- Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
2.2.1. Đặc điểm nguyờn vật liệu tại Cụng ty
2.2.1.1 Phõn loại nguyờn vật liệu
* Đối với vật liệu của Cụng ty được phõn loại như sau :
+ NVL khụng phõn loại thành NVL chớnh, NVL phụ mà được coi là vật liệu chớnh : “ Là đối tượng lao động chủ yếu của Cụng ty, là cơ sở vật chất hỡnh thành
nờn sản phẩm xõy dựng cơ bản”. Nú bao gồm hầu hết cỏc loại vật liệu mà cụng ty sử dụng như : Nhựa đường, xi măng, sắt, thộp, gạch, vụi ve, đỏ, gỗ, .... Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhúm khỏc nhau như : xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thộp Φ 6, thộp Φ10, thộp Φ20 ... thộp tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng.
+ Nhiờn liệu : Là moại vật liệu khi sử dụng cú tỏc dụng cung cấp nhiệt lượng cho cỏc loại mỏy múc, xe cộ như xăng, dầu Diezen, dầu marut.
+ Phụ tựng thay thế : Là cỏc chi tiết phụ tựng của cỏc loại mỏy múc thiết bị mà Cụng ty sử dụng bao gồm phụ tựng thay thế cỏc loại mỏy múc thiết bị thi cụng như : động cơ, lừi lọc, chiết ỏp.... và phụ tựng thay thế của ụtụ như : cỏc mũi khoan, săm lốp ụtụ.
+ Phế liệu thu hồi : bao gồm cỏc đoạn thừa của thộp, tre, gỗ khụng dựng được nữa, vỏ bao xi măng
Cụng ty cú một kho chớnh tại cụng ty chuyờn cung cấp dầu phụ tựng thay thế cho cỏc xe của cụng trường về Xưởng sửa chữa của Cụng ty sửa chữa, bảo dưỡng và mỗi cụng trỡnh là một kho nhằm giữ cho vật liệu khụng bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi cụng xõy dựng. Vỡ vậy, cỏc kho bảo quản phải khụ rỏo, trỏnh ụ xy húa vật liệu cỏc kho cú thể chứa cỏc chủng loại vật tư giống hoặc khỏc nhau. Riờng cỏc loại cỏt, sỏi, đỏ vụi được đưa thẳng tới cụng trỡnh. Cụng ty xỏc định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quỏ trỡnh vận chuyển bảo quản dựa trờn kế hoạch sản xuất do phũng kinh tế kế hoạch vật tư đề ra. Để phục vụ cho yờu cầu của cụng tỏc hạch toỏn và quản lý NVL, Cụng ty đó phõn loại NVL một cỏch khoa học nhưng cụng ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vật liệu cụng ty sử dụng bởi chữ cỏi đầu là tờn của vật liệu. Yờu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chộp ban đầu, cũn phải hiểu biết nhất định cỏc loại NVL của ngành xõy dựng cơ bản để kết hợp với kế toỏn vật liệu ghi chộp chớnh xỏc việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho
Cụng ty Cổ phần Đầu tư phỏt triển xõy dựng và thương mại số 9 là một đơn vị xõy dựng cơ bản nờn chi phớ NVL chiếm tới 80% giỏ trị sản lượng, mà NVL sử dụng trong xõy dựng núi chung thỡ rất đa dạng, phong phỳ. Theo bỏo cỏo về hạch toỏn chi phớ, bỏo cỏo vật tư của Cụng ty cú gần 1.000 NVL khỏc nhau. Đõy là những vật liệu xõy dựng mà tớnh chất lý húa của chỳng rất khỏc nhau, do đú yờu cầu đặt ra là phải tổ chức, quản lý và hạch toỏn NVL tư khõu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trường cú nhiều thuận lợi cho việc thu mua cỏc loại NVL mang tớnh chất đặc thự của Cụng ty, cựng với chớnh sỏch giao khoỏn sản phẩm đến từng đội thi cụng nờn tại cụng ty chỉ bố trớ một hệ thống kho tàng nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bói dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu thi cụng từng cụng trỡnh và được tổ chức ngay dưới chõn cụng trỡnh ( chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho cụng trỡnh đú ).
Bộ phận quản lý vật tư là phũng vật tư thiết bị phải tiến hành kiểm kờ để tham mưu cho Giỏm đốc những chủng loại vật tư cần dựng cho sản xuất thi cụng. Những loại vật tư cũn tồn đọng, phỏt hiện những thiếu sút, ngăn chặn sự hao hụt, mất mỏt đối với từng loại vật tư.... giỳp cho Giỏm đốc cú những biện phỏp giải quyết hợp lý trong việc điều động lượng vật tư dư thừa giữa cỏc cụng trường trỏnh tỡnh trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư. Điều đú khụng những làm giảm tiến độ sản xuất mà cũn gõy lóng phớ, làm tăng chi phớ.
Cỏn bộ của phũng vật tư, kế toỏn và thủ kho cựng phối hợp trong quản lý nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất đỳng thủ tục chứng từ đảm bảo quản lý vật tư đỳng chế độ quy định. Kế toỏn NVL là người chuyờn theo dừi NVL kết hợp với phũng vật tư và thủ kho để hạch toỏn đối chiếu ghi sổ NVL của Cụng ty.
Đối với một số vật tư đặc chủng nhập ngoại như : neo cầu, cỏp dự ứng lực, thộp dự ứng lực, gối cầu cao su, khe co gión... vật tư chủ yếu thỡ đều do phũng vật tư thiết bị trực tiếp mua sắm và quản lý. Một số vật tư cú kết cấu và giỏ trị thấp thỡ Cụng ty giao cho đội tự mua sắm, quản lý sử dụng theo bản khoỏn.
Do đặc điểm NVL trong xõy dựng cú đặc thự riờng nờn việc bảo quản NVL đũi hỏi phải bảo quản ở nơi sạch sẽ, cao rỏo, thoỏng mỏt, khụng ẩm ướt,... Đối với vật tư dự ứng lực thấp như : cỏp, thộp cường độ cao, neo cầu, khe co gión,... cú giỏ trị cao lại nhanh rỉ nờn phải bao bỡ cẩn thận, để nơi khụ rỏo, trỏnh nắng mưa; định kỳ
phải kiểm tra, bảo dưỡng, lau dầu. Đối với vật tư để ngoài trời như : cỏt, sỏi, đỏ... phải được quy hoạch gọn gàng, kờ cao, che đậy cẩn thận, hạn chế hư hỏng hoặc mất mỏt.
Nguyờn vật liệu là đối tượng lao động, một trong những yếu tố cơ bản của quỏ trỡnh xõy lắp và được thể hiện dưới dạng vật húa – nú là cơ sở vật chất cấu thành nờn thực thể sản phẩm xõy lắp.
Trong doanh nghiệp xõy lắp , kế hoạch thi cụng phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp NVL cú đầy đủ, kịp thời, đỳng chất lượng hay khụng ? nguyờn vật liệu cú chất liệu tốt, đỳng quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất, thi cụng tiến hành thuận tiện, chất lượng sản phẩm cao mới cú khả năng cạnh tranh trờn thị trường. Do đú, ngoài việc tuõn theo quy trỡnh cụng nghệ phải hết sức chỳ ý tới chất lượng NVL, đõy là điều kiện đảm bảo cho quỏ trỡnh thi cụng đỳng tiến độ.
Việc phấn đấu hạ giỏ thành sản phẩm cũng đồng nghĩa với việc tiết kiệm giảm chi phớ NVL một cỏch hợp lý, là một trong những yếu tố quyết định sự thành cụng của cụng tỏc quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xột về mặt hiện vật : NVL là cơ sở vật chất để hỡnh thành nờn sản phẩm mới. Trong quỏ trỡnh sản xuất tạo ra sản phẩm mới, nú chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiờu dựng toàn bộ, khụng giữ nguyờn hỡnh thỏi vật chất ban đầu.
- Xột về mặt giỏ trị : Trong quỏ trỡnh sản xuất thỡ giỏ trị của NVL được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giỏ trị sản phẩm mới tạo ra.
- Xột về mặt vốn : NVL là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp, đặc biệt với vốn dự trữ NVL. Vỡ vậy, việc tăng tốc độ luõn chuyển vốn lưu động khụng thể tỏch rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cỏch hợp lý , tiết kiệm và cú kế hoạch.
Do NVL cú vị trớ đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp xõy lắp, xuất phỏt từ vị trớ quan trọng của NVL đối với sản phẩm xõy lắp hơn nữa trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc phấn đấu giảm chi phớ NVL một cỏch hợp lý cú ý nghĩa trực tiếp đến hạ giỏ thành cụng trỡnh và tăng lợi nhuận.