Mỗi tháng và cuối mỗi kỳ kinh doanh bộ phận kế toán cần tổng hợp, đánh giá thực trạng về việc sử dụng chi phí, từ đó lập kế hoạch kiểm soát đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để kiểm soát được chi phí phát sinh, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là phải nhận diện được chi phí nào có thể giảm được (biến phí) và chi phí nào không thể giảm được (định phí) để từ đó đưa ra các biện pháp thích hợp và hiệu quả nhất. Định phí thường bao gồm các khoản mục sau: Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương (Về nguyên tắc, chi phí tiền lương gồm định phí và biến phí. Tuy nhiên, theo cơ chế giao quỹ lương như hiện nay, có thể xem khoản mục chi phí này tương đối như là định phí), chi phí trả lãi vay,... Biến phí bao gồm các khoản mục cơ bản sau: GVHB, Chi phí dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, nhiên liệu, văn phòng phẩm, hội nghị, công tác phí…), chi phí phát triển khách hàng, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn TSCĐ,...
Như vậy để kiểm soát và giảm chi phí, chúng ta cần tập trung các giải pháp để giảm các khoản mục chi phí thuộc biến phí, cụ thể các giải pháp đó là:
Giảm chi phí GVHB
Vì đặc thù kinh doanh của công ty, GVHB luôn là khoản chi phí chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí. GVHB phụ thuộc rất nhiều vào giá cả NVL trên thị trường. Gần đây, các DN luôn bị khủng hoảng vì nguồn chi này. Tuy nhiên, công ty có thể giảm thiểu một phần nhỏ GVHB nếu có chính sách sản xuất và đặt hàng tập trung để được hưởng chiết khấu từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, có thể tìm hiểu và xây dựng mối làm ăn lâu dài với phía cung ứng có nhiều ưu đãi nhất.
Giảm các chi phí dịch vụ mua ngoài
Thực hiện tiết kiệm chi phí điện, nước, điện thoại trong giờ làm việc, đặc biệt là thực hiện tiết kiệm điện. Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí mua ngoài nhưng hoàn toàn có thể giảm được. Bên cạnh đó, cần hạn chế tổ chức các hội nghị, hội họp.
Giảm chi phí sửa chữa định kỳ
Xây dựng kế hoạch và lộ trình để sửa chữa, nên xem xét khu vực nào, địa bàn nào cần ưu tiên trước sửa chữa để vừa đảm bảo an toàn trong vận hành vừa đảm bảo
hiệu quả trong sử dụng chi phí. 65
Giảm chi phí dụng cụ
Công ty TNHH Lạc Hồng không tự sản xuất mà đặt hàng sản xuất bao bì sản
phẩm (chủ yếu là bao tải dứa các kích cỡ) (Hạch toán vào tài khoản 153), chi phí tăng mạnh qua mỗi kỳ kinh doanh, năm 2012 có số dư nợ là 5.342.230.778 đồng. Công ty có thể xem xét biện pháp đầu tư dây chuyền sản xuất bao tải, ví dụ như dây chuyền của công ty TNHH Champion Machinery (Đài Loan), máy có công suất 20 triệu m2/năm, trị giá 450.000- 603.000 USD, thời gian hữu dụng 12 năm. Như vậy, ước tính công ty sẽ giảm được ít nhất khoảng 30% chi phí dụng cụ.
Giảm chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển thuê ngoài chiếm tỷ trọng lớn trong CPBH. Công ty có thể
đầu tư một số xe vận tải chuyên dụng, bên cạnh đó xem xét lại về cách thức bố trí kho bãi sao cho gần các địa điểm giao hàng chính nhất.