2.1.1. Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghiệp Phỳ An nghiệp Phỳ An
Tờn đơn vị: Cụng ty Cổ phần Thiết Bị Cụng Nghiệp An Phỳ
Trụ sở của cty: số 1, ngừ 120, Đường Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, TP. Hà Nội
Hỡnh thức hoạt động: Sản xuất kinh doanh. Ngành nghề kinh doanh:
(1) Bỏn buụn nhiờn liệu rắn, lỏng, khớ và cỏc sản phẩm liờn quan ( Chi tiết: bỏn buụn nhiờn liệu, dầu mỡ nhờn, dầu mỡ bụi trơn)
(2) Mụi giới
(3) Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khỏc liờn quan đến vận tải (4) Bỏn buụn mỏy múc và thiết bị, phụ tựng khỏc…
Đăng ký kinh doanh số 0105177928 do phũng đăng ký kinh doanh của sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp lần đầu ngày 08/03/2011. Cấp lại năm 2012
Tổng số vốn điều lệ là: 15.000.000.000 đồng được chia thành cổ phần với 1.500.000 mệnh giỏ là 10.000 đồng/ một cổ phần
Hiện nay số cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty là 15 người
Cụng ty mới thành lập được 3 năm, nhưng dựa trờn thị trường dầu nhờn tiềm năng ở Việt Nam, Cụng ty đó phỏt triển rất thuận lợi, khụng ngừng phỏt triển về cả chiều rộng và chiều sõu. Thị trường cung ứng khụng ngừng mở rộng,
thụng qua tư vấn kỹ thuật và chất lượng của sản phẩm cụng ty mà cụng ty luụn tạo ra uy tớn cho khỏch hàng
Mặc dự cụng ty thành lập chưa lõu và quy mụ kinh doanh chưa lớn, nhưng từ khi thành lập tới nay, ban lónh đạo cụng ty đó xõy dựng được mụi trường làm việc năng động, an toàn và cú văn húa, cơ chế quản lý lónh đạo khoa học quy củ. Và đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn nhiệt tỡnh, tõm huyết, tay nghề giỏi, hăng say làm việc và cống hiến xõy dựng cụng ty ngày càng lớn mạnh hơn.
Trong quỏ trỡnh hoạt động của mỡnh, cụng ty thường xuyờn đảm bảo cung ứng hàng hoỏ cho cỏc khỏch hàng một cỏch đầy đủ, kịp thời, đỳng quy cỏch chủng loại và chất lượng, do đú đó tạo được sự uy tớn đối với khỏch hàng. Cỏc khỏch hàng thường xuyờn của cụng ty bao gồm: Cty TNHH MTV Cơ khớ Z179, Cty CP Giấy Hoàng Văn Thụ, Cty CP Supe photphat và hoỏ chất Lõm Thao…
Việc coi trọng uy tớn đối với khỏch hàng luụn được lónh đạo cụng ty đặt lờn hàng đầu vỡ nú rất quan trọng, nú tỏc động đến sự tồn tại và phỏt triển của cụng ty. Bờn cạnh đú, vấn đề chất lượng sản phẩm hàng hoỏ, giỏ cả, dịch vụ sau bỏn hàng, điều kiện giao hàng và đặc biệt thời gian giao hàng cũng được cụng ty luụn quan tõm, theo dừi. Nhờ vậy Cụng ty Cổ phần thiết bị cụng nghiệp Phỳ An đó và đạt được những thành quả hết sức tốt đẹp và khẳng định được vị trớ của mỡnh trờn thương trường.
Hiện tại cụng ty đang là nhà phõn phối sản phẩm cho hóng dầu Caltex, Dầu Shell, Dầu Fuchs …
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
a Lĩnh vực kinh doanh
Nhà phõn phối dầu nhờn trờn toàn quốc. Sản phẩm chủ yếu của cỏc hóng dầu nhờn nổi tiếng trờn thế giới như Shell, BP, Caltex, ExxonMobil, Total, Buhmwoo…
b. Đặc điểm sản phẩm và sản xuất kinh doanh
Sản phẩm mà cty phõn phối chủ yếu là cỏc sản phẩm dầu nhờn bao gồm như: dầu bỏnh răng cụng nghiệp; dầu biến thế; dầu bụi trơn; dầu động cơ; dầu gia cụng kim loại; dầu hộp số; dầu khoan mỏ đỏ; dầu mỏy cụng cụ; dầu mỏy nộn khớ; dầu nộn lạnh; dầu nhờn Caltex
Hoạt động chủ yếu của cụng ty là hoạt động bỏn hàng
Hỡnh thức bỏn hàng hàng chủ yếu theo phương thức bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức chuyển hàng
Do sản phẩm của doanh nghiệp là cỏc loại dầu nhờn, dầu bụi trơn liờn quan trực tiếp độn kỹ thuật, do đú quỏ trỡnh bỏn hàng gắn liền với quỏ trỡnh tư vấn kỹ thuật và bảo hành sau khi mua. việc bảo hàng sẽ thực hiện hàng thỏng. Nhõn viờn kỹ thuật sẽ trực tiếp xuống nhà mỏy để kiểm tra dầu.
c. Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận:
Giỏm đốc: Giỏm đốc cụng ty là người điều hành chung mọi hoạt động của cụng ty, là người đại diện theo phỏp luật và chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động sản xuất cũng như kết quả sản xuất kinh doanh; tổ chức thực hiện cỏc phương ỏn kinh doanh , đầu tư dự ỏn của cụng ty; đề nghị ,bổ nhiệm, bói miễn, khen thưởng, kỉ luật cỏc chức danh quan trọng như: phú giỏm đốc, kế toỏn trưởng, trưởng cỏc phũng ban…Quyết định lương thưởng của nhõn viờn trong Cụng ty.
Phú giỏm đốc: Là người giỳp việc cho giỏm đốc, được giỏm đốc ủy quyền hoặc chịu trỏch nhiệm trong một vài lĩnh vực quản lý chuyờn mụn và chịu trỏch nhiệm trực tiếp với giỏm đốc về phần việc được phõn cụng. Kớ kết hợp đồng
Giỏm đốc Phú giỏm đốc Phũng tài chớnh- kế toỏn Phũng nhõn sự- hành chớnh Phũng kỹ thuật Phũng kinh doanh
kinh tế theo luật định, tham mưu cho giỏm đốc về bảo toàn tài chớnh và cỏc phương ỏn kinh doanh, đầu tư của cụng ty.
Phũng tài chớnh- kế toỏn: Là bộ phận quản lý tài chớnh, thực hiện hạch toỏn kế toỏn, giỏm sỏt việc chấp hành kỷ luật tài chớnh, phõn tớch tư vấn cho ban giỏm đốc cỏc giải phỏp sử dụng hiệu quả nguồn vốn. Bộ mỏy kế toỏn cú chức năng thu thập, phõn loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thụng tin về sản xuất kinh doanh, lập bỏo cỏo tài chớnh sau đú cung cấp cỏc thụng tin về tài chớnh , kết quả sản xuất kinh doanh phục vụ cụng tỏc quản lý. Đồng thời chụi trỏch nhiệm về quản lý kho
Phũng Hành chớnh – Nhõn sự: là cơ quan tham mưu, giỳp việc cho Ban Giỏm đốc về cỏc vấn đề tổ chức, lao động, tiền lương; cụng tỏc nhõn sự; cụng tỏc văn thư lưu trữ; cụng tỏc hành chớnh và cỏc cụng tỏc khỏc theo sự phõn cụng của Ban Giỏm đốc.
Phũng Kinh doanh: chụi trỏch nhiện mua hàng, tỡm kiếm khỏch hàng, và bỏn cỏc sản phẩm do doanh nghiệp phõn phối
Phũng kỹ thuật: xử lý cỏc vấn đề liờn quan tới sản phầm khi khỏch hàng yờu cầu, tư vấn kỹ thuật về cỏc sản phẩm cho khỏch hàn
Quy trỡnh mua hàng- dự trữ, bảo quản- bỏn hàng
(1) Quy trỡnh mua hàng:
Bộ phận tham gia: phũng kinh doanh, phũng kế toỏn, giỏm đốc, phú giỏm đốc
Quy trỡnh mua hàng:
Bước 1: dựa trờn kế hoạch mua hàng đặt ra phũng kinh doanh lập yờu cầu mua hàng để dự trự hàng bỏn cho thỏng tới, sau trỡnh ban giỏm đốc xột duyệt
Bước 2: sau khi dược xột duyệt, bộ phận kinh doanh lập đơn mua hàng, giỏ mua từ bỏo giỏ và những lần trước, gửi lờn ban giỏm đốc để ký duyệt
Bộ phận kinh doanh gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp, bộ phận kho chụi trỏch nhiệm nhập kho hàng mua ghi sổ kho và lập phiếu nhập kho, bộ phận kế toỏn nhận bộ chứng từ mua hàng tiến hành mua hàng và thanh toỏn cho nhà cung cấp.
(2) Quy Trỡnh dự trữ, bảo quản:
Kho hàng của doanh nghiệp bao gồm: kho hàng chớnh của doanh nghiệp đặt cựng với địa điểm làm việc của cụng ty tại Hà Nội, cỏc kho hàng đặt ở cỏc địa điểm khỏc tiện chi việc giao hàng ở cỏc tỉnh khỏc nhau, ngoài ra cũn cú kho của cỏc nhà phõn phối do cụng ty ký gửi.
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kho:
- Chịu trỏch nhiệm về việc nhập, xuất kho, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng húa, đỏp ứng theo yờu cầu bộ phận kinh doanh
- Tham mưu cho phũng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng húa - Tổ chức việc quản lý hàng húa theo từng loại sản phẩm
- Tổ chức bảo quản hàng húa theo đỳng điều kiện bảo quản của hàng húa
Quy trỡnh dự trữ bảo quản:
Hàng húa sau khi mua về nhập kho sẽ được bộ phận kho ghi vào sổ theo dừi chi tiết về số lượng, loại hàng húa, lập phiếu nhập kho giao cho bộ phận kế toỏn
Khi xuất hàng húa, bộ phận kho lập phiếu xuất kho giao cho kế toỏn kho. Bộ phận kho lập biờn bản giao nhận cho bờn vận chuyển. Xuất đủ số lượng hàng húa giao cho bờn vận chuyển
Cuối kỳ, bụ phận kho kiểm kờ hàng húa về chất lượng, số lượng, đối chiếu với sổ kho, đụng thời đối chiếu với sổ theo dừi chi tiết của bộ phận kế toỏn
(3) Quy trỡnh bỏn hàng
Bộ phận tham gia: phũng kinh doanh, phũng kế toỏn, ban giỏm đốc, bộ phận kho
Quy trỡnh bỏn hàng:
Bước 1: kiểm tra, lờn kế hoạch, tiếp cận khỏch hàng Bước 2: nhận yờu cầu từ khỏch hàng
Bước 3: gửi bỏo giỏ cho khỏch hàng Bước 4: nhận đơn đặt hàng từ khỏch hàng
Bước 5: kiểm tra tỡnh hỡnh thanh toỏn của khỏch hàng Bước 6: xuất hàng
Bước 7: lập hoỏ đơn bỏn hàng
Bước 8: giao hàng và hoỏ đơn cho khỏch hàng
Bước 9: sau khỏch hàng xỏc nhận là đó nhận hàng và thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn, kế toỏn ghi nhận doanh thu bàn hàng
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn
a. Cơ cấu bộ mỏy kế toỏn, nhiệm vụ, chức năng
Cụng ty cổ phần Thiết Bị Cụng Nghiệp Phỳ An là một doanh nghiệp sản xuất độc lập, tổ chức hoạt động tập trung trờn một địa bàn nờn bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức kế toỏn tập trung. Theo hỡnh thức này toàn bộ cụng tỏc kế toỏn được tiến hành tập trung tại phũng kế toỏn dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toỏn trưởng.
Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn:
Kế toỏn trưởng Bộ phận kế bộ phận kế Bộ phận Trợ lý kế toỏn trưởng
Kế toỏn trưởng (kiờm kế toỏn tổng hợp): thực hiện tổ chức điều hành bộ mỏy kế toỏn toàn cụng ty, chỉ đạo cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn một cỏch khoa học, hiệu quả tuõn thủ đỳng chớnh sỏch chế độ của Nhà nước. Tổ chức kiểm soỏt cỏc hoạt động tài chớnh toàn cụng ty. Kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng quản trị về cỏc vấn đề cú liờn quan tới mọi hoạt động tài chớnh và cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn của cụng ty. Kế toỏn trưởng cũng là kế toỏn tổng hợp kiờm kế toỏn tiờu thụ sản phẩm và theo dừi cỏc khoản cụng nợ của khỏch hàng và lập cỏc bỏo cỏo kết quả sản xuất từng thỏng, quý.
Trợ lý kế toỏn trưởng: đúng vai trũ là kế toỏn tổng hợp, giỳp hoàn thành cỏc cụng việc do kế toỏn trưởng phõn cụng.
Bộ phận kế toỏn kho: phụ trỏch cụng tỏc nhập- xuất- tồn kho, xuất hoỏ đơn bỏn hàng, kế toỏn TSCĐ, theo dừi tỡnh hỡnh doanh thu. Ngoài ra cũn cú nhõn viờn quản lý kho
Bộ phận thanh toỏn: theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ với khỏch hàng và nhà cung cấp, phụ trỏch mảng kế toỏn tiền (cỏc khoản thu, chi tiền mặt, ngõn hàng, đầu tư tài chớnh...), tiền lương. Do 2 nhõn viờn kế toỏn đảm nhiệm trong đú 1 thủ quỹ và 1 kế toỏn chụi trỏch nhiệm kế toỏn cụng nợ, tiền lương, doanh thu
Bộ mỏy kế toỏn hoạt động theo quy chế tổ chức và điều lệ của cụng ty và cỏc quy định của Luật kế toỏn Việt Nam hiện hành.
- Đảm nhiệm cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn. - Bỏo cỏo thống kờ.
- Quyết toỏn tài chớnh. - Bỏo cỏo thuế.
- Cụng tỏc tài chớnh tớn dụng. - Thẩm định cỏc dự ỏn đầu tư - Kiểm toỏn nội bộ
- Phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế…
b. Đặc điểm của tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp
Cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghiệp Phỳ An hiện đang tổ chức thực hiện hỡnh thức kế toỏn và sổ sỏch theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 do Bộ Tài Chớnh ban hành.Cụ thể như sau:
Kỳ kế toỏn năm : bắt đầu từ ngày 01/01 kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn: Đồng Việt Nam (vnd)
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng: Chế độ kế toỏn doanh nghiệp nhỏ và vừa
- Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng: Ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung - Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho:
Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giỏ gốc
Phương phỏp tớnh giỏ trị hàng tồn kho : nhập trước xuất trước Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: Kờ khai thường xuyờn
- Phương phỏp khấu hao tài sản cố định đang ỏp dụng : theo phương phỏp khấu hao đường thẳng.
- Nguyờn tắc ghi nhận chi phớ đi vay: ghi nhận theo số lói thực tế tại thời điểm lập bỏo cỏo.
- Nguyờn tắc ghi nhận chi phớ phải trả: xỏc định vào cuối kỳ kế toỏn năm. - Nguyờn tắc và phương phỏp ghi nhận cỏc khoản dự phũng phải trả - Nguyờn tắc ghi nhận chờnh lệch tỷ giỏ
- Nguyờn tắc và phương phỏp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bỏn hàng được xỏc định theo giỏ trị hợp lý từ cỏc giao dịch và nghiệp vụ phỏt sinh doanh thu
- Cụng ty ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chung. Hế thống sổ hiện tại cụng ty đang sử dụng là:
Sổ nhật ký chung Sổ cỏi cỏc tài khoản
Sổ chi tiết bao gồm: sổ chi tiết cỏc khỏch hàng cũn nợ, sổ chi tiết phải trả người bỏn, sổ chiết hàng tồn kho, Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giỏ vốn
Sổ quỹ tiền mặt