DỆT MAY SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN
2.2.4. Tình hình thực hiện quy trình xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản
Công ty thực hiện nhiều hoạt động để giới thiệu sản phẩm của mình ra thị trường thế giới như: tham gia hội chợ thương mại, trên trang web của Công ty, trên kênh truyền hình quốc tế, hoặc thơng qua các ấn phẩm bỏo chớ…Qua cỏc thơng tin đó, khách hàng Nhật Bản muốn thực hiện giao dịch kinh doanh với Công ty sẽ trao đổi thông tin qua điện tử (Email), sau đó tiến
hành đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương. Sau khi hợp đồng được ký kết, Vinateximex sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng.
Công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB, CIF, thanh toán bằng phương thức L/C (Letter of credit). Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang Nhật gồm các bước sau :
Hình 2.6. Sơ đồ quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C Chuẩn bị và kiểm tra hàng XK Làm thủ tục hải quan Mua bảo hiểm
Giao hàng cho người vận tải
Làm thủ tục thanh toán
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.2.4.1. Hợp đồng xuất khẩu
Bởi mỗi thị trường, mỗi đối tác có những đặc điểm khác nhau. Vì vậy, khơng thể đồng nhất các loại hợp đồng. Cơng ty có một bộ phận chun tìm hiểu thị trường và soạn thảo hợp đồng.
Hợp đồng xuất khẩu bao gồm những nội dung sau: tên hàng, số lượng, chất lượng, mô tả sản phẩm, thời gian giao hàng…
Mọi thỏa thuận trong hợp đồng hai bên phải có nghĩa vụ thực hiện, nếu khơng thực hiện đúng, bên vi phạm phải bồi thường và bị xử phạt theo quy định trong hợp đồng.
2.2.4.2. Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C
Công ty đôn đốc người mua mở L/C đúng hạn được quy định trong hợp đồng trước khi xuất hàng. Đây là công tác bước đầu tránh rủi ro cho Công ty khi đã xuất hàng mà người mua khơng có khả năng chi trả, dẫn đến khiếu nại quốc tế. Sau khi nhận được fax của ngân hàng thông báo việc bên mua đã mở L/C. Công ty tiến hành kiểm tra nội dung, nếu thấy không phù hợp, không đúng với các nội dung được thỏa thuận trong hợp đồng thì yêu cầu người mua sửa chữa lại. L/C đạt yêu cầu, Công ty sẽ thực hiện chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.
2.2.4.3. Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa Xuất khẩu
Khâu này có 2 bước phải thực hiện là chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và kiểm tra chất lượng của hàng hóa đó.
Cơng ty chuẩn bị hàng hóa theo đúng trong nội dung được quy định trong hợp đồng về: tên hàng, số lượng, chất lượng, quy chuẩn mẫu mã hàng hóa, bao bì, kèm theo giấy chứng nhận về chất lượng theo yêu cầu của bên mua. Do yêu cầu về kiểm định chất lượng của Nhật Bản rất khắt khe, nên nếu thiếu giấy chứng nhận chất lượng cũng như chứng nhận nguồn gốc nguyên
liệu của sản phẩm đều bị loại. Công tác này chuẩn bị không cẩn thận sẽ dẫn tới hủy hợp đồng giao dịch giữa hai bên.
Hàng may mặc đều do bộ phận của khối sản xuất thiết kế. Các mẫu mã được đóng thành cataloge làm mẫu đưa đi chào hàng. Hàng xuất khẩu có thể là hàng mẫu hoặc là hàng hóa có sự chỉnh sửa của bên mua về kiểu dỏng, nguyờn liệu…Mặt hàng dệt may của Công ty được sản xuất tại các cơ sở. Chúng được tiến hành kiểm tra thành từng đợt sau khi hoàn thành. Sản phẩm lỗi về khâu cắt may hay lỗi kỹ thuật được loại bỏ luôn. Sau đó hàng hóa đạt tiêu chuẩn sẽ được đưa vào kho. Vì vậy, cơng tác kiểm tra hàng xuất khẩu diễn ra rất nhanh chóng. Tuy nhiên, cơng tác kiểm tra vẫn còn do chủ quan của bên sản xuất, nên vẫn cịn nhiều thiếu sót, vẫn cịn hàng loại trong lơ xuất khẩu.
Trong cơng tác này, Cơng ty thực hiện đóng gói hàng hóa vào bao bì cho tiện việc chun chở ra cảng xuất. Bao bì và đóng gói đều được quy định rõ trong hợp đồng, nội dung ghi thơng tin, thơng số kỹ thuật trên bao bì do bên mua cung cấp. Cơng tác kiểm tra hàng hóa xuất khẩu sẽ hồn thành khi hàng hóa được đóng vào Container.
2.2.4.4. Làm thủ tục hải quan
Công ty làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng. Người làm thủ tục hải quan là người đại diện hợp pháp cho Công ty. Công ty chịu mọi chi phí cũng như thưc hiện đầy đủ mọi thủ tục hải quan.
Khai báo với hải quan về hồ sơ hàng xuất khẩu: hàng hóa được khai theo mẫu HQ2002-XK của cục hải quan. Trong tờ khai bao gồm : chi tiết về sản phẩm (tên hàng hóa, số lượng, chất lượng), tổng giá trị xuất khẩu, nguồn gốc hàng hóa, thơng số kỹ thuật và các chứng từ khác.
Về phân luồng hàng hóa: hầu hết hàng hóa của Cơng ty đều ở mức Yellow line (kiểm tra xác suất) do trong các lần xuất khẩu Công ty chấp hành tốt pháp luật hải quan
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu do nhân viên hải quan đảm nhận. Hàng xuất khẩu có thể được kiểm tra, giám sát quá trình xếp hàng tại cơ sở khi Cơng ty xuất khẩu nguyên container hoặc kiểm tra tại địa điểm được lãnh đạo hải quan chấp nhận. Hàng xuất khẩu sẽ được thông quan khi cán bộ hải quan đóng dấu hồn thành thủ tục hải quan.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Cơng ty là hoạt động xuất nhập khẩu. Vì vậy, cơng tác chuẩn bị cho thủ tục hải quan khơng gặp nhiều khó khăn.
2.2.4.5. Mua Bảo hiểm cho hàng xuất khẩu
Hiện nay, Công ty giao hàng theo điều kiện FOB ( giao lên tàu), tập quán được điều chỉnh trong Incoterms 2000 nên Cơng ty khơng có trách nhiệm trong việc thuê phương tiện chuyên chở.
Bảo hiểm có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động kinh tế. Sự cần thiết tất yếu phải có bảo hiểm trong hoạt động kinh tế là tất yếu khách quan khi rủi ro luôn luôn là thuộc tính của hoạt động kinh doanh. Bảo hiểm có tác dụng bù đắp phần nào cho những thiệt hại đối với đối tượng bảo hiểm. Công ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm loại A. Thời gian được bảo hiểm tính từ ngày hàng bắt đầu rời cảng.
2.2.4.6. Giao hàng cho người vận tải
Theo thời hạn gian hàng như trong hợp đồng, Công ty đến địa điểm để thực hiện giao hàng xuất khẩu.
Công ty tập kết hàng xuất khẩu tại chân cảng hoặc Công ty thuê và tiến hành giao hàng luôn tại cơ sở sản xuất. Trong q trình giao nhận có nhân viên giám sát và kiểm hàng chuyên chở. Sau khi hàng được đóng đủ vào
container, Cơng ty ký vào giấy giao nhận và hồn thành phiếu đóng hàng xuất khẩu.
Hãng vận tải niêm phong và kẹp chì container. Sau đó hàng hóa được vận chuyển đến bến bãi và giao hàng xuống tàu, và giao vận đơn hồn hảo cho Cơng ty.
Cơng ty có nghĩa vụ thơng báo cho bên mua thơng tin về tàu, số hiệu tàu, thời gian tàu đi và tàu đến… ngay sau khi thực hiện xong việc giao hàng.
2.2.4.7. Làm thủ tục thanh tốn
Cơng đoạn tiếp theo của nghiệp vụ ngoại thương là thủ tục thanh tốn. Cơng ty phải lập bộ chứng từ để thanh toán hàng xuất khẩu. Sau khi nhận được vận đơn đường biển hoàn hảo, cán bộ nghiệp vụ ghi đúng số vận đơn vào các chứng từ. Ngoại tệ thanh toán là USD. Phương thức thanh toán được thực hiện theo quy định trong hợp đồng. Công ty áp dụng phương thức điện chuyển tiền (T/T) trong trường hợp các đơn hàng nhỏ, lẻ. Cịn đối với các hợp đồng lớn, Cơng ty sử dụng phương thức thư tín dụng (L/C). Với phương thức này, Cơng ty vẫn cịn gặp một số khó khăn trong cơng tác kiểm tra bộ chứng từ thanh toán.
2.2.4.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Do nắm rõ đặc điểm thị trường Nhật Bản nên Công ty luôn đáp ứng được về thời gian giao hàng và chất lượng, mẫu mã sản phẩm. Tuy nhiên, một số trường hợp vẫn xảy ra những tình trạng mẫu mã bị lỗi do quá trình kiểm tra chưa kỹ. Trong những trường hợp như thế, Công ty đã chủ động đổi hàng và có những cách giải quyết thỏa đáng nên chưa xảy ra nhưng tranh chấp phải cần tới Trọng tài quốc tế.