Chi phí kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hay lợi nhuận của công ty. Nên việc sử dụng và quản lý chi phí kinh doanh sao cho hợp lý vừa có tác dụng thúc đẩy hoạt động kinh doanh, mặt khác lại tránh gây lãng phí, thất thoát chi phí trong những hoạt động kinh doanh của công ty. Để làm được tốt việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh công ty cần thực hiện một số biện pháp nhằm quản lý được tốc độ tăng của chi phí mà vừa tăng được lợi nhuận. Dưới đây là các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm.
* Tăng cường tiết kiệm chi phí kinh doanh
Lý do đưa ra giải pháp: Chi phí kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp, chi phí giảm đi bao nhiêu thì lợi nhuận tăng lên bấy nhiêu. Chính vì vậy, biện pháp tăng cường tiết kiệm chi phí, chống lãng phí sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nội dung giải pháp
Ở một số doanh nghiệp thường xảy ra sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí và tiết kiệm chi phí với cắt giảm chi phí. Tiết kiệm chi phí ở đây không có nghĩa là cắt giảm chi phí mà là phải sử dụng chi phí sao cho hợp lý, giảm thiểu tối đa các khoản chi không cần thiết, tránh lãng phí, chi phí có tăng nhưng vẫn phải đảm bảo tốc độ tăng của chi phí phải nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu, từ đó mới thu được lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cần phải thực hiện tiết kiệm chi phí đi đôi với hiệu quả ở tất cả khâu, các bộ phận, phòng ban, tránh tình trạng tham ô và lãng phí. Cụ thể như sau:
Tất cả các khoản mục chi phí trên báo cáo thu nhập phải được kiểm tra để nhận ra các cơ hội giảm bớt chi phí. Những nơi cần kiểm tra trước hết là những khoản chiếm tỉ lệ cao nhất so với doanh số bán hàng, đây thường là chi phí giá vốn hàng bán. Ví dụ, nếu chi phí giá vốn chiếm 50% doanh số bán, giảm được 10% chi phí này sẽ khiến tổng chi phí giảm được 5%. Có thể so sánh với một số chi phí cố định trong hoạt động như chi phí lãi vay, tiền thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao, thường chiếm từ 5 - 10% doanh số bán hàng. Nếu Công ty giảm 10% chi phí của những khoản này, thì tổng chi phí chỉ giảm được 1%. Vì vậy việc xác định khoản mục tốn
chi phí nhất sẽ hướng dẫn cách phân bổ thời gian và nguồn lực vào việc giảm chi phí sao cho hiệu quả nhất.
Ở khâu quản lý doanh nghiệp, Công ty nên sử dụng công nghệ hội họp qua mạng thay vì thực tế phải đi lại để giảm thiểu chi phí hội họp. Thời gian và chi phí đi lại sẽ được giảm thiểu trong khi lợi nhuận ngày một lớn hơn. Nên trả cho nhân viên các khoản phụ cấp đi đường thay vì sử dụng xe ô tô của Công ty. Nó sẽ giúp Công ty tiết kiệm đáng kể chi phí bảo hiểm, xăng xe, bảo dưỡng và nhiều chi phí khác. Chi phí khấu hao tài sản cố định và chi phí dịch vụ mua ngoài cũng cần được quan tâm chú ý. Công ty cần tiến hành đánh giá lại tài sản cố định, xác định những tài sản thực tế vẫn đang sử dụng nhưng đã hết thời hạn sử dụng để không tính khấu hao, đối với những tài sản cố định chỉ mới trích một phần cần tiến hành trích đủ. Hơn thế định kỳ từng quý, từng năm nên tiến hành khấu hao nhanh để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng tài sản cố định. Đồng thời, cũng phải bảo quản và sử dụng máy móc thiết bị đúng quy trình, khai thác hết công suất sử dụng nhưng cũng phải kết hợp với việc giữ gìn, bảo vệ tài sản. Tận dụng những tài sản cố định vẫn còn có thể sử dụng được và mang lại hiệu quả cho việc kinh doanh nếu như chưa cần thiết phải thay tài sản cố định mới. Còn trong các khoản mục chi phí dịch vụ mua ngoài, Công ty có thể tiết kiệm được các khoản chi về điện, nước, điện thoai,.. bằng cách như là: lắp mới hệ thống thu năng lượng mặt trời, thay mới các bóng đèn cao áp bằng bóng đèn compact, tắt các thiết bị điện không cần thiết, hạn chế hiện tượng nhân viên sử dụng điện thoại của Công ty vào việc riêng, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong Công ty trong việc sử dụng các dịch vụ mua ngoài về điện, nước, điện thoại, tránh tình trạng sử dụng sai mục đích gây lãng phí. Chi phí về in ấn cũng là một khoản chi khá lớn trong Công ty, Công ty cần chú ý trong các khâu mua giấy in, đổ mực, bảo dưỡng máy in, tái sử dụng những bản in một mặt không còn giá trị, photo tài liệu ở cả hai mặt giấy.
Để thực hiện được giải pháp tiết kiệm này, nhất thiết Công ty phải có kế hoạch quản lý và sử dụng chi phí trong kỳ đối với từng bộ phận, phòng ban và từng khâu của quá trình hoạt động kinh doanh. Đồng thời Công ty phải hoàn chỉnh công tác quản lý tài chính và quản lý chi phí.
Lý do đưa ra giải pháp: Trong nội dung của chương 2 đã phân tích, tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại Công ty chưa hiệu quả. Công ty lại chưa xây dựng được một định mức chi phí kinh doanh cụ thể. Vì vậy, Công ty cần tiến hành xây dựng kế hoạch chi phí kinh doanh hoàn chỉnh và hợp lý, từ đó có thể kiểm soát được các khoản chi phí, có các biện pháp ngăn ngừa được những sai sót, những biến động xảy ra trong quá trình quản lý và sử dụng chi phí.
Nội dung giải pháp:
Để đạt được mục đích kinh doanh dựa trên tình hình kinh doanh của các năm trước, Công ty cần phải lập kế hoạch chi tiết chi phí với một số khoản mục chiếm tỷ trọng lớn như kế hoạch về chi phí tiền lương, kế hoạch vay và huy động vốn sao cho đáp ứng đúng mục đích kinh doanh, tránh gây lãng phí vì sử dụng vốn sai mục đích, các kế hoạch về khấu hao tài sản cố định, kế hoạch chi mua các dịch vụ bên ngoài. Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh phải dựa trên kế hoạch mua vào, bán ra và căn cứ vào dự toán chi phí của các bộ phận.
Việc lập kế hoạch là một biện pháp phòng ngừa dựa trên những sai sót của những năm kinh doanh trước, khắc phục những nguyên nhân gây lãng phí chi phí kinh doanh của những năm đó. Tuy nhiên, kế hoạch chi phí được đặt ra thường bị sai khác so với thực tế do tác động bởi sự biến động của thị trường và các yếu tố khách quan khác mà Công ty không lường trước được. Vì vậy, Công ty phải lập kế hoạch chi tiết các khoản mục chi phí sao cho có thể tránh được những biến động, những nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Trước hết, Công ty phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của Công ty. Như vậy, Công ty phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty. Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng, ban khác để Công ty chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể. Ngoài ra, Công ty phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác
định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, Công ty sẽ xác định các chi phí, lập ra một bản kế hoạch chi tiết chi phí kinh doanh và từ đó có thể kiểm soát được chi phí trong từng bộ phận nhân viên.
* Kết hợp quản lý chi phí kinh doanh với các mục tiêu tăng trưởng
Lý do đưa ra giải pháp: Với mục đích hoạt động hiệu quả hơn sau những đợt kinh doanh suy thoái trên thị trường gần đây, nhiều doanh nghiệp đã tìm nhiều cách khác nhau để tăng doanh thu và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, doanh thu càng tăng lên thì việc quản lý chi phí của nhiều doanh nghiệp lại đáng báo động hơn bao giờ hết. Phần lớn các doanh nghiệp thường không ý thức được rằng hoạt động quản lý chi phí phải gắn liền và là bộ phận không thể tách rời của chiến lược tăng trưởng kinh doanh, vậy nên các nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp thường không chú ý nhiều đến vấn đề này. Một mức chi phí quá cao của công ty sẽ giới hạn các khoản tiền đầu tư cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh, các đối thủ cạnh tranh với phương thức chi phí hiệu quả hơn có thể đạt được những mức lợi nhuận tương tự hoặc thậm chí cao hơn trong khi vẫn đủ tiền đầu tư cho các hoạt động khác như xúc tiến kinh doanh, tiếp thị và đổi mới. Ngược lại, nếu quá chú trọng đến việc cắt giảm, tiết kiệm chi phí mà thiếu sự đầu tư cho tăng trưởng dài hạn, sự đình trệ trong hoạt động kinh doanh sẽ xuất hiện, tăng trưởng chậm chạp và cùng với thời gian nó sẽ làm xói mòn vị thế kinh doanh của công ty. Vì vậy, các nhà quản trị cấp cao trong Công ty cần phải sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh thu để khích lệ sự cần thiết và gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững.
Nội dung giải pháp:
Bên cạnh việc gắn mục tiêu tăng trưởng với việc quản lý chi phí kinh doanh, Công ty cũng cần phải phân biệt được khoản chi phí nào là chi phí đóng góp vào sự tăng trưởng của lợi nhuận và khoản chi phí nào có thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh. Cụ
thể trong Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm, Công ty cần chú ý cắt giảm và tiết kiệm được những khoản mục chi phí nằm trong chi phí quản lý doanh nghiệp như chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao tài sản cố định…
Cuối cùng, Công ty nên xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại. Thứ nhất, công ty xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận kinh doanh. Thứ hai, ban quản lý Công ty giới thiệu các phương pháp mới để giám sát hoạt động của các chi phí cùng những giải pháp cụ thể nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ. Thứ ba, công ty lên danh sách nhóm “các chi phí trung tâm” dưới sự quản lý trực tiếp của ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng. Mục đích của việc này nhằm quản lý tốt hơn các chi phí quan trọng và để nhận ra những khoản ngân sách có thể tiết kiệm được hiệu quả hơn nữa nhưng vẫn đảm bảo được những mục tiêu cơ bản và qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động kinh doanh trong công ty.