- Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
2.2.2. Chứng từ kế toỏn
Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh liờn quan đến việc nhập xuất NVL phải được lập chứng từ kế toỏn một cỏch đầy đủ chớnh xỏc, kịp thời theo đỳng chế độ ghi chộp ban đầu về vật liệu đó được ban hành.
Để đỏp ứng yờu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toỏn chi tiết phải được thực hiện theo từng kho, từng loại nhúm, thẻ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phũng kế toỏn trờn cựng cơ sở chứng từ :
- Phiếu nhập kho và cỏc văn bản khỏc
- Biờn bản kiểm kờ vật tư, sản phẩm, hàng húa. - Húa đơn GTGT.
Ngoài cỏc chứng từ mang tớnh chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà Nước trong cỏc doanh nghiệp cú thể sử dụng thờm cỏc chứng từ kế toỏn hướng dẫn như :
- Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức. - Biờn bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu bỏo vật tư cuối kỳ.
Và cỏc chứng từ khỏc tựy thuộc vào đặc điểm, tỡnh hỡnh cụ thể của từng loại doanh nghiệp thuộc cỏc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khỏc nhau.
Đối với cỏc chứng từ kế toỏn thống nhất bắt buộc phải kịp thời, đầy đủ đỳng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương phỏp lập. Mọi chứng từ về kế toỏn NVL phải được tổ chức luõn chuyển theo trỡnh tự và thời gian do kế toỏn trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ỏnh, ghi chộp tổng hợp kịp thời của cỏc bộ phận và cỏ nhõn liờn quan.
2.2.3.Kế toỏn chi tiết tại cụng ty
2.2.3.1 Thủ tục nhập kho :
Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài :
Căn cứ cỏc phương phỏp tổ chức thi cụng, bản thiết kế khối lượng thi cụng, tiến độ thi cụng, cỏc đội phải làm giấy đề nghị xin lĩnh vật tư. Đội trưởng ký giấy đề nghị sau đú trưởng ban cụng trỡnh xỏc nhận rồi gửi cho Giỏm đốc phờ duyệt. Sau khi Giỏm đốc ký thỡ gửi lờn cho phũng vật liệu, phũng vật tư sẽ cử cỏn bộ mua sắm. Khi về đến Cụng ty hay kho của đơn vị thi cụng ( nếu xuất thẳng khụng qua kho ) cú bảo vệ xỏc nhận và thủ kho ký xỏc nhận vào mặt sau của tờ húa đơn là kho đó
nhận hàng, đồng thời gửi húa đơn cho cho phũng vật tư để lập phiếu nhập kho. Khi nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra chủng loại, số lượng , số lượng ghi trờn húa đơn rồi cho tiến hành nhập kho và ghi vào sổ thực nhập sau đú ký xỏc nhận vào phiếu nhập kho. Đối với mặt hàng cú nhiều chi tiết nhỏ dễ mất mỏt, dễ vỡ, dễ hỏng, khú bảo quản thỡ khi hàng về nhập kho phải lập biờn bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc gữa bờn giao và bờn nhận. Phiếu nhập kho được lập thành ba liờn :
- Liờn 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phũng vật tư.
- Liờn 2: Do thủ kho giữ rồi gửi lờn cho phũng kế toỏn.
- Liờn 3: Cho cỏn bộ mua sắm kốm theo với húa đơn GTGT
Thủ tục nhập kho được thực hiện theo (phụ lục 6) Căn cứ vào từ những chứng từ gốc là húa đơn, phiếu nhập kho, biờn bản kiểm nghiệm ( nếu cú ), kế toỏn vật liệu ghi chứng từ vào bảng kờ nhập vật liệu theo thỏng.
Vớ dụ : Ngày 04/09/2012 Cụng ty CP Đầu tư phỏt triển xõy dựng và thương mại số 9 cú mua của Cụng ty CP Sivico 2 loại vật tư là Sơn trải đường và Bi phản quang.
Khi vật tư về kho, cỏn bộ vật tư và ban chỉ huy cụng trường cựng thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng, chủng loại và quy cỏch của vật tư. Khi số vật tư đó đảm bảo chất lượng, chủng loại thỡ cần phải cú biờn bản xỏc nhận khối lượng vật tư và biờn bản xỏc nhận giỏ trị vật tư. Cú biờn bản đú giỳp cho ban chỉ huy cụng trỡnh nắm rừ được số lượng vật tư theo yờu cầu đó về đủ hay chưa, cũng như giỳp thủ kho theo dừi đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đú làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giỏ trị thanh toỏn và cũn giỳp cho một số phũng quyết toỏn được lượng vật tư.
(phụ lục 7 )
Cựng với biờn xỏc nhận khối lượng vật tư và biờn bản xỏc nhận giỏ trị vật tư là húa đơn giỏ trị gia tăng, một chứng từ khụng thể thiếu để làm căn cứ lập phiếu nhập kho (phụ lục 8 )
Căn cứ vào húa đơn của đơn vị bỏn, biờn bản xỏc nhận khối lượng vật tư, biờn bản xỏc nhận giỏ trị vật tư..., kế toỏn nguyờn vật liệu lập phiếu nhập kho (phụ lục