6. Cấu trúc của luận văn
1.2.3. Kế hoạch chiến lược
Theo Dự án phát triển văn hóa chất lượng trong các trường đại học châu Âu [European University Association, 2005], kế hoạch chiến lược là nhân tố chính để thực hiện thành công văn hóa chất lượng trong trường đại học. Việc phát triển văn hóa chất lượng trong điều kiện không có kế hoạch chiến lược có thể trở thành vô nghĩa hoặc có thể bị kìm hãm. Vì thế, chiến lược được coi như là “chất xúc tác” cho văn hóa chất lượng và cung cấp định hướng chiến lược cho văn hóa chất lượng bằng cách gắn với một định nghĩa về chất lượng trong nhà trường. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng định nghĩa về chất lượng
32
được nhà trường lựa chọn và cách thức để đạt được chất lượng gắn kết chặt chẽ với sứ mạng của mỗi trường đại học. Kế hoạch chiến lược của một trường đại học bao gồm ba khía cạnh nổi bật: nội dung, quá trình phát triển chiến lược và những thách thức trong việc triển khai kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến lược phát triển phải gắn kết chặt chẽ với sứ mạng của trường đại học. Các yếu tố của kế hoạch chiến lược bao gồm xem xét vị trí của nhà trường trong môi trường hoạt động; xác định những đặc điểm riêng biệt, cơ cấu tổ chức của nhà trường và phương thức hoạt động và phối hợp trong công việc giữa các đơn vị và các cấp quản lý của trường.
Trong một phạm vi nhất định, lãnh đạo nhà trường có thể sử dụng mô hình phân tích SWOT (phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức) để xây dựng kế hoạch trung hạn, dài hạn của nhà trường.
Tóm lại, hiểu rõ về sứ mạng của nhà trường là một điều kiện tiên quyết trong việc lập kế hoạch chiến lược, giảm thiểu sự mâu thuẫn (nếu có) trong các mục tiêu của trường.
Theo các nhà nghiên cứu của Dự án phát triển văn hóa chất lượng trong các trường đại học châu Âu [European University Association, 2006], việc xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược một cách rõ ràng và được chia sẻ đến mọi cấp độ quản lý, cán bộ, giảng viên, nhân viên luôn là thách thức lớn đối với các trường đại học có lịch sử lâu đời. Vì thế, quá trình này chỉ thành công khi có một có sự chia sẻ rộng rãi về tầm nhìn trong toàn thể lãnh đạo, cán bộ, giảng viên, nhân viên hoặc ít nhất phải có sự chia sẻ về các mục tiêu tổng quát của nhà trường. Cơ cấu tổ chức, quy mô, lịch sử phát triển, quy chế hoạt động và tài chính của nhà trường đóng vai trò quan trọng trong quá trình này. Như vậy, một trường đại học có quy mô quản lý hợp lý có thể dễ dàng tìm ra cách thức chia sẻ thông tin đến các cán bộ, giảng viên, nhân viên và các bên có liên quan.
33
Một trong những thách thức và khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch chiến lược là quá trình ra quyết định của lãnh đạo nhà trường. Một số khó khăn có thể xuất hiện do các yếu tố bên ngoài và cả trong nội bộ tác động đến các quy trình ra quyết định của lãnh đạo nhà trường. Những tác động yếu tố bên ngoài như chính sách chung của nhà nước, những khó khăn về tài chính hay sự mâu thuẫn giữa yêu cầu của các bên có liên quan và mong muốn của nhà trường cũng ảnh hưởng đến quá trình quyết định của lãnh đạo nhà trường [European University Association, 2006].
Theo các nhà nghiên cứu của Dự án phát triển văn hóa chất lượng trong các trường đại học châu Âu [European University Association, 2006], Ban giám hiệu giữ vai trò chủ đạo trong việc đề ra định hướng chiến lược của nhà trường. Vì thế, sau khi đã thảo luận rộng rãi trong toàn trường, Ban giám hiệu nên đề ra các nguyên tắc chỉ đạo, các vấn đề ưu tiên một cách rõ ràng để chỉ đạo hoạt động của toàn thể cán bộ, giảng viên. Đồng thời, Ban giám hiệu phân định rõ trách nhiệm quyền hạn trong nhà trường, sự phối hợp thực hiện nhiệm vụ và duy trì mối liên hệ chặt chẽ với lãnh đạo các khoa, phòng ban các cấp.
Ban giám hiệu thực hiện hai chức năng lãnh đạo và quản lý [European University Association, 2006]. Vì thế, cũng cần có sự phân định chức năng lãnh đạo và chức năng quản lý. Trong khi, lãnh đạo đưa ra chiến lược tổng thể và đưa ra đường lối cho sự thay đổi (hay nói cách khác, đây là làm những việc đúng), quản lý là việc chấp hành những chính sách đã có (hay nói cách khác, đây là làm đúng việc). Lãnh đạo rất quan trọng trong những thời điểm cần thay đổi, trong khi quản lý duy trì tình trạng hiện tại một cách vững chắc. Điều này cho thấy sự cần thiết trong tầm nhìn chiến lược của ban giám hiệu cũng như sự quản lý chặt chẽ của đội ngũ cán bộ quản lý. Chức năng lãnh đạo thực hiện cam kết chất lượng, hướng đến việc tạo ra sự cam kết của mọi
34
người trong việc tạo dựng và phát triển các mục tiêu và để đảm bảo sự tiếp cận với chất lượng từ dưới lên. Chức năng quản lý thực hiện quản lý chất lượng, đề cập đến công cụ và cơ chế để đo lường, đánh giá, đảm bảo và nâng cao chất lượng. Ban giám hiệu cần phối hợp cả cam kết chất lượng và quản lý chất lượng nhằm tăng cường hiệu quả của văn hóa chất lượng. Hai yếu tố trên chỉ thực sự có hiệu quả khi được phổ biến rộng rãi và được sự tham gia đóng góp ý kiến, sự tham gia có hiệu quả của cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên và thậm chí các bên có liên quan.
Xây dựng kế hoạch chiến lược là bước khởi đầu cho việc tạo dựng văn hóa chất lượng của nhà trường. Tuy nhiên, kế hoạch chiến lượng cần được phổ biến rộng rãi và được toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên thực hiện có hiệu quả [European University Association, 2005].
Sau khi thiết lập kế hoạch chiến lược, nhiệm vụ của Ban giám hiệu là điều hành việc phổ biến và triển khai kế hoạch chiến lược này đến cán bộ, giảng viên, sinh viên và cách bên có liên quan khác. Ban giám hiệu cần tập trung vào việc xúc tiến tầm nhìn, quan điểm về văn hóa chất lượng và nâng cao nhận thức của cán bộ, giảng viên về vấn đề này [European University Association, 2006]. Hơn thế nữa, Ban giám hiệu tổ chức phổ biến các mục tiêu chất lượng và các quyết định có liên quan đến toàn thể cán bộ, giảng viên, sinh viên và các bên có liên quan khác. Trọng tâm không nên chỉ tập trung vào việc phổ biến các sự kiện mà là phổ biến các giá trị chất lượng liên quan đến các hoạt động của trường và vì thế đó là sự cung cấp thông tin có ý nghĩa [European University Association, 2006]. Tuy nhiên, phổ biến thông tin không chỉ trong nội bộ nhà trường. Với vai trò là người phát ngôn của nhà trường với bên ngoài, Ban giám hiệu quảng bá các quá trình thay đổi một cách rộng rãi đến công luận để huy động sự ủng hộ của xã hội và đảm bảo trách nhiệm giải trình đối với xã hội [European University Association, 2005].
35
Trong môi trường cạnh tranh giữa các trường đại học về việc thu hút sinh viên, các trường đại học cần chứng minh với xã hội, các bậc phụ huynh, các sinh viên tương lai, các nhà sử dụng lao động và các đối tác khác về chất lượng đào tạo của nhà trường. Xây dựng quy trình chất lượng nội bộ của nhà trường là điểm xuất phát cho việc chứng minh và chịu trách nhiệm với xã hội về chất lượng của trường [European University Association, 2006].
