Lệnh GOTO

Một phần của tài liệu Giáo trình excel 2010 (Trang 82 - 155)

Một tính năng khác thể hiện qua lệnh GOTO.

Bước 1. Nhấn F5 hoặc [Ctrl+G] hoặc Home > Editing > Go To… để xuất hiện hộp thoại GOTO như Hình 4.6,

Bước 2. Nhập địa chỉ cần di chuyển đến trong khung Reference. Bước 3. Nhấn Special để chỉ định các đặc điểm khác khi định vị. Bước 4. Nhấn nút OK.

Hình 4.6 – Hộp thoại Goto

4.7. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU

Những ai biết sử dụng máy tính đều có thể cảm nhận sự quan trọng của chức năng tìm kiếm. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong trƣờng hợp bạn muốn thay thế một từ nào đó bằng một từ mới trong toàn bảng tính (kể cả sổ bảng tính). Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:

Bước 1. Chọn Home > Editing > Find & Select, Bước 2. Chọn Find hoặc Replace

BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU

 Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bƣớc trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bƣớc trên). Chúng ta có thể chỉ ra chính xác định dạng (nhƣ màu sắc, kiểu chữ, cỡ chữ…) của đối tƣợng cần tìm bằng cách nhấn nút Format....

 Nhấn nút Options để tìm thêm các tùy chọn

chú thích (Comment). Vì thế, chúng ta cũng có thể chỉ rõ tìm kiếm trong Formulas, Value hay Comments.

- Ô Match case: khi tick vào ô này bạn muốn nói với Excel rằng việc so sánh trong quá trình tìm kiếm phải phân biệt chữ cái thƣờng và chữ cái in cũng nhƣ các trƣờng hợp khác.

Ví dụ: tìm kiếm chữ “học liệu” trên bảng tính, nếu bạn sử dụng tùy chọn này thì các từ “Học Liệu” hay “HỌC LIỆU” sẽ không phải là các kết quả cần tìm.

- Ô Match entire cell contents: khi sử dụng tùy chọn này, bạn muốn Excel tìm kiếm những ô nào trong bảng tính mà có toàn bộ nội dung (content) của nó khớp với những từ trong Find What.

 Trong ba nút trên hộp thoại Find and Replace, Find All dùng để tìm toàn bộ và hiển thị kết quả ra phía dƣới hộp thoại. Bạn có thể click vào một kết quả nào đó để nhảy nhanh đến vị trí cần tìm.

4.8. PHÍM TẮT

Đối với những bạn muốn sử dụng thành thạo một phần mềm ứng dụng trên máy tính, một lời khuyên là nên sử dụng thành thạo nhiều tổ hợp phím tắt để ra lệnh nhanh và chính xác. Phần này sẽ trình bày một số tổ hợp phím tắt thông dụng và các thủ thuật bổ ích khác.

4.8.1. Truy cập Ribbon

Khi muốn truy cập đến các nhóm lệnh trên thanh Ribbon nhƣ Home, Insert, Pa e Layout… ta nhấn phím Alt một lần (không cần nhấn và giữ phím Alt). Khi đó, các ký tự đại diện của nhóm lệnh sẽ hiển thị, bạn chỉ cần nhấn phím tƣơng ứng với ký tự đại diện của nhóm lệnh cần truy cập. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng những phím mũi tên () trên bàn phím để chuyển đổi qua lại giữa các nhóm lệnh trên thanh Ribbon.

Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, ta nhấn phím Alt một lần hoặc nhấn phím Esc.

4.8.2. Danh sách tổ hợp phím tắt ê qua ến các thao tác soạn thảo

Tổ hợp phím tắt Ý nghĩa

Enter Ghi dữ liệu vào ô, di chuyển con trỏ soạn thảo xuống dƣới Esc Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi

F4 hay Ctrl + Y Lặp lại thao tác vừa làm

Alt + Enter Bắt đầu dòng mới trong một ô (xuống dòng trong một ô) Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn

BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU Ctrl + Delete Xóa tất cả các chữ trong một dòng

Các phím mũi tên Di chuyển lên hoặc xuống một ô, qua trái hoặc phải một ô Home Di chuyển về đầu hàng

Ctrl + D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dƣới Ctrl + R Chép dữ liệu từ ô bên trái sang phải

Shift + Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên ô hiện hành Tab Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển qua phải ô hiện hành Shift + Tab Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển qua trái ô hiện hành = Bắt đầu công thức

F2 Đƣa con trỏ soạn thảo vào ô để thực hiện chỉnh sửa dữ liệu Ctrl + F3 Đặt tên vùng chọn

F3 Dán một tên đã đặt vào công thức

F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Sổ bảng tính đang mở Shift + F9 Cập nhật tính toán trong Sheet hiện hành

Alt + = Chèn công thức AutoSum

Ctrl + ; Nhập ngày tháng hiện hành vào ô/vùng đang chọn Ctrl + Shift + : Nhập thời gian hiện hành vào ô/vùng đang chọn Ctrl + K Chèn một siêu liên kết (hyperlink)

Ctrl + Shift + ” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl + ‟ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức Ctrl + Shift + A Chèn cặp ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công

thức

4.8.3. Danh sách tổ hợp phím tắt ê qua ế ịnh dạng

Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với 2 chữ số phần thập phân Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Date cho ngày tháng năm

Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Number với 2 chữ số phần thập phân Ctrl + Shift + & Thêm đƣờng viền ngoài

Ctrl + Shift + - Bỏ đƣờng viền Ctrl + B Bật/tắt chế độ in đậm/không in đậm Ctrl + I Bật/tắt chế độ in nghiêng/không in nghiêng Ctrl + U Bật/tắt chế độ gạch dƣới Ctrl + 5 Bật/tắt chế độ gạch giữa/không gạch giữa Ctrl + 9 Ẩn dòng Ctrl + Shift + ( Hiển thị dòng ẩn

BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG

BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÒ CÁC ĐỐI TƢỢNG

5.1. PHƢƠNG PHÁP THIẾT LẬP CÔNG THỨC

Trong thực tế khi thực hiện công tác quản lý nếu đối tƣợng đƣợc quản lý có khối lƣợng lớn (dòng/ cột) khi đó công việc quản lý sẽ trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian hơn nếu ta thực hiện theo phƣơng pháp quản lý truyền thống, quản lý bằng tay trên giấy.

Sẽ đơn giản hơn nếu đƣợc ứng dụng và quản lý bằng phần mềm Excel trên máy tính, khi đó vấn đề đặt ra là chúng ta sẽ quản lý thế nào để đạt đƣợc tính khả thi về thời gian và hiệu quả về mức độ tổng quát.

Và “công thức” sẽ giúp chúng ta thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra thông qua menu Formulas

Hình 5.1 – Thanh Formulas

5.1.1. Công thức là gì

Công thức là công cụ có tính tiện dụng cao, “công thức” có chức năng thực hiện và xử lý các thao tác tính toán nhằm giúp giải quyết các tình huống phát sinh liên quan trong thực tế tại doanh nghiệp, với hiệu quả đạt đƣợc nhƣ sau:

 Thời gian và tốc độ xử lý

 Tính đồng bộ

 Tính tự động

Đối với Excel 2010, công thức có thể chứa đến 8,192 ký tự và đƣợc kết hợp với bất kỳ các toán tử nào bên trong.

5.1.2. Lập công thức ƣ t ế nào

Công thức trong Excel điều có dạng cú pháp tổng quát nhƣ sau:

Cú pháp

= Biểu thức tính toán

(1) (2)

Ví dụ

Hình 5.2 – Minh họa công thức

Để tính đƣợc số Ngày về cho các chuyến du lịch, ngƣời sử dụng cần thực hiện các thao tác sau:

Bước 1. Lập công thức cho ô Ngày về,

= ô Ngày xuất phát (E3) + ô Số ngày đi (F3)

Bước 2. Sao chép công thức đến chuyến cuối cùng trong bảng tính.

5.2. CÁC ĐỐI TƢỢNG BÊN TRONG

Toá tử tí toá Toán

tử Xử lý Minh họa Kết xuất

+ Cộng =10+4 14

- Trừ =30-10 20

* Nhân =2*2 4

/ Chia =15/3 5

^ Lũy thừa =2^3 8 & Nối chuỗi =”Hoa” & “Sen” HoaSen

Toá tử so sá Toán

tử Xử lý Minh họa Kết xuất

= Bằng =B5=C6 (Nếu B5=20, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE > Lớn hơn =B5>C6 (Nếu B5=10, C6=20) Xuất ra kết quả FALSE < Nhỏ hơn =B5<C6 (Nếu B5=10, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE >= Lớn hơn hoặc bằng =B5>=C6 (Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả FALSE <= Nhỏ hơn hoặc bằng =B5<=C6 (Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE

BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG (Nếu B5=30, C6=20) TRUE

, Dấu cách các tham chiếu

=Sum(B5,C6)

(Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả là 50 : Tham chiếu

mảng

=Sum(B5:D5)

(Nếu B5=3,C5=2, D5=3) Xuất ra kết quả là 10 Khoảng trắng Trả về các ô giao giữa 2 vùng =B1:B3 A2:C2 (Nếu B1=10,B2=2,B3=5 và A2=4,C2=6) Trả về giá trị của ô B2 là 2

Độ ƣu t ê của các toá tử

Mức độ ƣu tiên là tập hợp các quy tắc để khi các toán tử tham gia vào công thức tính toán phải tuân theo đúng với chế độ ƣu tiên đó

Toán tử Minh họa Cấp ộ

: (hai chấm) (1 khoảng

trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1 – Số âm (ví dụ –1) 2

% Phần trăm 3

^ Lũy thừa 4

* và / Nhân và chia 5 + và – Cộng và trừ 6

& Nối chuỗi 7

= <><= >= <> So sánh 8

Lưu ý: Tuy nhiên cũng có trường hợp thay đổi mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng cặp dấu ngoặc đơn cho các toán tử

5.3. CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG

5.3.1. Sao chép công thức

Sau khi thực hiện xong các thao tác tính toán cho công thức nhằm giảm thời gian thực hiện và tạo tính an toàn chính xác cho công thức, ta cần thực hiện thao tác sao chép công thức đó cho tất cả các dòng (chứng từ, báo cáo, danh sách dữ liệu…) còn lại trong dữ liệu.

Cách 1

Di chuyển chuột đến góc phải phía dƣới ô chứa công thức cần sao chép, khi xuất hiện dấu cộng. Kéo rê chuột xuống các ô cần nhận công thức sao chép

Hình 5.3 – Minh họa sao chép công thức

Cách 2

Chọn khối ô chứa công thức cần sao chép, bấm tổ hợp phím [Ctrl + D]

Hình 5.4 – Minh họa sao chép công thức

5.3.2. T ay ổi chế ộ tính toán

Là chế độ cập nhật dữ liệu sau khi lập xong công thức tính toán (tự động hay thủ công), thực hiện các thao tác sau:

Bước 1. Chọn menu File > Option,

BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG

Hình 5.5 – Menu Excel Option

 Automatic: chế độ tính toán cập nhật tự động

Hình 5.6 – Minh họa chế ộ tính toán Automatic

Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức sẽ được cập nhật tự động

Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức vẫn giữ nguyên giá trị trên Để cập nhật giá trị mới

- Chọn vào biểu tượng Calculate Now trên thanh Formulas

- Hoặc bấm Ctrl + S để lưu dữ liệu

Hình 5.8 – Công cụ Calculate now

5.3.3. Tham chiếu dữ liệu

Khi đã thực hiện thao tác nhập liệu, lập công thức và tính ra đƣợc các giá trị theo yêu cầu, tình huống đặt ra là nếu chúng ta muốn nhận lại giá trị đó vào một địa chỉ ô khác hoặc không phải sửa chữa lại công thức khi giá trị tính toán có thay đổi thì sẽ thực hiện thao tác nhƣ thế nào?

Cách 1

Thực hiện lại các thao tác nhƣ đã làm trƣớc đó (không khả thi nếu đó là thao tác phức tạp hoặc thực hiện quá nhiều lần)

Cách 2

Thực hiện các phƣơng pháp tham chiếu dữ liệu.

Vậy “t am c ếu” là gì và hiểu về “t am c ếu” nhƣ thế nào? Tham chiếu là thao tác cập nhật các dữ liệu đã tồn tại trƣớc đó vào vị trí khác trong cùng Sheet, sang Sheet khác hoặc sang tập tin khác.

5.3.3.1. Tham chiếu dữ liệu tại ịa chỉ ô trong cùng Sheet hiện hành

Cú pháp

= Tên địa chỉ ô

Thao tác

Tại ô cần tham chiếu dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ) và chọn vào địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.

Ví dụ

= A2

Tham chiếu đến dữ liệu có trong ô A2

5.3.3.2. Tham chiếu dữ liệu từ Sheet khác

Cú pháp

BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG Tại ô cần cập nhật dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.

Ví dụ

=Sheet2!A2

Sheet hiện hành là Sheet 1, tham chiếu đến ô A2 trong Sheet2.

5.3.3.3. Tham chiếu dữ liệu từ tập tin Excel khác

Cú pháp

= [Tên tập tin]<Tên Sheet chứa dữ liệu cần tham chiếu>!<tên địa chỉ ô cần tham chiếu>

Thao tác

Mở 2 tập tin (tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu và tập tin nhận giá trị tham chiếu).

Tại ô cần nhận giá trị tham chiếu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn sang tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu, chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.

Ví dụ

=[BTGT.xls]BT1!$B$4

Tham chiếu đến giá trị tại ô B4 trong Sheet tên BT1 và trong tập tin BTGT.xls.

5.3.4. Địa chỉ ô tính toán

Khi lập công thức, tùy theo trƣờng hợp ta có thể sử dụng từng loại địa chỉ sao cho phù hợp và khả thi trong việc tính toán, có 3 loại địa chỉ ô:

Địa c ỉ tƣơ ố

Vị trí dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác.

Địa c ỉ tuyệt ố

Vị trí dòng và cột tham chiếu sẽ không thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác.

Địa c ỉ ô ỗ ợp

Là sự phối hợp tham chiếu giữa địa chỉ tƣơng đối và địa chỉ tuyệt đối. Trong trƣờng hợp này ta có thể thay đổi chỉ cố định dòng hoặc cột sao cho phù hợp với yêu cầu

Hình 5.9 – Mô tả quy trình cố ịnh ịa chỉ ô

5.3.5. Chuyể ổi công thức thành giá trị

Sau khi thực hiện việc thiết lập công thức, nếu ngƣời sử dụng cần chuyển đổi nội dung bên trong công thức đó thành giá trị cần xuất thì khi đó sẽ thực hiện thao tác sau:

Bước 1. Chọn nội dung công thức cần chuyển

Bước 2. Chọn Home > Copy (hoặc nhấn [Ctrl + C]) Bước 3. Di chuyển đến ô cần nhận giá trị

Bước 4. Chọn menu Home, cho mũi tên ên dưới công cụ Paste và chọn Value (V) hoặc bấm phải vào ô nhận giá trị, chọn Value (V)

5.3.6. Các lỗ t ô t ƣờng (Formulas errors)

Trong quá trình lập công thức sẽ có nhiều trƣờng hợp phát sinh lỗi và khi đó phần mềm sẽ xuất hiện các thông báo lỗi giúp ngƣời sử dụng phát hiện, chỉnh sửa kịp thời và chính xác.

Xuất ệ Mô tả

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra

sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.

5.4. TỔNG QUAN VỀ HÀM

BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG Excel giúp ngƣời sử dụng có thể đƣa ra các giải pháp xử lý chính xác, mạnh mẽ và tiết kiệm thời gian hơn.

Một trong các công cụ và tính năng hỗ trợ đó chính là các hàm được dùng trong Excel.

5.4.1. Thế nào là hàm

Hàm là những chƣơng trình do Excel thiết kế sẵn nhằm thực hiện các yêu cầu tính toán chuyên biệt.

Mỗi hàm có một cú pháp riêng, khi sử dụng trong công thức chỉ việc ghi tên hàm kèm theo các đối số bên trong ngoặc tròn, nếu có từ hai đối số trở lên phải cách nhau dấu phẩy.

Excel có khoảng 300 hàm và có thể đƣợc chia thành 10 nhóm (Category).

Nhóm hàm (Category) Mô tả

1 Statistical Nhóm hàm Thống kê 2 Date & Time Nhóm hàm về Ngày giờ 3 Text Nhóm hàm Xử l ý chuỗi 4 Logic Nhóm hàm Luận lý 5 Lookup & Reference Nhóm hàm Dò tìm 6 Math & Trig Hàm Toán và Lƣợng giác

Một phần của tài liệu Giáo trình excel 2010 (Trang 82 - 155)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(155 trang)