- Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
9) và húa đơnGTGT cho nguyờn vật liệu đó thu mua (phụ lục10) Phiếu nhập kho
2.2.4. Tài khoản và vận dụng tài khoản.
- Đối với NVL về nhập kho Cụng ty từ mua ngoài.
Việc cập nhật dữ liệu về tỡnh hỡnh nhập kho NVL do mua ngoài được tiến hành trờn cơ sở phiếu nhập kho, húa đơn GTGT do bộ phận kho, cung tiờu luõn chuyển về Cụng ty. Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toỏn chi tiết và cỏc chứng từ gốc trong thỏng 10 năm 2012, kế toỏn tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phỏt sinh trong quỏ trỡnh nhập kho vật liệu và quỏ trỡnh thanh toỏn với người bỏn. Kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy theo đỳng đối tượng liờn quan và đỳng theo định khoản.
* Trường hợp Cụng ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toỏn với người bỏn (mua chịu)
Trường hợp này xảy ra khi Cụng ty mua hàng của một số bạn hàng cung cấp vật liệu thường xuyờn cho Cụng ty như : Cụng ty nhựa đường Catex, Cụng ty xăng dầu khu vực I, Cụng ty húa chất sơn Hà Nội ... Số tiền Cụng ty mua vật liệu được theo dừi trực tiếp qua sổ chi tiết cụng nợ.
+ Ngày 04/10/2012 Cụng ty nhập kho vật liệu chớnh ( Sơn đường ) của Cụng ty CP Sivico theo phiếu nhập kho số 96535 ngày 04/10/2012 ( mẫu bảng số 4 – mẫu phiếu nhập kho nội bộ ) kốm theo húa đơn 96535 ngày 04/10/2012 số tiền 57.475.000 đồng ( thuế VAT 10% ) ( mẫu bảng số 2 – mẫu húa đơn giỏ trị gia tăng )
Căn cứ 2 chứng từ trờn kế toỏn cập nhật dữ liệu vào mỏy : Nợ TK152 : 52.250.000 đ
Nợ TK 133 : 5.225.000 đ Cú TK331 : 57.475.000
+ Ngày 30/10/2012 Cụng ty nhận giấy bỏo nợ của Cụng ty CT Chương Dương – Long Biờn – Hà Nội ngày bỏo đó chuyển sộc trả tiền ngõn hàng cho Cụng ty CP Sivico, số tiền ghi nhật ký chung theo định khoản :
Nợ TK 331 : 50.000.000 đ Cú TK 112 : 50.000.000 đ
* Trường hợp Cụng ty mua vật liệu đó thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt : Trường hợp này xảy ra khi mua vật liệu cú giỏ trị nhỏ cỏn bộ tiếp thu (cung ứng sẽ mang phiếu bỏo giỏ của loại vật liệu cần mua để Giỏm đốc xột duyệt. Nếu Giỏm đốc chấp nhận giỏ sẽ chuyển phũng kế toỏn chi tiền cho cỏn bộ tiếp liệu đi mua vật liệu), kế toỏn theo dừi số liệu này qua sổ quỹ tiền mặt.
+ Ngày 07/10/2012 Cụng ty cú mua dầu mỡ nhờn của Cụng ty CP Sivico, cụng ty CP Sivico đó xuất húa đơn GTGT số 12361 ngày 07/10/2012,Cụng ty đó thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trờn húa đơn là 5.500.000 đ ( gồm cả VAT ). Căn cứ húa đơn trờn kế toỏn ghi sổ theo định khoản :
Nợ TK 152 : 5.000.000 đ Nợ TK 1331 : 500.000 đ
Cú TK 111 : 5.500.000 đ * Trường hợp mua vật liệu trả bằng tiền vay
+ Trường hợp nhập kho vật liệu thộp cho đội thi cụng cầu ngày 24/10/2012, theo húa đơn số 07452 của Cụng ty CP Gỗ và Thộp. Căn cứ húa đơn, phiếu nhập kho kế toỏn ghi sổ :
Nợ TK 152 : 139.709.091 đ Nợ TK 133 : 13.970.909 đ Cú TK 331 : 153.680.000 đ
+ Khi vay ngắn hạn ngõn hàng trả tiền cho bờn bỏn kế toỏn ghi : Nợ TK 331 : 153.680.000 đ
Cú TK : 153.680.000 đ
Số tiền vay ngắn hạn ngõn hàng Cụng ty cú thể trả dần và trả gốc khi đến hạn quy định trong hợp đồng vay. Khi trả nợ vay kế toỏn ghi :
Nợ TK 331 :
Cú TK 111,112 : ghi theo số nợ * Trường hợp mua vật liệu bằng tạm ứng :
Tiền cho nhõn viờn tiếp liệu để mua vật liệu – khụng được hạch toỏn vào tài khoản 141 mà kế toỏn vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nhập kho vật liệu của nhõn viờn tiếp liệu mua về sẽ hạch toỏn như trường hợp Cụng ty mua vật liệu thanh toỏn trực tiếp.(phụ lục 18)
* Trường hợp nhập kho NVL do xưởng của Cụng ty sản xuất chế tạo, gia cụng :
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toỏn NVL nhập dữ liệu vào mỏy theo đỳng đối tượng (lq) và định khoản :
Nợ TK 152 : Nguyờn vật liệu chớnh
Cú TK 154 : CP sản xuất kinh doanh dở dang Sau nhập xong, mỏy tự động xử lý thụng tin theo chu trỡnh xử lý.
Vớ dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho số 356, Kế toỏn cập nhật dữ liệu vào mỏy theo định khoản :
Nợ TK 152 : 30.400.000 đ
Cú TK 154 : 30.400.000 đ ( gia cụng ống gen). Số liệu này được phản ỏnh trờn Sổ cỏi TK 152
* Đối với vật liệu mua về nhưng khụng nhập kho mà đưa thẳng xuống cụng
Đất đắp, đỏ, sỏi, cỏt,... do khối lượng lớn, và tớnh chất cụng việc là đưa ra cụng trường thi cụng luụn nờn định kỳ khoảng 10 ngày thủ kho của đội và bờn bỏn vật tư lập biờn bản đối chiếu khối lượng bờn bỏn viết húa đơn GTGT, cuối thỏng kế toỏn đội về phũng kinh doanh Cụng ty làm thủ tục nhập xuất thẳng rồi chuyển chứng từ sang phũng kế toỏn.
Vớ dụ : Đội XDCT2 thi cụng cụng trỡnh QL 34 Cao Bằng cú nhu cầu về đất đắp và cỏt đen. Căn cứ vào húa đơn số 00173 ngày 22/10/2012 của DNTN Hồng Diệp phiếu nhập kho và phiếu xuất kho ( xuất thẳng ), kế toỏn ghi sổ :
Nợ TK 621 : 150.000.000 đ Nợ TK 1331 : 7.500.000 đ Cú TK 331 : 157.500.000 đ
Số liệu này được thể hiện Sổ chi phớ vật liệu QL34 Cao Bằng(phụ lục 19)
* Trường hợp nhập kho do thu hồi nguyờn vật liệu khụng dựng hết từ cỏc cụng trỡnh :
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toỏn nhõp nội dung trờn vào mỏy theo đỳng định khoản :
Nợ TK 1521 : NVLC Cú TK 621 : CP NVLTT
Vớ dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho số 379 ngày 29/10/2012, kế toỏn NVL nhập dữ liệu vào mỏy theo định khoản :
Nợ TK 1521 : 1.658.080 đ Cú TK 621 (cầu Đuống) : 1.658.080 đ
Nghiệp vụ này sẽ được phản ỏnh chi tiết vào sổ chi tiết chi phớ NVLTT Cầu Đuống thỏng 10/2012,(phụ lục20)
* Trường hợp nguyờn vật liệu xuất để phục vụ cho thi cụng cụng trỡnh :
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn nguyờn vật liệu nhập dữ liệu vào mỏy, số liệu trờn mỏy sẽ được tự động ghi vào cỏc sổ, bảng biểu theo đỳng quy trỡnh xử lý thụng tin. Mỏy sẽ ghi và tự động tổng hợp cỏc nội dung từ màn hỡnh nhập dữ liệu vào sổ chi tiết cú liờn quan, bảng kờ xuất, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư, sổ chi phớ vật tư, sổ cỏi liờn quan đó được cài đặt sẵn trong mỏy.
Trong thỏng 3 khi nhận phiếu xuất kho số 382 ngày 04/10/2012 xuất sơn cho Đội cơ giới thi cụng cụng trỡnh QL1 Hà Nội Bắc Ninh, kế toỏn nguyờn vật liệu tiến hành nhập nội dung của phiếu xuất kho trờn theo định khoản :
Nợ TK 6212 – Sơn QL1 : 40.850.000 đ Cú TK 152 : 40.850.000 đ
- Theo chứng từ xuất kho số 138 ngày 16/10/2012 xuất xi măng phục vụ thi cụng cụng trỡnh đường HCM Kế toỏn cập nhật vào mỏy :
Nợ TK 6212 : 8.160.000 đ Cú TK 152 : 8.160.000 đ
- Theo chứng từ xuất kho số 220 ngày 18/10/2012 – Xuất dầu sửa chữa mỏy lu :
Nợ TK 6232 : 1.500.000 đ Cú TK 152 : 1.500.000 đ
* Trường hợp xuất nguyờn vật liệu cho cỏc đơn vị trong cựng tổng cụng ty
vay mượn tạm thời.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy theo định khoản :
Nợ TK 1388 Cú TK 152
Nhiệm vụ xử lý như cỏc nghiệp vụ đó đề cập. * Trường hợp xuất bỏn NVL :
Căn cứ vào húa đơn GTGT kế toỏn vào mỏy theo định khoản :
Ngày 12/10/2012 bỏn vải Cụng ty CP Đầu tư phỏt triển xõy dựng và thương mại số 9 địa cho Cụng ty đường bộ 471. Căn cứ húa đơn GTGT số 70648 này 12/10/2012 kế toỏn cập nhật vào mỏy theo định khoản
1/ Nợ TK 6321 : 57.600.000 đ Cú TK 152 : 57.600.000 đ 2/ Nợ TK 131 : 69.120.000 đ Cú TK 5111 : 62.836.364 đ Cú TK 3331 : 6.283.636 đ * Trường hợp xuất bỏn phế liệu :
Kế toỏn căn cứ vào húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho để ghi vào TK 811 – Chi phớ khỏc :
Nợ TK 811 - Chi phớ khỏc Cú TK 152 - NVL
Từ bảng kờ xuất vật liệu, thỏng 03/2010 của Cụng ty cú thể phản ỏnh lờn Nhật ký chung và sổ cỏi theo từng cụng trỡnh, cho cụng việc kế toỏn được gọn nhẹ ; Nhưng ở Cụng ty CP Đầu tư phỏt triển xõy dựng và thương mại số 9đó ỏp dụng cụng tỏc kế toỏn trờn mỏy vi tớnh nờn phũng kế toỏn đó căn cứ từ cỏc chứng từ theo thứ tự thời gian để vào sổ nhật ký chung và sổ cỏi. Nếu cú yờu cầu kiểm tra số liệu xuất dựng cho từng cụng trỡnh thỡ kế toỏn kiểm tra trờn bảng tổng hợp xuất dựng cho từng cụng trỡnh thỡ kế toỏn kiểm tra trờn bảng tổng hợp xuất vật tư và đối chiếu vào sổ cỏi TK 152, và cỏc sổ chi phớ liờn quan. Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc để kế toỏn cập nhật cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào mỏy sau đú theo thỏng, theo quý, theo năm hoặc theo thời gian thi cụng của từng cụng trỡnh kế toỏn in ra những sổ kế toỏn cần thiết. Sau đõy em trớch sổ cỏi TK 152 thỏng 10/2010 của Cụng ty.(phụ lục21)