban chức năng , các chi nhánh, các phòng ban đại diện.
+ Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy hành chính, bộ máy quản lý công ty trong từng thời kì, đánh giá chất lượng cán bộ, chỉ đạo xây dựng và xét duyệt định mức lao động tiền lương cho các thành viên.
Tổ chức quản lý thực hiện các công tác hành chính, quản trị nhằm phục vụ và duy trì các hoạt động cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Thực hiện chế độ chích sách đối với nhân viên, tổ chức công tác hành chính văn thư lưu trữ, các công tác quản trị công ty.
+ Phòng kế toán tài vụ:
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ làm các công việc theo dõi nghiệp vụ liên quan đến công tác hạch toán kế toán, làm công tác kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế; lập báo cáo quyết toán phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh theo định kì. Phòng kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính của công ty; trong đó kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phòng kế toán hạch toán theo đúng theo đúng chế độ nhà nước qui định
+ Phòng kế toán tổng hợp:
Phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập ra kế họach kinh doanh chung cho toàn bộ công ty và phân bố kế hoạch kinh doanh cho từng phòng kinh doanh cụ thể. Phòng có trách nhiệm báo cáo lên ban lãnh đạo tình hình hoạt động và kinh doanh của công ty từng tháng, từng quí đồng thời đưa ra các biện pháp tháo gỡ những khó khăn trong công ty.
+ Phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu I:
Phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu I được công ty giao nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vu kinh doanh xuất nhập khẩu chủ yếu với thị trường Lào và có thể kinh doanh xuất nhập khẩu với một số thị trường khác.
Phòng nghiệp vụ xuất khẩu III có nhiệm vụ chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu với thị trường Trung Quốc. Ngoài ra phòng còn được uỷ thác xuất nhập khẩu một số mặt hàng khác của công ty.
+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II, IV và phòng dịch vụ xuất nhập khẩu:
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II, IV là các phòng kinh doanh đa ngành có nhiệm vụ tự tìm khách hàng và thị trường cho mình, các phòng này phảI lập phương án kinh doanh trình lên giám đốc. Giám đốc sẽ duyệt những phương án khả thi và đứng ra làm đại diện để kí kết hợp đồng với khách hàng. Các nghiệp vụ cụ thể và giao dịch với khách hàng do các phòng chịu trách nhiệm; vốn để kinh doanh công ty sẽ phân bổ cho từng phòng theo từng hợp đồng.
+ Chi nhánh phòng đại diện:
Chi nhánh phòng đại diện hoạt động theo phương thức khoán. Trưởng chi
nhánh, văn phòng đại diện có quyền quyết định và quản lý mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh của từng chi nhánh đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc, pháp
luật, tập thể cán bộ công nhân viên chi nhánh.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần và hợp tác đầu tư VILEXIM.
Sơ đồ1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty VILEXIM
Hoàng Mạnh Hùng Lớp KD quốc tế 4442 Phó Giám đốc chi nhánh Phó Giám Ðốc kinh doanh Giám Ðốc Phòng XNK I Phòng XNK II Phòng XNK III Phòng XNK IV Phòng dịch vụ XNK Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị Phòng XNK Phòng TCKT Phòng TH &Marketing Phòng KT & XD Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh TP. Chi nhánh Hải Chi nhánh Hà Tây Đại diện Lào Trung tâm XK lao động Kho Cổ Loa Kho Tứ Kỳ
Nguồn: www.VILEXIM.com.vn Qua sơ đồ ta nhân thấy:
Mũi tên chỉ mối tương quan một chiều, ví dụ như: Giám đốc ra mệnh lệnh cho các phòng ban trong công ty.
Mũi tên chỉ sự tương quan hai chiều, ví dụ: Đại hội đồng cổ đông bầu ra ban kiểm soát nhưng ban kiểm soát được bầu ra để kiểm soát hoạt động của đại hội đồng cổ đông.
