Xõy dựng quy trỡnh “Quản lý cụng tỏc Hợp tỏc quốc tế của

9. Cấu trỳc của luận văn

3.2.2. Xõy dựng quy trỡnh “Quản lý cụng tỏc Hợp tỏc quốc tế của

với cỏc chương trỡnh liờn kết đào tạo quốc tế.

* Bước 7: Kế hoạch- tài chớnh và CSVC.

* Bước 8: Tổ chức lớp học: Bộ phận QHQT phối hợp với Phũng QLĐT&KH tổ chức lớp học và đún tiếp giảng viờn, chuyờn gia nước ngoài đến giảng dạy theo chương trỡnh đào tạo liờn kết quốc tế.

* Bước 9: Cụng tỏc tổ chức thực hiện và quản lý cỏc chương trỡnh đào tạo liờn kết quốc tế tại Khoa:

- Bộ phận QHQT là đầu mối chỉ đạo, xử lý cỏc vấn đề trong quỏ trỡnh thực hiện chương trỡnh đào tạo liờn kết quốc tế, Cỏc phũng chức năng, Bộ mụn, Trung tõm cú trỏch nhiệm phối hợp chỉ đạo xử lý.

- Cụng tỏc quản lý chương trỡnh đào tạo tuõn thủ theo cỏc yờu cầu về bậc đại học, sau đại học của đối tỏc nước ngoài (đối với chương trỡnh do đối tỏc nước ngoài cấp bằng), của ĐHQGHN (đối với chương trỡnh do DHQGHN cấp bằng), theo thoả thuận được ký kết giữa hai bờn (đối với chương trỡnh do cả hai bờn cựng cấp bằng).

- Định kỳ hoặc đột xuất theo yờu cầu của ĐHQGHN, Bộ phận QHQT là đấu mối tiếp nhận cỏc thụng tin từ phớa đối tỏc, giảng viờn, sinh viờn, kết hợp với Phũng QLĐT&KH tỏng hợp lại và bỏo cỏo với ĐHQGHN về tỡnh hỡnh, kết quả thực hiện và cụng tỏc tổ chức, quản lý cỏc chương trỡnh đào tạo tiờn kết quốc tế của Khoa, đồng thời kiến nghị điều chỉnh, bổ sung những nội dung khỏc.

3.2.2. Xõy dựng quy trỡnh “Quản lý cụng tỏc hợp tỏc quốc tế của Khoa Luật ĐHQGHN” ĐHQGHN”

3.2.2.1. Nguyờn tắc xõy dựng:

1) Hợp tỏc quốc tế (HTQT) của Khoa Luật được hiểu là toàn bộ những hoạt động cú sự kết hợp giữa cỏ nhõn, tập thể của Khoa với cỏ nhõn, tổ chức nước ngoài nhằm thực hịờn những nội dung mà hai bờn cựng thoả thuận.

2) Quan hệ quốc tế (QHQT) của Khoa được hiểu là những thủ tục liờn quan đến quan hệ giữa cỏ nhõn, tập thể của Khoa với cỏ nhõn và tổ chức nước ngoài.

3) QHQT và HTQT phải đảm bảo sự lónh đạo tập trung thống nhất của Khoa, của ĐHQGHN và sự phối hợp chặt chẽ, liờn thụng, liờn kết giữa Ban Chủ nhiệm Khoa, Bộ phận QHQT, Cỏc Phũng chức năng, cỏc Bộ mụn, Trung tõm trực thuộc nhưng cú sự phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng; đề cao trỏch nhiệm và vai trũ chủ động, sỏng tạo của cỏc đơn vị, cỏ nhõn trong Khoa; tụn trọng, khuyến khớch cỏc đề xuất, sỏng kiến; đảm bảo sự đồng bộ, kểm tra, giỏm sỏt chặt chẽ của cỏc cấp quản lý.

3.2.2.2. Xõy dựng thủ tục và quy trỡnh thực hịờn đối với cụng tỏc HTQT:

1) Quản lý đoàn vào:

- Bước 1: Lập kế hoạch đoàn vào:

Bộ phận QHQT là đầu mối phối hợp với Bộ phận Tài vụ lập kế hoạch đoàn vào theo năm học theo hướng dẫn của ĐHQGHN, xin ý kiến Ban Chủ nhiệm Khoa và trỡnh ĐHQGHN phờ duyệt.

- Bước 2: Thủ tục đoàn vào:

Bộ phận QHQT là đầu mối làm cỏc cụng văn xin phộp ĐHQGHN cho đún tiếp cỏc đoàn đó được duyệt theo kế hoạch và kể cả những đoàn khỏch đột xuất chưa được duyệt .

Cung cấp cỏc mẫu đơn, thụng tin cần thiết để làm thủ tục vida cho khỏch nước ngoài theo quy định của ĐHQGHN

- Bước 3: Thủ tục gia hạn thời gian cụng tỏc, học tập tại Khoa của chuyờn gia, giảng viờn và sinh viờn nước ngoài

Bộ phận QHQT cung cấp mẫu đơn xin gia hạn, hướng dẫn thủ tục cho người xin gia hạn.

Người xin gia hạn làm đơn trỡnh bày mục đớch xin gia hạn với Ban Chủ nhiệm Khoa, xin xỏc nhận của Phũng QLĐT&KH nếu là sinh viờn đang theo học tại Khoa rồi chuyển lại cho Bộ phận QHQT.

Bộ phận QHQT là đầu mối tiếp nhận và xử lý hồ sơ: làm đơn xin gia hạn gửi Phũng Quản lý xuất nhập cảnh (đối tượng do Khoa quản lý) hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Cụng an (đối tượng do ĐHQGHN quản lý). Tuỳ trường hợp cụ thể mà Bộ phận QHQT cú thể yờu cầu khỏch bổ sung giấy cam đoan thực hiện đỳng nội dung, mục đớch xin gia hạn theo quy định của ĐHQGHN.

Bộ phận QHQT giải quyết thủ tục xin gia hạn của người nước ngoài tại Phũng XNC hoặc Cục XNC tương ứng và bỏo cỏo Giỏm đốc ĐHQGHN (qua Ban QHQT)

- Bước 4: Tiếp nhận sinh viờn người nước ngoài đến học tập tại Khoa.

Bộ phận QHQT phối hợp với Bộ phận Cụng tỏc CT-HSSV của Khoa làm cỏc thủ tục hồ sơ tiếp nhận sinh viờn người nước ngoài đến học tập, nghiờn cứu, thực tập hoặc học khoỏ học ngắn hạn tại Khoa, sau đú trỡnh ĐHQGHN phờ duyệt (nếu đối tượng là sinh viờn người nước ngoài đến học hệ chớnh quy)

Bộ phận QHQT Khoa hướng dẫn và giải quyết cỏc thủ tục nhập cảnh, gia hạn thời gian học tập, nghiờn cứu của sinh viờn người nước ngoài đến học tập tại Khoa.

- Bước 5: Đún tiếp và làm việc với cỏc đoàn khỏch chớnh thức của Khoa Bộ phận QHQT của Khoa chịu trỏch nhiệm:

Xin ý kiến ĐHQGHN về việc đún tiếp cỏc đoàn khỏch

Dự trự và thanh quyết toỏn kinh phớ đún tiếp khỏch;

Trao đổi thụng tin, lập kế hoạch làm việc với khỏch;

Chuẩn bị nội dung làm việc (tài liệu, thụng tin về đối tỏc, đề xuất hợp tỏc)

Chủ trỡ nghi lễ đún, tiễn khỏch;

Bố trớ chỗ ở, đi lại, sinh hoạt cho khỏch,

Trỡnh Ban Chủ nhiệm Khoa quyết định thành phần tham gia đún tiếp, làm việc với khỏch;

Mời cỏc đơn vị, cỏ nhõn liờn quan tham gia đún tiếp, làm việc với khỏch theo yờu cầu của Ban Chủ nhiệm Khoa.

Bố trớ phiờn dịch làm việc với khỏch (nếu cần)

Tổ chức tham quan, khảo sỏt cho khỏch khi cú yờu cầu (đảm bảo cỏc quy định về bảo vệ bớ mật quốc gia và cỏc quy định khỏc của Nhà nước và địa phương)

Tổ chức chiờu đói, quà tặng cho khỏch theo yờu cầu của Ban Chủ nhiệm Khoa;

Phối hợp với Phũng HCTH (Bộ phận Văn thư và CSVC) để bố trớ đăng ký lịch tuần và chuẩn bị phũng họp, trang thiết bị, trang trớ và lễ tõn trong phũng họp.

Ghi chộp biờn bản làm việc và tổng hợp nội dung làm việc thành bản ghi nhớ;

Đề xuất kế hoạch triển khai cỏc thoả thuận theo nội dung làm việc để trỡnh Chủ nhiệm Khoa quyết định;

Đụn đốc, giỏm sỏt việc thực hiện cỏc kế hoạch núi trờn.

2) Quản lý đoàn ra:

- Bước 1: Lập kế hoạch đoàn ra:

Bộ phận QHQT Khoa phối hợp với Bộ phận Tài vụ lập kế hoạch cử đoàn đi cụng tỏc, học tập ở nước ngoài (đoàn ra) trong kế hoạch ngõn sỏch của năm sau trỡnh ĐHQGHN phờ duyệt trước ngày 30/6 hàng năm. Kế hoạch phải nờu rừ mục tiờu, nội dung, sản phẩm; yờu cầu và số lượng từng đoàn ra; tờn đơn vị dự kiến đến cụng tỏc, học tập; nguồn và dự toỏn kinh phớ, cỏc thụng tin cần thiết khỏc.

Bộ phận QHQT cú trỏch nhiệm phối hợp với Bộ phận Tài vụ lập dự toỏn kinh phớ cho đoàn cụng tỏc nước ngoài của Ban Chủ nhiệm Khoa; chuẩn bị kế hoạch, nội dung và chương trỡnh làm việc chi tiết, tài liệu, thụng tin về nội dung, đối tỏc và nước đến cụng tỏc; hoàn thành cỏc thủ tục xuất nhập cảnh; đặt và mua vộ mỏy bay, quà lưu niệm; tạm ứng, thanh toỏn kinh phớ.

- Bước 2: Thủ tục xuất cảnh của cỏn bộ, giảng viờn, sinh viờn của Khoa đi cụng tỏc, học tập ở nước ngoài và bỏo cỏo kết quả cụng tỏc, học tập ở nước ngoài.

Bộ phận QHQT hướng dẫn thủ tục xin phộp đi nước ngoài của đương sự theo đỳng quy định hiện hành của Nhà nước, ĐHQGHN;

Bộ phận QHQT là đầu mối tiếp nhận hồ sơ xin đi cụng tỏc, học tập ở nước ngoài của đương sự và gửi Ban Quan hệ quốc tế ĐHQGHN

Bộ phận QHQT cú trỏch nhiệm đốc thỳc đương sự đi nước ngoài nộp sản phẩm, bỏo cỏo kết quả chuyến đi chậm nhất là 10 ngày sau khi trở về nước theo như quy định đó được hướng dẫn trước khi đi nước ngoài.

- Bước 3: Thủ tục gia hạn thời gian cụng tỏc, học tập ở nước ngoài của cỏn bộ, viờn chức, nghiờn cứu sinh, học viờn cao học, sinh viờn, học sinh.

Bộ phận QHQT hướng dẫn thủ tục, hồ sơ xin gia hạn cho đương sự, bao gồm:

- Đơn xin gia hạn

- Văn bản đề nghị hoặc chấp thuận cho gia hạn của tổ chức, cỏ nhõn nước ngoài. - Cam kết, xỏc nhận về trỏch nhiệm tài chớnh của tổ chức/cỏ nhõn tài trợ; - Cụng văn của Khoa đề nghị xin gia hạn cho đương sự,

- Bản sao quyết định đi nước ngoài và quyết định xin gia hạn lần trước đú (nếu cú)

Bộ phận QHQT tiếp nhận và gửi hồ sơ đề nghị gia hạn đến ĐHQGHN qua Ban Tổ chức Cỏn bộ ( nếu là cỏn bộ, viờn chức) hoặc Ban Chớnh trị cụng tỏc HSSV (nếu là sinh viờn, học viờn, nghiờn cứu sinh)

- Bước 4: Thủ tục thu nhận cỏn bộ, viờn chức đi nước ngoài về nước:

Bộ phận QHQT hướng dẫn đương sự đi nước ngoài về nước làm thủ tục thu nhận về đơn vị tiếp tục cụng tỏc đối với cỏn bộ, viờn chức được cử đi cụng tỏc, học tập ở nước ngoài trong thời hạn từ 30 ngày trở lờn. Hồ sơ bao gồm:

- Bỏo cỏo kết quả sản phẩm

- Bản sao quyết định đi nước ngoài

Hồ sơ đề nghị thu nhận gửi Bộ phận Tổ chức cỏn bộ Khoa chậm nhất là sau 15 ngày kể từ khi về nước

Chủ nhiệm Khoa ký quyết định thu nhận cỏn bộ về nước (nều đương sự là Chủ nhiệm Khoa sẽ do Giỏm đốc ĐHQGHN ký quyết định thu nhận) và bỏo cỏo ĐHQGHN (qua Ban Tổ chức Cỏn bộ)

3) Ký kết văn kiện hợp tỏc quốc tế:

Bộ phận Quan hệ quốc tế chịu trỏch nhiệm: - Bước 1: Chủ trỡ tổ chức buổi lễ ký kết:

Phối hợp với đối tỏc và cỏc đơn vị cú liờn quan chuẩn bị dự thảo nội dung văn bản trỡnh ký kết trỡnh Chủ nhiệm Khoa;

Phối hợp với Bộ phận CSVC phũng HCTH làm cỏc thủ tục, quy trỡnh tổ chức lễ ký kết văn kiện hợp tỏc như: lễ tõn, lưu văn bản ký kết, mời cỏc đơn vị, cỏ nhõn liờn quan tham dự lễ ký kết.

Bỏo cỏo ĐHQGHN (qua Ban Quan hệ quốc tế)

- Bước 2: Tổ chức thực hiện nội dung hợp tỏc đó được ký kết:

Bộ phận Quan hệ quốc tế là đầu mối phối hợp với cỏc đơn vị thuộc Khoa tổ chức triển khai việc thực hiện cỏc nội dung hợp tỏc theo văn bản do Khoa ký kết;

Bỏo cỏo ĐHQGHN về tiến trỡnh, kết quả thực hiện

4) Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

- Bước 1: Thủ tục xin phộp:

Bộ phận Quan hệ quốc tế phối hợp với cỏc Trung tõm thuộc Khoa làm cụng văn xin phộp ĐHQGHN về việc tổ chức hội thảo theo hướng dẫn của Ban Quan hệ quốc tế, nội dung chớnh bao gồm: Mục đớch, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức, thành phần tham dự, số lượng, danh sỏch đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài và dự trự kinh phớ tổ chức hội nghị, hội thảo (nờu rừ phần kinh phớ do phớa nước ngoài chi và phớa Việt Nam chi)

- Bước 2: Chủ trỡ hoặc phối hợp với cỏc đơn vị thuộc Khoa tổ chức hội nghị, hội thảo đó được ĐHQGHN cho phộp theo đỳng quy định hiện hành của Nhà nước, ĐHQGHN;

- Bước 3: Bỏo cỏo kết quả hội nghị, hội thảo trong vũng 15 ngày sau khi kết thỳc hội nghị, hội thảo; kiến nghị và tổ chức triển khai cỏc hoạt động liờn quan sau hội nghị, hội thảo.

5) Quản lý cỏc quỹ, dự ỏn, học bổng do nƣớc ngoài tài trợ

- Bước 1: Bộ phận quan hệ quốc tế phối hợp với Phũng CTCT-HSSV hoặc cỏc Trung tõm lập hồ sơ xin phộp tiếp nhận quỹ, dự ỏn, học bổng, viờn trợ để trỡnh Giỏm đốc ĐHQGHN theo đỳng quy trỡnh và quy định hiện hành của ĐHQGHN;

- Bước 2: Theo dừi kết quả trả lời của ĐHQGHN để triển khai cỏc khõu tiếp theo - Bước 3: Bộ phận quan hệ quốc tế là đầu mối phối hợp với cỏc đơn vị liờn quan phỏt triển, khai thỏc, tiếp nhận và triển khai thực hiện cỏc dự ỏn, quỹ do nước ngoài tài trợ cho Khoa, đồng thời quản lý dự ỏn, quỹ, học bổng, viện trợ và định kỳ bỏo cỏo ĐHQGHN.

3.3. Vận hành hệ thống đảm bảo chất lƣợng đào tạo bậc đại của Khoa Luật ĐHQGHN

Việc vận hành hệ thống đảm bảo chất lượng hay cũn lại là vận hành hệ thống quản lý chất lượng tức là thực hiện cỏc thủ tục quy trỡnh đó xõy dựng. Xõy dựng hệ thống ĐBCL đó khú, nhưng việc vận hành hệ thống đú sao cho hiệu quả, đạt được mục tiờu như mong đợi cũn khú hơn rất nhiều. Bởi lẽ, việc vận hành hệ thống cũn phụ thuộc rất nhiều vào cỏc yếu tố chủ quan và khỏch quan. Do vậy, trước hết cần phải làm đỳng như những gỡ đó viết, đó xõy dựng và tuõn thủ triết lý của mụ hỡnh Quản lý chất lượng tỏng thể TQM đú là “tất cả mọi người bất kỳ ở cương vị nào cũng đều là người quản lý chất lượng của phần việc được giao và hoàn thành nú một cỏch tốt nhất với mục đớch cao nhất là thoả món nhu cầu của khỏch hàng”.

Trong quỏ trỡnh vận hành cần phải lập hồ sơ, theo dừi, ghi chộp cụ thể chi tiết cỏc khõu thực hiện để làm cơ sở cho việc chỉnh sửa, cải tiến những khõu chưa đạt, hoàn thiện những quy trỡnh đó xõy dựng và đảm bảo việc vận hành liờn tục của quỏ trỡnh quản lý, cú như thế mới cú thể đảm bảo được chất lượng đào tạo mong đợi. Hơn nữa trong quỏ trỡnh thực hiện phải thường xuyờn kiểm soỏt để quỏ trỡnh vận hành khụng đi chệch mục tiờu. Trong việc kiểm soỏt, từng thành viờn và lónh đạo của cỏc bộ phận luụn luụn phải phỏt hiện những sai sút, khiếm khuyết để rỳt kinh nghiệm và hoàn thiện theo chu trỡnh P-D-C-A của Deming (Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hoàn thiện, cải tiến) và quan trọng là phải tạo sản phẩm đầu ra thoả món yờu cầu của khỏch hàng.

Vớ dụ : Sinh viờn nước ngoài yờu cầu Bộ phận Quan hệ quốc tế làm thủ tục

xin gia hạn vida và gia hạn tạm trỳ để tiếp tục học tập, trỡnh tự tiến hành như sau: - Yờu cầu của Sinh viờn: Muốn cú vida để tiếp tục học tập tại Khoa và được tạm trỳ hợp phỏp tại Việt Nam

- Thiết kế quy trỡnh từ khi sinh viờn đến xin gia hạn vida cho đến khi cú vida như sau:

+ Sinh viờn làm đơn xin gia hạn vida và xin xỏc nhận của lónh đạo Phũng QLĐT&KH, đúng dấu và gửi lại chuyển cho cỏn bộ Bộ phận Quan hệ quốc tế để làm thủ tục.

+ Sinh viờn nộp hộ chiếu cho cỏn bộ QHQT

+ Bộ phận Quan hệ quốc tế tiếp nhận đơn và hộ chiếu của sinh viờn + Cỏn bộ Bộ phận QHQT làm cụng văn gửi Phũng XNC xin gia hạn vida theo cỏc thụng tin trong đơn và cho sinh viờn ký rồi xin chữ ký của Lónh đạo Khoa phụ trỏch hoạt động quan hệ quốc tế.

+ Thu tiền làm vida của sinh viờn theo qui định của Phũng XNC- Cụng anTP Hà Nội.

+ Chuyển cụng văn đó cú chữ ký của lónh đạo đến Bộ phận Văn thư vào số, đúng dấu và lưu trữ.

+ Ra phũng XNC - Cụng an TP Hà Nội làm vida cho sinh viờn

+ Hẹn sinh viờn một tuần sau đến lấy vida (theo quy định của Phũng xnc thời hạn giải quyết từ khi nhận đơn là 07 ngày).

Để cú quy trỡnh làm gia hạn vida cho sinh viờn nước ngoài nhanh nhất như trờn, Bộ phận Quan hệ quốc tế của Khoa đó phải xõy dựng một hệ thống quy định hướng dẫn cỏc thủ tục xuất nhập cảnh và gia hạn tạm trỳ cho sinh viờn người nước