Đại học Quốc gia Hà Nội
2.3.1. Thực trạng công tác quản lý đội ngũ cán bộ thông tin- thư viện
2.3.1.1. Thực trạng đội ngũ cán bộ thông tin-thư viện
Khối phũng Chuyên môn nghiệp vụ
- Phũng Bổ sung-Trao đổi - Phũng Phõn loại- Biờn mục - Phũng Thụng tin - nghiệp vụ - Phũng Mỏy tớnh và mạng Khối phũng chức năng - Phũng Hành chớnh tổng hợp - Phũng Tài vụ Khối phũng phục vụ bạn đọc - Phũng phục vụ bạn đọc Chung - Phũng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ - Phũng phục vụ bạn đọc KHXHNV & KHTN
42
Trong các yếu tố cấu thành nên Trung tâm TT-TV ĐHQGHN, ngoài các yếu tố về cơ sở vật chất-kỹ thuật, vốn tài liệu thư viện, bạn đọc thì cán bộ thông tin thư viện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ là cầu nối giữa vốn tài liệu/nguồn thông tin với người dùng tin/ bạn đọc . Hay nói cách khác người cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện. Công tác tổ chức, xây dựng và phát triển của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN có đúng hướng và phát huy hiệu quả tích cực hay không đều tuỳ thuộc vào số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện của mỡnh.
* Về số lượng đội ngũ cán bộ: Trung tâm TT-TV ĐHQGHN có một đội ngũ cán bộ gồm 125 người (32 nam, chiếm 25,6% và 93 nữ, chiếm 74,4%), trong đó có 35 cán bộ trong biên chế từ các thư viện đại học thành viên cũ, số còn lại là cán bộ hợp đồng được tuyển chọn từ khi thành lập Trung tâm đến nay.
* Về chất lượng đội ngũ cán bộ: Bảng 2.1. Trình độ của cán bộ công chức Tổng số Tiến sỹ Thạc sỹ TT-TV Khác Đại học TT-TV Khác Cao đẳng Trun g cấp Sơ cấp 125 01 07 02 30 51 03 08 23 100% 0,8% 5,6% 1,6 24% 40,8% 2,4% 6,4% 18,4%
Nhìn vào bảng 2.1 cho thấy thành phần cán bộ của Trung tâm, xét theo trình độ học vấn gồm có: 1 tiến sỹ, chiếm tỷ lệ 0,8%, 09 thạc sỹ, chiếm 7,2%, 81 cử nhân đại học, chiếm 64,8%, 03 cao đẳng, chiếm 2,4%, 31 cán bộ còn lại có trình độ trung cấp và sơ cấp ,chiếm 24,8%. Số cán bộ này được phân làm nhiệm vụ bảo vệ, tu bổ tài liệu và vệ sinh các kho sách của Trung tâm.
Xét về mặt chuyên môn, trong tổng số 125 cán bộ công chức, chỉ có 38 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành TT-TV, chiếm tỷ lệ 30,4%, còn lại tốt nghiệp đại học, trung cấp các chuyên ngành khác, chiếm 69,6%. Như vậy, số lượng cán bộ về mặt chuyên môn có sự chênh lệch lớn. Đặc biệt, số cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành về tin
43
học và kỹ thuật viên hầu như không có. Tuy nhiên, so với mặt bằng chung về trình độ học vấn của cán bộ ở các đơn vị phục vụ đào tạo trong ĐHQGHN thì trình độ cán bộ của Trung tâm TT-TV cao hơn nhiều. * Về cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ được sắp xếp như sau: Số cán bộ ở khối các phòng chức năng là 22 người (16,8%); Khối các phòng Chuyên môn-Nghiệp vụ là 27 người (22,2%); Khối các phòng Phục vụ bạn đọc phục vụ ở 5 địa điểm là 76 người (60,8%).
Như vậy, xét theo sự sắp xếp trên, số cán bộ làm công tác ở bộ phận phục vụ bạn đọc (Thủ thư) chiếm tỷ lệ hơn một nửa (60,7%), một tỷ lệ tương đối hợp lý trong cơ cấu của Trung tâm. Nhưng so với định mức phục vụ chung của ngành TT-TV, với số lượng thủ thư như vậy phải phục vụ một số lượng rất lớn bạn đọc là cán bộ, giảng viên, sinh viên và học sinh trong toàn ĐHQGHN là quá tải. Hiện tại, Trung tâm chưa có phòng Bảo quản làm chức năng tu bổ sách, bảo trì, sửa chữa các trang thiết bị, máy tính…do chưa có các nhân viên kỹ thuật chuyên trách làm các công việc trên. Vì vậy, các công việc tu bổ, đóng lại sách hoặc đóng báo, tạp chí để lưu giữ, sửa chữa, bảo trì hệ thống máy tính, máy in…đều phải thuê làm. Đây là một trong những vấn đề Trung tâm sẽ giải quyết trong thời gian tới, vì hiện nay cơ sở vật chất của Trung tâm rất lớn, quy mô sẽ được mở rộng lên Hoà Lạc. Đặc biệt, năm 2008 Trung tâm nhận một dự án lớn "Xây dựng thư viện điện tử", nên vấn đề bảo quản, vận hành và bảo trì các trang thiết bị tin học hiện đại lại càng cần thiết.
2.3.1.2. Công tác quản lý, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ thông tin-thư viện
Thời gian đầu khi Trung tâm TT-TV mới thành lập (năm 1997) để bộ máy tổ chức có thể hoạt động theo Quy chế của Đại học Quốc gia Hà Nội, vấn đề ổn định nhân sự là việc phải làm đầu tiên vì bất cứ tổ chức nào có tồn tại và phát triển được thì yếu tố “con ngƣời” là yếu tố quyết định. Đội ngũ cán bộ ban đầu của Trung tâm khi mới sát nhập là 70 cán bộ. Thời gian đầu, do có sự xáo trộn về tổ chức rất nhiều cán bộ không yên tâm làm việc trong môi trường mới, tổ chức mới. Trước tình hình đó Ban lãnh đạo Trung tâm tập trung vào công tác ổn định tư tưởng cán bộ, tổ chức lại cơ cấu cho phù hợp với mô hình hoạt động mới, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức vào các vị trí phù hợp với năng lực của từng người, xây dựng chức năng, nhịêm vụ của từng bộ
44
phận, đồng thời xây dựng các quy trình làm việc cụ thể, khoa học nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng trong tất cả các khâu công tác của Trung tâm.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, Trung tâm rất quan tâm, chú trọng đến công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ chính trị cho đội ngũ cán bộ nhằm đáp ứng tốt yêu cầu phục vụ đào tạo và NCKH của ĐHQGHN. Đây là một quyết định rất đúng đắn, sáng suốt của lãnh đạo Trung tâm, nhằm xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ của mình lớn mạnh cả về lượng và chất. Trong những năm qua, Trung tâm TT-TV đã tiến hành đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ của mình theo các hình thức như sau:
Thứ nhất, đối với các cán bộ chưa có chuyên môn TT-TV, Ban Giám đốc khuyến khích, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí cho đi học ĐH tại chức chuyên ngành TT-TV;
Thứ hai, đối với các cán bộ có chuyên môn TT-TV, được gửi đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ, cập nhật, bổ sung kiến thức mới do các cơ quan TT-TV khác mở. Hình thức đào tạo này nhằm mục đích nâng cao trình độ cho một số cán bộ chuyên môn. Đồng thời khuyến khích các cán bộ có năng lực đi học cao học chuyên ngành TT-TV và các ngành khác.
Thứ ba là hình thức đào tạo, bồi dưỡng tại chỗ. Hàng năm, vào những dịp sinh viên nghỉ hè, Trung tâm tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ TV, ngoại ngữ, tin học tại Trung tâm cho đông đảo cán bộ tham gia. Giảng viên được mời đến dạy là các chuyên gia về TT-TV, về CNTT và về ngoại ngữ tiếng Anh. Hàng năm, Trung tâm mở những lớp ngắn hạn về nhập môn thông tin-thư viện cho những cán bộ mới vào làm ở Trung tâm để họ bước đầu hiểu biết về nghề nghiệp của mình.
Thứ tư, tổ chức các buổi hội thảo, các đoàn tham quan khảo sát các cơ quan TT- TV ở trong nước và nước ngoài cho các đối tượng là cán bộ chủ chốt của Trung tâm tham gia để học hỏi kinh nghiệm, mở mang kiến thức để về áp dụng, cải tiến trong các hoạt động của Trung tâm.
Từ năm 1998 đến nay năm nào Trung tâm cũng có cán bộ tham gia các khóa đào tạo sau đại học. Khi mới thành lập Trung tâm, chỉ có 2 thạc sỹ, hiện nay có 1 tiến
45
sỹ và 09 thạc sỹ, trong đó có 7 thạc sỹ chuyên ngành TT-TV. Có 6 cán bộ tốt nghiệp ĐH Ngoại ngữ và 2 cán bộ có trình độ trung cấp cũng phấn đấu học thêm một bằng đại học tại chức thư viện. 25 cán bộ đã được Trung tâm cử đi học lớp “Quản lý hành chính nhà nước” do ĐHQGHN tổ chức, một số cán bộ quản lý trong diện được quy hoạch thì được cử đi học lớp “lý luận chính trị cao cấp” (6 người), đối với những cán bộ làm ở bộ phận tài vụ, máy tính và mạng, hàng năm được cử đi học các lớp bồi dưỡng, tập huấn về các lĩnh vực tài chính, kế toán, quản trị mạng.... 50 cán bộ đã nhận chứng chỉ “Thông tin-Thư viện cơ sở” và 50 cán bộ đã được học và nhận chứng chỉ tin học văn phòng và chứng chỉ tiếng Anh trình độ A, B. (Xem bảng 2.2)
Bảng 2.2: Kết quả công tác đào tạo, bồi dưỡng CB về nghiệp vụ, chính trị từ năm 2000 - 2006
TT Tên ngành đào tạo, bồi dưỡng Số lớp Số lượng học viên
1 Quản lý hành chính Nhà nước 3 25
2 Lý luận chính trị cao cấp 3 6
3 Lớp Thông tin-thư viện cơ sở 5 50 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4 Đại học tại chức TT-TV 4 8
5 Cao học chuyên ngành TT-TV & các ngành khác 7 8
6 Quản trị mạng 2 4
7 Tập huấn về Quản lý tài chính 3 6
8 Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ ở nước ngoài 3 3
9 Tin học cơ sở 2 20
10 Tiếng Anh trình độ A, B 2 30
Như vậy, đội ngũ cán bộ của Trung tâm hiện nay đã tăng lên cả về số lượng và chất lượng so với tổng số cán bộ các thư viện trường đại học thành viên trước đây. Đây là sự phát triển tất yếu vì Trung tâm đã trở thành một đơn vị độc lập có nhiều chức năng và nhiệm vụ mới. Trong 10 năm qua, đội ngũ cán bộ này đã đóng vai trò quyết
46
định cho sự ổn định và phát triển của Trung tâm trong nhiệm vụ phục vụ thông tin, tư liệu cho công tác ĐT & NCKH của ĐHQGHN.
Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu phát triển theo hướng hiện đại hoá của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN cũng như đáp ứng yêu cầu phục vụ đào tạo theo tín chỉ ở ĐHQGHN đòi hỏi mỗi cán bộ của Trung tâm phải đổi mới tư duy, đổi mới phong cách làm việc, nâng cao năng lực chuyên môn, tin học và ngoại ngữ để có đủ khả năng làm chủ nguồn lực thông tin/ vốn tài liệu mà Trung tâm đang sở hữu; Chủ động giới thiệu, hướng dẫn, tư vấn thông tin giúp cho các đối tượng bạn đọc là giảng viên, sinh viên, cán bộ nghiên cứu khai thác các kho tài liệu của Trung tâm một cách hiệu quả.
2.3.2. Thực trạng công tác quản lý vốn tài liệu/ nguồn lực thông tin
2.3.2.1. Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu/nguồn lực thông tin a) Các hình thức phát triển vốn tài liệu
Công tác xây dựng, phát triển vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN được giao cho bộ phận Bổ sung-Trao đổi tổ chức và thực hiện. Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo cho bộ sưu tập tài liệu của Trung tâm phong phú về nội dung, đa dạng về thể loại, cập nhật, phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của các trường ĐH thành viên, các khoa trực thuộc của ĐHQGHN.
Vốn tài liệu ban đầu của Trung tâm TT-TV được tập hợp lại từ nguồn tài liệu của các thư viện trường đại học thành viên của ĐHQGHN. Đặc điểm vốn tài liệu khi mới sát nhập nghèo nàn về thể loại, lạc hậu về nội dung. Với thực trạng tài liệu như vậy không thể đáp ứng với yêu cầu đào tạo và NCKH đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của ĐHQGHN. Trước tình hình đó, Ban lãnh đạo Trung tâm đã tập trung nhân lực triển khai song song 2 nhiệm vụ lớn là: thanh lọc, hồi cố tài liệu cũ; đầu tư phát triển vốn tài liệu mới đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung nhằm đáp ứng thoả mãn nhu cầu thông tin, tài liệu ngày càng cao của bạn đọc là cán bộ, giảng viên và sinh viên trong ĐHQGHN. Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV được tiến hành bằng nhiều cách thức khác nhau:
Mua tài liệu mới, là hình thức bổ sung chủ yếu. Hàng năm Trung tâm dành 1/3 ngân sách (hơn 1 tỷ đồng) để mua tài liệu. Trong điều kiện kinh phí hạn hẹp đối lập với
47
nhu cầu tin của người dùng tin trong ĐHQGHN ngày càng lớn, nên Trung tâm đã xây dựng cho mình chính sách bổ sung là tăng cường số lượng đầu sách (tên sách), giảm số bản của mỗi đầu sách. Đồng thời, để công tác bổ sung tài liệu có chất lượng, phòng Bổ sung đã thực hiện các biện pháp như: bám sát chương trình đào tạo của các trường thành viên, các khoa trực thuộc, kết hợp với việc tham khảo ý kiến đóng góp của các chuyên gia đầu ngành và thăm dò nhu cầu về tài liệu của đông đảo bạn đọc trong ĐHQGHN để nắm được nhu cầu tài liệu cần bổ sung cho phù hợp với chương trình đào tạo, hướng nghiên cứu của các trường thành viên, các khoa trực thuộc trong DHQGHN. Nhờ áp dụng phương châm đó, nguồn tài liệu bổ sung được sự đánh giá tương đối cao của hầu hết cán bộ và sinh viên trong ĐHQGHN.
Trao đổi tài liệu: Song song với việc bổ sung tài liệu bằng nguồn ngân sách được cấp, công tác phát triển vốn tài liệu còn bằng hình thức trao đổi, tặng biếu tài liệu với các cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài. Do vậy, nguồn tài liệu nhận được từ hình thức này đã tăng lên đáng kể cả về số lượng và chất lượng. Gọi là công tác trao đổi, nhưng thực chất nhận tài liệu tặng biếu là chủ yếu. Hiện nay, Trung tâm có quan hệ trao đổi tài liệu trực tiếp với hơn 50 trường đại học, tổ chức trong nước và quốc tế như: Đại học Hawaii, ĐH Cornell, Thư viện Quốc hội Mỹ, , thư viện Quốc gia Úc, phòng Thông tin Đại sứ quán Hoa Kỳ, Hội đồng Anh, Dự án sách Quỹ Châu Á, Dự án tạp chí Quỹ Ford, Báo Sài gòn Times Weekly, Thời báo kinh tế Sài gòn v.v....Tính đến nay, tổng số sách, tạp chí mà Trung tâm nhận được từ nguồn tặng biếu là hơn 50.000 cuốn (trong đó sách bằng tiếng Anh là chủ yếu) có giá trị khoa học cao.
Thu nhận tài liệu nội bộ / công tác lưu chiểu: Trung tâm TT-TV được ĐHQGHN cho phép thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luận án tiến sỹ, luận văn thác sỹ được bảo vệ thành công ở ĐHQGHN, các tài liệu hội thảo, hội nghị khoa học, các báo cáo kết quả NCKH của cán bộ trong ĐHQGHN chủ trì hoặc tham gia. Đây là nguồn tài liệu “xám”- nguồn tin khoa học nội sinh của ĐHQGHN được tạo nên từ các hoạt động đào tạo và NCKH. Nguồn tin này phản ánh tiềm lực, các thành tựu về đào tạo và NCKH của ĐHQGHN.
48
Trải qua 10 năm trưởng thành và phát triển, hiện nay, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đang sở hữu một vốn tài liệu/ nguồn lực thông tin đa dạng và phong phú, bao gồm các loại và có số lượng cụ thể như sau:
Tài liệu in ấn (tài liệu truyền thống)
- Sách (giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu, từ điển) có 127.000 tên sách với 730.000 cuốn
- Tạp chí, báo: 2.145 tên với 140.000 bản - 2000 thác bản văn bia
- Luận án, luận văn: 2000 cuốn
- Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp: 600 bản
Tài liệu hiện đại (Tài liệu điện tử) gồm:
- Tài liệu nghe – nhìn: 350 băng hình, băng tiếng, 200 băng cassette, 215 đĩa CD-ROM, vi phim, vi phiếu
- Tài liệu số hoá gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ 5 CSDL trên đĩa CD-ROM gồm hàng chục nghìn bài tạp chí khoa học nước ngoài dưới dạng biểu ghi thư mục, tóm tắt, toàn văn, được cập nhật hàng tháng, hàng quý về các lĩnh vực: KH ứng dụng và CN, công nghệ sinh học, KH xã hội nhân văn, khoa học giáo dục, kinh tế và quản trị kinh doanh.