Công ty TNHH Lạc Hồng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. Ở mô hình này, người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới phụ thuộc nhiều nhất bởi cấp trên trực tiếp (Ví dụ: Phòng Hành chính tổng hợp thuộc quyền điều hành trực tiếp của Phó Giám Đốc). Mặt khác, người phụ trách ở mỗi cấp lại nhận được sự hướng dẫn và kiểm tra từ cấp trên về từng lĩnh vực chức năng tương ứng. Đồng thời, các bộ phận này lại là cơ quan tham mưu cho thủ trưởng của mình, cung cấp thông tin đã được xử lý, đưa ra kiến nghị để thủ trưởng ra quyết định.
Cơ cấu tổ chức của công ty có thể được minh họa qua sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Lạc Hồng
Giám Đốc Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc P. Kinh Doanh
P. Kế Toán
P. Kỹ thuật- Sản xuất P. Hành chính tổng hợp (Nguồn: Phòng HCTH)
Trong sơ đồ trên, mỗi vị trí, phòng ban đều đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ riêng biệt:
a. Giám đốc
Giám đốc là người nắm giữ quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành, phê chuẩn quyết toán, ký kết hợp đồng, ra quyết định cuối cùng trong tất cả các hoạt động chung của công ty (như đầu tư mua sắm trang thiết bị; điều động tài sản; tăng lương, thưởng, trợ cấp cho nhân viên,…); là đại diện chịu trách nhiệm pháp lý và thực hiện mọi nghĩa vụ của DN với nhà nước. Trong công ty TNHH Lạc Hồng, quyền Giám Đốc thuộc về ông Hoàng Dương Hải bởi số vốn góp ban đầu cao nhất, chiếm 40% (4.800.000.000 đồng).
27
b. Phó Giám Đốc
Phó Giám đốc có thể nhận được ủy quyền của Giám đốc trong một số hoạt động và trường hợp đặc biệt của công ty. Trách nhiệm chính của Phó Giám đốc là tham mưu, đề bạt các ý tưởng với Giám đốc; tổ chức sắp xếp, điều hành và quản lý trực tiếp, đảm bảo các bộ phận chức năng làm việc hiệu quả, theo đúng quy định. Ngoài ra, Phó Giám đốc còn có quyền và nghĩa vụ lớn ở khâu quản lý nhân sự (như tuyển dụng, sa thải, quyết định xử phạt, điều động thuyên chuyển nhân sự, tạo động lực, tinh thần và không khí làm việc sôi nổi, tích cực, đoàn kết trong công ty…).
Quyền Phó Giám Đốc đồng thuộc về bà Nguyễn Thị Bích Hải và ông Lê Hoàng Long bởi số vốn góp của mỗi cá nhân bằng nhau, chiếm 30% tổng số vốn điều lệ (3.600.000.000 đồng). Cụ thể, bà Hải phụ trách chuyên sâu hơn đối với nghiệp vụ phòng Kế toán, Hành chính tổng hợp, ông Long phụ trách chuyên môn phòng Kinh Doanh và Kỹ thuật- Sản xuất.
c. Phòng Kinh Doanh
Phòng Kinh Doanh phụ trách các mảng: Xây dựng, phát triển và quảng bá cho hình ảnh công ty qua các kênh thông tin đại chúng, email, điện thoại… Tại đây các nhân viên thực hiện nhiệm vụ tư vấn, giới thiệu sản phẩm, bán hàng, tìm kiếm cơ hội thu hút khách hàng mới; đặc biệt chú trọng giữ chân khách hàng cũ.
Bên cạnh đó, bởi trách nhiệm then chốt đối với kết quả SXKD cuối cùng của
công ty (công tác tiêu thụ sản phẩm), phòng Kinh Doanh còn phải phối hợp chặt chẽ hoạt động với các bộ phận, phòng ban khác để giám sát, đánh giá, đưa ra các biện pháp khắc phục và những chiến lược cụ thể, nâng cao chất lượng SXKD.
d. Phòng Kế Toán
Bộ phận Kế toán có quyền tham mưu, đề xuất với Giám đốc và Phó Giám đốc về việc thực hiện các chế độ, chính sách quản lý tài chính, về việc điều chỉnh các khoản mục theo đúng quy định của nhà nước hiện hành. Chức năng chính của bộ phận Kế toán như sau:
Theo dõi, quản lý hoạt động chấm công, tính lương; quản lý các phần mềm, dữ liệu, sổ sách để kiểm kê, làm các thủ tục xuất- nhập NVL, tài sản định kỳ.
Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động SXKD cho từng bộ phận; tổng hợp số liệu, lập báo cáo, phân tích hoạt động và báo cáo lên Giám đốc.
e. Phòng Kỹ thuật- Sản xuất
Phòng Kỹ thuật- Sản xuất bao gồm những kỹ thuật viên có kinh nghiệm dày dặn phụ trách các công việc:
Kiểm tra, kiểm soát chất lượng NVL, hàng hóa, máy móc, thiết bị nhập vào. 28
Giám sát hoạt động dây chuyền sản xuất tại phân xưởng. Tìm kiếm, sáng tạo và sản xuất ra những sản phẩm mới.
Đánh giá, kiểm định chất lượng thành phẩm trước khi xuất trả phía khách hàng. f. Phòng HCTH
Chức năng của phòng HCTH gồm có: Tổ chức, đào tạo đội ngũ nhân viên.
Báo cáo, tham mưu cho cấp trên về vấn đề nhân sự.
Theo dõi và thực hiện các nghĩa vụ về chế độ, chính sách trợ cấp cho đội ngũ nhân viên của công ty như BHYT, BHXH, …