Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút (hay dùng phím [Ctrl+Z] hoặc [Alt+Backspace].
Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC.
Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím [Ctrl+Y] 2.3.8. Lặp lệnh
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.3.9. Sử dụng các kỹ thuật ể nhập liệu nhanh
Thực tế, có rất nhiều thao tác chúng ta thực hiện nhiều lần trong quá trình nhập liệu. Có thể nêu ra đây một ví dụ nhƣ đánh số thứ tự cho một danh sách gồm 2000 sinh viên. Rõ ràng, nếu chúng ta biết cách nhập một dãy số từ 1 đến 2000 một cách tự động sẽ giúp tiết kiệm nhiều thao tác. Để giúp tự động hóa cũng nhƣ thuận tiện hơn khi nhập liệu, Excel cung cấp cho chúng ta một số kỹ thuật thao tác khá nhanh và hiệu quả.
2.3.9.1. Sử dụng chức ă AutoFill
Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.
Bảng 2.1 – Danh sách một số AutoFill có sẵn
Các giá trị khở ầu Chuỗi sau khi mở rộng
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...
Text1, textA text2, textA, text3, textA,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,...
Bước 3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ m u đen (Fill handle) óc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng m u đen.
Bước 4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.
Hình 2.5 – Minh họa cách sử dụ tí ă AutoF
bạ muố ề tự ộ (sao c ép) dữ ệu ay cô t ức của ô ệ à c o các ô bê trá , bê p ả , p ía trê ay bê dƣớ ó t ì bạ àm t eo các các sau:
Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle
và kéo theo hƣớng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ đƣợc sao chép.
Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home> nhóm Editing > Fill > chọn hƣớng phù hợp (Down, Right, Up, Left).
Tự tạo da sác AutoFill
Vào nút File > Options > Popular > trong phần trong phần Top options for working with Excel> chọn Edit Custom Lists > hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Addđể thêm vào Custom lists
và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFillvới danh sách tự tạo của bạn.
Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete.
Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.
Sử dụ c ức ă Automat c Completion
Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ô đƣợc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút File > Excel Options > chọn Tab Advance > tại Editing options >Enable AutoComplete for cell values.
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.3.9.2. Sử dụng chức ă AutoCorrect
AutoCorrectgiúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thƣờng hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrectlàm theo các bƣớc sau:
Bước 1. Chọn nút File > Options > Proofing > AutoCorrect Options,
Bước 2. Tại Tab AutoCorrect> Replace text as you type thì chức năn n y mới có tác dụng,
Bước 3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký), Bước 4. Trong hộp With gõ cụm từ đún v o (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký), Bước 5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách.
Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp
Replacevà With, sau đó nhấn nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấn nút Delete.
Hình 2.6 – Minh họa thêm mã tốc ý v và uyê vă
2.4. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU
Sau khi nhập dữ liệu vào ô, bạn có thể chỉnh sửa nội dung trong ô theo một số hình thức sau:
Xóa nội dung trong ô
Thay thế bằng nội dung khác
Sửa nội dung trong ô
2.4.1. Xóa nội dung trong ô
Bước 1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa,
Bước 2. Nhấn Deletetrên bàn phím (cách này thì chỉ xóa nội dung, các định dạng của ô vẫn giữ nguyên).
Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home > Editing > Clear ( ) và chọn các lệnh:
Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng
Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô
Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, vẫn giữ được định dạng, chú thích của ô
Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô (nếu có)
Clear Hyperlinks: Chỉ xóa các liên kết trong ô
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.4.2. Thay thế bằng nội dung khác
Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung tức là bạn đã thay thế nội dung của ô hiện hành bằng một nội dung khác. Trƣớc tiên, bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.
2.4.3. Sửa nội dung trong ô
Nếu nội dung trong ô chỉ gồm vài ký tự thì việc thay thế bằng một nội dung mới là cách làm dễ nhất. Tuy nhiên, nếu nội dung là những chuỗi văn bản khá dài hoặc là những công thức phức tạp thì việc chỉnh sửa sẽ hiệu quả hơn nhiều so với thao tác gõ lại toàn bộ nội dung. Muốn sửa nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
Cách 1:
Nhấp chuột hai lần liên tiếp lên ô cần hiệu chỉnh để vào chế độ hiệu chỉnh, dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh; dùng phím Backspace hoặc Deleteđể xóa một số nội dung; sau đó nhập vào nội dung mới.
Cách 2:
Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh; sau đó làm tƣơng tự các thao tác nhƣ trình bày trong cách 1.
Cách 3:
Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức để vào chế độ hiệu chỉnh. Tuy nhiên, lúc này bạn chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức, không giống nhƣ chỉnh sửa trực tiếp trong ô nhƣ cách 1 và 2.
Tab Advanced trong hộp thoại Excel Options chứa một vùng có tên là Editing Options. Những cài đặt này có ảnh hưởng lên việc soạn thảo trong Excel. Nếu tắt tính năng Allow Editing Directly in Cells (disabled), bạn không thể chỉnh sửa nội dung bằng cách nhấp đúp chuột vào ô. Hơn nữa, khi nhấn F2 cho phép bạn chỉnh sửa nội dung của ô trên thanh công thức (không phải trực tiếp trong ô như đã trình bày ở trên).
Cả 3 cách trên đều đƣa Excel vào chế độ soạn thảo (edit mode). Ở chế độ soạn thảo, thanh công thức hiển thị 2 biểu tƣợng X và Check Mark (xem Hình 2.7). Khi đó:
Từ Edit xuất hiện ngay góc dưới bên trái của thanh trạng thái của màn hình làm việc
Click biểu tƣợng X để hủy việc soạn thảo mà không có thay đổi nội dung trong ô (hoặc nhấn phím ESC có tác dụng tƣơng tự)
Hình 2.7 – Thanh công thức với 2 biểu tƣợng khi vào chế ộ edit
2.5. SAO CHÉP DỮ LIỆU
Khi cần sao chép dữ liệu đến những vị trí khác trong cùng một bảng tính (hoặc vào các bảng tính khác), cần chọn trƣớc vùng ô chứa dữ liệu sao chép, tiếp theo có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
2.5.1. Sử dụ t ao tác Copy – Paste
Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép,
Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ C] hay nhấn nút Copy trên thanh công cụ Home, Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùng cần sao chép đến,
Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home.
2.5.2. Dù F Ha d e
Bước 1. Trỏ vào Fill Handle của vùng dữ liệu nguồn, con trỏ chuột chuyển thành dấu + Bước 2. Kéo rê Fill handle theo chiều đứng hoặc chiều ngang rồi buông phím chuột
2.5.3. ết ợp vớ p ím Ctr
Bước 1. Chọn khối vùng dữ liệu cần sao chép.
Bước 2. Point v o đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột sẽ chuyển th nh hình mũi tên. Bước 3. Giữ Ctrl đồng thời Kéo rê đến vị trí vùn đích (sẽ xuất hiện một khung mờ và dấu
cộng + nhỏ) sau đó uôn phím chuột.
Lưu ý:
Có thể thực hiện lệnh Paste nhiều lần để sao chép sang nhiều vùng đích khác nhau trong cùng bảng tính hoặc sang các bảng tính khác.
Để sao chép cùng lúc vào nhiều vùng rời nhau, ta phải chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh Paste.
Khi sao chép vào một vùng đang chứa dữ liệu thì Excel tự động ghi đè lên dữ liệu cũ mà không hiện thông báo.
Địa chỉ ghi trong công thức vùng nguồn sẽ đƣợc tự động thay thế tƣơng ứng với vị trí vùng đích (ngoại trừ những ô đƣợc chỉ định bằng địa chỉ tuyệt đối).
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.5.4. Lệ F
Thƣờng dùng để sao chép công thức và thực hiện cho các vùng liên tục
Chọn vùng sẽ sao chép dữ liệu (ô đầu tiên có chứa dữ liệu)
Chọn lệnh Home > Editing > Fill.
Chọn:
- Right: Sao chép dữ liệu sang các ô bên phải. - Left: Sao chép dữ liệu sang các ô bên trái. - Down: Sao chép dữ liệu các ô bên dƣới. - Up: Sao chép dữ liệu các ô bên trên.
- Series…: Tạo một dãy số cộng hãy dãy số nhân
Lưu ý:
Có thể điền dữ liệu cho nhiều vùng rời nhau cùng lúc. Khi đó phải thực hiện việc chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh.
Có thể dùng nút Undo để hủy bỏ hoặc phím F4 để lặp lại việc điền dữ liệu.
2.6. DI CHUYỂN DỮ LIỆU
Khi cần di chuyển dữ liệu đến một vị trí khác trong bảng tính (hoặc đến bảng tính khác) trƣớc hết, bạn chọn vùng ô chứa dữ liệu cần di chuyển, sau đó có thể thực hiện di chuyển bằng một trong các cách sau:
2.6.1. Sử dụ t ao tác Cut – Paste
Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép,
Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ X] hay nhấn nút Cut trên thanh công cụ Home, Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùn đích
Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home.
2.6.2. Dù F Ha d e
Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển th nh mũi tên .
Chọn:
OK: ghi đè lên dữ liệu đã có.
Cancel: hủy bỏ việc di chuyển.
Nếu bạn muốn chèn dữ liệu mới vào vùng đích, hãy giữ phím Shift trong khi Kéo rê rê chuột đến vị trí mới. Khi đó, khung mờ trở thành các đường mờ |—| , I (đẩy dữ liệu cũ xuống dưới hay sang phải).
Địa chỉ ghi trong công thức của vùng nguồn vẫn đưỡc giữ nguyên khi di chuyển đến vị trí mới.
Cách Kéo rê chuột chỉ được thực hiện trong vùng của một bảng tính.
2.6.3. Dù F Ha d e sử dụ út c uột p ả
Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển th nh mũi tên .
Bước 2. Nhấn và giữ nút phải của chuột và Kéo rê rê vùng chọn đến vị trí vùn đích. Khi thả nút chuột sẽ xuất hiện Shortcut menu ta quan tâm đến các chọn lựa sau:
Move here: Di chuyển dữ liệu.
Copy here: Sao chép dữ liệu.
Shift Down and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành xuống dƣới.
Shift Right and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành qua phải.
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
“No one saves us but ourselves. No one can and no one may. We ourselves must walk the path.”
Buddha
3.1. CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ BẢNG TÍNH
Phần này trình bày các thao tác cơ bản để quản lý worksheet nhƣ các thao tác thêm, xóa, di chuyển, sao chép, đổi tên…
3.1.1. Chèn bảng tính
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Insert,
Bước 3. Chọn Worksheet,
Bước 4. Chọn OK.
Hình 3.1 – Chèn một bảng tính mới vào sổ bả tí a mở
Ngoài ra, có thêm một vài cách thực hiện khác:
Cách 2:
Nhấn vào nút trên thanh sheet tab
Cách 3:
Dùng tổ hợp phím [Shift+F11]chèn sheet mới vào trƣớc sheet hiện hành.
Cách 4:
3.1.2. Xoá bỏ bảng tính
Hình 3.2 – Xóa bỏ bảng tính a àm v ệc
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Delete,
Bước 3. Bấm vào nút Delete.
Ngoài ra, chúng ta có thể thực hiện theo cách khác nhƣ sau:
Bước 1. Chọn sheet muốn xóa > chọn Home >Cells > Delete > Delete sheet
Bước 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.
3.1.3. Đổi tên bảng tính
Bước 1. Bấm double vào Tab Sheet, hoặc bấm phải vào Tab Sheet > Rename, Bước 2. Nhập tên mới và Enter.
Hình 3.3 – Đổi tên bả tí a àm v ệc
Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : (dấu hai chấm), / (dấu nghiêng phải), \ (dấu nghiêng trái), ? (dấu hỏi), * (dấu sao).
3.1.4. Sao chép bảng tính
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Move or copy,
Bước 3. To Book: Chọn Book sẽ nhận Sheet cần sao chép, Bước 4. Before Sheet: chọn vị trí Sheet trong Book mới, Bước 5. Chọn mục Create a copy,
Bước 6. Chọn OK.
Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép > giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab > thả trái chuột. Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím [Ctrl + nhấp chuột] để chọn sheet.
Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mở workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).
3.1.5. Di chuyển bảng tính
Thực hiện tƣơng tự nhƣ thao tác sao chép bảng tính nhƣng không chọn mục Create a copy
Nếu sao chép hay di chuyển 1 Sheet từ Book này sang Book khác, cần phải mở cả 2 Book
Nếu sao chép hay di chuyển trong cùng 1 Sheet, tại mụcTo book: chọn chính tên Book chứa Sheet cần sao chép
Trong một số trƣờng hợp, chúng ta có thể hiểu thao tác di chuyển các worksheet là thực hiện sắp xếp worksheet. Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet nhƣ:
Cách 1
Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.
Cách 2
Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trƣớc nó, sau đó nhấn OK.
Hình 3.5 – Minh họa thao tác sao chép hoặc di chuyển bảng tính
3.1.6. Hiển thị cửa sổ viết Code trong Excel
Hình 3.6 – Cửa sổ viết code VBA ể xử lý tự ộng một số công việc
Đôi khi, bạn cần phải lập một hàm không có sẵn trong Excel để giải quyết công việc. Khi đó, cửa